10 Порад, як навчити іншу людину виконувати вашу роботу

Проведення робочого навчання

Навчити когось робити твою роботу може бути дуже важливим. Це може допомогти вам створити резервну копію на той випадок, якщо щось з’явиться і вам потрібна допомога, або якщо вам доведеться взяти якийсь несподіваний перерву і хочете, щоб ваші робочі обов’язки не відставали. Навіть якщо хтось у чомусь має диплом, це не означає, що він знає роботу. Їм потрібно показати, як працює ваша організація.

Більшість людей вважають, що навчання когось іншого виконувати вашу роботу може загрожувати вашому становищу, але це не так. У будь-якому випадку, це дозволяє вам просувати або виїжджати до іншої організації, будьте впевнені, що хтось буде там, щоб заповнити ваше місце. Навчання когось іншого виконувати вашу роботу сприяє навчанню наступників, тому ви завжди можете переконатися, що хтось наслідує вас.

Нарешті, це буде добре виглядати у вашому резюме, якщо ви вмієте тренувати. Не кожен здатний тренуватися. Якщо ви можете навчити інших, незважаючи на різні особистості, соціальні проблеми тощо, це додасть вам ще більшої довіри на вашому робочому місці.

Навчання на роботі

Навчання на роботі є найкращим способом для більшості людей навчитися робити свою роботу.

Wikilmages, Public Domain, через Pixabay

Навчальний досвід

Я працюю керівником понад 15 років. Мені доводилося готувати керівників нижче мене, а співробітників під ними. Мені також довелося призначити нових працівників тренерами.

Ваш досвід навчання

Що робити до початку роботи

Перш ніж ви навіть задумаєтесь навчити когось, як робити свою роботу, вам потрібно пройти певну підготовку, щоб ви могли ефективно навчити цю людину:

• Підготуйте всі необхідні комп’ютерні системи. Якщо людині потрібен доступ до програмного забезпечення, обладнання чи чогось іншого, що стосується технологій, спробуйте підготувати це заздалегідь. Надання людині власного доступу вселить впевненість у процесі навчання.
• Підготуйте процедури щодо відповідних завдань. Якщо у вас є підготовлений план того, як впоратися з чимось поетапно, це полегшить процес. Не всі люблять виконувати письмові вказівки, тому зробіть їх доступними та зручними для читання.
• Дізнайтеся інформацію про людину. Якщо це можливо, з’ясуйте, чи працювала людина в тій галузі, в якій ви працювали, яку підготовку вона пройшла і т. Д. Це може дозволити вам проглянути деякі частини вашого навчання або зосередитися на інших сферах, яких їм може не вистачати.

Якому виду професійної підготовки ви віддаєте перевагу?

Навчання на роботі

На роботі майже потрібне навчання, коли хтось починає на вашому робочому місці. Розглянувши такі кроки, починаючи навчати когось:

