Як ефективно використовувати систему щоденників на роботі

Mike Tinnion (CC0) через Unsplash (змінено за допомогою Canva)

Ведеться система щоденників, яка дозволяє дуже ефективно та ефективно виконувати час та виконувати завдання та зустрічі. Це допомагає організації в цілому, а також допомагає управляти своїм і чужим часом. Щоденники можна вести як вручну, так і в електронному вигляді.

Я особисто маю обидва типи щоденників. У мене є електронний календар у програмі Outlook, який надається моєму менеджеру та іншим адміністраторам. У мене також є щоденник, який можна використовувати в надзвичайні ситуації.

Чому важливо мати ручний щоденник?

Щоденник, який я використовую, - це переплетена книга з трьома днями на сторінку, оскільки я не маю багато записів на кожен день.

Як я вже згадував вище, я використовую цей щоденник лише під час надзвичайних ситуацій. Сюди входять випадки, коли я захворів або не працюю, і я не можу отримати доступ до свого електронного щоденника, або коли комп’ютерні системи не працюють, а Outlook недоступний.

Які переваги електронного щоденника?

Як я вже згадував, електронний щоденник, який я веду, знаходиться в календарі Outlook на моєму робочому комп’ютері.

Ось переваги електронного календаря:

• Я можу виділити потенційний конфлікт між призначеннями.
• Мені потрібно лише один раз ввести регулярні події.
• Папір не використовується.
• Існує захист паролем.
• Я можу отримати до нього доступ майже з будь-якого місця.
• На екрані є нагадування про зустрічі.
• Він автоматично повідомляє про зміни тим, хто бере участь, чиї системи пов’язані з моєю.

Як я можу використовувати свій щоденник?

Я використовую свій щоденник для таких речей, як попередження та зустрічі.

Найпоширенішими записами в моєму щоденнику будуть:

• засідання панелей
• зустрічі команд
• стаціонарні замовлення
• навчальні заняття
• відвідування
• підготовка порядку денного
• щорічна відпустка
• інші офісні завдання
• нагляд
• інші щотижневі та щотижневі завдання, які повторюються з певною періодичністю (це гарантує, що я їх не пропущу)

Мені іноді доводиться бронювати збори та надсилати запрошення на збори колегам чи іншим делегатам, і це робиться в електронному вигляді.

Ось як я керую подібними типами зустрічей.

• Я намагаюся ввести якомога більше деталей, таких як дата, місце проведення, тривалість, відвідувачі тощо.
• Я рідко стикаюся з ситуацією, коли зустріч скасовується або переноситься, але якщо це все-таки трапляється, я обов’язково перевіряю наслідки, які матиме запитувана зміна, перш ніж погодитися на неї.
• Я також збираю всю відповідну інформацію, щоб переконатись, що кожен, хто бере участь у зборах чи домовленостях, має доступ до всіх важливих деталей, щоб не було місця для недовіри.
• Зазвичай я розглядаю запити та зміни від інших учасників у хронологічному порядку, але найважливіші запити я надаю пріоритетним, якщо маю справу з великим їх обсягом.
  • Коли погоджуються будь-які запити або вносяться зміни, я переконуюсь, що з усіма залученими зв’язуються і що це зручно для них до підтвердження змін.
• Я також переконуюсь, що кожна людина, яка бере участь у призначенні або зустрічі, має достатньо часу для планування, подорожей та будь-яких інших потреб, щоб зустріч пройшла гладко.

Мені відомо, що щоденники повинні постійно оновлюватися, коли будуть узгоджені зміни. Переконуюсь, що видалив усі скасовані зустрічі. Щоденник, який не повністю оновлюється, може загрожувати різними плутанинами. Це також підірве впевненість і спонукає людей або відчувати потребу перевіряти домовленості, що є марною тратою часу, або, що ще гірше, вести окремий власний щоденник.

Одна заключна примітка

Будь ласка, не копіюйте що-небудь подане тут і відображайте у своєму файлі. Це було опубліковано тут суто для того, щоб допомогти вам отримати уявлення / розуміння того, що вони очікують від вас відстежувати. Вам доведеться мати відношення до вашої власної робочої області та організації та дотримуватися її під час підготовки файлів. Дякую за співпрацю.

© 2012 Livingsta