Пояснено 4 етапи ефективної зустрічі

Фото rawpixel.com через Unsplash

Майже в кожному епізоді американської версії "Офісу " химерний Стів Карелл Майкл Скотт вводив своїх співробітників у конференц-зал на зустріч, яка розпочалася погано, нікуди не дійшла і, як правило, закінчувалась тим, що комусь загрожували припиненням, фізичним пораненням або небажаним обійми. У реальному житті зустрічі на робочому місці (або справді в будь-якому місці - церковні, позашкільні програми або навіть посиденьки з родиною) можуть відчувати себе однаково довільними та незручними. Якщо сенс полягає в мозковому штурмі та врешті-решт у вирішенні проблем, то тулятися навколо столу залу засідань або збирати 40 співробітників за допомогою Zoom без певного напрямку - це все одно, що стрибати у вітрильнику без вітрил. Ви серйозно нікуди не їдете.

Виконайте ці кроки для кращих зустрічей, які починаються і закінчуються міцно, з великим прогресом, досягнутим між ними.

Поради щодо проведення ефективної зустрічі

Виберіть час і місце, які не відволікатимуть учасників. Зустріч за годину до обіду в офісі навпроти їдальні буде абсолютно нецікавою для присутніх.
Якщо ви можете провести зустріч віртуально, зробіть це. Більше немає причин просити людей перенести свій день на зустріч в одному місці.
Переконайтеся, що ваша мета має тверду і чітку мету. Зустріч для обговорення шляхів зменшення бюджету наступного кварталу недостатньо вузька. Складіть тему «Вирішення, на які три речі нам не потрібно витрачати гроші на наступний квартал».
Запрошуйте лише тих людей, які мають відношення до місця зустрічі. Люди зазвичай не люблять ходити на збори, тому не змушуйте відвідувати тих, хто не потрібен для вирішення проблеми.
Створіть основні правила до початку засідання та переконайтеся, що у всіх учасників є копія - загальновизнане основне правило - "не перебивати одне одного".
Надсилайте подальші електронні листи протягом 24 годин після наради, що підтверджують прийняті рішення та хто буде виконувати конкретні ролі у цих рішеннях.

4 етапи ефективних зустрічей

Перше, що слід усвідомити при проведенні ефективних зустрічей, це те, що вони не просто чарівним чином об’єднуються, коли ви заходите в задушливу кімнату для переговорів. Як і будь-яка чудова зустріч, є елемент планування та підготовки, без якого справжня зустріч абсолютно безглузда.

Чотири етапи ефективних зустрічей:

Підготовка. Настав час по-справжньому визначити, про що йдеться на вашій зустрічі. Це сеанс мозкового штурму про те, як краще використовувати літніх стажерів? Ви намагаєтесь вирішити, куди витратити зайві гроші в бюджеті художнього відділу? Правильно сформована основна тема для обговорення є ключем до успіху наради, тому що учасники хочуть відчути, що цей зайвий час, вилучений із їхнього розпорядку, вартий того.
Зустріч. Під час зустрічі, ви будете впевнені, що за повісткою ви сформована при р репарації , так що всі основні тез виховані, і кожен отримує можливість внести свій внесок вкладу без підняття теми, роблячи зустріч більше, ніж це необхідно бути.
Закриття. За кілька хвилин до того, як заплановано закінчити зустріч, ви завершите обговорення, при необхідності встановите час для наступної зустрічі та переглянете можливість для учасників зв’язатися з вами з будь-якими додатковими питаннями.
Слідувати. Подальші заходи настільки ж важливі для якості наради, як і підготовчий етап. Тут ви усуваєте будь-які прогалини та зав'язуєте вільні кінці, щоб переконатися, що рішення, прийняті під час зустрічі, належним чином реалізовані.

З усіх етапів зустрічі той, який повинен зайняти найбільше часу, - це підготовка. Поселіть у тихому середовищі та обдумайте, що ви хочете від майбутньої зустрічі, зосередившись лише на тому, що допоможе здійснити вдосконалення.

Фото Alejandro Escamilla через Unsplash

Підготовка до ефективної зустрічі

Визначте мету зустрічі

Ось ми знаходимось на найважливішому етапі планування зустрічі - вирішенні, чому ви збираєтесь. Щоб вирішити мету зустрічі, задайте собі два простих запитання:

Яке питання потрібно вирішити?
Чому питання потрібно вирішувати?

Відповіді на ці питання будуть метою зустрічі.

Виберіть найкращий час і місце

Подумайте про час і місце, які сприятимуть мозковому штурму та відкритим дискусіям, і яка обстановка найкраще відповідатиме розміру вашої групи.