1. Покажіть людину навколо. Навіть якщо хтось зараз працює в організації, покажіть людину. Це дозволить їм побачити потік, через який ви проходите. Це особливо важливо для нових людей.
2. Дізнайтеся про людину. Поговоріть із людиною, щоб дізнатись про її основні навички, у чому вона має досвід тощо. Це дозволить вам з’ясувати, якою вони є особою та як вони можуть реагувати на певні ситуації.
3. Запитайте, як вони воліють вчитися. Хтось воліє читати книгу, щоб навчитися, хтось воліє вчитися, виконуючи завдання. Спробуйте задовольнити свої тренування тим, що їм більше подобається. Можливо, вам доводиться вдаватися до різних методів, щоб донести свою думку.
4. Почніть з невеликих фрагментів завдання, а потім додайте до нього більше деталей. Якщо у вас багатоступенева робота, на якій вам потрібно тренуватися, почніть із першого кроку і попросіть їх повторити. По мірі їх просування додайте ще один крок, а потім ще один. Після того, як вони побачать процес від початку до кінця, у нього буде це без проблем.
5. Тінь їх. Сядьте поруч і спостерігайте, як вони виконують кожне завдання. Спочатку слід вказати на помилки, коли вони їх роблять, але потім дозвольте їм зробити помилку і подивитися, чи вони її вловили. Якщо ви занадто наводите на них курсор, вони можуть відчувати нервозність і робити ще більше помилок, тому будьте обережні, наскільки ви наводите на них курсор.
6. Нехай вони спробують вгадати рішення. Якщо людина підходить до вас із запитанням, переверніть його і запитайте, як вони вважають, що вони повинні з цим впоратися. Тоді виправте те, що вони говорять, якщо щось неправильне.
7. Не виконуйте для них складного завдання. Якщо щось важке з’являється, не просто береться за них і нехай вони спостерігають. Поговоріть з ними. Тільки так вони зможуть навчитися. Якщо вони побачать, що ви кожен раз будете за них брати участь, вони не будуть турбуватися тим, чого ви їх навчаєте.
8. Перевірте їх роботу. Після виконання завдання перевірте їх роботу, щоб переконатися, що воно не містить помилок. Якщо є помилка, перегляньте її разом із ними. Не кажіть, що вони помилились, просто повідомте їм, що вони мали робити інакше.
9. Розробіть графік. По мірі їхнього навчання, повідомте їм, що ви очікуєте від них навчитися за певний проміжок часу. Не для того, щоб тиснути на них, а просто для того, щоб поставити їм цілі для прогресу.
10. Будьте гнучкими у навчанні. Кожна людина різна. Не можна кожного разу вправляти когось однаково. Ви повинні налаштуватися на людину. Пам’ятайте, що це нова людина, тому вони будуть нервувати, хвилюватися і знаходитись під тиском, щоб навчитися якомога швидше. Це ваша робота як тренера, щоб вони відчували себе спокійно.

Це загальні правила. На вашому робочому місці можуть бути очікування чи спосіб розпочати навчання. Однак я виявив, що виконання цих кроків допомогло мені навчити інших виконувати мою роботу якомога ефективніше у різних середовищах.

Вимоги щодо професійної підготовки

Тренер та бійці стажистів

Якщо ви вибрали неправильного тренера для нового працівника, вони могли б закінчити боротьбу один проти одного, замість того щоб працювати разом.

За допомогою tpsdave, Public Domain, через Pixabay

Визначення тренера для нового працівника

У вашій організації може бути кілька людей, які можуть виконувати вашу роботу, а комусь іншому може знадобитися призначити тренером для нового працівника. Як керівник це дозволяє вам мати того, хто щодня обробляє роботу нести відповідальність за навчання, не змушуючи працівника нервувати, що керівник навчає їх. При виборі тренера для нового працівника враховуйте наступне:

• Деякі люди просто не здатні до тренувань. У вас будуть ті, кому недостатньо піклуватися, щоб когось навчити, або кому не вистачає навичок бути хорошим вчителем. У будь-якому випадку, ви повинні знати, хто працює на роботі, хто не здатний бути тренером. Ніколи не змушуйте когось бути тренером.
• Не всі тренери будуть добре працювати з новими працівниками. У вашому офісі міг би бути цей зоряний тренер, який навчив усіх, але цей тренер та новий працівник, здається, не клацають. Це добре, призначте нового працівника комусь іншому. Це не говорить погано для тренера. Так само, як і шлюб, не всі вони є ідеальними поєднаннями.
• Спробуйте дотримуватися лише одного тренера. Якщо у вас новий співробітник часто відскакує з різних причин, люди можуть навчати їх різними способами і викликати плутанину. Якщо вам доведеться змінити, хто їх навчає, спробуйте це зробити рано.

На прикладі трудового навчання

Ваш досвід навчання

Досвід у навчанні іншої особи виконувати мою роботу

Протягом багатьох років я мав хороший і поганий досвід, навчаючи когось робити мою роботу. Я багато чому навчився, що допомогло мені стати ефективним тренером. Нижче я поділюсь кількома своїми переживаннями.

