Він сказав, вона сказала: хто говорить правду під час розслідування на робочому місці?

HR-розслідування, щоб з’ясувати, хто бреше

Це поширена проблема на робочому місці: один працівник подає скаргу на іншого працівника, стверджуючи про певні порушення, наприклад, сексуальні домагання. Роботодавець повинен негайно вжити коригувальних заходів, щоб уникнути відповідальності. Хтось із відділу кадрів роботодавця повинен провести розслідування, щоб з’ясувати, що насправді сталося та чи є підстави для дисципліни. Працівник відділу кадрів опитує кожного з працівників, щоб зрозуміти обидві сторони історії. Інших свідків інциденту немає, і обвинувачений працівник рішуче заперечує, що щось сталося. То що тепер?

Професіонал у галузі людських ресурсів може вважати, що ще мало чого можна зробити, зіткнувшись із сценарієм "він сказав, вона сказала", як описаний вище. Ніколи не є гарною ідеєю застосовувати дисциплінарні стягнення до обвинуваченого працівника без вагомих доказів вини. Але якщо працівник дійсно зробив щось не так, закривши розслідування як безрезультатне та не вживаючи подальших дій, роботодавець ризикує отримати відповідальність за вороже робоче середовище. Уникайте потрапляння в цю скрутну ситуацію, вивчаючи кілька основних прийомів розслідування. Роботодавець, який проводить ефективне розслідування на робочому місці, зможе краще визначити, хто говорить правду, а хто бреше.

Крок 1: Збір інформації

Основною метою розслідування є визначення обґрунтованості скарги, щоб роботодавець міг обмежити свою відповідальність, припинивши неадекватну поведінку на робочому місці. Слідчий повинен розпочати зі створення переліку питань, що підлягають дослідженню, відповідних документів та іншої інформації, що підлягає перегляду, та осіб, з якими слід провести співбесіду. Цей список може бути розширений пізніше у міру розкриття нової інформації.

Далі зберіть відповідні документи та записи. Поміркуйте, яка інформація може мати значення для конкретних тверджень скарги. Якщо скаржник стверджує, що щось конкретне сталося в певному місці та в той час, чи є якісь документи, які могли б розмістити обвинуваченого працівника в цьому місці в ту годину? Якщо є контрольований доступ до певних районів робочого місця, можуть бути записи безпеки, що показують, коли люди входили та виходили з цієї зони. (Такі записи також можуть бути корисними для встановлення присутності потенційних свідків.)

Інші відповідні ділові записи можуть включати телефонні чи комп’ютерні журнали, розклади, стрічки безпеки та звіти про витрати. Слідчий також повинен переглянути кадрові справи як скаржника, так і обвинуваченого, будь-які записки, які ведуть керівники працівників, відповідні політики та процедури компанії, записи попередніх скарг та будь-яку документацію щодо передбачуваного інциденту, наприклад письмові заяви свідків., якщо доступно.

Перегляньте ці матеріали, перш ніж розмовляти з будь-якими працівниками, оскільки попереднє знання того, що сказано в документах, допомагає визначити, коли свідок бреше, і використовуйте їх для підготовки запитань для співбесіди.

Атрибути хорошого слідчого

Безсторонність як у дійсності, так і у сприйнятті працівника, який скаржиться, обвинуваченого та будь-яких інших працівників, які можуть бути залучені до розслідування.
Здатність бути об’єктивним і стримувати судження, поки не з’являться всі факти.
Розсудливість та здатність зберігати конфіденційність для збереження цілісності розслідування.
Знання чинного законодавства та політики компанії.
Хороші навички слухання.
Здатність оцінювати докази.
Хтось, хто міг би стати хорошим свідком, якщо його покличуть свідчити про слідство та висновки.

Крок 2: Опитування свідків

Є два свідки, з якими завжди потрібно взяти інтерв’ю: працівник, який скаржиться, та обвинувачений. Незалежно від того, яким чином скаржник раніше подавав скаргу, слідчому важливо провести офіційну співбесіду в рамках розслідування. Попросіть працівника описати, що сталося, але не пропонуйте жодних фактів чи висновків. Слідчий також повинен спроектувати неупередженість і довести, що роботодавець сприймає скаргу серйозно.

Також критично важливо отримати версію подій обвинуваченого. Почніть із загальних питань («Чи бачили ви на роботі в п’ятницю?», «Про що ви в цей день говорили вдвох?») І далі з більш конкретних питань. Якщо працівник стверджує, що інший бреше, вивчіть можливі мотиви неправдивого твердження. Оскільки правда завжди лежить десь посередині, вивчіть можливі помилкові тлумачення.

