Зміст:
- 1. Надсилайте матеріали заздалегідь
- 2. Обмежте запрошення
- 3. Встановіть основні основні правила, але не дбайте
- 4. Розумно обертайте ролі
- 5. Почніть з позитиву
- 6. Уникайте детального усунення несправностей
- 7. Поставте найменш важливі теми в кінці
rawpixel
Конференц-дзвінки часто роблять трохи більше, ніж породжують багатозадачність та хитрі розмови на Slack або Gchat. У гіршому випадку вони повністю витрачають час людей і можуть втратити моральний дух, якщо дзвінок погано управляється. Іноді цих дзвінків не уникнути, або тому, що вони логістично необхідні, або тому, що їх вимагає якась вища особа, тож ось як їх максимально використати.
1. Надсилайте матеріали заздалегідь
Це допомагає надсилати порядок денний заздалегідь, щоб люди могли заздалегідь переспівувати все, що їм потрібно додати. Це зменшує ймовірність того, що люди підуть "О, ще одне!" подібно до того, як усі попрощалися під час дзвінка.
Якщо ви збираєтеся посилатися на даний документ або інший візуальний матеріал, може бути корисним для всіх, щоб він був доступний їм під час дзвінка. Брязкання деяких цифр, а потім повторення їх тричі, безумовно, буде марною тратою часу. Навіть якщо відповідний документ повинен знаходитись у папці "Вхідні" людей, спробуйте повторно надіслати його за день до дзвінка, особливо якщо він був надісланий кілька тижнів або місяців тому.
Ви також повинні попередити людей заздалегідь, чи нестимуть вони відповідальність за повідомлення про певний проект. Хоча іноді запитів в останню хвилину не уникнути, і менеджери, як правило, повинні бути готові до такої можливості, найкраще давати людям інформацію, а не припускати, що вони знають, і розміщувати їх на місці.
2. Обмежте запрошення
Є дві групи людей, над якими слід подумати: люди, яким потрібно взяти участь у розмові, та люди, яким це не потрібно, але все одно може бути вигідно мати їх. Люди цієї першої категорії, ймовірно, є особами, які приймають рішення, і керівниками команд, які мають оновлювати інформацію. Ідентифікація цих людей повинна бути досить простою.
Друга категорія може включати людей, які можуть відповісти на будь-які запитання щодо конкретної ситуації, або які займають керівні посади і можуть отримати вигоду від участі в розмові. Це не обов'язково включає кожного працівника або кожен відділ. Пам’ятайте, що витрачання часу на конференц-дзвінки може бути марною тратою людської сили, коли менеджери можуть просто надавати ключові оновлення своїм командам пізніше. Якщо ви сумніваєтеся, проконсультуйтеся з менеджерами та керівниками команди щодо того, як ефективно використовувати свій час.
Залежно від вашої організації, може мати сенс запросити всіх, але зробити відвідування обов’язковим лише для певних людей. Це дозволяє зацікавленим сторонам приєднуватися, дізнаватися більше та, сподіваємось, зрештою щось внести. Обов’язково чітко повідомте ці різні очікування - і пам’ятайте, що чим більше людей розмовляє, тим більше часу це може зайняти!
3. Встановіть основні основні правила, але не дбайте
Вказівки щодо того, коли ставити запитання, хто очікує на участь, і пам’ятати сказати своє ім’я, приєднуючись або виступаючи, слід повідомляти, можливо, в тому ж електронному листі, що містить порядок денний. Пам’ятайте, що ці рекомендації часто мають розумні винятки, інакше новачок може не знати культури роботи вашої організації. Ніхто також не буде ідеально пам’ятати, як вимкнути звук свого телефону, тож переконайтеся, що не зловживаєте людьми через незначні фонові шуми чи інші дрібні порушення.
