Як бути чудовим менеджером проектів

Ці поради та підказки допоможуть вам стати найкращим менеджером з усіх можливих.

Canva.com

Чудовий менеджер проектів - це той, хто глибоко піклується про розуміння всіх аспектів проекту до того, як він з’явиться на місці, а потім про те, щоб усі були в курсі, працювали разом і були на одній сторінці протягом усього життєвого циклу управління проектами. Елітні менеджери проектів розуміють, що ви можете запобігти сильним болям у серці на пізніх фазах проекту, витрачаючи багато часу на ранніх фазах. У цій статті описано, що робить чудового менеджера проектів.

Як стати чудовим менеджером проектів

Майте чіткий план.
Вмійте спілкуватися з усіма зацікавленими сторонами.
Бути чесним.
Керуйте сферою.
Продовжуйте рухати команду вперед.
Негайно вирішуйте суперечки команди.

1. Майте чіткий план

Наявність надійного плану проекту на початку ваших проектів не гарантує, що проект піде з рейок далі, але це значно зменшить ризик цього. І якщо проект виходить з-під рейок, це дає вам щось відчутне, що ви можете показати своєму шефу, що ілюструє, що ви зробили все, що в ваших силах, щоб тримати справи на шляху.

Незважаючи на те, що план проекту - це дуже живий, дихаючий документ, який і надалі буде змінюватися та пристосовуватись, коли проекти рухатимуться через фази життєвого циклу управління проектами, необхідно, щоб наступні елементи були враховані у вашому проектному плані завчасно і часто оновлювались:

Не просто важливо переконатися, що ви визначили всіх зацікавлених сторін, але ви також повинні керувати отриманим спілкуванням та їхніми очікуваннями протягом усього процесу.

SimpliLearn

2. Умійте спілкуватися з усіма зацікавленими сторонами

Чудовий менеджер проекту повинен піти далі, ніж мати чіткий комунікаційний план, і справді працювати, щоб зрозуміти особистість зацікавлених сторін свого проекту та те, що змушує їх ставити галочку. Деякі зацікавлені сторони можуть оцінити, що ви час від часу заходите до їх офісу та спілкуєтеся особисто про стан проекту, тоді як інші зацікавлені сторони можуть захотіти почути вас, лише якщо щось трапилось. Вам також потрібно взяти до уваги політику в офісі, яка може бути суперечливою між зацікавленими сторонами. Більшість проектних команд включають представників різних функціональних груп, і ці групи часто мають власний порядок денний, над яким вони працюють.

Як отримати вимоги до проекту від зацікавлених сторін проекту

3. Будьте чесними

Перш за все, чудовий менеджер проектів завжди чесний і працює, щоб належним чином встановити очікування, і якщо новини погані, відповідальність покладається на вас. Однак часто можна пом'якшити удар, запропонувавши рішення. Можливо, це не напрямок, який вирішує піти команда, але зацікавлені сторони завжди сприйнятливіші, якщо ви пропонуєте рішення, а не просто опускаєте проблему на коліна. Крім того, чітко викладіть проблему та те, як ви туди прибули, але не працюйте, щоб звинувачувати інших людей. Звинувачення інших людей рідко щось робить, і це лише затримує початок роботи над рішенням.