• Я найняв нового керівника для свого кабінету, але ми з нею просто не натискали. Під час інтерв’ю вона була чудова, але коли вона розпочала, це була інша історія. Це була не її вина, і не моя. Ми просто не натискали, що значно ускладнювало навчання. Врешті-решт вона вирішила не залишатися, що було гарним рішенням.
• Я навчив когось, кого я знав дуже давно. Раніше я працював з цією людиною на іншій роботі. Потім ми обоє майже одночасно перейшли до іншої організації. Зрештою ми працювали в одному відділі. Я був її керівником і повинен був навчити її виконувати роботу. Знаючи її, це стало набагато простіше, оскільки я знав, якою вона була.
• У мене з'явився працівник, який відмовився навчати нового працівника. Незважаючи на те, що я мав можливість наказати їй навчати цього нового працівника, я цього не зробив. Якщо хтось не хоче тренуватися, вони виймуть це на нового працівника.
• Працівник, який багато навчав, не міг навчити нового працівника. Я призначив працівника для навчання іншого працівника. Раніше вона багато разів тренувалася без проблем. Але новий працівник взагалі не міг навчитися. Вони зіткнулись у тому, як вони щось робили, тому це не підходило. Врешті-решт я успішно навчив нового працівника.
• Мені не вдалося звільнити працівника, який не вчився цій роботі. Ця співробітниця розпочала роботу в іншу зміну, і під час навчання їй не було добре. Я перевів її у свою зміну, щоб я міг спостерігати за її прогресом. Вона повільно почала встигати, але ледве вистачило, щоб пройти випробувальний термін. На жаль, після цього вона почала спускатися вниз. Я повинен був припинити її, поки вона навчалася, оскільки вона не могла ефективно приймати службові обов'язки. Лише ледве вивчення обов’язків під час навчання недостатньо, щоб залишатися на роботі.

У мене є багато досвіду, на щастя, вони в основному були хорошими. Можуть траплятися випадки, коли ви стикаєтесь з тими людьми, які просто не можуть бути навченими або не відповідають цій посаді. Зрештою, можливо, вам доведеться зменшити свої втрати. Не кожен підходить для роботи, як би ти їх не навчав.

Іноді у вас є такі співробітники, яких неможливо навчити, тому вам не залишається нічого іншого, як звільнити їх.

Геральт, Public Domain, через Pixabay

Запитання та відповіді

Запитання: Мій керівник запитав мене, чи не хочу я стати тренером, і я відповів йому так. Єдина проблема в тому, що я не маю досвіду роботи тренером, лише як тренер. Як я можу зробити цей перемикач без особливих труднощів?

Відповідь: Найкращий спосіб зробити це - навчитися тому, як людина вчиться. Вони хочуть, щоб їм показали, як щось робити? Або зробити це методом спроб і помилок? Дізнайтеся, як вони вчаться в першу чергу.

Питання: Людина, яку я навчаю, хоче робити все по-своєму. Їй потрібно слідувати нашому способу поведінки. Як я можу це зробити?

Відповідь: Це важко! Тепер без деталей складно сказати. Є причини, чому все робиться так, як є, але може бути кращий спосіб зробити це.

У мене це траплялося, і я завжди кажу людині робити щось відповідно до політики чи процедури компанії, тоді ми зможемо побачити, як покращити цей процес. Але перед тим, як ми вийдемо за межі цієї скриньки, вам слід вивчити встановлений спосіб. Не задушуйте цю мету шукати інший шлях, але підкріпіть, що ми не можемо дивитись на це, поки не буде дотримано встановлений процес. Потім попросіть працівника «показати свою роботу», щоб продемонструвати, що він вивчає цей процес, а потім поговорити про те, як цей процес можна вдосконалити.

Питання: Мені потрібна допомога у навчанні двох нових колег, які знаходяться в різних відділах один від одного. Мій менеджер очікує, що я пройду всі тренінги, одночасно виконуючи власні службові обов’язки. Поради?

Відповідь: Це грубо! Я пропоную звернутися до свого начальника і подивитися, чи можете ви передати свої обов’язки іншим. Або делегуйте деякі свої обов’язки новачкам. Коли мені довелося навчити нового або двох співробітників, я виявив, що делегування їм завдань полегшило роботу, дозволило зосередитись на їхньому навчанні та дало їм необхідні навички. Але якщо це неможливо, вам потрібно спланувати, як ви хочете їх навчати, і все одно керувати своїми обов’язками. Якщо ви можете дати їм завдання і дозволити їм працювати самостійно, то перевірте їх роботу згодом, це може бути іншим рішенням.

© 2013 Девід Лівермор