Розробка титульної сторінки бізнес-пропозиції

Переглядаючи Інтернет, я помітив, що ряд термінів використовуються як взаємозамінні з "титульною сторінкою", що може створити плутанину. Титульний аркуш, титульний аркуш та супровідний лист - це різні предмети, що використовуються для різних цілей.

Титульна сторінка - це те, що передує довгому звіту якогось виду - наприклад, контрактним або проектним пропозиціям, грантовим пропозиціям чи діловим звітам - і процес проектування в основному однаковий для кожного. У цьому випадку я буду використовувати приклад пропозиції контракту (або пропозиції), написаної у відповідь на "Запит пропозицій", поданий урядовим органом (не в стилі АРА).

Титульна сторінка, розроблена для (не реальної) пропозиції - підготувати інструкцію з експлуатації, як проводити аудит системи зрошення. Зверніть увагу, наскільки добре фотографія ілюструє проект, але все ще не домінує.

Сусетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0 (обидва)

Що таке запит на пропозицію (RPF)?

RFP - це детальний документ, який зазвичай розміщується урядовим агентством, який повідомляє громадськості, що у них є проект, на який вони бажають отримати заявки. Добре написаний RFP описує мету, до якої прагне агентство, причину проекту, його передумови та подробиці про те, що вони хочуть зробити.

Якщо ви пишете пропозицію у відповідь на запрошення, важливо написати її в тому самому порядку, про який вимагає агентство. Якщо ви цього не зробите, агентство відкине це. Чому? Вони розглядають це як учасника, який не бажає відповідати потребам агентства, а це означає, що вони можуть очікувати проблем під час контракту, якщо вас обрали. Тим не менш, існує стандартний спосіб організації більшості пропозицій.

Формат бізнес-пропозиції

У стандартній діловій пропозиції передня та задня титульні сторінки містять документ. Передня обкладинка схожа на обкладинку журналу з графікою, приємним дизайном, що відображає ключову інформацію та надрукованою на картці.

Дійсно велика пропозиція може мати титульний аркуш, який, якщо вони попросять, потрапляє просто на обкладинку. Титульна сторінка повинна бути майже або лише текстом, зазвичай надрукованим чорно-білим у легко читаному форматі, із заголовком пропозиції.

Далі йде або Виконавчий лист компанії, або Зміст (TOC), у будь-якому порядку, про що вимагає RFP. Потім йде решта вмісту, кожен номер розділу та сторінки вказаний у TOC. Задня кришка розширює основну колірну гамму спереду, але не має багато іншого.

Задня кришка відповідає колірній гамі, але мінімальна. Єдиний текст на цій обкладинці - назва та адреса компанії. Це могло б бути якоюсь пов’язаною цитатою, залежно від типу звіту.

Титульна сторінка Приклади та характеристики

Титульна сторінка пропозиції - це перше, що хтось побачить про вашу пропозицію. Він повинен відображати найкраще з того, хто ти є, і бути впізнаваним. Хороша титульна сторінка має такі якості:

Виглядає акуратно і чисто.
Компоненти інформативні та добре організовані, але досить прості.
Макет привабливий таким чином, що відображає компанію чи проект.
Текст включає назву вашої компанії, адресу та логотип, назву пропозиції, термін її дії та кого надіслатиме пропозиція.

Наведені нижче приклади розроблені комунальними службами чи державними органами, пов’язаними з Державним департаментом водних ресурсів. Усі вони охоплювали заявки на виплати грантів на охорону води чи проекти відновлення. Як бачите, вони сильно відрізняються один від одного. Кожен має свої сильні та слабкі сторони.

Перший приклад із міста Нагір’я досить добре викладений і містить більшість необхідної інформації. Однак це не дуже привабливо, оскільки чорно-білий логотип Upland є єдиною графікою. Це може отримати користь від зближення всього тексту, тому по краях буде більше пробілу. Логотип та друге текстове поле можна було б перенести трохи ближче до назви міста, тому вони утворюють велику групу. Також потрібна дата подання, яку я додав би в кінці другого текстового поля.

Другий приклад, з округу Ріверсайд, який контролює повені, використовує в якості графіки більш барвистий логотип округу - добре розміщений і збільшений. Крихітним текстом угорі праворуч є дата подання пропозиції. Перше основне текстове поле виглядає трохи незручно, коли рядок коротких років слідує за довгим рядком програми гранту, а потім знову за короткими рядками. Я б змінив це кількома незначними, але ефективними способами:

Перемістіть дату подання трохи нижче слів "ГРАНТОВА ПРОПОЗИЦІЯ" та збільште її розмір. Підніміть обидві лінії, щоб вони були окремою групою від решти. Потім вони стають "заголовком" документа.
У наступному текстовому полі видаліть роки та перемістіть найдовший рядок унизу цієї групи. Потім це стає програмою Департаменту водних ресурсів, якою вона є. Візуально це також робить текстову групу над логотипом схожою (але зворотною) до групи під логотипом. Разом вони створюють логотип.

Третій приклад із меліоративного району 2107 має чудову фотографію затопленої території, безпосередньо пов’язану з проектом, для якого вони вимагають фінансування, але форматування не дуже привабливе. Було б набагато краще, щоб фотографія була трохи меншою та злегка обрамленою, а текст більшим, розміщений трохи ближче до фотографії. Дата може залишитися невеликою. Щоб виглядати збалансовано, пробіли у верхній і нижній частині сторінки повинні бути більшими, ніж проміжки між текстом і фотографією.

Зверніть увагу на спільне у всіх трьох:

Текст із зазначенням, що це за документ (Пропозиція 13, фінансування, заявка на грант, заявка на грант).
Назва проекту, для якого вони вимагають фінансування.
Назва агенції, що подає заявку (вони самі).

