Як делегувати завдання підлеглим

Делегування обов'язків демонструє віру керівника у своїх субординатів.

Автор

Мистецтво делегування

З ощадливим бюджетом і меншою кількістю працівників, щоб виконувати однакову кількість робіт, роботодавцям довелося навчитися працювати з меншими обсягами. Справа в тому, що економічні проблеми за останні кілька років вимагали змін у способі ведення бізнесу роботодавцями. Менеджерам довелося делегувати завдання підлеглим та перерозподіляти роботу через великі навантаження, з якими більше не може займатися одна людина. Робоче місце просто не те, що було раніше. Роботодавці вивчили новий спосіб ведення старого бізнесу, продовжуючи при цьому зростати. Мистецтво делегування - це інструмент, який протягом багатьох років часто використовувався менеджерами, оскільки вони знають, що не можуть цього зробити. Коли робота делегована належним чином, менеджери можуть досягти цілей організації таким чином, що є результативним та результативним. Згодом,співробітники отримують користь від того, що вони можуть блищати в міру зростання та професійного розвитку на основі досвіду.

Що таке визначення делегування?

"Делегування", як це визначено у Вільному словнику Мерріам-Вебстер, є "актом надання повноважень діяти за іншого".

Які завдання ви можете делегувати підлеглим?

На робочому місці керівники часто делегують обов'язки, конкретні завдання або обов'язки працівникові. Делегування таких завдань дозволяє цьому працівникові приймати певні рішення, які вони зазвичай не приймають. Акт надання повноважень працівникові виконувати завдання або взяти на себе відповідальність є великим ресурсом для будь-якої організації, оскільки він дозволяє працівникам отримати цінний досвід роботи. Практичний досвід, який можна отримати фактично виконуючи роботу, порівняно з тим, як спостерігати за іншими, може бути корисним.

У деяких організаціях органи нагляду неохоче делегують обов'язки. Для цих керівників існує необхідність мати повний контроль над усім, що знаходиться під їх керівництвом. Інші застосовують цю контрольну філософію далі, припускаючи, що єдиний спосіб зробити щось правильно - це зробити самостійно. Думати, що можна зробити все одне - це дурість, бо для досягнення справжнього успіху потрібні зусилля всієї команди. Причини для того, щоб керівники передавали обов'язки підлеглим, різні. Однак кінцевий результат може бути корисним для працівника, керівника та робочого місця.

Чому керівники делегують?

Керівники вирішують делегувати завдання підлеглим з різних причин. Поширеними причинами делегування є:

Можливість професійного зростання - працівникам, яким делегують нові обов'язки, надається можливість досягти успіху у виконанні завдання, дорученого їхній турботі та керівництву. Керівники, які делегують певні завдання, обирають когось, хто може виконати роботу таким чином, що призведе до успішного результату.
Перехресні тренінги - Розумні керівники знають, що ефективна організація включає в себе всебічний персонал, який може втрутитися у викриття випадків, коли керівник відсутній через хворобу чи відпустку. Делегування завдань дозволяє цю можливість.
Нові проекти та завдання для роботодавця - якщо на організацію покладено новий обов'язок, керівники можуть визнати це завдання чудовою можливістю для делегування нових обов'язків. Оскільки делеговане завдання має виконувати керівник, нове завдання може бути чимось новим для організації, що може вимагати старанності підлеглого з наглядом керівника. Хоча керівник не повинен переборювати або ретельно вивчати кожен крок, керівник повинен робити себе доступним, якщо підлеглий з новим делегованим завданням потребує певної допомоги чи вказівок.
Обмежений персонал в організації - Зменшення кількості персоналу через бюджетні обмеження змушує організації час від часу перепризначати завдання. Супервайзери часто оцінюють своїх співробітників на їх сильні та слабкі сторони, щоб визначити найкращу особу для виконання делегованого завдання. Оскільки керівники будуть розтягнуті, щоб продовжувати бути "практичними" у більшій частині роботи, часто виникає необхідність делегувати деякі обов'язки підлеглим.
Потрібно продемонструвати підтримку команди - делегування відповідальності демонструє впевненість, яку керівник має для своїх / її підлеглих під їх наглядом взяти на себе відповідальність.

