Поради працівникам: як поважати оргтехніку

Будь ласка, не ламайте офісне обладнання: Коли неінвестовані працівники переживають неправду

Ви коли-небудь помічали, що деякі працівники, здається, насправді не піклуються про економію грошей чи піклування про майно компанії, як про своє власне?

Коли я був маленьким, поряд з тим, де я жив, було кілька орендованих будинків. Вони завжди здавались загубленими старими сміттєвими машинами у передньому дворі, котами, у яких було кілька наборів напівдиких кошенят, та розбитими та побитими іграшками, розкиданими по двору.

Моя мама сказала нам, що люди, які орендували будинки, часто не отримували доручень або не піклувались про їх утримання так само, як і люди, які їх мали, оскільки вони не докладали зусиль, щоб отримати майно, і планували переїхати в інше місце, тому вони не Мені насправді все одно, чи вони розгромили це місце та залишили його комусь іншому для прибирання та ремонту після того, як їх не буде. Хоча я думаю, що моя мама могла трохи упереджено поводитися, вона все-таки мала свою думку.

Іноді здається, що нові співробітники та працівники поза офісом не поважають матеріали та обладнання. Вони, здається, не наділені компанією і їм не байдуже, коли щось піде не так, тому що вони можуть піти і дозволити комусь вирішити проблему. Вони відмовляються брати відповідальність за відсутність турбот, і це може спричинити велику напругу в офісі, а також коштувати грошей та перешкоджати продуктивності праці.

Навчання в офісі повинно охоплювати використання основного обладнання

Ознайомлення з правильним використанням офісної техніки повинно бути частиною навчання кожного, і хоча здається очевидним, що всі знають, як користуватися копіром, факсом, степлером та телефоном, увімкніть комп’ютер, надішліть документи до принтера та розміщуйте файли в алфавітному порядку, на жаль, це часто не так.

Як бути поважним співробітником в офісі

1. Будьте обережні та ввічливі з принтером / копіром

• Не залишайте на копіювальному папері паперу із закритою верхньою частиною, щоб людям довелося видалити ваш папір, перш ніж вони зможуть скопіювати свій власний.
• Не залишайте верх відкритим (пил і сміття можуть потрапити всередину дзеркал і пошкодити їх).
• Не вибіляйте щось, а потім намагайтеся скопіювати папір, не даючи висихати.
• Забороняється пропускати через апарат зігнуті або скріплені копії. Результати цього повинні бути очевидними ще до того, як ви їх спробуєте.
• Не створюйте застрягання паперу і залиште це для очищення кимось іншим.
• Не використовуйте весь папір і не кладіть більше.
• Нарешті, попередньо перегляньте те, що ви маєте намір надрукувати, щоб не витратити сотні аркушів паперу, вартість яких може становити лише сім центів, але з часом витрачається сотні доларів.

2. Тримайте скріпки окремо від штифтів та замініть ковпачки на маркерах

Є причина, чому ми тримаємо скріпки окремо від шпильок і замінюємо кришки маркерів. Ви б це знали, якби коли-небудь самі працювали в офісі. Покласти руку в скріпку і застрягти на півдюжині штифтів не так захоплює, як може здатися.

Крім того, коли нові маркери та чорні маркери ми використовуємо майже щодня, псуються або кровоточать по всьому тому, що ви забули знову надіти ковпачок або з половинкою намагалися його замінити, але не чекали, коли він почує клацання на місці, він коштує нам мінімум $ 1 кожен і робить нашу роботу набагато складнішою, ніж повинна бути. До речі, використання чорного Sharpie для виділення тексту має протилежний ефект від того, що ви задумали, і його не можна скасувати… зітхайте!

