Золоті правила організації офісу

Організований офіс означає організований розум. Читайте далі, щоб дізнатися чудові організаційні поради.

Canva.com

Можливо, ми зменшили обсяг паперу, яким обробляємо, але це не полегшило обгрунтування всіх конкуруючих вимог нашого часу. Насправді це складніше, оскільки "оформлення документів" надходить у стільки різних форматів. Однак якщо ви хочете організувати свою роботу, золоті правила все одно діють.

Золоті правила організації вашої роботи

1. Обробляйте кожен папірець, електронне повідомлення чи телефонне повідомлення лише один раз
2. Закінчивши це, зафіксуйте його у відповідному місці.
3. Коли це буде повністю закінчено, смійте його або заархівуйте.

Звичайно, у реальному житті часто важко досягти цих цілей. Але лише намагаючись дотримуватися правил, ви значно полегшите своє життя.

Золоте правило: обробляйте кожен предмет лише один раз

Коли ви зайняті, спокусливо відкласти рахунок або що завгодно в сторону і сказати, що "дійдете до нього пізніше". Реальність така, ви вже на це дивитесь, значить, вас уже перебили. Зробити щось із цим, ніж закрити чи відкласти, буде більш ефективно за часом.

Я знаю, ви скажете: "але я повинен піти в банк / потрапити в Інтернет / піти на пошту, щоб сплатити цей рахунок, і я не можу цього зробити зараз". Я це розумію, але ідея полягає в тому, щоб якнайдалі досягти цієї мети, навіть якщо це лише крихітний крок.

Варіант 1 - зробіть невеликий крок вперед

Скажімо, вам потрібно піти на пошту, щоб оплатити цей рахунок. У такому випадку покладіть рахунок у гаманець, тож, коли ви наступного разу вийдете за покупками, ви не зможете його забути. Або якщо вам потрібно зайти в Інтернет, покладіть рахунок до комп’ютера. Можливо, у вас є лоток для подання запитів, що потрібно зробити, або, можливо, ви просто покладете рахунок на клавіатуру, щоб ви не могли пропустити його наступного разу, коли увійдете в систему. Якщо це електронний лист або повідомлення, перемістіть його в папку "зробити" або додайте нагадування.

Варіант 2 - делегат

Якщо хто - то повинен зробити що - то з цим документом, це безперечно варто приймаючи кілька хвилин, щоб подзвонити або по електронній пошті, що людина відразу ж , незалежно від того, наскільки ви зайняті. Це означає, що поки ви зайняті, інша людина вже працює над проблемою - прогрес досягається.

Порада!

Після того, як ви закінчите з документом, не залишайте його там, де його взяли: увійдіть у звичку негайно прибирати його на належне місце.

Що робити, якщо у вас немає "належного місця"

Якщо у вас немає «належного місця», то організуйте щось зараз! Вам потрібно "належне місце" для предметів, з якими ви закінчили, і належне місце для предметів, з якими вам все одно доведеться діяти.

Це може бути настільки просто, як файл концертини (великий картоновий файл з декількома прорізами, або по одному на кожну літеру алфавіту, або з мітками, які ви можете вирішити самі). Навіть якщо все, що ви можете впоратись, - це картонна коробка з написом "купюри", інша з написом "податок", переконайтеся, що у вас щось є.

Порада!

Пам’ятайте, іноді «належним місцем» є смітник для сміття. Не потрібно все зберігати!

Вам не потрібно зберігати побутові рахунки

Якщо ви не ведете бізнес з дому і не потребуєте вимагати податку, вам не потрібно назавжди зберігати рахунки в побуті. Рахунки за електроенергію, газ та телефон можна викинути, як тільки ви отримаєте рахунок за наступний місяць, і ви побачите, що вони отримали ваш платіж. Єдина причина утримувати рахунки за комунальні послуги - це якщо ви хочете стежити за використанням, і багато постачальників тепер можуть надавати вам цю інформацію в Інтернеті чи на будь-який запит.

Якщо ви вважаєте, що найближчим часом можете подати заявку на позику, зберігайте банківські виписки протягом шести місяців, оскільки банк може вимагати передрукувати їх для вас. В іншому випадку, коли ви перевірили виписку і переконаєтесь, що вона правильна, зберігати її не варто, якщо вона вам не потрібна для податківців. Те саме може стосуватися і платіжних листків - перевірте місцеві податкові норми.

Архівування

Коли ви закінчили з документами, але їх потрібно зберігати, найбільш економічним методом є конверти.

Великі конверти займають набагато менше місця, ніж картонні папки чи підшивки, тому вони є найбільш економічним способом зберігання документів, які доводиться зберігати, але рідко на них потрібно дивитись. Вони також дешеві! Ви можете зберігати свої конверти у старій валізі або в декоративній коробці для зберігання від канцелярського приладдя.

Закінчивши будь-який проект, покладіть все в конверт. Позначте конверт із темою та датою гарним великим письмом, щільною ручкою. Прикладом може бути подання заявки на іпотечний кредит - як тільки ви зробите всі документи, швидше за все більше ніколи не подивитесь на документи, ви просто заплатите розстрочку. Тож покладіть усі листи адвокатів та банківські документи в конверт і приберіть у безпечне місце.

Громіздкі папки займають занадто багато місця

А як щодо податків?

Те саме стосується податку. Вам доведеться зберігати інформацію про свій річний податок протягом декількох років (перевіряйте свої місцеві вимоги), але ви, мабуть, більше ніколи не переглянете їх, якщо не пройдете аудит. Покладіть щорічний податок в окремий конверт, позначте його та приберіть.

Якщо ви будете слідувати цій процедурі, вам не знадобиться велика кількість місця для зберігання ваших активних документів, що полегшить порядок та зберігання нових речей.

Порада!

Візьміть за звичку переглядати файли в кінці кожного фінансового року.

Щороку зачищайте всі документи, які вам не знадобляться в новому році, - або обволікайте їх, і складайте на зберігання, або сміттєві коробки. Зробіть те ж саме для свого комп’ютера.

Документи буде легше подавати та знаходити, а "активна" подача не займе багато місця.

Відсортовано!