27 Поради щодо того, як підготуватись та дати огляд працівника

Оцінка результатів роботи працівника

Перевірка роботи працівника може бути найскладнішим, що ви робите як керівник. Потрібно взяти їх результати за певний проміжок часу та підсумувати їх у декількох аркушах паперу, які могли б визначити їхнє майбутнє у вашій організації. Якщо ви дасте поганий відгук, людина може назавжди застрягти у своєму поточному положенні. Якщо ви дасте зоряний огляд, то можете підштовхнути їх до кращих справ. Найгірше те, що ви можете дати неточний огляд, який може погіршити ситуацію в майбутньому.

Цей посібник допоможе вам у всіх аспектах процесу перевірки ефективності роботи співробітників.

Незручний огляд ефективності

Як підготуватися до огляду результатів роботи співробітників

Перш ніж ви думаєте писати або проводити огляд виступу, вам слід до нього підготуватися. Поради нижче пояснюють, як це зробити.

Ведіть журнал їх діяльності. Запишіть у паперовому або комп’ютеризованому журналі діяльність працівника. Не записуйте основні обов'язки, які вони повинні виконати. Натомість відзначте будь-які позитивні чи негативні дії, вжиті ними, які могли б вплинути на їх перевірку ефективності. Пам’ятайте, деякі організації можуть вимагати, щоб працівники були поінформовані, якщо про них ведеться будь-яка документація.
Зберігайте копії виконаної роботи. Якщо працівник відмінно справляється зі звітом, збережіть його копію. Якщо ви отримаєте електронне повідомлення від іншої особи з похвалою працівника за добре виконану роботу, збережіть його копію. Те саме стосується будь-чого поганого стосовно працівника. Як і остання порада, працівнику може знадобитися проінформувати про будь-яку документацію, що зберігається на них.
Періодично надавайте відгуки. Не чекайте огляду, щоб запропонувати відгук про їх ефективність. Давайте їм постійний зворотний зв’язок, щоб вони знали, чи добре вони роблять роботу, чи є сфери, над якими їм потрібно працювати. Це дає їм час на вдосконалення в тих областях, які ви обговорювали. Якщо співробітникам не вдається поліпшитись, тоді ви можете вказати в оцінці, що ви порадили їм, де вони повинні були поліпшитись, але вони цього не зробили.
Поговоріть зі своїм керівником. Якщо вам важко підготувати оцінку, обговоріть її зі своїм керівником. Повідомте їх про свої занепокоєння та свої думки щодо цього. Завжди краще відкинути деякі ідеї від когось іншого. Плюс, якщо це поганий відгук, про це слід повідомити вашого начальника.
Перегляньте стандарти. Переконайтеся, що під час кожного огляду ви дотримуєтесь стандартів, встановлених вашою організацією. Це гарантуватиме, що ви не дасте комусь хорошої оцінки, коли вони можуть бути просто стандартними. Або, даючи стандартний рейтинг, коли хтось насправді може бути бідним. Намагайся залишатися якомога послідовнішим.

Занотування приміток під час написання огляду результатів роботи працівника допоможе переконатися, що ви нічого не пропустите.

Автор StartupStockPhotos, Public Domain, через Pixabay

Як написати відгук про результати діяльності співробітників

Тепер, коли ви готові до огляду результатів роботи працівника, настав час його написати. Наведені нижче кроки - це вказівки, яких слід дотримуватися, вводячи текст.

