10 Основні навички та стратегії управління часом

Навчання навичкам та стратегіям того, як добре розпоряджатися своїм часом, є вирішальним для проживання того життя, яким ви насправді хочете жити.

Як би ти на це не дивився, кожен із нас має однакові 24 години щодня. Це незалежно від нашої раси, рангу, інтелекту або залишку на банківському рахунку. Це однакові 24 години для всіх.

Про успішних людей можна сказати багато, але спільне у них те, що вони свідомо обережно ставляться до того, як вони проводять свій час. У всіх нас однакові 24 години, тому, зрозуміло, критична різниця полягає в тому, наскільки розумно ми використовуємо свій час .

У цій статті ми розглянемо деякі шляхи, за допомогою яких ви можете стати набагато продуктивнішими, ефективно керуючи своїм часом.

10 життєво важливих навичок та стратегій управління часом

1. Оцініть поточну ситуацію
2. Ведіть графік
3. Розставте пріоритетні завдання
4. Встановіть обмеження щодо того, що від вас очікують
5. Усуньте всі відволікаючі фактори
6. Контролюйте свої думки
7. Дотримуйтесь плану
8. Знайдіть своє найбільш зручне місце та час
9. Поєднуйте подібні завдання разом
10. Станьте організованими

1. Оцініть поточну ситуацію

Для початку вам потрібно зупинитися та зробити інвентаризацію того, як ви використовуєте свій час останнім часом. Це особиста самооцінка, яка дасть вам уявлення про те, як саме ви використовуєте цей незамінний ресурс.

Можливо, ви помітили, що ваш день, здається, пробігає досить швидко. Перш ніж ви цього зрозумієте, минуло 24 години, і ви навряд чи змогли досягти того, що задумали зробити. Якщо так, то потрібно почати реєструвати свої щоденні дії.

Як тільки ви визначите діяльність, яка займає ваш час, ви зможете відокремити та зосередитись на тих, які приносять найбільшу віддачу. Сядьте і підрахуйте, скільки часу ви витрачаєте на кожне завдання з моменту пробудження.

Отже, як же відстежувати свій час? Доступні корисні програми, які ви можете завантажити, щоб допомогти вам відстежувати свій час щодня. Для отримання додаткової інформації перегляньте цей список 10 найкращих програм відстеження часу 2020 року.

Встановлення та підтримка розкладу допомагає вам розбити великі проекти на менші, які можна виконати завдання - таким чином, вони не такі залякуючі та простіші у виконанні.

2. Ведіть графік

Підготуйте простий шаблон, який ви зможете заповнити завданнями, які потрібно виконати на кожен конкретний день. Цей список справ потрібно розділити на категорії: особиста діяльність, сімейні справи, ділова діяльність тощо.

Потрібно розбити великі проекти на менші, які можна виконати завдання, щоб вони не були настільки залякуючими і простішими для виконання.

3. Розставте пріоритетні завдання

Якщо ви відчуваєте, що вам завжди потрібно робити більше, ніж години, що є в день, то вам слід розставити пріоритети. Розташування завдань за їх пріоритетом дозволить вам приділяти час питанням, які мають найбільше значення у вашому житті.

Тут ви можете виконувати деякі експерименти, поки не знайдете аранжування, яке найкраще вам підходить. За допомогою програмного забезпечення для обробки документів ви можете використовувати кольорове кодування, щоб виділити категорії в порядку їх пріоритетності.

Як варіант, ви можете просто позначити їх як дії A, B і C, причому A є головними пріоритетними завданнями, B - помірними, а C - найменшими.

Визначаючи, як визначити пріоритети завдань, вам слід задати собі такі запитання:

• Які завдання потрібно виконати сьогодні?
• Які завдання можна перепланувати?
• Які завдання можна делегувати?
• Які завдання є головними для моїх особистих цілей?
• Які завдання можна усунути?

4. Встановіть обмеження щодо того, що ви очікуєте робити

Зрозумійте, що вам не потрібно погоджуватися на все чи на всі прохання. Навчіться говорити « ні». Якщо ваш список справ занадто довгий, то, ймовірно, є речі, яким ви присвячуєте свій час, і яких не обійтися.

Станьте твердими у своїй рішучості та встановіть чіткі межі у своєму житті. Перш ніж погодитись чи дати згоду на щось, задайте собі такі запитання:

• Чи справді я маю можливості та час, щоб з цим боротися?
• Це буде вигідно?
• Це відповідає моїм пріоритетам, місії та цілям?
• Якою буде вартість невиконання цього завдання?

5. Усуньте всі відволікаючі фактори

Куди б ти сьогодні не звернувся, є присоски часу. Відволікаючих факторів багато. Зупиніться і на мить розгляньте несподівані речі, які трапляються у вашому повсякденному житті, які не плануються і забирають ваш час.

Це може бути що завгодно, починаючи від електронної пошти та текстових повідомлень на вашому телефоні до незапланованих соціальних зустрічей. Ви можете протистояти цій тенденції, переконавшись, що ви вимикаєте електронну пошту під час роботи. Якщо член родини або друг зателефонує вам на соціальний дзвінок, ввічливо запитайте їх, чи можете ви повернути дзвінок пізніше.

