Найкращий спосіб організації квитанцій

Ці прості кроки можуть допомогти вам упорядкувати квитанції.

VirginiaLynne CC-BY через Hubpages

Швидкі та прості системи організації отримання

Ви витрачаєте занадто багато часу, намагаючись знайти квитанцію про повернення товару? Чи готові ви до податкового часу, чи це суперечка, щоб встигнути до 15 квітня? Якщо ви схожі на мене, у вас може виникнути спокуса просто дозволити квитанціям накопичуватися, поки вони не стануть нерозбірливим безладом. Ось чому найкращий спосіб організації квитанцій - це збереження вашої системи:

• Просто запам’ятати.
• Швидко подавати документи.
• Легко знайти те, що вам потрібно.

Маючи на увазі ці три цілі, ви зможете використати наступні чотири простих кроки, щоб створити систему, яка вам підходить.

1. Виберіть систему

Жодна система подачі документів не є ідеальною Завжди потрібно зважувати вартість наявності детальної системи, яка дозволяє легко знаходити квитанції з часом, необхідним для подання цих квитанцій. Ось чотири різні системи з плюсами і мінусами кожної.

Система підшивки для квитанцій - це трохи більше роботи, але вона допомагає швидко знаходити речі. Використовуйте кишенькові дільники індексу для подання квитанцій менших розмірів.

VirginiaLynne CC-BY через HubPages

В’яжучі речовини

За допомогою підшивки, яка має індексні картки для розділення типів квитанцій, ви можете легко знайти те, що вам потрібно. Ця система найкраще працює для людей, які часто повертаються назад і переглядають квитанції, тому що ви можете легко перекидати вперед-назад по різних розділах і тому, що палітурка підтримує папери в порядку. Якщо ви завжди подаєте нові документи або в передній частині розділу, або ззаду, ви можете швидко переглянути хронологічно квитанції.

Я використовував цю систему для організації квитанцій батьків мого чоловіка, коли він опікувався ними, оскільки ми повинні регулярно складати звіти про їх доходи та витрати, і мені потрібно було легко знаходити квитанції.

Плюси та мінуси використання сполучних матеріалів

• Файлів займає найбільше часу
• Найпростіше зберігати файли в порядку місяця.
• Найкраще для квитанцій, на які потрібно часто звертатися
• Акуратно і легко тримати на книжковій полиці.
• Обмежений розміром блокнота, або ви можете використовувати більше одного.

Папки файлів швидкі, легкі та розширювані.

VirginiaLynne, CC-BY, через HubPages

Файлові папки

Система файлових папок - це найпростіша та найшвидша у використанні система, тому у вас більше шансів насправді все організувати. Після відставання на 6 місяців від подання моєї системи блокнотів на наші сімейні квитанції, я нарешті вирішив повернутися до папок файлів. Я кладу неподані папери спереду і, як правило, кладу їх на місце, коли ця фасадна площа заповнюється або приблизно раз на місяць.

Підказка: зберігайте документи, про які ви знаєте, що знадобляться згодом, у файлі разом. Я розмістив всю свою податкову інформацію, включаючи благодійні внески, в один файл.

Плюси та мінуси використання файлових папок

• Недорого і просто.
• Просто потрібні файлові папки та картотека чи коробка.
• Швидке подання.
• Розширюється до будь-якого розміру та кількості файлів.
• Важче знайти папір, ніж Notebook System.

VirginiaLynne, CC-BY через HubPages

Розгортання файлів

Для меншого організаційного проекту візьміть файл, що розширюється, який має розділи та вкладки. Якщо ви студент, у якого є лише кілька типів квитанцій, або якщо ви хочете організувати квитанції за таким проектом, як проект реконструкції будинку, це чудовий спосіб це зробити. Я також використовував цю систему для оформлення всіх документів для нашого усиновлення, і часто використовую невеликий розширюваний файл для планів відпусток.

Плюси та мінуси використання файлів, що розгортаються

• Зберігає все в акуратному портативному файлі.
• Чудово підходить для організації квитанцій, які ви хочете зберігати назавжди.
• Добре для невеликих партій паперу.
• Портативний.
• Не працює для багатьох статей.

Цифрові файли

Я починаю ходити без паперу, і ти, можливо, теж. Багато компаній хочуть, щоб ви «пішли без паперу», і можуть дати вам бонус за це. Зараз деякі магазини, такі як Home Depot, дозволяють отримувати квитанції електронною поштою, а не паперові. Більше того, ви можете сканувати, щоб фотографувати квитанції, які не є цифровими. Однак вам все одно потрібно буде пам’ятати:

• Організовуйте цифрові файли: не просто зливати всі свої квитанції в один файл, витрачайте деякий час на створення своїх файлових груп і обов’язково позначайте кожну свою квитанцію під час її створення, інакше у вас буде головний біль від необхідності відкривати кожну, коли ви намагаєтесь щось знайти.
• Резервне копіювання: комп’ютерні віруси або комп’ютерні аварії можуть перешкоджати роботі вашої системи, тому переконайтеся, що ваші квитанції є на комп’ютері, який має хмарну резервну копію, таку як Carbonite.

Цифрові квитанції можуть зняти багато головних болів при поданні паперів, але лише якщо ви будете обережні. Ви повинні бути впевнені, що фактично завантажуєте квитанції про всі важливі виписки, які вам можуть знадобитися пізніше, оскільки багато компаній ведуть лише 12-місячний облік ваших виписок. Наприклад, коли я пішов подавати претензію на розширену гарантію за кредитною карткою на зламану посудомийну машину, вони вимагали нашу оригінальну заяву за 15 місяців до цього. Він не був доступний