Як делегувати

Не просто кидайте свою роботу, делегат

Для тих, хто новачок на керівній посаді, може бути важливо навчитися ефективно делегувати доручення. Делегування дозволяє розвивати співробітників, робити більше і робити речі, які ви встановлюєте, ефективнішими.

На ранніх етапах процесу делегування підлеглому може зайняти багато часу, поки ви керуєте ними та стежите за ними, але врешті-решт ви заощадите час і розчарування, коли ви отримуєте все більш компетентних та інвестованих працівників, які можуть звільнити вас від обов'язків, які не вимагають вашої експертизи.

Правильно делеговані завдання також можуть мотивувати співробітників, стримувати нудьгу та активізувати співробітників, які мають недостатні результати. Звичайно, працівники, які беруть на себе відповідальність за завдання або проект, більше вкладаються в його результат і, ймовірно, будуть мотивовані відповідальністю.

Однак ефективне делегування вимагає набагато більше, ніж розкидання роботи над іншими. Це процес, який вимагає від вас:

• ретельно визначити, які типи завдань слід делегувати
• визначити, хто повинен взяти на себе завдання
• послідовно та підтримуючи подальші дії, щоб забезпечити їх успіх

Які речі слід делегувати?

Навчаючись делегувати роботу, першим кроком є ​​розуміння, до яких типів речей слід звертатись до інших.

Існує безліч завдань та доручень, які можуть бути належним чином делеговані.

• Звичайно, завдання, для яких не потрібен рівень кваліфікації менеджера, або ті, що вимагають досвіду, якого менеджер не має, є одними з тих, які можуть бути розглянуті для перепризначення.
• В ідеальній ситуації речі, які керівник делегує співробітникам, повинні мотивувати або навчати їх. Просто давати працівникові додаткову роботу, яка не дає їм можливості рости чи вчитися, не є мотивацією. Для одних працівників це означає, що їм потрібна відповідальність за ціле завдання, тоді як для інших, які працюють на іншому рівні, достатньо отримати відповідальність за один аспект проекту.
• Делегування завдань, які просто стимулюють працівника, також може бути корисним, оскільки нудьга може бути руйнівною силою на роботі.
• Забезпечення доручень, які дозволяють перетинати поїзди, є добрими з подібних причин, і це може допомогти забезпечити безперебійне робоче місце.

Будь-яке завдання або доручення, яке делегується комусь іншому, має бути конкретним за своїм обсягом і тим, що ви вдвох можете виміряти, щоб ви знали, коли воно виконане та наскільки успішно це було зроблено. В ідеалі працівник, який припускає доручення, погодиться прийняти його на себе як відповідальність.

Примітка: Не слід делегувати жодне завдання, яке вимагає обробки конфіденційної інформації або рішень, за які відповідає керівництво; такі як речі, пов'язані зі стратегічним плануванням, контролем над бюджетом, укомплектуванням персоналом та оцінкою.

Кому слід делегувати завдання чи завдання?

Наступним кроком у навчанні делегування є розуміння того, яким особам слід отримати призначену роботу.

• Щоб завдання або завдання були успішними, особа, яка береться за нього, повинна мати час для його виконання. Здавлення працівника з нерозумним сподіванням забезпечить провал проекту і, можливо, знищить моральний дух працівника.
• Звичайно, виявлення працівника з відповідними навичками та кваліфікацією для роботи є однаково важливими. Наприклад, попросити працівника з поганим спілкуванням керувати груповим проектом, мабуть, поганий вибір.
• Хоча вибирати когось із навичками, які дуже важливі, відповідати завданням, яке кидає виклик працівникові досягти трохи більше, також добре.
• Взагалі, працівник охоче візьме делегований обов'язок, якщо відчує, що має змогу виграти від нього в кар'єрі, надавши йому шанс продемонструвати свої таланти, зробити крок вгору або розвинути шукану майстерність. Це також слід враховувати, роблячи вибір.

Планування

Після того, як ви вирішили, яке завдання чи завдання ви хочете делегувати, і який співробітник є найбільш вірогідним кандидатом, настав час поговорити, щоб визначити чіткі цілі та скласти план.

