Як створити точний графік проекту та кошторис витрат

Дізнайтеся, як зробити кращі оцінки проектів - і зробити їх швидшими.

Канва

Чому точність важлива

Як менеджери проектів, на нас часто тиснуть, щоб ми дуже швидко і з надто малою інформацією складали кошториси. Гірше того, на нас тиснуть, щоб сказати те, що хочуть почути виконавчі спонсори: "У мене є лише 15 000 доларів на це оновлення бази даних. Ви можете це зробити, так? І це теж має бути зроблено за два місяці!"

Однак якщо ми скажемо "так", а це просто неможливо, це погіршує ситуацію. Через два місяці та п’ятнадцять тисяч доларів ми не дуже добре виглядаємо, коли повертаємось і просимо ще десять тисяч доларів і ще місяць. І все-таки, 3 місяці і 25 000 доларів - це найкраще, що хтось міг зробити, і ми могли це знати наперед.

Світ професіоналів очікує поганих оцінок

На жаль, багато організацій звикли приймати низькі кошториси і вважати, що більшість проектів перевищуватиме бюджет і буде виконано із запізненням. За даними Інституту управління проектами, 55% усіх проектів не дають задовільних результатів. Відсоток проектів, які дають задовільні результати вчасно та за бюджетом, є набагато нижчим від цього.

Менеджери проектів теж прийшли до думки, що ми не можемо скласти реалістичних оцінок, або, навіть якщо б ми могли, ми не можемо зробити це протягом доступного нам часу. І, якби ми могли, начальник не хотів би цього чути.

Простіше кажучи, у професійному світі очікують поганих оцінок.

Навіщо нам потрібні хороші оцінки

Це означає, що ми будемо виглядати дуже добре, якщо зможемо зробити хороші оцінки. Тепер, буду чесним, представити їх буде непросто. Переконати наших начальників, що нам потрібна хороша інформація та достатньо часу, щоб добре оцінити, буде проблемою. Надання реалістичних оцінок спочатку означатиме подання вищих бюджетів проектів і довших графіків - більше аргументів. Але подивіться, що відбувається з іншого боку: ми починаємо реалізовувати наші проекти вчасно і в межах бюджету - або ж ми дуже ближчі. І це робимо лише ми.

Це на вагу золота.

Зав'язка на очі справедливості є ознакою її сліпоти щодо особистих програм, статусу, хабарництва та інших елементів, що упереджують нас від істини.

Власною роботою (відретушованою) через Wikimedia Commons

Усунення упередженості

За оцінкою, упередженість - це тиск, який змушує нас вийти з оцінкою, яка є занадто низькою або занадто високою. Отже, перше, що нам потрібно зробити, це захотіти зробити точну оцінку. Тільки пам’ятайте, що в кінці проекту ви хочете озирнутися назад і сказати: моя оцінка була правильною; моє управління було хорошим, і я поставив прямо на меті.

Насправді, один із способів зрозуміти упередженість - думати, що це те, що змушує вас постійно відходити від мети. У стрільбі з лука боковий вітер буде дути стріли від цілі у напрямку вітру. Це упередженість. Ми компенсуємо упередженість, усвідомлюючи тиск і відмовляючи нам дати нам скинути нас.

Ось кілька речей, які можуть відкинути нас, і що робити з кожним з них:

Обов’язкові або накладені бюджети та звіти про наявні кошти. Потрібний або накладений бюджет - це заява про те, що готові витратити спонсори проекту або замовник. У звіті про наявні кошти йдеться про те, скільки грошей знаходиться в бюджеті. Будьте зрозумілі, що жодне з них не має нічого спільного з оцінкою. Або не знайте цієї суми, перш ніж оцінити (як справедливість щодо сліпої леді на малюнку №2), або, якщо ви це знаєте, відкладіть її. Після того, як ви зробите свою реалістичну оцінку, ви можете подати порівняння передбачуваного бюджету та необхідного бюджету.
Бажаюче чи обурене мислення. Якщо нам подобається наш начальник, ми захочемо вписати роботу в те, що, на його думку, він може собі дозволити. Якщо ми вважаємо нашого начальника нереальним, ми захочемо вимагати вдвічі більше. Це природні, людські реакції доброзичливості чи образи. Будь ласка, відкладіть їх. Зосередьтеся на професійній гордості, яка пов’язана зі створенням реалістичної, точної оцінки роботи, яку потрібно виконати, її вартості та часу.
Бажаючи просто використати копію старого кошторису проекту. Не просто копіюйте кошторис з іншого проекту. Якщо ви це зробите, буде дві помилки. По-перше, ця оцінка могла бути неточною. Завжди використовуйте точні звіти про фактичні витрати та графіки, а не попередні оцінки. По-друге, немає двох подібних проектів. Навіть якщо ваш проект дуже схожий на минулий проект, зосередьтеся на відмінностях, а не на схожості.
Оцінюючи весь проект як одне. Це не працює. Точні оцінки будуються на деталях. Подумайте, скільки буде коштувати кожна частина проекту і скільки часу це займе. Ви отримаєте більш точну картину. Крім того, якщо один предмет високий, а інший низький, все це збалансується.