4. Управління сферою

Після того, як ви попрацюєте з усіма необхідними зацікавленими сторонами, щоб зібрати вимоги щодо роботи, яка буде виконана, підписати ці вимоги, сформувати кошториси та скласти ресурси на основі цих вимог, важливо керувати цим обсягом, щоб запобігти повзучості обсягу. Повзання обсягу є кінцевим руйнівником проектів, і це відбувається, коли зацікавлена сторона продовжує додавати вимоги до проекту після того, як фінансування та ресурси вже забезпечені на основі первинних оцінок. Коли це трапляється, ви можете швидко опинитися в ситуації, коли намагаєтесь виконати більше роботи з однаковою сумою грошей і однаковою кількістю ресурсів за одну і ту ж тривалість, що часто призводить до поганої роботи. Якщо всі підписали вимоги, прописані в проектному плані,тоді керівник проекту має можливість звернутися до зацікавлених сторін, які подають запит про включення додаткових вимог, і кажуть, що якщо вони хочуть, щоб ці вимоги були включені, то їм буде потрібно більше ресурсів і більше часу. У цей момент м'яч розміщується на майданчику зацікавленої сторони, і якщо вони хочуть рухатися вперед, включаючи ці вимоги, на них покладено обов'язок округлити фінансування та продати решту команди проекту за збільшення термінів проекту. Ви ніколи не повинні боятися відштовхуватися. Якщо ви не відхиляєтесь і намагаєтесь додати більше вимог, не додаючи ресурсів та часу, тоді вина за це рішення лягає на вас.тоді їм буде потрібно більше ресурсів і більше часу. У цей момент м'яч розміщується на майданчику зацікавленої сторони, і якщо вони хочуть рухатися вперед, включаючи ці вимоги, на них покладено обов'язок округлити фінансування та продати решту команди проекту за збільшення термінів проекту. Ви ніколи не повинні боятися відштовхуватися. Якщо ви не відхиляєтесь і намагаєтесь додати більше вимог, не додаючи ресурсів та часу, тоді вина за це рішення лягає на вас.тоді їм буде потрібно більше ресурсів і більше часу. У цей момент м'яч розміщується на майданчику зацікавленої сторони, і якщо вони хочуть рухатися вперед, включаючи ці вимоги, на них покладено обов'язок округлити фінансування та продати решту команди проекту за збільшення термінів проекту. Ви ніколи не повинні боятися відштовхуватися. Якщо ви не відхиляєтесь і намагаєтесь додати більше вимог, не додаючи ресурсів та часу, тоді вина за це рішення лягає на вас.t відштовхуватися, і ви намагаєтесь додати більше вимог, не додаючи ресурсів і часу, тоді вина за це рішення лягає на вас.t відштовхуватися, і ви намагаєтесь додати більше вимог, не додаючи ресурсів і часу, тоді вина за це рішення лягає на вас.

Як менеджери проектів можуть використовувати Microsoft OneNote

5. Продовжуйте рухатись командою вперед

Проекти можуть зупинитися, якщо членам команди проектів не ясно, якими цілями вони повинні працювати. Чудовий менеджер проектів може запобігти цьому, переконавшись, що існують більш великі коротко-, середньо- та довгострокові цілі проекту та що всім особам ясно, над чим вони працюють як у короткостроковій, середньостроковій, так і в довгостроковій перспективі. Регулярні, швидкі точки дотику з членами команди можуть стати прекрасним способом переконатися, що люди дотримуються завдання. Як варіант, якщо члени команди проводять п’ять хвилин наприкінці дня і складають короткий підсумок на високому рівні про те, що вони зробили того дня, і про те, що вони мають на палубі на завтра, - це ще один чудовий спосіб переконатись, що всі рухаються вперед.

6. Негайно вирішуйте спори команди

Розбіжності та дебати між членами команди можуть бути дуже здоровими для проекту. Це ілюструє пристрасть людей до того, над чим вони працюють, і часто призводить до глибокого вивчення найкращого шляху вперед. Однак конфронтація іноді може зайти занадто далеко і може призвести до справжньої поганої крові між членами команди. Чудовий менеджер проекту працюватиме, щоб приборкати дискусію, якщо здається, що це може занадто нагрітися. Однак, якщо це призведе до поганої волі між товаришами по команді, чудовий менеджер проекту працюватиме над тим, щоб належним чином врегулювати цей конфлікт, чи означає це залучення цих людей до кімнати для обговорення їхніх проблем, бесіди з ними 1 до 1 щодо питання, або працюючи через своїх менеджерів, щоб покласти край суперечці.Найгірше, що може зробити менеджер проекту в такій ситуації, це ігнорувати проблему і нехай суперечка погіршується, оскільки це може почати руйнувати проект.