9 Сфери управління проектами (і чому вони мають значення)

Успіх проекту має значення

Справа в тому, що в житті та в бізнесі більшість проектів зазнають краху. Але успіх має значення. Коли проект не вдається, витрачаються час і гроші. Іноді життя втрачається, як під час рятувальної місії після урагану чи іншого стихійного лиха.

Існує два типи проектів. Одне з них, на думку бізнес-гуру Джозефа М. Джурана, "Проблема, запланована для вирішення". Якщо такий проект не вдається, весь час, сили та гроші витрачаються даремно, і проблема все ще залишається у нас. Інший тип проектів - це намагання перетворити мрію в реальність. Коли такий тип проектів не вдається, мрія ніколи не стає реальною. Наприклад, на початку цього місяця компанія з прекрасним баченням закрила свої двері. Я знаю двадцять людей, які втратили значну частину свого доходу, а були сотні інших. І компанія допомогла тисячам, але її немає.

Справа в тому, що більше половини всіх проектів зазнають невдачі - і це стосується добре розроблених, добре керованих проектів, і включає в себе успіх проекти, які виконуються із запізненням і надмірно бюджетні. Справжній коефіцієнт успіху - проекти, що забезпечують прийнятні або чудові результати вчасно і за бюджетними коштами, зникає малим.

Ми можемо зробити набагато краще. Ми робимо це, звертаючи увагу на всі частини проекту, тобто керуючи дев’ятьма напрямами управління проектами, як вони стосуються нашого проекту.

У цій статті

Ми розглянемо:

Визначення успіху проекту
Як визначити мету проекту
Дев'ять областей управління проектами
Як я застосував ці сфери в реальному життєвому сценарії
Три фази проекту, включаючи підготовку, виконання та подальші дії

Мета: Успіх проекту

"Успіх проекту" звучить як жахливо розмита мета. Насправді це не розмито, але занадто загально.

Ми можемо легко зробити це конкретним для кожного проекту. І насправді саме це конкретне визначення мети проекту є першим кроком до успіху проекту. Інститут управління проектами (PMI) офіційно визначає проект як "тимчасову діяльність, спрямовану на створення унікального продукту, послуги чи результату". Основними елементами є:

Кожен проект є тимчасовим. Це не триватиме вічно. Він розпочнеться в певну дату, а закінчиться пізніше.
Кожен проект унікальний. Кожен проект дає новий, новий, різний результат.
Кожен продукт приносить певний результат, коли це робиться.

Визначення цілі проекту

Ось кілька зразків цілей проекту:

У нас буде чудове весілля з 300 гостями 20 червня.
Новий чотирисмуговий міст між островом Маркос та материком буде відкритий для автомобільного руху 30 листопада вартістю менше 4 мільйонів доларів.
Наш найновіший випуск програмного забезпечення Amazing Planning, версія 10.0, буде випущений 20 серпня за ціною $ 29,99 з усіма відомими помилками з бета-тесту, виправленими з вартістю розробки менше 50 000 доларів.

Як бачите, проекти є як особистими, так і діловими. Ви також побачите, що гарне визначення проекту включає, що буде поставлено, коли і скільки це буде коштувати. (На весілля є вартість, але це особиста ситуація. Я не включив її, бо це не ваша справа.)

Ці приклади ілюструють перші три напрямки проекту, якими ми повинні керувати.

Сфера застосування - це вигадливе слово для того, що ми робимо.
Часові адреси: коли проект стартує; коли він закінчиться, приносячи результати; тривалість від початку до кінця; і обсяг зусиль (людино-годин) роботи.
Вартість - це визначення того, скільки коштуватиме проект.

Це перші три напрямки проекту, які ми визначаємо, і ми називаємо їх факторами Результати (r), оскільки їх можна виміряти з точки зору чітких, визначених результатів. За обсягом або мета досягнута, або її ні. Що стосується часу: Або це один раз, або це пізно. Що стосується вартості: Або ми залишалися в межах бюджету, або переходили за бюджет. Щоб дізнатись більше про ці фактори результатів та чому їх називають Залізним трикутником, ви можете прочитати Як скласти план управління проектами.