Що спільного у них немає, але бажано:

У двох є дати.
Двоє мають логотипи.
Тільки округ Ріверсайд перелічує агентство, якому подається грант.

Три зразки фактичних титульних сторінок. Усі заявки на отримання грантів від державних установ на водні проекти (отже, є суспільним надбанням).

Сусетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0

Бажані елементи на титульній сторінці

Три зразки титульних сторінок, показані вище, містять деякі з цих елементів, але жоден з них не містить усіх. Найближче знаходиться округ Ріверсайд.

Елемент	Підгірки	Прибережна	Район 2107
Тип документа	х	х	х
Назва проекту	х	х	х
			х
Надіслати на ім’я		х
Подати від імені	х	х	х
Логотип відправника	х	х
Дата подання		х	х

Розробка титульної сторінки

Якщо ви пишете багато пропозицій (або звітів), що вимагають титульних сторінок, це завжди допомагає встановити режим дизайну. Ось порядок, який я пропоную:

Перевірте RFP на вимоги до титульної сторінки.
Виберіть текст.
Виберіть графіку, що відповідає типу пропозиції (включаючи логотип). Титульна сторінка та зміст пропозиції повинні збігатися, оскільки обкладинка - це вступ до змісту. Якщо пропозиція стосується проекту, що проводить аудит води, розмістіть на титульній сторінці фотографію, на якій хтось проводить тест на рівномірність зрошення, спостерігає за спринклерами з буфером обміну в руках або щось, що відображає характер пропозиції. Не ставте фото, на якому ви розмовляєте з групою людей, хоча це може виглядати непогано, якщо цього навику не вимагають.
Виберіть колірну схему, яка відповідає або логотипу, або кольорам на головній фотографії.
Розробіть базовий макет. Додайте кольорову схему, потім текстові поля та текст, потім графіку та будь-який текст, що супроводжує їх.
Змінюйте графіку та текстові поля навколо, експериментуючи з різними місцями та лінійками, поки вся обкладинка не стане точно такою, як ви цього хочете.
У якийсь момент у вас з’явиться обкладинка, яка, на вашу думку, є приголомшливою. Якщо так, перетворіть його у шаблон, коли зберігаєте, щоб ви могли використовувати його знову з іншими пропозиціями.

Загальний формат титульної сторінки вгорі - одна з трьох смуг, кожна збільшується в глибину, а важша - внизу. Зверху - смужка зеленого та синього кольорів, що представляє кольори навколишнього середовища та води. На другому місці в центрі вказана назва проекту з фотографією, що ілюструє тип посібника, який слід написати, і відповідні навички, перелічені поруч з ним. Це ставить проект та мою кваліфікацію до нього в найбільш центральне, привертає увагу. Нижня смуга складається з блоку тексту, що складається з деталей подання: Моя компанія та адреса, їх компанія та адреса та дата подання. Око, природно, рухається праворуч до маленького, що відповідає зеленому елементу «логотипу», несвідомо пов’язуючи їх у широку нижню смугу.Пробіли між смугами врівноважують один одного і роблять обкладинку виглядає «чистою».

Аналіз таких титульних сторінок дійсно може потренувати ваше око. Коли ви розробляєте та аналізуєте один із своїх, це може бути страшно перші кілька разів. Але процес стане цікавішим, коли ви розслабитесь, станете креативнішими та почнете бачити результати.

Щоб обійти страшне, іноді допомагає скористатися шаблоном, зробленим кимось іншим - вашим програмним забезпеченням чи Інтернетом, - або пропозицією, яка охоплює когось іншого до вашого приходу.

Спочатку я поставив кольори та центральну лінію як орієнтир. Потім додано заголовок пропозиції, потім адреси та фото логотипу.

Я закінчив з фотографією, обраною для представлення проекту, разом із деякими відповідними навичками. Потім переміщайте предмети злегка в сторони та вгору та вниз, щоб знайти найкращий баланс.

Сусетт Хорспул, CC-BY-SA 3.0 (обидва)

Шаблон титульної сторінки

Якщо ви вирішили спробувати використати шаблон, знайдіть колекцію у своєму програмному забезпеченні або в Інтернеті та перегляньте пару шаблонів, схожих на ваш бізнес. Маючи на увазі вже встановлені вами компоненти дизайну (кольори, текст, графіка), почніть замінювати об’єкти в одному із шаблонів вашим власним матеріалом і дивіться, що станеться. Коли ви будете робити те саме з іншими, ви, мабуть, виявите, що один вирізняється набагато кращим за інших.

Тоді, якщо ти схожий на мене, ти, мабуть, побачиш кілька змін, які хочеш внести в ту, яка тобі найбільше подобається. Ви внесете зміни і побачите інше. Перш ніж ви це зрозумієте, ви зробите цей шаблон своїм. Не забудьте зберегти його в окремому місці, щоб його було легко знайти знову. Після того, як ви зробите шаблон, надалі буде набагато простіше створювати титульні сторінки, використовуючи той самий макет.

Майте на увазі, що, хоча титульна сторінка дає перше враження, це не єдине враження. Хороший оцінювач також подивиться його на вміст, тому не варто сильно хвилюватися, чи буде ваша обкладинка достатньо доброю чи ні. Занадто багато ладів може перешкоджати творчості.

Цей підручник показує, як створити базовий дизайн за допомогою Microsoft Publisher - простого і більш ніж адекватного програмного забезпечення. Іншими програмами, якими ви можете скористатися, є Word або InDesign (Mac). Я розробив обкладинки вище, змінивши шаблон у InDesign. Я насправді віддаю перевагу Publisher, але він не працюватиме на Mac.