3. Покладіть речі назад так, як ви їх знайшли

Коли ми працюємо з клієнтами в швидкому темпі навколишнього середовища, нам не потрібно думати, де може ховатися степлер або рулонна стрічка, чи дотягнутись до нашої ручки, і знайти на її місці пачку обгорткових рулонів. Телефон повинен бути звернений до користувача, а не повертати навпаки. Важко набрати номер, коли клавіатура перевернута. Будь ласка, замініть все так, як ви знайшли, або ще краще, взагалі не чіпайте! Це не так, як ви використовуєте його для чогось продуктивного.

4. Використовуйте наліпки за призначенням

Наліпки призначені для тимчасових повідомлень, а не для створення колажу навколо комп’ютера. Клейкі нотатки, які теж дорогі, не слід використовувати як заміну хорошого ведення бухгалтерії. Хоча чудово записати номер телефону або залишити повідомлення для когось, хто прийде у наступну зміну, нотатки потрібно видалити після їх прочитання, а не залишати їх тижнями, щоб ніхто не знав, чи вони важливі чи ні, і тому взагалі перестаньте звертати на них будь-яку увагу, оскільки вони збираються, як сухе листя навколо робочого столу, і ніхто не бажає проявляти ініціативу щодо їх видалення на випадок, якщо вони можуть бути важливими.

5. Поважайте обладнання та людей, які ним користуються

Не б'йтесь на копіювальних апаратах, не протягуйте телефонні шнури навколо комп'ютерів і не зав'язуйте своїх колег, а також не стискайте загальний простір робочого столу, щоб ніхто не міг дістатися до нього або використовувати щось інше, крім вас. Акуратно замініть кришки копію. Не ставте відкриту чашку кави біля клавіатури комп’ютера, не залишайте плям від крапель або ще гірше - ваш запах з рота, одеколон або залишки жирної шкіри на будь-якій поверхні, особливо, будь ласка, приймачів телефону!

6. Не завантажуйте речі на комп’ютер компанії, якщо це не ваша робота

Якщо ви цього не помітили, існують такі речі, які називаються вірусами, які ховаються в завантаженнях і відключають комп’ютери. У компанії цілком може бути встановлене антивірусне програмне забезпечення, але не спокушайте долю. Це нормально час від часу переглядати веб-сайти, коли справа йде повільно і вся ваша робота закінчена, але будьте обережні, завантажуючи віруси, які можуть знищити збережені дані і зробити ваших колег і босів вашими найгіршими ворогами.

7. Не "позичайте" матеріали з інших відділів

Якщо ви ділитеся відділами поблизу інших офісів, не "позичайте" їх запаси і не повертайте їх, а ще краще, взагалі їх не позичайте. Отримайте своє власне! Гаразд, ми всі знаємо, що деякі відділення не такі хороші, як інші, щодо обслуговування запасів, але як і вдома, якщо ви використовуєте останню краплю молока, не кладіть порожню коробку назад у холодильник. Якщо вам потрібно скористатися чимось, що не є вашим, спершу запитайте, переконайтеся, що все в порядку, а потім замініть його на фонд власного офісу.

8. Плануючи великі роботи, повідомте когось заздалегідь

Якщо ви плануєте скопіювати 200 буклетів, які потребують сортування та скріплення, вам слід спланувати заздалегідь. Переконайтесь, що паперу достатньо, щоб ви не використовували останнього з нього. Переконайтеся, що нікому іншому не потрібно використовувати принтер або копіювальний апарат протягом часу, коли ви ним користуєтеся, та використовуйте функції копіювального апарата (тобто групування, зшивання, пробивання отворів), щоб ви не змушували підлеглих привести в порядок 800 аркушів паперу і скріпіть їх вручну. Що веде нас до числа дев’ять!

9. Запитайте, як користуватися офісним обладнанням

Якщо ви не знаєте, як користуватися офісною технікою, дізнайтеся, як це зробити, або попросіть когось показати вам. Крім того, було б непогано, якщо ви згадали, тож наступного разу ви не будете турбувати інших, хто займається власною роботою. Я завжди вражений тим, хто запитує, яким шляхом йде папір у цій "штуці". Існує схема всієї сучасної офісної техніки, яка показує, куди покласти папір і в якому напрямку. Я міг би показати вам, "куди це покласти", але вам може не сподобатися моя відповідь.