Якщо ви вибрали віддалене місце розташування, ви можете скористатися послугою відеочату, наприклад Zoom, простим конференц-дзвінком або навіть обговоренням чату через службу обміну повідомленнями. Величезною перевагою віддалених зустрічей є те, що час може бути набагато гнучкішим, оскільки учасники можуть просто приєднатися за допомогою свого телефону звідки б вони не знаходились.

Якщо ви вирішите зустрітися особисто, подумайте про час, коли животики не будуть бурчати, а очі не будуть дивитись на годинник. Зустріч безпосередньо перед роботою, яку випускають, або безпосередньо перед обідом - це, мабуть, погана ідея.

Створити порядок денний

Далі вам потрібно буде створити порядок денний. Іноді його називають "дорожньою картою", порядок денний буде спрямовувати на засідання та допомагати вам як диригенту та всім іншим, хто бере участь, стежити за тим, де ви знаходитесь і куди вам слід їхати.

Хороший порядок денний зборів включатиме:

Теми, які потрібно обговорити
Ключові моменти, що стосуються кожної конкретної теми
Визначений час початку та закінчення зустрічі
Місце для питань до закінчення часу

Порядок денний може виглядати приблизно так:

Розклад зустрічей

15:00 Початок зустрічі

3: 00-3: 05 Ознайомлення з учасниками та темою

3: 05-3: 20 Обговорення теми та обговорення

3: 20-3: 30 Запитання

15:30 Засідання закінчується

Час закінчення: 15:30

Основна тема занепокоєння: куди слід поставити нові торгові автомати?

Буде три нових торгових автомата - два для закусок та один для напоїв
Чи всі торгові автомати повинні бути розташовані в одному місці або розкладені всередині будівлі?
Пожежний код стверджує, що торгові автомати не можуть бути розміщені біля виходів з будівлі

Будь ласка, надішліть електронною поштою адресу [email protected] до 28 червня з додатковими запитаннями та проблемами.

Цей порядок денний працює, оскільки він встановлює чіткі вказівки щодо шляху зустрічі. Роздрукуйте свій порядок денний та роздайте його кожному учаснику на початку засідання або заздалегідь надішліть його електронною поштою, щоб кожен мав можливість переглянути порядок денний та повернутися до нього протягом усього засідання. Також непогано розмістити його там, де ви збираєтесь, щоб воно завжди було перед вами та учасниками протягом дискусії.

Виберіть та запросіть членів на нараду

Вирішіть, хто і чому повинен бути на зустрічі
Надсилайте запити учасникам електронною поштою, текстом або іншою формою професійного спілкування

Встановіть основні правила

Межі допомагають підтримувати суспільство, яке функціонує в основному в громадянській державі. Подумайте про свою зустріч як про міні-суспільство та встановіть деякі межі, які називаються Основними правилами. Щоб встановити основні правила ефективної зустрічі, бути конкретними та розглянути потенційні фактори, що відволікають увагу, наприклад:

Технологія. Чи слід дозволяти телефони та комп’ютери під час зустрічі?
Повага інших членів. Перешкоджати, голосно розмовляти, один над одним або занадто довго не слід перешкоджати.
Перерви. Якщо зустріч буде тривалою, чи будуть перерви, і коли і де члени повинні очікувати зустрічі?

Основні цілі правила

Основні правила повинні бути конкретними та забезпечувати можливість кожного, хто присутній на засіданні, брати участь і брати участь у виробничому середовищі.

Призначте критичні ролі

Як будь-яка добре змащена машина, успішна зустріч вимагає більше, ніж людина, яка її проводить. Вам потрібно буде призначити три критичні перекази протягом зустрічі, щоб допомогти їй продовжувати гудіти від початку до кінця.

Ведучий

Ведучий постійно проводить зустріч, дотримується основних правил та допомагає повернути учасників до мети зустрічі, якщо розмова відхиляється від теми.

Хронометр

Хронометрист буде відстежувати визначений час початку та закінчення наради, періодично нагадуючи членам про те, скільки часу минуло і скільки часу залишилось.

Рекордер

Протокол записує ідеї, висловлені під час зустрічі, і обов’язково просить пояснити, якщо розмова стає заплутаною, щоб вся записана інформація була корисною і могла бути використана як ефективне посилання після наради.

Заготівля та організація матеріалів

Вирішіть, які матеріали потрібні для зустрічі, та зберіть їх до часу наради. Отже, якщо ви будете користуватися ноутбуком, переконайтеся, що він не почне оновлюватись лише на півдорозі засідання, і якщо ви очікуєте, що всі будуть робити нотатки, візьміть достатньо ручок і блокнотів, щоб їх можна було передати. Якщо ви плануєте представити дані, знайдіть час, щоб створити кілька візуальних матеріалів, що підтримують ваші номери.

