Дістатися до Карнегі-Холу: потренуватися у вирішенні проблем

Карнегі-Холл у Нью-Йорку

Модель категорії проблем від FJG

Майже все, що ми робимо в житті, - це вирішення проблем та прийняття рішень. Я маю на увазі, подумайте над цим на секунду. Ми постійно розглядаємо якусь проблему і вирішуємо, як з нею боротися. Багато своїх рішень ми приймаємо в стресі і мало часу, щоб добре обміркувати це. Отже, ми негайно шукаємо рішення, яке працювало раніше. Але такий підхід знову і знову затримує нас у колі вирішення однієї і тієї ж проблеми одним і тим же рішенням. Але що, якщо характер проблеми зміниться? Одне рішення неминуче втратить ефект, і це відбудеться в найгірший час. Тому корисно використовувати організований метод, щоб зрозуміти проблему та врешті-решт її вирішити. Перше, що нам потрібно зробити, це визначити, в чому проблема.

Визначте та сформулюйте проблему

У 7 звичках ефективних людей 5-а звичка Стівена Р. Кові: „ Шукай спочатку, щоб зрозуміти”. Розуміння проблеми має вирішальне значення, оскільки воно просто дозволяє нам знати, що нам потрібно вирішити. Багато з нас витрачають дорогоцінний час на вирішення неправильної проблеми. Дуже мало хто з нас може дозволити собі таку втрату часу. Тож хорошим способом почати є використання простого контрольного списку, де можна задати короткі, але проникливі запитання.

З яким типом проблеми ми стикаємось?
Що ви бачите або відчуваєте, що змушує вас думати, що проблема?
Чи є прояви проблеми, на які я можу вказати?
Коли і як це відбувається?
Де і з ким це відбувається?
Чому це відбувається?

Виходячи з вищезазначених питань, потрібно підготувати постановку проблеми, яка послужить відправною точкою для вдосконаленого розуміння та цілеспрямованого аналізу вирішення проблем. Прикладом простого, але ефективного формату постановки проблеми є 5 Вт: хто, що, де, коли і чому. Таке твердження прив'язує проблему, і її рамки, хоч часом і примітивні, можуть розширити наше розуміння проблеми.

Класифікація проблеми

Роздвоєність контролю - це ключове філософсько-психологічне поняття. Це інструмент вирішення проблем, який визначає, яким чином потрібно успішно реагувати на життєві виклики. Спочатку ви визначаєте елементи ситуації, які ви можете контролювати. Потім елементи, якими ти не можеш керувати, але на які ти можеш впливати. І нарешті, людина ідентифікує і речі, які не може ні контролювати, ні впливати, змушуючи адаптуватися відповідно. Подібним чином проблеми слід розглядати в перспективі, щоб зрозуміти, що можна, а чого не можна досягти. Це дозволяє зосередити енергію та зусилля там, де вони матимуть найбільший вплив.

Один із способів зробити це - використовувати модель проблемних категорій, створену автором, для класифікації проблеми, з якою стикаються взаємозв’язок впливу та важливості.

Модель показує чотири квадранти категорії та дві осі. Вісь y, яка демонструє вплив ступеня (від низького до високого) на проблему, і вісь x, яка показує ступінь важливості та / або рівень пріоритету. Кожен квадрант - це категорія, до якої потрапляє проблема, залежно від рівня впливу та важливості проблеми.

Категорія I - Ігнорувати. У цьому квадранті проблема мало важлива, і ми не хочемо витрачати на неї багато енергії. Тому в найближчому майбутньому його ігнорують, фактично подаючи як холодну справу.

Категорія II - урожай. Цей тип проблем можна, якщо дозволить час, проаналізувати та вирішити, якщо проблеми з вищим пріоритетом не з’являються. Проблеми в цьому квадранті повинні бути активними, переглядатися та вирішуватися, коли це можливо. Проблема полягає в тому, що якщо їх занадто довго ігнорувати, вони накопичуються і своєю масою та швидкістю стають більшими проблемами, які можуть перешкоджати прогресу у великих масштабах.

Категорія III - "Вирішити". Це надзвичайно важливі / пріоритетні проблеми, які ми можемо і маємо вирішити. У такому випадку людина чи організація володіють необхідними навичками для ефективного вирішення проблеми.

Категорія IV - Управління. Будуть проблеми, які критично важливі для вирішення, але настільки складні та динамічні, що для їх вирішення потрібен час.

Працюємо над рішенням

Тепер, коли ми сформулювали проблему та класифікували проблему, настав час розпочати визначення напрямків дій (COA) для її вирішення. Оскільки ми розглядаємо найкращий спосіб дій, слід врахувати наступні моменти:

Яке сертифікат автентичності найімовірніше вирішить проблему в довгостроковій перспективі?
Яке підтвердження автентичності є найбільш здійсненним, прийнятним та придатним для виконання зараз?
Який ризик пов’язаний із кожним сертифікатом автентичності?