10. Використовуйте належне обладнання для належної роботи

• Не використовуйте офісну стрічку, щоб покласти листівку на пофарбовану стіну. Це зірве фарбу зі стіни.
• Не забивайте степлер, а потім бийте його і розбивайте пружину.
• Не намагайтеся скріпити 200 копій степлером, призначеним для невеликих робіт, які не є великими, це призведе до поганої роботи степлера і, швидше за все, розгорнуті гострі металеві штифти скосяться в руку наступній людині, яка займається скріпленими паперами.

11. Використовуйте здоровий глузд

Немає нічого поганого в тому, щоб запитати когось, як щось зробити, але якщо ви очікуєте, що він зробить це за вас, коли вони зайняті власною роботою, замість того, щоб робити її належним чином самостійно, то ви зобов’язані перед офісом, а не активом. Кожен, незалежно від свого статусу, повинен знати базові навички роботи в офісі та ввічливість під час спільного використання та використання приладдя. Може здатися безглуздим навіть згадувати про ці речі, коли є набагато важливіші речі, які слід врахувати, але підтримка безперебійної роботи офісу, повага обладнання та не зловживання постачаннями може призвести до збільшення грошей і більше часу, витраченого на інші речі, такі як кінець року бонуси та піци

Тому не кидайте степлер із застряглими скобами в смітник або не вимикайте його за допомогою степлера колеги, як ніколи його не зламали. Не копіюйте свій приклад або своє обличчя на копіювальному апараті і поважайте, де все йде, і коли ви просите позичити речі, замініть речі якомога швидше, оскільки, швидше за все, потрібні степлер, стрічка та ножиці щохвилини основу, а не те, без чого ви можете обійтись протягом десяти днів, не маючи позичати чуже, поки ви замовляєте інше, поки ваш старий не з’явиться за десять хвилин до прибуття нового. Повернення речей і виконання вашої роботи, щоб підтримувати чистоту та догляд, допоможе забезпечити щасливе, продуктивне робоче місце для всіх!

Ви коли-небудь простягали руку до скріпки і придумали намисто з ланцюжком у двадцять футів? Так, хтось добре використав ці 10 доларів на годину, щоб навчитися новій професії.

Хто знав, що потрібен талант, щоб використовувати такі речі, як різаки для паперу, степлери та пробивачі для отворів?

Більшу частину свого дорослого життя я провів в якомусь офісі, а половину цього працював менеджером офісу, щоб я міг розповісти деякі історії. Я бачив папір, витрачений даремно лісом, смертельну зброю, виготовлену з гумок та олівців, яку пускали в порожні ящики, складені вздовж стіни, і новенькі офісні стільці, зруйновані менш ніж за тиждень із повністю розірваними руками стільців вимкнено. Ви думали, що це люди, що стоять на відкидному сході або сходинках?

Нещодавно різак для паперу, яким ми користувались в офісі майже двадцять років, виявили защемленим між копіювальною машиною та подрібнювачем паперу з відірваною ручкою. Замінна модель того ж калібру коштувала б 150 доларів, але, маючи певні порівняльні онлайн-порівняння, ми змогли переконати нашого постачальника на гідну заміну за 35 доларів.

Не минуло і місяця після придбання нового різака, я одного ранку прийшов почути жахливий звук і виявив нового працівника, який намагався вирізати 20 аркушів паперу лезом, розрахованим не більше на п’ять одночасно !!!

Я протистояв бажанням кричати: "Що ти думаєш, що робиш?" і натомість запитав: "Ви знаєте, що ви не повинні вирізати більше п'яти аркушів одночасно, так?"

Співробітник поглянув на мене поглядом і продовжує намагатися вирізати 20 аркушів, вкладаючи трохи більше сили в виріз, думаючи, що це вирішить проблему, а не створить більшу і знищить наш другий різак паперу менш ніж за два місяці.