Переривання можуть бути руйнівними, коли ви працюєте над управлінням часом, особливо коли ці перебої не є ні терміновими, ні важливими. Тут потрібно практикувати дисципліну дотримання задачі від початку до кінця. Якщо з’являється щось інше, про що потрібно подбати, занотуйте це до свого списку та продовжуйте працювати над проектом чи завданням, яке зараз виконується.

6. Контролюйте свої думки

Однак не всі відволікаючі фактори є зовнішніми. Багато з них є внутрішніми і пов’язані з нашим «життям думок». Іноді може здаватися, що ваш власний розум змовляється проти вас і саботує ваші зусилля.

Можливо, ви наполегливо намагаєтеся приділити свою увагу якійсь справі, але тоді думки, що стосуються того, що трапилося в минулому, або якихось жахливих новин, які ви нещодавно отримали, або емоційного обміну, який ви мали з кимось, підкрадаються і вибивають вас з мети..

Середня людина має приблизно 70 000 думок на день. Якщо ви збираєтеся щось робити у своєму житті, вам потрібно буде керувати своїм розумом. Кожного разу, коли ви опиняєтесь на дистрактичному ході думок, замість того, щоб зосередитись на своєму проекті, негайно зупиніться і запитайте себе:

Потренуйтесь робити це, і ви помітите, що буде легко усунути відволікаючі думки і перефокусувати свою увагу на тому, що насправді має значення в даний час.

7. Дотримуйтесь плану

Це настільки важливо, що йому потрібен власний розділ. Після того, як ви створили свою стратегію управління часом, вам потрібно залишатися вірним їй незалежно від того, що станеться.

Зрозумійте, що у багатьох людей, які не зацікавлені в управлінні своїм часом, трапляться надзвичайні ситуації, з якими вони будуть розраховувати. Іншими словами, справи йдуть не так у своєму житті з - за їх нераціональне використання часу, то вони повертаються, і ви хочете вирішити цю проблему.

Навчіться розрізняти те, що є справжньою надзвичайною ситуацією, і те, що просто поверне вас назад. Призначте собі кінцеві терміни для проектів, які у вас є у вашому списку, та організуйте себе для дотримання цих термінів. Коли виникають відволікаючі фактори, використовуйте систему фільтрації, щоб уникнути втрати часу.

8. Знайдіть своє найзручніше місце та час

Проводячи заходи, які ви запланували на день, виконуйте завдання, які вимагають найвищого рівня мислення в той час, коли ви найсвіжіші.

Ви найпродуктивніші вранці, або ви нічна сова? Складіть свій план таким чином, щоб ви могли впоратися з найвибагливішими завданнями, коли будете найпродуктивнішими.

Забезпечте місце, призначене для вашої роботи, вільне від безладу та відволікань. Наскільки це можливо, обстановка повинна мати надихаюче відчуття, яке спонукає вас створювати результати з часом.

9. Поєднуйте подібні завдання разом

Перегляньте створений вами список. Якщо існують подібні за своєю суттю дії або належать до однієї підкатегорії, згрупуйте їх та виконуйте в одній послідовності.

Це насправді заощадить більше часу на переключення між різними завданнями в підкатегоріях, і ви зможете швидше обробляти свою діяльність.

Коли ви поєднуєте завдання таким чином, вашому мозку буде легше орієнтуватися в них. З часом ви почнете обумовлювати себе систематично працювати, на відміну від загальноприйнятого підходу до життя, який так поширений у наш сучасний час.

10. Стати організованим

Коли все стає на своєму місці, ви економите час і звільняєте місце для зосередження на поставленому завданні. Особиста організація відрізняється від однієї людини до іншої, оскільки ми не всі однакові, коли йдеться про те, як ми підходимо до ситуацій.

Ось чому співробітники компанії можуть відчувати себе в пастці і задушеними до контрпродуктивних рівнів, коли керівництво реалізує загальний організаційний процес, який є надто специфічним і не дозволяє їм встановити власний ритм.

То як ми можемо стати організованими у своєму особистому житті?

Багато часу в наш день витрачається на різні форми спілкування. Одним із способів бути організованим є упорядкування списків телефонів або контактів у групи та позначення їх відповідно до того, як ви ними користуєтесь, наприклад: сім’я, родичі, друзі, колеги тощо.

Групуйте електронні листи за категоріями та створюйте папки для кожного. Якщо ви регулярно отримуєте багато електронних листів від певних джерел, найкраще встановити правило вхідних повідомлень, яке автоматично передає всі такі повідомлення у відповідні папки. Замість того, щоб використовувати кілька календарів або планувальників для відстеження робочих зустрічей, інших подій та нарад, плануйте їх все в одному.

Як зазначалося раніше, розвантажуйте робочі місця, щоб ніщо не погіршувало вашу концентрацію. Візьміть собі за звичку готувати все необхідне за день напередодні ввечері перед виходом на пенсію.

Коли ви правильно розпорядитесь своїм часом, ви досягнете більше, з меншими зусиллями. Ніколи не дозволяйте часу просто проскочити. Швидше, візьміть відповідальність і контроль.

Станьте вибірковим у тому, як ви проводите свій час. Зосередьтеся на діяльності, яка відповідає вашому баченню та цілям.

Спочатку це буде непросто, але чим більше у вас з’явиться звичка контролювати, вимірювати та керувати своїм часом, тим більше ви почнете бачити успішні результати у своєму житті. Винагорода буде вартою зусиль.