6 обов'язкових процедур згідно ISO 9001: 2008

Стандарт ISO 9001 та процедури якості

ISO 9001: 2008 - це міжнародний стандарт, який визначає вимоги до системи управління якістю: система, за допомогою якої ваша компанія гарантує, що всі ваші процеси контролюються і повторюються, щоб забезпечити якість вашої продукції та послуг.

Зазвичай ваші процеси контролюються за наявності та аудиту письмових процедур якості ISO 9001, які визначають, що потрібно робити. ISO 9001: 2008 визначає найкращі практики для кожного процесу у вашій організації для забезпечення контролю. Однак стандарт визначає лише 6 обов’язкових процедур, які ви повинні мати;

6 Обов’язкові процедури для ISO 9001: 2008

1. Контроль документів (4.2.3)
2. Контроль записів (4.2.4)
3. Внутрішній аудит (8.2.2)
4. Контроль невідповідної продукції (8.3)
5. Коригувальні дії (8.5.2)
6. Профілактична дія (8.5.3)

Блок-схема процедур ISO 9001

LeanMan

Блок-схема процедур ISO 9001

LeanMan

Що таке процедура якості?

Процедура - це заява про те, що буде зроблено, коли це буде зроблено і ким. Це набір інструкцій та намірів, котрим може слідувати будь-хто у компанії (Це не секретний документ компанії для очей керівництва, як мені одного разу сказав один менеджер з якості!) Це конкретний спосіб проведення процесу, набір чітких інструкції, на які персонал може посилатися, щоб допомогти їм зрозуміти та проводити свою щоденну роботу ефективно та повторювано.

ISO 9001 говорить, що лише певні вимоги вашої системи управління якістю повинні мати задокументовану процедуру. Інші вимоги до процедури залежать від обсягу та складності процесів та загальної системи, а також від компетентності персоналу.

Проста процедура ISO 9001

LeanMan

Блок-схема: Процедури ISO 9001 проти документів Word

LeanMan

Написання процедури ISO 9001

Процедура ISO 9001 не повинна бути документом на сто сторінок, що повідомляє людині, як і коли взяти ручку, перевірте, чи є чорнило правильного відтінку, перш ніж формувати літери у спеціально виділеному полі на формі No.XYZ. Занадто багато людей та організацій надмірно ускладнюють свої процедури ISO 9001.

Якщо ви розділите свої процедури та робочі інструкції, то самі процедури можуть бути дуже простими, пам’ятайте, що вони повинні містити лише потрібну кількість інформації для людей, які виконують роботу, щоб зробити це ефективно та найкращим чином заборонено. Якщо ваші люди якісні, добре навчені, досвідчені, або процес дуже простий і очевидний, тоді процедура може взагалі не знадобитися.

Я вважаю за краще використовувати прості графіки для створення процедур, використовувати програмне забезпечення, таке як Visio, в офісному наборі програм. Вони повинні бути лише простими покроковими вказівками, в яких сказано, що потрібно зробити, а потім наступним кроком у послідовності. Вони не повинні бути надмірно складними.

Для рівня робочих інструкцій також є можливість уточнити процес, використовуючи речі, такі як фотографії, щоб виділити та пояснити конкретні речі.

Занадто багато організацій перевершують свої процедури ISO 9001, вважаючи, що важкість їхніх посібників є відображенням ефективності їхньої системи. Занадто багато, занадто складних процедур просто призводять до плутанини та ймовірності того, що система ніколи не буде прочитана та дотримана.

Процедури ISO 9001 Відео

Обов’язкові процедури ISO 9001

В межах ISO 9001 існує лише шість процедур, які є обов’язковими. Ви повинні задокументувати ці шість. Це не означає, що ви можете врятуватися лише цими шістьма; необхідні вам процедури дуже залежатимуть від розміру та складності вашої організації. Однак ці шість - це ті, які ви повинні мати.

4.2.3 Контроль документів

Письмова процедура контролю затвердження та повторного затвердження процедур перед видачею, а також забезпечення відображення поточного стану перегляду. Забезпечити читаність документів та доступність поточних версій на місці використання. Також переконайтеся, що застарілі документи контролюються та документи сторонніх організацій, таких як ваші клієнти.

4.2.4 Контроль записів

Процедура контролю ідентифікації, зберігання, захисту, пошуку, зберігання та розпорядження документами.

8.2.2 Внутрішній аудит

Процедура визначення запланованої програми аудитів, щоб переконатися, що ваші процеси відповідають як вимогам ISO 9001, так і вашим власним вимогам. Також щодо звітності, подальших дій та записів цих перевірок.

8.3 Контроль невідповідної продукції

Процедура, яка гарантує, що невідповідний товар не використовується та вживаються дії.