Суть для більшості керівників полягає в тому, що вони не можуть робити все самі. Будь-який керівник, який вважає, що може, нерозумно, бо для успіху організації потрібен внесок усіх членів команди. Керівники повинні пам’ятати, що коли їх співробітники світяться, вони теж. Крім того, довіряючи певні обов'язки працівникам, керівник демонструє їхню довіру та віру в колектив. Кожен працівник в організації має свій внесок у успіх організації. Думати, що будь-які цілі, яких досягнуто, або якийсь успіх, який переживається, не завдяки працівникам, які допомагають досягти цих цілей, є короткозорим керівником. Велике лідерство необхідне для того, щоб вести команду та показувати їй гарні приклади. Однакдля успіху потрібні зусилля всієї команди. Делегування завдань відповідному персоналу допоможе керівнику вести інших до власного професійного розвитку.

Вибір правильної особи для роботи

Як тільки керівник визначить необхідність делегування відповідальності, наступним кроком буде вибір найкращої людини для цього завдання. Делегування завдань працівникам повинно виконуватися таким чином, щоб забезпечити успішний досвід працівника, якому довіряють нову можливість. Хоча, безумовно, існує багато рівнів відповідальності та значення перепризначених завдань, є кілька подібних речей, які слід врахувати з боку керівника. Кілька корисних речей, які слід враховувати при прийнятті рішення про делегування обов’язків:

Ніколи не доручайте завдання підлеглому в гніві. Нехай холодніші голови переважають, по-справжньому вивчаючи характер роботи, і хто в команді має можливість бути успішним у її виконанні. Делегування завдання ніколи не повинно виконуватись у гніві чи як покарання.
Виберіть людину, яка має відповідний досвід та підготовку. Для того, щоб вибрати найкращу людину для цього завдання, керівники повинні поглянути на досвід, освіту та навчання, які мають окремі члени команди. Оскільки керівник прагне, щоб працівник мав успіх, важливо вибрати працівника, який має можливість виконувати делеговані завдання.
Не приймайте ні як відповідь. Оскільки можливість взяти на себе відповідальність може бути дещо страшною для обраного працівника, потрібно буде запропонувати завдання підтримуючою інформацією, щоб повідомити працівника про те, що їх не «кинуть до вовків». Швидше за все, керівник повинен постійно спілкуватися, щоб продемонструвати підтримку цьому працівникові та його віру в те, що він виконає роботу.
Нагорода хороша продуктивність. Делегування завдання - це можливість винагородити хороші результати та запропонувати новий привід побачити, як працівник сяє та професійно росте.
Нехай особисті упередження не є визначальним фактором для вибору працівника. Органи нагляду завжди повинні обирати працівника таким чином, що стосується лише ділових причин. Залишити всі упередженості у відборі працівника першорядне, оскільки це завдання слід розглядати як привілею. Делегування не повинно бути приводом для виявлення фаворитизму.

Спілкування має вирішальне значення

Після того, як рішення про делегування буде прийнято, і підлеглий буде обраний, керівнику важливо періодично перевіряти співробітника, щоб запропонувати будь-яку необхідну підтримку або керівництво. Спілкування з цим працівником стає вирішальним, оскільки воно пропонує ще одну можливість виявити віру, яка довірила працівникові делеговану відповідальність. Органи нагляду можуть вимагати від цих працівників регулярного повідомлення про хід виконання завдання. Крім того, під час регулярних засідань та щорічної наради з оцінки результатів роботи наглядові органи можуть надати важливі відгуки про те, як просувається делегована відповідальність. Співробітники оцінять можливість надати відгук керівнику.

Делегація може зміцнити робоче місце

Як зазначалося вище, кожен працівник на робочому місці має цінний внесок у досягнення цілей на робочому місці. Посилені зв'язки, що існуватимуть між керівниками та працівниками, будуть прямим результатом досвіду, який працівник отримує, довіряючи йому делеговане завдання. Потреба співробітника та керівника у співпраці між собою для повідомлення будь-яких питань, що виникають, буде задоволена, коли і співробітник, і керівник регулярно збираються для обговорення роботи, що виконується. Робочі відносини, безумовно, можна покращити, оскільки між керівником та підлеглим регулярно встановлюється довіра. Роботодавці, які використовують делегування з відповідних причин та для осіб, які можуть взяти на себе відповідальність, будуть більш успішними завдяки уніфікованій роботі керівників та підлеглих.