Робота з поштою: ocr nvq диплом 3 рівня з бізнесу та адміністрування

Вступ:

Цей підрозділ є необов’язковим підрозділом групи В на рівні 2 із загальною сумою трьох кредитів. Цей блок допомагає кандидату зобразити свої навички роботи з поштовими службами. Кандидати будуть добре знати, як дотримуватися процедур безпеки та безпеки під час роботи з внутрішньою та зовнішньою поштою, як вхідною, так і вихідною, та причиною, з якою вона повинна бути оброблена. Вони будуть добре знати різні доступні послуги, чому ці послуги потрібні та як ними користуються. Вони будуть знати, як вибрати конкретні послуги залежно від потреб та пріоритетів, розрахувати поштові витрати, вирішити проблеми, дотримуватися процедур та повідомляти про помилки та проблеми.

Також було включено особисту заяву для цього підрозділу!

1.1 / 2 Яка мета процедур безпеки для обробки пошти чи пакетів?

Пошта може мати конфіденційну інформацію. Він може містити особисту інформацію про працівників або містити комерційну таємницю, таку як імена клієнтів та конфіденційна інформація щодо бізнесу, клієнтів та клієнтів. Пошту та пакунки також слід перевіряти на підозрілі функції. Тож процедур безпеки доведеться дотримуватися.

Наприклад, коли ми отримуємо пошту чи посилки з дивних адрес або у підозрілих формах, формах чи розмірах, слід дотримуватися процедур безпеки та повідомляти їх керівнику офісу.

2.1 Чому ви повинні розповсюджувати / відправляти пошту правильному одержувачу у встановлені терміни?

Пошту завжди слід надсилати або розповсюджувати правильному одержувачу, оскільки це може бути важливою та конфіденційною інформацією, яку не слід розголошувати іншим. Їх також слід розподіляти вчасно, щоб завдання, зазначене в електронному листі, було виконано у зазначений часовий проміжок та дотримано дедлайн, щоб ми уникнули скарг чи інших серйозних проблем.

2.2 Яка організаційна структура та імена, ролі та місцезнаходження людей та команд?

Я не публікував тут своїх відповідей, оскільки це конфіденційна інформація. Ви можете скласти блок-схему для вашої організації або зняти веб-сайт вашої організації, якщо у вас є. Почніть з керівника вашого підрозділу, а потім розподіліться до різних команд та менеджерів і, нарешті, закінчте з членами вашої команди. Для чіткого портрета обов’язково згадайте ім’я, посаду та місцезнаходження кожної людини.

Сподіваюся, це допомагає!

2.3 Які внутрішні та зовнішні поштові послуги доступні для організацій?

Доступні внутрішні поштові послуги призначені для розповсюдження пошти в офісах та відділах ______________________ (видалено з метою конфіденційності) . Вони збираються та доставляються щодня.

Зовнішня пошта надсилається через ___________________ (видаляється з метою конфіденційності) . Зовнішні поштові служби використовуються, коли пошта може або не охоплює внутрішні критерії поштових служб. Наприклад, там, де пошта повинна бути доставлена клієнтам або іншим компаніям, або поза кореспонденцією округу. Він також доставляється та збирається щодня.

2.4 Вкажіть причини вибору внутрішніх та зовнішніх поштових служб

Зовнішні поштові послуги вибираються там, де доставка здійснюється за межами округу, а також для інших компаній чи клієнтів. Це будуть території, які не підпадають під ___________________ (вилучені з метою конфіденційності) офісні площі.

Внутрішня пошта використовується там, де потрібно здійснювати доставку в офіси чи відділи, що підпадають під ____________________ (видаляється з метою конфіденційності) . Внутрішня пошта економить час і гроші. Отже, будь-яка пошта, яку можна надіслати внутрішньою поштою, надсилається цим способом, а лише решта надсилається через зовнішню поштову систему.

2.5 Які методи ви використовуєте для розрахунку поштових витрат?

Публікацію слід сортувати відповідно до терміновості та важливості як перший або другий клас. Будь-які закордонні посади потрібно розібрати. Потрібно знати поштові збори за пошту різного розміру, а також про поштові збори за масові поштові відправлення. Поштові служби можуть дати знижку на масову пошту, і вона може застосовуватися лише за умови попереднього сортування пошти.

Якщо нам потрібно відправити відправлення та гарантувати, що вона буде доставлена на наступний робочий день або в той же день, або якщо пошту потрібно відправляти із записаною доставкою, ми повинні шукати поштові збори та часові рамки, протягом яких пошта повинна бути надіслана надіслано та надіслано відповідно.

2.6 Які проблеми можуть виникнути із вхідною та вихідною поштою та як із ними боротися?

Основні проблеми, які можуть виникнути, - затримки, відсутність доставки та підозріла пошта. Щоб уникнути затримок, ми повинні надіслати пошту в потрібний час із правильною поштою. Щоб уникнути пропуску важливого документа, його можна доставити зафіксованою доставкою, що дозволяє відстежувати доставку. З будь-якою підозрілою поштою або пакунком слід поводитись максимально обережно та повідомляти відповідній відповідальній особі.