У більшості випадків недостатньо розмовляти лише зі скаржником та обвинуваченим, особливо якщо їхні історії широко розходяться. Іншими потенційними свідками є особи, ідентифіковані під час перегляду документів, особи, визначені кожною із сторін такими, що мають знання, керівники сторін та колеги. Цей список може розширюватися на основі інформації, отриманої під час ранніх співбесід.

Як опитувати свідків під час розслідування на робочому місці:

Робіть нотатки.
Задавайте відкриті питання, а не ті, на які потрібна відповідь «так» чи «ні».
Запам’ятайте п’ять запитань, щоб дізнатися про факти: хто, що, де, коли, як.
Диференціюйте безпосередні спостереження свідків та чутки.
Якщо свідок повторює чутки, дізнайтеся джерело інформації. Це відбулося від скаржника, обвинуваченого чи когось іншого, чи воно ґрунтується лише на чутках та натяках?
Не приймайте висновків, що відповідають вимогам, як відповіді, копайте "чому".
Задавайте подальші запитання.
Задавайте запитання, щоб підтвердити або спростувати іншу інформацію чи свідків, - але не розкривайте джерел.
Запитайте, чи є якісь підтверджуючі документи чи хтось інший, що має відповідну інформацію.
Вичерпайте всі шляхи розслідування.
Залишайтеся нейтральними.
Спостерігайте за фізичними та словесними реакціями.

Крок 3: Документація розслідування

Бажано, щоб на співбесіду був присутній другий керівник, щоб підтримати слідчого та зробити детальні нотатки. Нотатки не повинні бути дослівними, але вони повинні охоплювати суть того, що сказав свідок. Наявність другої особи, яка зможе це зробити, дозволяє слідчому зосередитися на питанні та формулюванні подальших питань. Крім того, друга людина допомагає уникнути іншого сценарію, "за його словами, вона сказала", якщо згодом свідки змінять свої історії. Цей "мовчазний свідок" повинен мати репутацію надійності та належної уваги до деталей.

Крок 4: Визначення довіри

За відсутності очевидців, вирішення скарги на робочому місці часто залежить від рішення слідчого щодо того, яка сторона, обвинувач чи скаржник, є більш достовірною. Проводячи ретельний огляд доказів із використанням хороших методів розслідування, слідчий повинен бути в кращому положенні для такого визначення.

Визначаючи, кому вірити, враховуйте:

Якість доказів: факти кращі за висновки; прямі докази кращі за чутки. Враховуйте відстань і час. Чи був свідок занадто далеко, щоб мати чіткий погляд? Як давно відбувалися події? Розповідь свідка повинна залишатися внутрішньо узгодженою. Будь-які розбіжності свідчать про те, що свідок може бути менш правдивим.
Чи є підтверджуючі докази: За відсутності прямих доказів перевага побічних доказів може завести справу проти однієї або іншої сторони. Поміркуйте, чи відповідає розповідь свідка документації. Якщо свідків самого інциденту немає, подивіться на власні повідомлення про поведінку сторін безпосередньо до або після зазначеного часу. Одночасне спостереження скаржника, який плакав незабаром після того, як нібито стався інцидент, підтверджує висновок про те, що сталося щось погане. Чи є дані про подібні випадки в минулому? Це може встановити закономірність або практику. Нарешті, подумайте, чи мають бути підтверджуючі докази, що підтверджують розповідь свідка. Якщо свідок стверджує, що хтось телефонував, чи є запис про дзвінок? Там повинно бути. Якщо ні, розумно припустити, що дзвінка не було.
Інтереси свідків: Чи є у когось мотив брехати? Хтось, хто не бере участі в результаті, може бути більш надійним, ніж той, хто має щось виграти чи програти. Заяви щодо відсотків також можуть бути більш достовірними; можна з упевненістю припустити, що люди не говорять щось, щоб змусити себе виглядати погано, якщо це не відповідає дійсності.

Все ще не впевнені?

Іноді, незважаючи на найкращі методи розслідування, висновки слідчого справді є безрезультатними. Це не означає, що роботодавець не працює. Як мінімум, роботодавець повинен повторити свою політику та шукати можливості для перенавчання робочої сили, щоб запобігти майбутнім порушенням.

Додаткові ресурси:

Контрольний список для роботодавців перед звільненням працівників

Контрольний список роботодавця для оцінки потенційного юридичного впливу перед звільненням працівника. Знизьте ризик судових розглядів щодо незаконного звільнення, попередньо виявляючи та вирішуючи юридичні ризики звільнення працівників перед тим, як вжити заходів.
Стратегії уникнення позовів про

помсту працівникам Повідомлення про помсту працівників зростають. Дізнайтеся, що означає незаконну помсту та що можуть роботодавці, щоб уникнути відповідальності.