На цьому етапі корисно зрозуміти, як керівник може найкраще спілкуватися зі своєю командою та довіреними радниками, щоб отримати зворотній зв’язок та створити набір рішень для певної проблеми. Три способи, які можуть призвести до ефективного зворотного зв’язку та розвитку сертифікації справ, - це мозковий штурм, адвокація та розслідування.

Ми всі розуміємо, як мозковий штурм збирає якомога більше ідей, а потім проводить їх скринінг, щоб знайти найкращу ідею. Це найкраще працює, коли ви об’єднуєте групу однолітків, яким зручно висувати ідеї для плювання без присутності вищих керівників для винесення реальних або сприйманих суджень. Ще два шляхи - це адвокація та розслідування.

Під час адвокації кожен член прямо висловлює свою думку. Незважаючи на те, що це дозволяє всім гравцям знати, яка позиція інших, це не дає великого розуміння, оскільки є мало запитань щодо позиції один одного. Цей процес, якщо його не ретельно контролювати, може призвести до повного захисту однієї конкретної позиції, оскільки може скластися враження, що призначений керівник групи просуває свій порядок денний і хоче підключити тих, хто в команді виступає проти пропозиції.

З іншого боку, розслідування намагається створити більш рівні умови, використовуючи запитання для виведення інформації про проблему. Це дозволяє кожному кинути виклик проблемі за допомогою своїх відповідей на питання. Цей метод може дозволити більше брати участь, оскільки він прагне створити атмосферу обміну та діалогу.

Останнім методом можна назвати гібридний. Тут лідер поєднує найкращі аспекти адвокації та дослідження дискурсу вирішення проблем.

Відповідь на Постановку проблеми

Раніше ми говорили про створення заяви про проблему, щоб дозволити нам розпочати аналіз, який відкрив двері для створення напрямів дій щодо нашої проблеми. Тепер нам потрібно розробити процедуру реагування на нашу заяву про проблему. Одним із корисних способів є рекомендація цього автора із семи кроків.

Повторіть проблему. Це останній час, щоб забезпечити вирішення правильної проблеми.
Точка відліку; де ми були.
Бажана кінцева точка на основі напрямків дій. Може бути більше одного.
Чому нам було важливо вирішити проблему? Яка теорія підкреслювала проблему?
Про що нам говорили дані? Які показники вказували на наші висновки?
Наведемо лише фактичний аналіз. Ніколи не згинайте дані, щоб висловити необ'єктивну думку. Нехай дані говорять самі за себе.
Складіть рекомендацію.

Спостерігати – орієнтуватися – вирішувати – діяти

До цього моменту нам потрібно зробити останню справу відповідно до циклу циклу OODA Джона Бойда, спостерігати – орієнтуватися – приймати – діяти ; нам потрібно діяти - приймати рішення. Мета - сміливе, добре інформоване рішення. Однак бувають випадки, коли рішення потрібно до того, як надійде вся потрібна інформація. Рішення має вирішальне значення, оскільки ніщо не може бути гіршим, ніж запізнення.

З точки зору пілотів, літак не літає сам. Командуючий пілот повинен літати на літаку і ніколи не може прийняти його пасажира, тому він / вона викликає небезпеку. Візьміть командування і контроль і будьте рішучими. Це фундаментальна здатність успішного лідера.

Маючи на увазі свій план дій, потрібно пам’ятати про деякі важливі речі.

Уважно продумайте, які показники ви очікуєте почати бачити. "Як буде виглядати ситуація, коли ми вирішимо проблему?"
Які кроки слід вжити для впровадження найкращої альтернативи у прийнятні терміни. Час рідко буває другом.
Як ви будете контролювати виконання плану?
Які ресурси вам знадобляться?
Хто відповідає і чи мають вони необхідні повноваження?
Спілкуйся, спілкуйся та спілкуйся.
Не забувайте, завжди є що робити. Потрібно бути пильним. Зверніть увагу на такі проблеми, як заняття в дитячому садку, і ніщо не вразить вас.

Зрештою, лідер повинен отримати результати. Якщо хтось хоче залученої та керованої результатами команди, бачення, керівництво та мотивація повинні відповідати виклику. Це дозволяє членам команди в організації втілювати лідерство як кількісно, так і якісно, де всі зосереджені на результатах, одночасно розуміючи та максимізуючи міжособистісні навички. Отже, нехай проблеми приходять, боріться за їх вирішення та вдосконалюйтесь у цьому кожен день. Пам’ятайте, нам потрібно потренуватися, щоб дістатися до Карнегі-Холла.