Якщо щось по-справжньому заважає дзвінку, спробуйте широке повідомлення "Чи всі можуть переконатись, що їх телефон вимкнений, якщо там десь шумно?", Навіть якщо ви точно знаєте, хто винен у цьому. Якщо зробити зворотний зв'язок якомога опосередкованішим, доброзичливі співробітники не зможуть почуватись докоряними або небажаними.
4. Розумно обертайте ролі
Призначення ролей людям без урахування їхньої готовності та навичок, швидше за все, лише зробить вашу конференцію більш втомливою. Спробуйте призначити роль записів, встановлення порядку денного та сприяння людям, які насправді зацікавлені у керівництві. В інших випадках вам може знадобитися розшукати членів команди, котрі зацікавлені в темі конкретного виклику. Якою б не була причина, обов’язково повідомте людям, чому ви просите їх взяти на себе роль, оскільки це може допомогти підвищити їхню впевненість і моральний стан.
Також приємно мати час від часу свіжий голос, який здійснює дзвінки. Можливо, хтось із регіональних менеджерів дуже сподобався, і вашій команді може сподобатися, коли він чи вона розв'язує речі.
Хоча випадкова або запланована ротація ролей може здатися справедливою, це може дати зворотний ефект. Новачок може в кінцевому підсумку образитися на вас, якщо ви зробите їх відповідальними за нотатки про щось нове. Можливо, також не годиться покладати обов'язок на когось, хто відповідає за ліквідацію надзвичайних ситуацій і, можливо, йому доведеться вийти з середини дзвінка.
5. Почніть з позитиву
Хоча ви не хочете перестаратися і здаєтеся нещирим, приємно визнати, коли зроблено чудову роботу або докладено особливих зусиль. Якщо певна група чи особа щойно зробила щось велике, відкрийте це, навіть якщо це не надто стосується дзвінка. Ви також можете вигукнути когось, хто повернувся з великої ділової поїздки, або, можливо, цілого офісу, якщо вони стрибають із часового поясу, де ще рано вранці. Це може задати позитивний тон для зворотного дзвінка.
Однак не робіть цю частину занадто довгою, інакше це просто витрачає час. Також будьте обережні, щоб не засипати одних і тих самих людей похвалою при кожному окремому дзвінку, оскільки це може дати негативні наслідки та знизити моральний дух у інших.
6. Уникайте детального усунення несправностей
Залишатися в темі, очевидно, є метою конференц-дзвінків, але іноді ви стикаєтеся з хитрими ситуаціями, коли чиєсь питання стосується теми, але це складно або дуже конкретно для їх ситуації. Якщо це взагалі не стосується інших, хто бере участь у дзвінку, не бійтеся відповісти “Це досить хитрий варіант, який досить специфічний для офісу. Чи можемо ми обговорити це в режимі офлайн? "
У деяких випадках ви також можете спробувати більш конкретне обґрунтування, наприклад: «Я знаю, що деякі люди з HR-команди мають ще одну зустріч, на яку можна дійти за 10 хвилин; ми можемо відкласти це обговорення, оскільки воно не залучає їх? " Найважливіше - переконатись, що допитувач не вважає, що їх запитання є недоречним або обтяжливим - його просто потрібно обробити в інший час або місце.
7. Поставте найменш важливі теми в кінці
Хоча метою завжди є своєчасне закінчення конференц-дзвінка, бувають дні, коли технічні проблеми або складні проблеми можуть зайняти більше часу. Також можливо, що з’явиться надзвичайна ситуація, що змусить принаймні одну людину стрибнути із дзвінка.
Якщо ваш дзвінок запланований на більш ніж півгодини, існує велика ймовірність, що зайнятому керівнику чи іншому, хто приймає рішення, доведеться бігти на іншу, більш термінову зустріч, незалежно від того, запланована чи ні. Спробуйте помістити будь-які делікатні за часом предмети, які потребують їх введення, раніше під час дзвінка. Незважаючи на те, що згодом можливо повернути зниклого менеджера до циклу, це забирає час і увагу з вашого дня - чи когось іншого.