8.5.2 Коригувальні дії

Письмова процедура для того, щоб визначити першопричини проблем та вжити заходів щодо їх усунення, необхідно перевірити дії для забезпечення ефективності

8.5.3 Профілактичні дії

Письмова процедура, аналогічна процедурі коригувальних дій, але організація повинна вжити заходів для виявлення ПОТЕНЦІАЛЬНИХ проблем та їх усунення до виникнення проблеми.

Впровадження процедур ISO 9001

Структура процедури якості

Процедура може бути у різних формах. Це може бути огляд процесу, в якому чітко зазначається, що потрібно робити, ким і коли, або це можуть бути конкретні докладні інструкції. Більшість компаній намагаються відокремити два рівні документації задля ясності, маючи процедури, а потім стандартні інструкції з експлуатації, інструкції з роботи чи інші докладні документи на нижчому «місцевому» рівні в системі з докладними інструкціями «як».

Процедура повинна деталізувати кілька простих розділів перед фактичною деталізацією того, якою є процедура насправді, щоб ви могли зберегти контроль над конкретною процедурою.

• Сфера застосування: Яка область охоплюється процедурою, тобто вхідна доставка витратних матеріалів, не враховуючи міжфірмові предмети ».
• Відповідальність: Хто є власником та відповідальною особою за цю процедуру, врешті-решт, це документи, що стосуються конкретного процесу, тому менеджер з якості не несе відповідальності за затвердження та створення процедур закупівель, наприклад, це буде місце керівника закупівель!
• Контроль чи випуск: яка дата випуску, затвердження тощо. Ви повинні підтримувати контроль своїх процедур, їх потрібно затвердити, люди повинні бути впевнені, що це поточна редакція тощо.
• Посилання або супутні документи: Перелічіть інші документи та форми, які можуть бути пов’язаними та стосуватися цієї процедури.

Після цих розділів настане власне суть процедури.

Загальні процедури, що не продаються

Якщо ви збираєтеся розробляти свої процедури управління якістю ISO 9001, ви можете розглянути альтернативу виробництву всього з нуля. Є багато систем, які ви можете придбати, що мають загальні процедури та форми, вже розроблені та відформатовані. Ввівши назву вашої компанії та іншу інформацію, вони можуть створити основні документи, що відповідають вимогам ISO 9001.

Ці системи є нормальними як вихідний пункт, щоб заощадити ваші зусилля при проектуванні з нуля, вони також гарантуватимуть, що ви відповідаєте всім процедурним вимогам ISO 9001, включаючи обов'язкові процедури. Більшість консультантів, які мають досвід встановлення систем ISO 9001, використовуватимуть щось подібне - або придбаний пакет, або щось домашнє.

Остерігайтеся компаній, які рекламують для створення всіх ваших процедур та надають вам сертифікат, який підтверджує, що ви відповідаєте вимогам ISO 9001, багато з цих компаній є шахрайством, а сертифікати нічого не варті. Якщо вони не зареєстровані в UKAS (посилання нижче), вони не є акредитованим органом, який може видавати сертифікат ISO 9001.

Додаткова довідка щодо ваших процедур

Далі подано кілька корисних посилань, які допоможуть вам отримати додаткову інформацію щодо стандартів ISO 9000;

Міжнародна організація стандартизації; Веб-сайт ISO, де ви можете дізнатись про інші міжнародні стандарти та відстежувати зміни та розвиток стандартів.

Британський інститут стандартів; Британський інститут стандартів - ще один добре створений орган із сертифікації, який діє в усьому світі, і вони також можуть запропонувати сертифікаційний аудит та навчання, щоб допомогти вам впровадити ваші процедури ISO 9001: 2008.

Американська організація зі стандартів; (ANSI) Американська організація зі стандартів може допомогти вам впровадити ваші процедури ISO 9001 приблизно так само, як Lloyds та BSI вище.

Міжнародний реєстр сертифікованих аудиторів (IRCA); Міжнародний реєстр сертифікованих аудиторів - це місце, куди ви відправляєтесь, щоб перевірити кваліфікацію окремого тренера чи аудитора.

UKAS; Служба акредитації Сполученого Королівства відповідає за акредитацію органів з сертифікації для проведення аудитів ISO 9001. Вони мають перелік усіх акредитованих органів, які можуть надати дійсну сертифікацію ISO 9001 щодо ваших процедур ISO 9001.

Інститут дипломованої якості (CQI); Інститут сертифікованої якості (раніше Інститут забезпечення якості). Вони можуть надати значну підтримку у всіх сферах, що стосуються якості. Якщо ви професіонал якості, я б рекомендував членство.

Американське товариство якості (ASQ); Американське товариство якості може допомогти вам так само, як CQI може допомогти вам у Великобританії.

Вищезазначені посилання можуть допомогти зі стандартами ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, сертифікацією, аудитом, навчанням, системами управління якістю, процедурами, постійним покращенням якості тощо.