Витягніть всю документацію стосовно працівника. Сюди входять будь-які зроблені вами примітки, копії документів стосовно працівника, їх картотека та стандарти зайнятості. Також ніколи не заважає використовувати цей посібник також як довідковий матеріал.
Пишіть лише на основі їхньої продуктивності. Не пишіть оцінку, виходячи з ваших особистих почуттів працівника або того, що інші люди стверджують, що працівник робить чи не робить. Оцінка повинна базуватися на спостережуваній роботі та лише на цьому.
Почніть з того, які загальні обов'язки працівника. Не пишіть, що ви від них очікуєте, а вказуйте, за що вони відповідають. Це допоможе, коли ви будете посилатись на фактичні результати їх роботи.
Ніколи не використовуйте слово "зазвичай", коли пишете про їх фактичну ефективність. Хтось зазвичай не може бути добрим чи поганим у чомусь. Вони або є, або ні. Зазвичай занадто розпливчате слово.
Ніколи не вживайте слова "ставлення". Це слово завжди має негативний відтінок. Навіть якщо ви кажете, що хтось має гарне ставлення, це все одно звучить негативно. Натомість використовуйте такі слова, як "поведінка" або "світогляд".
Не починайте занадто багато речень зі слова "ти". Якщо ви починаєте кілька речень поспіль зі слова "ти", здається, що ви вказуєте пальцем на них, навіть якщо це має бути позитивним. Наприклад, "Ви добре виконали це завдання. Ви виконали його ефективно. Ви швидко виконали". Усе, що я чую, коли читаю, це "ти, ти, ти".
Почніть з хорошого, потім закінчите з поганого. Ваш співробітник завжди буде нервувати, коли ви почнете читати оцінку. Якщо почати з позитиву, вони розслабляться. Тоді ви можете перейти в негатив, якщо такі є.
Не просто заявляйте, що хтось хороший чи поганий. Вам потрібно надати це обґрунтування. Не просто говоріть: «Ви чудово вводите кілька форм одночасно», не вказуючи, чому це чудово. Це заощаджує час? Це допомагає процесу швидше? Що? Це особливо вірно, якщо ви маєте сказати щось погане. Наприклад, "Ви не змогли вчасно виконати кілька завдань." Чому вони зазнали невдачі? Який вплив це справило? Це не тільки виправдає вашу оцінку працівника, але й відкриє їм очі побачити це на папері.
Якщо помилка сталася лише один-два рази або мала серйозний характер, просто нехтуйте нею. Якщо хтось робить лише одну велику помилку за один рік, це насправді досить хороший рекорд. Ви не повинні наголошувати на цій одній помилці в їх оцінці.
Якщо вони отримують виписки протягом періоду оцінки, ви можете згадати їх під час оцінки, але коротко. Якщо помилки чи зразкова поведінка продовжувались і після виписки, сміливо задокументуйте це під час оцінки. Це допоможе ще більше виправдати оцінку ефективності. Якщо вони не зробили нічого іншого помітного після виписки, зверніть увагу і на це.
Вкажіть деякі цілі. Під час кожної оцінки визначте цілі, які вони повинні досягти на наступний рейтинговий період. Привертайте ці цілі до негативів, щоб вони знали, чого ви від них очікуєте. Якщо негативів немає, тоді вкажіть, що ще ви хотіли б бачити, як виконає працівник.
Якщо ви даєте загальний рейтинг, який є добрим чи поганим, переконайтеся, що у вас є кілька інших рейтингів, які підтримують цей загальний рейтинг. Хтось не може бути трохи хорошим у категорії та заслуговує загальної чудової оцінки. Те саме стосується, якщо ви дасте їм загальну погану оцінку. Всього кілька помилок не виправдовують жахливого рейтингу в цілому.
Якщо у вас є підписання під час оцінювання, переконайтеся, що частина оцінки знаходиться на одній із сторінок, яку вони підписують. Не робіть це на окремій сторінці. Якщо вони підписуються на сторінці, яка має частину оцінки, це доведе, що це була та сама оцінка, яку вони отримали. Якщо вони повернуться, щоб скаржитися пізніше, що це була не та сама оцінка, ви можете показати, що це було.
Нехай хтось ще вичитує оцінку. Це повинен бути хтось на тому ж рівні, що й ви, або вище, як ваш начальник. Ще один набір очей завжди хороший, щоб побачити, чи не допустили ви помилок, чогось пропустили тощо.
Врешті-решт, йди з інстинктом кишечника. Ви знаєте працівника. Ви спілкувалися з ними. Ідіть з тим, що ви вважаєте правильним.