«Ca-Runch, Quoosh», - пролунав звук, коли лезо врізалося на шість дюймів у папери, зігнулося та подрібнило решту. менше ніж за дві секунди двадцять аркушів подрібненого, зігнутого та передрукованого паперу викидають у смітник, а не в сміттєвий бак, і це все, що я можу зробити, щоб не стиснути серце і не знепритомніти на зношеному килимі.

Жоден менеджер офісу не хоче керувати невеликими робочими місцями, але маленькі помилки з часом можуть коштувати багато грошей

Якщо вам доводиться замовляти витратні матеріали, ви знаєте, скільки вони коштують, і коли ви знаєте, що ваш відділ має бюджет, і що робочий час працівників буде скорочений, а підвищення зарплати залежить від виконання вашого бюджету, ви, як правило, проявляєте особливу обережність про дрібниці, які з часом приносять багато грошей, як використання більше половини тканин у новій коробці Kleenex для очищення розлитої кави, коли за шафою сидить швабра та старий рушник, або згинання скріпок на форми тварин або розбиваючи їх на маленькі шматочки і залишаючи лежати на робочому столі, як літня собака, що кришиться.

Звичайно, кожен іноді використовує офісне обладнання для особистого користування, наприклад, під час копіювання рецепта, але коли ви роздруковуєте 200 сторінок коментарів на кольоровому копіювальному апараті, коли все, що вам потрібно, - це рецепт на одній сторінці, але перед переглядом списку понад 600 людей коментують, як вони полюбили або могли вдосконалити рецепт, то зловживання обладнанням стає дорогим для всіх.

Я бачив, як співробітники використовують офісні ножиці, щоб зішкребти собаку з взуття, і покласти ножиці назад у шухляду, навіть не витираючи їх, або пожувати верхівки всіх загонів, або розпорошити половину банки лізолу у ванній. пройшовши вітер, або використовуйте п'ять повнорозмірних паперових рушників, щоб висушити руки, і половину рулону тканини, щоб протерти їх дно і засмітити унітаз, щоб він перелився на підлогу, і залишити його для прибирання кимось іншим.

Хоча ви не хочете рахувати хвилини, які люди проводять в туалеті, або обмежувати їх п’ятьма аркушами туалетного паперу для номер один і десять для більших робіт, приходить момент, коли ви повинні нагадувати людям, що марнотратство так само, як погано, як марно витрачати час на дурниці, коли є що робити.

Все добре, про що дбають

Є кілька речей, якими нехтувати нехтувати, наприклад, залишити на ніч нагрівач простору, не відключаючи його, або залишаючи різак коробки відкритим, зверненим назовні та притиснутим до твердої поверхні. Є й інші речі, які дратують, як залишення чорних ручок у щілинах чорної клавіатури, так що коли ви починаєте друкувати, ручка підскакує на вас і котиться під вашими пальцями, не даючи вам вводити код доступу і змушуючи починати спочатку.

Бути хорошим співробітником - це все одно, що бути гарним співмешканцем. Якщо ви поважаєте інших та оточення, в якому ви працюєте, все буде добре, але якщо ви ускладнюєте життя своєю присутністю, то навряд чи ви довго протримаєтеся на цій посаді або матимете багато друзів.

Погодьтесь, ми всі обманюємось і робимо помилки, і це той рідкісний працівник, який не користується сучасним офісним обладнанням, щоб виконати якусь особисту роботу, яку вони не могли зробити вдома, але постійні зловживання технікою та колеги-співробітники на робочому місці, щоб бути нещасним місцем з великою кількістю суперечок і скарг. Якщо ви робите внесок у нещасне робоче місце, то ви є частиною проблеми, а не частиною команди, а піклування про запаси та повага особистого простору інших людей значно сприяє створенню комфортного та продуктивного робочого середовища.