Як доручити зайняту роботу працівникам

Існує величезна різноманітність напруженої роботи, яку можна доручити працівникові.

Геральт, Public Domain, через Pixabay

Як керівник, іноді вам може знадобитися доручити зайняту роботу працівникам. То що саме - зайнята робота? В основному це робота, спрямована на зайняття працівника, що може не мати прямого впливу на організацію. Однак є спосіб, коли напружена робота може виявитись корисною для працівника та організації, навіть якщо вона покликана наповнити час тим, що вважається безглуздою роботою.

Ця стаття висвітлює, чому зайнята робота може бути корисною, потенційні підводні камені та типи зайнятості. Я також переживаю свій особистий досвід із напруженою роботою.

Плюси зайнятої роботи

При призначенні працівника зайнятою роботою є кілька переваг:

Може звільнити вас для інших, більш важливих справ. В основному, якщо вам потрібно залишитися наодинці, щоб виконати критичний проект, з яким працівник не може насправді допомогти, напружена робота може змусити їх відволікатися, щоб ви виконали необхідну роботу.
Може покращити знання або навички працівника. Це може бути можливість покращити здібності працівника, навіть якщо це елементарна майстерність. Співробітник може навіть дізнатися щось нове, що може принести користь організації в майбутньому.
Можливо, буде виявлена можлива прихована проблема або кращий спосіб зробити щось. Виконуючи роботу, працівник бачить проблему і звертає її до вашої уваги, або, як вони виявляють, є кращий спосіб виконати інше завдання.

Наявність великої кількості файлів для впорядкування може бути великим видом напруженої роботи, але може бути і нудною справою.

Автор myrfa, Public Domain, через Pixabay

Мінуси зайнятої роботи

Є негативи, які потрібно враховувати, коли ви призначите працівника зайнятою роботою:

Працівник може почуватись недооціненим. Якщо працівник застряг у рохканній роботі, яка не приносить реальної вигоди, вони можуть відчувати, що їх не використовують у повній мірі своїх можливостей. Вони можуть втратити інтерес до своєї роботи, а можуть навіть піти через неї.
Це може показати вашій організації, що посада може не знадобитися. Якщо старші керівники спостерігають, що працівникам доручається лише напружена робота, вони можуть відчувати, що ці посади не потрібні, і прагнуть перевести або ліквідувати посади.
Напружена робота може закінчитися стандартною процедурою. Залежно від завдання, це може перетворитися на стандартну процедуру. Це може бути добре, якщо це виявляється корисною, але цілком може бути лише додатковим завданням, яке не має ніякої користі. Люди просто продовжують це робити, тому що, "це завжди робилося таким чином".

Види зайнятої роботи

То яку напружену роботу ви доручаєте своєму працівникові? Добре, що все залежить від типу працівника, з яким ви маєте справу, і від того, що ви хочете досягти, хоча це лише робота, щоб зайняти працівника. Нижче наведено кілька ідей високого рівня.

Навчання. Одним з найкращих способів заповнити час працівника є залучення його до певного навчання. Онлайн-навчання, наприклад, за допомогою LinkedIn Learning, може бути чудовим. Це може бути використано на основі існуючих навичок або нових навичок, якщо працівник бажає перерости в іншу посаду. Підводним каменем цього є те, що працівник може відчути вигорання, тому розподіліть тренінги, які вони проводять.
Зустрічі. Нехай особа відвідує засідання, на які вони зазвичай не ходять, навіть якщо вони взагалі не мають зворотного зв’язку. Вони можуть робити нотатки та повідомляти про те, що дізналися. Вони можуть навіть мати деякі відгуки, які інші не враховували.
Дослідження. Нехай співробітник досліджує щось, що може принести користь організації в майбутньому, або досліджуйте невдалий проект, щоб побачити, як вони ставляться до того, чому він не вдався.
Організуйте. Не має значення, це матеріали на складі, картотека чи файли в базі даних. Завжди є організація, яку потрібно зробити, яка може бути виконана як напружена робота.
Запитайте у них ідей. Ви можете повернути це назад до працівника. Запитайте їх, які завдання вони хотіли виконувати у вільний час, хоч би як це було нестандартно. Це може бути чудовим способом виконати те, що вони хочуть, даючи їм щось робити одночасно.

У таблиці нижче наведені більш конкретні типи напруженої роботи, яку може виконувати працівник, якщо вам потрібні більш конкретні ідеї.

Різні типи зайнятої роботи

Це лише деякі з видів напруженої роботи, які можна доручити працівникові. Подумуючи про більше, я додаю їх до списку.

Сканувати документи	Коректурні документи	Перетворення PDF-файлів у редаговані документи
Дослідження поточних подій, що стосуються Організації	Організуйте канцелярські товари	Моніторинг присутності організації в соціальних мережах
Зверніться до клієнтів для реєстрації	Перевірте контактну інформацію	Тінь Інші працівники
Відвідайте вебінари	Відвідайте збори в інших секціях	Холодні дзвінки
Очистіть офіс	Пройдіть коледжний курс за робочим часом	Навчайте інших працівників

Досвід із зайнятою роботою

Я мав кілька досвідів із напруженою роботою, як доброю, так і поганою, про що я розповів нижче.

Під час спалаху COVID-19 усіх працівників направляли на роботу вдома. У мого персоналу не було багато обов’язків виконувати вдома, однак, це була чудова можливість для працівника пройти онлайн-навчання в тій галузі, яка їх цікавила. Ми говорили про їх прагнення лише за кілька тижнів до цього, тож це було прекрасна можливість тренуватися в цій галузі, навіть якщо це не стосується їх поточного становища.
Працівник більше не міг виконувати призначену їм роль, тому їх було призначено в іншу зону з основним обов’язком сканування документів. Хоча це не було головним пріоритетом і було явно зайнятою роботою, працівник повинен був навчитися їй і мав певні труднощі при виконанні цієї роботи. Однак це було в межах їх службових обов’язків, і з часом вони, як виявилося, переросли в цю роль. Це дало їм роботу, і врешті-решт організація отримала користь.
Коли я прийшов на посаду керівника в область, в якій я раніше працював, якась робота, що виконувалася, була загальноприйнятим стандартним процесом, хоча це було не тоді, коли я востаннє працював там. Однак, очевидно, це було зроблено як напружену роботу лише для того, щоб сказати, що щось робиться. Перший день я припинив процес, незважаючи на роздратування співробітників, які в основному мали на увазі, що так завжди робили. Однак припинення напруженої роботи не мало негативного впливу на організацію.

Зрештою, переконайтесь, що не перевантажуєте працівників занадто напруженою роботою, оскільки вони не можуть виконувати свої регулярні доручені обов’язки.

Автор mrkaushikkashish, Public Domain, через Pixabay

Я хотів би почути, яку напружену роботу ви доручаєте своїм працівникам, щоб я міг включити їх до своєї таблиці. Тож, будь ласка, поділіться в коментарях нижче.