Як розподілити ресурси в Excel

Вступ

Планування ресурсів може бути одним із найскладніших аспектів управління проектами, особливо якщо ви просите це зробити для кількох проектних команд у всій організації протягом тривалого періоду часу. Якщо у вас є Microsoft Project Server, ви можете досить просто розподілити ресурси, оскільки Microsoft Project Server може переглянути всі проекти у вашій організації та повідомити, де виділено конкретний ресурс. Однак стандартне видання Microsoft не дозволяє цього робити, і на цей момент простіше звернутися до графіків проектів у Microsoft Project або деінде, а також створити документацію щодо розподілу ресурсів у Excel. Ця стаття розповість вам про все, що вам потрібно для оформлення документації щодо ресурсів у Microsoft Excel.

Працюючи над розподілом ресурсів, може скластися враження, що ви вирішуєте дуже велику головоломку.

Складіть список

Першим кроком є складання списку всіх ресурсів, за які ви будете відповідати. Якщо це стосується окремого проекту або невеликого підрозділу, ви, швидше за все, можете зробити це самостійно, але якщо ви розподіляєте ресурси для великого підрозділу, де співробітники працюють над сотнями проектів, можливо, вам доведеться пропрацювати служби підтримки, щоб у вас був повний список імен. Нехай хтось перегляне список. Ви не хочете починати пересувати людей і коригувати терміни проекту, лише щоб дізнатися, що були інші люди, які могли заповнити деякі діри.

Фактор допоміжної роботи

У деяких компаніях працівники, які працюють над проектами, також виконують значну кількість допоміжних робіт. Відсоток допоміжної роботи, яку виконують працівники, різниться в залежності від компанії та компанії. Важливо зрозуміти, який відсоток допоміжної роботи вам потрібно скласти в цифрах для кожного працівника за середній робочий день або робочий тиждень протягом тривалості, на яку ви виділяєте ресурси. І якщо ви не людина, яка досить добре знайома з робочим навантаженням співробітників, обов’язково отримуйте цю інформацію від когось, хто є. Якщо ви зробите здогад, і це помилково, це призведе до великих втрат ваших номерів, що може призвести до сильного болю.

Що робити, коли проект піде погано

Дізнайтеся тривалість, яку ви призначили

Для уточнення завжди перевіряйте тривалість, на яку вас просять розподілити ресурси. Прогнозувати, де будуть люди найближчим часом, зробити простіше, але чим далі буде дорога, до якої вас попросять подивитися, тим більший ризик ви помилитеся, і якщо вам не доведеться ставити число там, можливо, ви захочете наполегливо подумати про те, щоб цього не робити.

Зберіть графіки проектів

Прогнозування, яке ви робите в рамках розподілу ресурсів, стає надзвичайно точним, якщо у вас є повні графіки проектів як вхідні дані. Навіть якщо проект офіційно ще не розпочався, ви повинні мати змогу зібрати голі кістки, графік проектів високого рівня, який називає всі відомі завдання, які потрібно буде виконати. Однак на цьому етапі робота над розробкою, швидше за все, буде лише великою частиною часу без деталей, оскільки структура розподілу робіт, яка деталізує всі завдання, ще не була розроблена. Але ви все одно повинні вміти поєднувати імена осіб, які виконують розробку, разом з іменами осіб, пов'язаних з усіма іншими завданнями. Ознайомившись із бізнес-кейсом та розмовою із суб’єктом господарювання, який подав запит на проект,Я відчую дуже високий рівень складності проекту та зможу прогнозувати тривалість виконання кожного із завдань. Якщо проект вже запущений, і існує структура розподілу робіт, яка викликає всі завдання, пов’язані з роботою з розробки, тоді ви будете мати ще більш детальну інформацію про те, хто над чим і коли буде працювати.

Вирівнювання ресурсів є критичним завершальним кроком у роботі над розподілом ресурсів, оскільки воно допомагає компаніям зрозуміти, коли масштабувати свою робочу силу вгору і вниз, а також допомагає керівникам проектів складати реалістичні графіки проектів.

Чемпіони з лідерства та управління проектами

Створіть свою таблицю розподілу ресурсів

Етапи розподілу всієї інформації, яку ви зібрали, у таблицю розподілу ресурсів у програмі Excel:

Відкрийте нову книгу в Excel і створіть нові аркуші для кожного ресурсу, для якого вам потрібно буде прогнозувати.
На першому аркуші, починаючи кілька рядків вниз, почніть підключати назви проектів, над якими буде працювати людина, у першому стовпці, причому кожен проект буде йти у своєму рядку.
У порожньому рядку безпосередньо над тим, де ви ввели свій перший проект, перейдіть до другої комірки рядка та почніть вводити окремі дні або діапазони дат на один тиждень протягом тривалості, для якої вам потрібно розподілити ресурси для цього рядка. Зрештою, це залежить від того, наскільки детально ви або ваш начальник хочете отримати.
Відкрийте графік проектів для першого проекту у вашому списку та відфільтруйте до тих завдань, з якими займався ресурс, який ви шукаєте. Знайдіть тривалість першого завдання, з яким був задіяний ресурс, і перейдіть до таблиці розподілу ресурсів, яку ви створюєте. Перейдіть до комірок у цьому рядку проекту, які відповідають тому діапазону дня або одного тижня, а потім введіть кількість годин, коли цей ресурс потрапляє за цей часовий проміжок. Повторіть цей крок для всіх завдань у всіх проектах для всіх співробітників.
Введіть формулу в нижній частині кожного стовпця дня або однотижневого діапазону дат, яка підсумовує загальну кількість наших у цьому стовпці, яка також враховує необхідну роботу підтримки для цього ресурсу.
Перегляньте підсумки. Якщо ви використовували одинарні, стандартні робочі дні, то будь-які дні, коли, схоже, працівник витратить більше восьми годин, є червоним прапором і на них слід дивитись. Це цілком нормально мати таке, коли йдеш підсумовувати цифри, і це справді підкреслює, як більшість організацій надмірно розподіляють свої ресурси і навіть не усвідомлюють цього, поки не пройдуть подібну вправу.
Вирівняйте свої ресурси. Тут ви проходите вправу, або перекладаючи роботу на інших людей, або продовжуючи тривалість завдання, щоб усі були розподілені належним чином.