5 Настирливі помилки в діловому письмі та способи їх уникнення

Письмові повідомлення багато говорять про вас

Здається, ваша кар’єра нікуди не йде? Чи здається, що ви застрягли на нижній сходинці службових сходів? Якщо так, то ви можете уважно поглянути на свої письмові повідомлення. Набридливі пунктуаційні та граматичні помилки можуть вас стримувати.

Гарне письмо в бізнесі життєво важливо на сьогоднішньому робочому місці. Під час опитувань, в яких роботодавці та професійні вербувальники перелічують якості, які вони шукають у співробітників, ефективні навички письма в бізнесі знаходяться прямо вгорі списку. Роботодавці хочуть, щоб працівники могли організовано та послідовно передавати інформацію, позбавлені необережних помилок у написанні, які перешкоджають хорошому спілкуванню. Неправильно вжите слово або кома в неправильному місці можуть повідомляти щось інше, ніж передбачуване повідомлення. Відсутність ясності в ділових документах може призвести до незадоволених клієнтів і навіть до судових процесів.

Навіть не маючи тяжких юридичних наслідків, документ, повний граматичних та пунктуаційних помилок, погано відображає автора. Поганому письму не вистачає довіри та переконливості. Це не вселяє довіри. Це дратує.

За 20 років роботи в якості корпоративного адвоката я переглянув багато ділових комунікацій. Я на власні очі бачив, як типові помилки в граматиці та пунктуації приводили до спотворених комунікацій, дратували клієнтів та зупиняли кар’єру. Ось мій перелік п’яти найбільш прикрих помилок у письмовій формі бізнесу та способи їх уникнення.

1. Неправильно розміщений апостроф

Не може бути жодної іншої помилки в письмі, яка могла б викликати ті самі відповіді нігтів на дошці у читачів, як неправильний апостроф, використання присвійної форми для позначення більш ніж чогось. Ця помилка дратує, оскільки вона настільки широко поширена, і не обмежується лише письмом у бізнесі. Ви всі це бачили:

• Я снідав млинцями.
• Сміт купив нову машину.
• 1960-ті були шаленим десятиліттям.

Незважаючи на епідемію апострофів, які мають на меті показати множину, лише множини, що мають щось, потребують апострофа, і цей апостроф зазвичай йде за літерою "s":

• Пухнаста текстура млинців
• Нова машина Смітів
• Соціальні негаразди 1960-х

Є лише кілька випадків, коли прийнятно використовувати апостроф для позначення множини. У цих випадках апостроф необхідний, щоб уникнути плутанини:

• Вона отримала три А на її табелі. (Використовуйте апостроф, щоб уникнути плутанини зі словом "як".)
• Замовити п’ять # 371KV. (Використовуйте апостроф, щоб показати, що "s" не є частиною серійного номера.)

2. Плутанина щодо мене, себе та себе

Скільки разів ви читали ділове спілкування, в якому було зроблено висновок: "Якщо у вас виникли запитання, будь ласка, зв'яжіться з Джейн або я"? Автор або намагається звучати вишукано, використовуючи більш елегантне звучання "я" замість "я", або, коли Джейн перебуває в суміші, бентежить, чи використовувати "я" чи "я", і зупиняється на "собі". " Наслідком є ​​настирливе і надто поширене зловживання рефлексивним особистим займенником.

Ви можете уникнути тієї ж помилки, застосувавши простий тест. Залиште Джейн поза картиною і подивіться, як звучить речення. Скажете: "Якщо у вас виникнуть запитання, будь ласка, зв'яжіться зі мною"? Ні, ви б сказали: "будь ласка, зв'яжіться зі мною". Правда? Якщо ви використовуєте "себе" в цьому випадку, вам потрібно прочитати, щоб отримати додаткову допомогу з граматики.

"Я, я і я" - це три різні випадки особистого займенника. Відмінок змінюється залежно від того, функціонує займенник як суб’єкт чи об’єкт речення.

Для суб’єкта речення (іменника, що говорить про те, про що йдеться у реченні), використовуйте „Я”:

• Я написав лист.

Для об’єкта речення (іменник, який надає значення дієслову або доповнює прийменникову фразу), використовуйте „я”:

• Якщо у вас є запитання, ви можете задати мені.
• Питання можуть бути спрямовані до мене.

Якщо предмет дії та об’єкт дії однакові, вживайте зворотний займенник «я»:

• Я зробив це сам.
• Я подивився на себе в дзеркало.

Як і вам потрібно дзеркало, щоб побачити себе, рефлексивний займенник на кшталт «я» (або собі, собі тощо) потребує іншого іменника або займенника в реченні, щоб це відобразити. Якщо такого немає, використовуйте або суб’єктивний випадок (I), або об’єктивний випадок (я) відповідно.