Але факторів результатів (r) недостатньо. Якщо ми будемо працювати лише з цими трьома елементами, наш проект зазнає невдачі.

Які дев’ять напрямків управління проектами?

Обсяг, час, вартість, ризик, якість, комунікації, людські ресурси, закупівлі, інтеграція

Приклад із реального життя: одноденна поїздка

Приблизно роки тому ми з дружиною провели справді веселий день. Будучи менеджером проекту, я хочу сказати, що це було тому, що я керував ним як проектом. У будь-якому випадку, це хороший приклад того, як успіх проекту спирається не лише на три фактори результату (r): обсяг, час та вартість.

Наш план полягав у тому, щоб взяти суботу червня та збирати лічі (ми любимо фрукти лічі) на власній фермі лічі, яку збираємо собі приблизно за годину на північ від того місця, де ми жили. Ми хотіли привезти додому п’ять фунтів лічі, чого вистачило на все літо. Лічі коштували 4 долари за фунт, а газ для поїздки становив близько 10 доларів, тож загальна вартість проекту становила 30 доларів.

Результати Покладайтесь на процеси

Це звучить просто. Більшість проектів звучать просто. Але коли ти зупиняєшся і думаєш, скільки речей йде не так, це говорить про іншу історію. Ось купа речей, які можуть піти не так, організовані, щоб проілюструвати дев’ять областей управління проектами.

Сфера дії. Якщо ми загубились і ніколи не знайшли ферми лічі - жодних лічі!
Час. Якби ми почали пізно, то приїхали б посередині дня. Збирати лічі під жарким сонцем зовсім не цікаво. І для одноденної поїздки ніяке задоволення не є провалом проекту!
Вартість. Ой! Лічі - дуже чутливий фрукт. Їм потрібен кулер і трохи льоду, інакше вони зіпсуються до того, як ми повернемось додому. Додайте 5 доларів за пінополістирольний холодильник і 1 долар за лід.
Ризик. Що, якщо машина зламається - нещасний день! Налаштуйте це та перевіряйте перед тим, як ми поїдемо.
Якість. Вибирайте обережно! Ми хочемо привезти додому лише найкращих лічі.
Зв'язок. В машині, півгодини додому. "Любий, ти маєш карту?" "Що! Я думав, у вас є карта?"
Людські ресурси. "Любий, час вставати і збирати лічі?" "Іди, я не хочу. Крім того, моя подруга Барбара веде мене на обід". Одноденна подорож просто перетворилася на розлучення!
Закупівлі. Телефонний дзвінок рано в суботу вранці. "Містере Кемп, велике спасибі, що вчора привели вашу машину на доробку. На жаль, ми отримали резервну копію, і ми ще не почали над цим працювати". "Але це мало бути зроблено вчора ввечері!" "Я розумію, сер, але, насправді, ми робимо все можливе. Ваша машина повинна бути доступна близько п’ятої години сьогодні вдень. Дякуємо, що обрали Центр обслуговування автомобілів Speedy & Reliable!" Ні машини, ні поїздки, ні лічі!
Інтеграція. Ми тягнемось назад до машини з нашими лічі. "Любий, де кулер?" "Я заплатив за це, я думав, ви винесли його з магазину". "Я виніс його з магазину, а ти поклав у багажник". "Ні, я відкрив багажник. Я думав, ти вставив кулер". "Але ти закрив багажник". "Я закрив багажник, бо думав, що ти поставив кулер". "Ні, я поставив кулер на землю, тому що ти не відкрив багажник досить швидко". "Отже, ти кажеш, що я винен у тому, що ти залишив кулер на стоянці продуктового магазину!" Немає кулера; гарячі лічі; розлючена дружина.

Як бачите, багато речей можуть піти не так у процесі навіть простої одноденної поїздки. Скільки ще може піти не так у бізнес-проекті на 10 000 або 10 мільйонів доларів!

Якщо чесно дивитись, подібні проблеми постійно трапляються у кожному проекті. І саме тому більшість проектів зазнають невдачі. Але успіх стає легшим, ніж ви могли б подумати - якщо ви звернете увагу на всі дев’ять областей.