Тепер ви знаєте, як уникнути тиску, що створює упередження. Давайте розглянемо кілька порад, як скласти чудову оцінку.

Дуже часто люди на роботі сперечаються, не слухаючи. Наведення реалістичних оцінок нашим начальникам може бути проблемою у вашій корпоративній культурі.

Тамбако Ягуар (CC BY-ND), через flickr

Поради щодо складання великої оцінки

Ось кілька речей, які ви можете зробити, щоб скласти велику оцінку:

Переконайтеся, що ви знаєте, що проект повинен забезпечити. Без чітко визначеного обсягу точна оцінка неможлива.
Дайте собі стільки часу, скільки зможете. Перші кілька оцінок за допомогою нового методу йтимуть повільно. Після цього ви будете знати, скільки часу вам потрібно.
Отримайте хорошу інформацію. Не просто видайте кілька електронних листів. Знайдіть час, щоб поговорити з людьми, пояснити, що ви робите, переконатися, що вони розуміють, і переконатися, що вони думають про те, про що ви просите, і дають вам хорошу інформацію.
Спочатку зосередьтеся на унікальних творах. Кожен проект має деякі унікальні елементи. Спочатку ретельно оцініть їх. Тоді ви зможете скопіювати з минулого проекту фактичний бюджет та графіки для частин, які є більш звичними.
Не залишайте нічого осторонь. Після усунення упередженості найбільші помилки в оцінці виникають через те, що просто забули частину плану проекту.

Процес оцінки та методи

У середньому чи великому проекті ми можемо скласти дві оцінки. Перша, або рання оцінка, робиться після того, як ми маємо чітке твердження про обсяг, але перед тим, як це буде розроблено саме в структурі розподілу робіт. Рання оцінка може бути створена шляхом порівняння з ранніми проектами, за методом Bucket або за допомогою складної (і дорогої) техніки, званої Modified Wide-Band Delphi.

Після того, як WBS і перелік діяльності завершені, дуже точні оцінки створюються за допомогою PERT, Техніка оцінки та перегляду проекту. Взаємозв'язок між процесом планування проекту та ранньою та пізньою оцінкою детальніше описується в Методиці оцінки часу та витрат на управління проектами: Огляд.

Де б ви не знаходились у процесі планування проекту та незалежно від того, який метод оцінки ви використовуєте, застосовуються всі методи в цій статті для запобігання упередженості та спрощення оцінки.

Скласти хорошу оцінку - швидко

Коли ви робите свої перші кілька оцінок, ви захочете налаштувати справи, щоб зробити це швидше наступного разу. Ось як:

Організовуйте та зберігайте свої дані. Ви будете часто використовувати фактичні дані минулих проектів (графіки та бюджети). Переконайтесь, що він доступний, добре організований та, якщо можливо, у стандартних форматах та доступний для пошуку. В ідеалі він повинен бути у форматі, з якого легко копіювати, наприклад, у базі даних, електронній таблиці чи редагованому документі, а не в готовому до друку документі, наприклад, у файлі PDF.
Складіть список контактів. Ви побачите, що певні люди дійсно корисні. Вони розуміють тип даних, який ви хочете. Деякі будуть іншими керівниками проектів. Хтось буде бухгалтером. Деякі з них будуть продавцями, які із задоволенням швидко проведуть оцінку, сподіваючись, що ви придбаєте у них. Складіть список контактів людей, які особливо добре надають вам інформацію про кошториси, та зазначайте їх сферу знань.
Створення шаблонів. Створіть власні шаблони оцінок, форми та електронні таблиці. Це зробить справи дуже швидкими наступного разу. Обов’язково очистіть усі дані поточного кошторису зі свого шаблону - ви не хочете, щоб помилки потрапляли всередину. Наявність цих шаблонів також полегшує навчання інших, які допоможуть вам швидше зробити ваші оцінки.
Створіть команду. Найшвидший спосіб перевірити цифри - це зробити так, щоб одна людина прочитала джерело, а інша перевірила остаточний документ. Ви також можете розділити частини проекту і попросити працівників оцінити власний час та витрати. Це набагато точніше, а також заохочує володіти оцінкою, щоб вони намагалися відповідати тому, що, як вони сказали, могли зробити.

Нарешті, коли проект завершено, порівняйте те, що насправді сталося на проекті, зі своєю оцінкою. Якщо ваша оцінка була правильною, у вас чудовий процес. Якщо ваша оцінка була відключена - і це нормально, іноді це буде так - тоді копайтеся і з’ясуйте, чому, і оновіть свої шаблони, щоб покращити ваш процес.

Ви швидко і точно станете оцінювачем. Ну ні, це не точно. Це упереджений ажіотаж. Дуже скоро ви станете швидким, точним оцінювачем, і швидше, якщо докладете максимум зусиль!