3. Випадкові коми

Я вагаюся писати про коми, тому що це можуть бути складні речі. Насправді я міг би продовжити кілька абзаців про те, чи повинна ставитися кома між словами "коми" та "тому що" у попередньому реченні. Але я не буду, тому що моя проблема з комами є навіть більш базовою, ніж те, чи слід використовувати кому перед сполучником, що пов'язує два незалежних речення. (Якщо вам цікаво, моя відповідь тут - ні; статті короткі і тісно пов’язані між собою.)

Найнеприємніша проблема з комами - це коли вони з’являються випадково, у реченнях, де вони не потрібні та не належать. (Так, я намагаюся сказати тут щось).

Мені байдуже, використовуєш ти послідовну кому в простих реченнях чи ні. Я не буду надто метушитися через відсутність коми між прикметниками координат. Британські друзі кажуть мені, що в будь-якому випадку ми використовуємо занадто багато коми в американській англійській мові. Вимогливі американські правила використання можуть бути причиною того, чому так багато письменників зловживають ними.

Проблема з комою полягає в тому, що вона говорить оку на мить припинити читання. Це нормально, коли вам потрібна пауза, як дихання під час розмови. Але несподівані коми - це як гикавка. Вони дратують.

Існують десятки правил щодо того, коли їх використовувати, але якщо ви пам’ятаєте будь-яке з них, пам’ятайте наступне: якщо ви не можете придумати конкретну причину використання коми, не використовуйте її.

Ніколи не використовуйте кому в таких ситуаціях:

• Між описовим словом та іменником воно описує: «Я читаю погано написаний лист». Невірно
• Між темою та дієсловом: "Невдало написаний лист мене дратує". Невірно
• Між двома реченнями з одним предметом, які об’єднані сполучником: «Я прочитав лист і виправив усі пунктуаційні помилки». Невірно
• Щоб викласти обмежувальне застереження (таке, що є важливим для значення речення): "Лист, який надихнув цю статтю, був сповнений надокучливих пунктуаційних помилок". Невірно

4. Зловживання "як таке"

Надто часто у ділових написах фраза "як така" використовується як вишуканіший спосіб сказати "отже", ніби потрібне більш офіційне слово. Наприклад, у листі може бути зазначено: "Ця кореспонденція служить повідомленням про те, що ви не виконуєте нашу угоду. Таким чином, у вас є 10 днів, щоб вилікувати дефолт, або угода буде розірвана". У цьому прикладі "як такий" використовується замість "тому", щоб означати "з цієї причини" або "відповідно". Це неправильно.

При правильному використанні фраза "як така" спрямовує читача на ідентичність, природу чи здатність іменника або іменної фрази, що передує йому:

• "Я прихильник граматики. Як такий, мене дратує, коли письменник бовтає частки". Правильно

Щоб уникнути неправильного використання "як такого", запитайте себе "як що?" Якщо попередній іменник підходить, вживання правильне:

• "Як наклейка з граматики, мене дратує, коли письменник бовтає частки". Правильно

Якщо "як таке" не посилається на читача до попереднього іменника, вживання неправильне:

• "Оскільки він не звертав уваги на правила граматики, письменник бовтав частки. Як такий, він дратував своїх читачів". Невірно

Запитайте, чи можете ви замінити "такий" будь-яким найближчим попереднім іменником або іменною фразою:

• Як правила граматики, він дратував своїх читачів.
• Як письменник, він дратував своїх читачів.
• Як причастя, він дратував своїх читачів.

Якщо заміна не має сенсу або, у випадку другого прикладу, не повністю передає задумане значення, використання "як такого" є неправильним. Щоб уникнути роздратування читачів, використовуйте "отже" або замінюйте перехідну фразу більш значущим словом або фразою.

5. Неправильне використання "Verbiage"

Це не питання граматики чи пунктуації, а загальне, але загадкове зловживання недобрим словом. Як корпоративний адвокат, я майже щодня отримував електронне повідомлення із повідомленням приблизно такого: "Чи можете ви переглянути словосполучення у другому абзаці доданого документа та повідомити, чи це нормально?" Кожного разу, коли мені доводилося стримуватись, щоб не вистрілити делікатну відповідь: "Якщо це багатослів'я, чому ти марнуєш мій час?"

Verbiage не означає "текст", "слова", "формулювання", "вміст" або будь-яке інше слово, яке автор електронного листа міг використати, щоб вимагати мого юридичного розгляду. "Дієслів" означає мовлення або письмо, що використовує занадто багато слів або надмірно технічні вирази. Це не дуже добре. Письменнику слід уникати багатослів'я, не використовувати цей термін для опису своїх письмових робіт.

Бонусна порада: спростіть свою мову

Звідси випливає останній урок про написання ділового стилю. Не намагайтеся справити враження на людей, використовуючи вигадливі слова, коли кращий вибір є простим і описовим. Бізнес-мовлення наповнене вигаданими, вигадливими словами. Не потрапляйте в пастку їх використання. Не кажіть "використовувати", коли "використання" працює чудово. Ви вийдете претензійним і гіршим, особливо якщо ви не розумієте, що означає ваше вигадливе слово.

Опитування бізнес-письма

Додаткова допомога з написанням