Приходьте на зустріч готові взяти участь у одному чи двох чітко визначених питаннях. Занадто багато точок обговорення може перешкодити справжньому прогресу та призвести до дотичних дискусій.

Фото Тима Гау через Unplash

Зустріч

Вступ

Проведіть короткий вступ, щоб ознайомити всіх учасників засідання між собою, а потім зазначте мету засідання та перегляньте основні правила, щоб усі мали чітке розуміння того, як буде проходити засідання.

Вкажіть мету зустрічі

Перегляньте мету наради, чому ви всі там і що ви сподіваєтесь досягти (щоб одностайно прийняти рішення про найкраще місце або місця для трьох нових торгових автоматів).

Перегляньте порядок денний

На особистих зустрічах роздавайте друковані копії порядку денного, що включають теми для обговорення, пункти для обговорення, час початку та закінчення.

Для віддалених зустрічей перевірте, чи всі надіслані та мають доступ до порядку денного, перш ніж розпочати. Дайте додаткову хвилину учасникам, щоб вони змогли підняти її перед тим, як заглибитися в дискусію.

Встановіть час, щоб завершити зустріч і дотримуватися її. Ваші співробітники та колеги оцінять вашу рішучість. Заохочуйте всіх надсилати вам електронного листа з будь-якими подальшими запитаннями, щоб ніхто не відчував себе вільним.

Фото Едера Позо Переза через Unsplash

Закриття засідання

Підведенню

Навіть якщо зустріч проходить дуже добре, і всі придумують чудові ідеї, важливо дотримуватися остаточного часу завершення, встановленого на початку зустрічі. Якщо потрібно обговорити більше, це можна зробити під час подальшого етапу.

Щоб плавно закривати:

У кінці зустрічі приділіть кілька хвилин учасникам, щоб вони задали питання та відповіли на них.
Вирішіть, чи було досягнуто рішення, чи його буде обговорювати ще раз на наступному засіданні.
Якщо рішення було досягнуто, створіть план дій із певним терміном.
Якщо рішення не було досягнуто, найближчим часом придумайте інший час зустрічі.

Створення плану дій

Коли настав час створити план дій, вам потрібно буде включити такі елементи:

Рішення. Рішенням є переміщення всіх трьох торгових автоматів в одне центральне місце, а автомат для напоїв посередині, щоб машини було легко знайти, а всі закуски можна було придбати в одному місці.
Як реалізувати рішення. Для реалізації цього рішення машини перенесуть на ділянку залу навпроти ванних кімнат.
Хто братиме участь у впровадженні рішення та їх конкретні ролі. Джекі зв’яжеться з продавцями, щоб повідомити їх, де слід встановити машини, а Хуан зустрінеться з ними в день встановлення, щоб переконатись, що машини встановлені у правильному місці.
Графік процесу вирішення. Джекі зателефонує продавцям у понеділок вранці з інформацією та призначить дату встановлення, тоді як Хуан зв'яжеться зі своїм менеджером, щоб попросити звільнитись від своїх звичних ранкових завдань для зустрічі з продавцями.

Протягом одного тижня після наради подальші заходи з учасниками по електронній пошті для роз’яснення будь-яких питань та вирішення проблем, що виникають після зустрічі. Тримайте лінії спілкування відкритими, щоб повністю використати вашу зустріч.

Фото Ендрю Ніла через Unsplash

Слідувати

Надіслати подальші електронні листи

Зберігайте імпульс від наради після її закінчення, надсилаючи нотатки реєстратора учасникам наради у наступному електронному листі. Нагадуйте всім про обов’язки Джекі та Хуана та переконайтеся, що всі мають вашу контактну інформацію, якщо виникають будь-які проблеми чи питання.

Надсилайте індивідуальні подальші електронні листи

Для тих, кого обрали для виконання конкретних обов’язків щодо впровадження рішення, надішліть електронне повідомлення для перевірки прогресу та обговорення будь-яких питань, які можуть перешкоджати термінам. Переконайтеся, що Хуан отримав дозвіл від свого менеджера взяти перерву на зустріч з продавцями, і перевірте в понеділок вдень, чи Джекі зв’язався з продавцями, щоб підтвердити час та місце встановлення.

Дотримання цих простих вказівок щодо короткої та високоефективної зустрічі допоможе вам та вашим колегам залишатися в курсі питань, не будучи ними повністю зірваними.