Очевидно, керівник повинен обговорити:

• саме те, що вони просять взяти на себе працівника,
• який обсяг завдання,
• чому завдання є критичним
• що отримає працівник, взявшись за цю роботу; це буде розвиток нових навичок, більша оплата праці чи просто задоволення їх інтересу в певній галузі?

Щоб забезпечити успішне завершення проекту, який відповідає вашим задоволенням, важливо:

• точно визначити, чого слід досягти
• що буде становити успіх
• загальний графік виконання. Якщо працівник тоді готовий взяти на себе завдання, плануванням стане наступний етап у процесі.

Ефективне делегування з цього моменту буде спрямоване на наступний етап планування. Хороший, продуманий план гарантує, що працівник знає:

• їх очікування
• обмеження в часі
• сфера їх відповідальності
• свою роль у завданні

Ви повинні скласти план, який визначає:

• будь-які необхідні ресурси (люди, обладнання, матеріали тощо), необхідні для виконання завдання
• конкретні терміни для завершення різних фаз проекту
• як ви будете контролювати прогрес, керівник.

Визначення способу відстеження прогресу є критично важливим на даний момент, щоб гарантувати, що ваша роль ненав’язлива та очікувана. Він може складатися з:

• регулярний графік письмових звітів
• короткі зустрічі з усними оновленнями
• спостереження
• або якусь комбінацію кожного

Важливо також бути впевненим, що працівник, який відповідає за роботу, має активний голос при плануванні. Вони можуть робити не те, як ви робили б їх, але вони повинні мати певний контроль над тим, як це робиться, оскільки вони будуть людиною, яка хоча б частково відповідає за результат. Знову ж таки, вони не просто приймають додаткову роботу, вони приймають відповідальність.

Ще однією важливою частиною відповідальності є надання необхідних повноважень. Наприклад, якщо працівник бере на себе відповідальність за керівництво групою за завданням, група та будь-який інший пов'язаний з нею персонал повинні бути обізнані про нову керівну роль. Будь-яких інших залучених менеджерів слід попросити підтримати їх та визнати їх повноваження у відповідних питаннях.

Так само працівник повинен розуміти межі своїх повноважень щодо проекту заздалегідь, на етапі планування. Наприклад, якщо потрібно придбати матеріали, вони повинні знати, чи всі запити повинні проходити через менеджера, чи їхнє рішення буде остаточним словом.

Початок роботи

Менеджер, який справді знає, як делегувати, розуміє, що як тільки план складений, його обов'язок далеко не виконаний. Серйозною помилкою є звільнення працівника, нерегулярний контроль чи надання необхідних вказівок. Зрештою, за успіх все ще відповідає керівник, хоча повсякденна робота лежить на призначеному працівнику.

Якщо план діє, звіти та оновлення повинні відбуватися регулярно і без будь-яких порушень. Менеджер може проводити аудит за допомогою запланованих взаємодій.

Залежно від призначення та працівника, менеджер може надати:

• заохочення
• зворотній зв'язок
• загальне керівництво
• допомога у вирішенні проблем за потребою

Однак призначений працівник повинен бути спрямований на обдумування питань та рішень, а не передавати це назад керівнику. Менеджер повинен втручатися лише тоді, коли його роль потрібна для набуття співпраці, для розробки питань більш широкого характеру тощо. Загалом, менеджер повинен виконувати функції тренера та наставника.

Підведенню

На завершення завдання важливо визнати подію. Якщо проект не вдався, менеджеру доведеться взяти на себе відповідальність. Якщо доручення було успішним, яким воно зазвичай є, то за виконану роботу має бути публічне визнання.

Сфери розвитку можуть бути визначені незалежно від загального результату. Вони можуть керувати майбутніми завданнями.

Як зазначалося раніше, делегування може допомогти виконати більше роботи, але в кінцевому підсумку це також повинно сприяти розвитку та мотивації працівників. Від менеджера залежить:

• зробити відповідні доручення
• ретельно плануйте
• регулярно контролюйте
• забезпечити успіх завдання для позитивного досвіду

© 2009 Крістін Малберрі