Історія жахів працівника

Тоді мій керівник дав іншому працівникові огляд роботи. Частиною огляду був титульний аркуш, де можна було перевірити індивідуальні рейтинги працівника. Мій керівник мав намір дати співробітникові кілька оцінок "Вище стандартних", а решта - "Стандартні". Натомість вона помилково дала кілька оцінок "Видатні", а решту - "Вище стандартних". Вона виявила це після проведення оцінки.

Вона намагалася це виправити після, але працівник відмовився підписувати нову оцінку, що лише спричинило подальші проблеми.

Як дати ефективну оцінку працівникам

Як провести огляд результатів роботи співробітників

Настав час найскладнішої частини процесу - проведення самого огляду. Нижче наведено кілька загальних порад щодо процесу.

Не читайте оцінку дословно. Підсумуйте та поговоріть із працівником. Подивіться їм в обличчя і будьте напіввипадкові. Вони почуватимуться більш спокійно. Нехай і вони поговорять. Їх реакція допоможе привести вас куди йти протягом усього оцінювання.
Не проявляйте занадто багато емоцій. У мене були співробітники, які плакали, кричали і кидали мені оцінку, коли вони з цим не погоджувались. Не гнівайтесь і не засмучуйтесь. Якщо ви проявите емоції, то співробітник відчує, що ви не підтримуєте написане вами, або вони можуть використати ваші емоції проти вас.
Будьте готові до несподіваного. Можливо, вам здається, що ви знаєте, як реагуватиме працівник, але це не завжди так. Будьте готові підкріпити оцінку прикладами їх роботи, щоб протидіяти будь-яким спалахам чи здивованим реакціям.
Завжди закінчуйте оцінку пропонуючи позитивні та обнадійливі слова. Не закінчуйте це на поганій ноті, навіть із жахливою оцінкою. Заохочуйте їх вдосконалюватися та пропонуйте свою підтримку.
Дайте погані оцінки безпосередньо перед вихідними вихідними. Це дозволить їм охолонути і повернутися з кращим настроєм на наступному тижні.
Завжди нехай хтось сидить з вами під час оцінювання. Вони будуть служити свідком і триматимуть вас у чистоті, якщо трапиться щось погане. Крім того, вони можуть робити нотатки, якщо ви очікуєте, що це буде складно оцінити.
Надайте працівникові будь-які примітки або копії, що зберігаються протягом року. Це дозволить їм бачити, як вони прогресують, нагадувати їм про певні випадки тощо. Майте на увазі, що певні внутрішні документи можуть бути не для них, тому переконайтеся, що ви дотримуєтеся політики вашої організації щодо цього.
Запитайте працівника, чи є у нього якісь запитання в кінці оцінки. Це дозволить їм вийти з кімнати з чітким уявленням про те, що щойно сталося.

Після огляду результатів роботи співробітників

Після проведення оцінки потрібно зробити декілька речей:

Видаліть усі примітки та витягніть усі документи, які можуть стосуватися попереднього року. Якщо це щорічний огляд, то вони в основному починають спочатку на наступний рік. Вони повинні завжди починати з нового.
Надайте працівникові копію оцінки. Це може зробити ваш власний відділ кадрів, але якщо ні, то переконайтеся, що ви надаєте копію оцінки безпосередньо працівнику.
Перегляньте процес оцінювання в цілому. Перегляньте все, що ви робили під час підготовки, написання та проведення оцінки. Спробуйте знайти напрямки, які ви могли б покращити для наступного оцінювання, яке ви обробляєте.

Пам’ятайте - оцінка не повинна бути несподіванкою для працівника. Вони повинні добре знати про свій прогрес протягом періоду оцінювання.