Як відформатувати та написати професійний діловий лист

Діловий лист - це щоденний ритуал для деяких.

Петром Мілошеві? (Власна робота), CC-BY-SA-3.0, через Wiki Commons

Ділове спілкування - це ключ до управління прибутковою, шанованою компанією. Діловий лист - це щоденний ритуал для багатьох підприємств та їх працівників. Діловий лист може укласти або розірвати ділову угоду, і, очевидно, добре написаний лист може краще запечатати угоду.

Зразок формату професійного ділового листа. Цифри означають основні компоненти ділового листа.

Тереза Коппенс, 2012 рік

Основні складові великого ділового листа

Існує десять основних складових великого ділового листа:

Адреса відправника
Дата
Адреса одержувача
Гарне перше враження (привітання)
Причина написання (основний текст листа)
Закінчення до листа
Посилаючись на майбутній контакт
Закриття листа
Корпуси
Ініціали друкарки

1. Адреса відправника

Цей компонент часто міститься у бланку компанії. Однак, якщо ви не використовуєте фірмовий бланк, адреса відправника відображається вирівняною в двох дюймах від верхньої частини сторінки. Укажіть лише адресу, місто та поштовий індекс, а потім контактний номер телефону, номер факсу та адресу електронної пошти, якщо це можливо. Відповідний шрифт для вашого листа повинен бути зручним для читання та офіційним. Широко прийнятим шрифтом є Times New Roman, розмір 12, який є консервативним шрифтом.

2. Дата

Цей компонент використовується для позначення дати написання листа. Якщо у вас пішло кілька днів, щоб скласти лист, використовуйте дату закінчення листа. При зверненні до компаній у Сполучених Штатах використовуйте американський формат дати, який поміщає місяць перед днем (12 квітня 2012 року). Дателін слід залишити вирівняним і відображатись на один рядок під адресою відправника.

3. Адреса одержувача

Залиште один порожній рядок після адреси відправника, за якою слід вказати адресу одержувача, яку також слід залишити виправданою. Для міжнародних адрес введіть назву країни великими літерами в останньому рядку. Ви повинні, якщо це можливо, написати конкретній особі. Зателефонуйте в компанію або поговоріть із працівниками компанії, якщо у вас немає імені людини. Включіть точне особисте звання, наприклад, пані, пані, пана чи доктора. Якщо ви сумніваєтесь у перевазі жінки особистого звання, використовуйте пані

4. Гарне перше враження (привітання)

Вашим першим враженням від читача буде привітання вашого листа. Переконайтесь, що ім’я та титул людини точні та правильно написані. Якщо неможливо було знайти ім’я особи, “Шановний пане чи пані:” Якщо ви не впевнені в статі людини, ви можете використовувати повне ім’я у привітанні. Наприклад, ви можете написати дорогий Кріс Вільямс: якщо ви не були впевнені в статі Кріса. Ім'я у вашому привітанні має збігатися з іменем, що використовується для адреси одержувача. Залиште один пустий рядок після привітання.

5. Причина написання ділового листа (основний текст листа)

Ділові листи можна писати з багатьох причин, таких як:

Запит (запитувати інформацію)
Запит (попросити когось щось зробити)
Вибачення (сказати вибач)
Скарга (скаржитися на проблему)

Пишучи лист-запит чи запит, ви можете розпочати свій лист, кажучи: "Чи могли б ви…" або "Я був би вдячний, якщо б ви…" Видаючи погані новини або вибачаючись, ви повинні бути тактовними та ввічливими, вказуючи причину для проблеми. "На жаль, ми не зможемо обробити ваше замовлення вчасно через…" або "На жаль, наразі ми не зможемо зустрітися з вами через переважні попередні зобов'язання."

Під час написання листа використовуйте блок-формат. Не відступайте абзаци, а робіть єдиний пробіл. Залиште один пробіл між абзацами. Дуже важливо під час написання ділового листа пам’ятати, що лаконічність є ключовою. У першому абзаці відкрийте дружньо, а потім письмово заявіть про свою мету. Наступний параграф повинен містити деталі, що обґрунтовують причину написання. Третій абзац може містити довідкову інформацію та допоміжні деталі.

6. Закінчення ділового листа

Заключний абзац повинен переказувати мету листа та, якщо потрібно, вимагати певного виду дій. "Будь ласка, зв'яжіться з нами, якщо у вас виникнуть додаткові запитання". "Я хотів би зустрітися з вами у вашу зручність, щоб обговорити це питання далі". Крім того, якщо документи слід додавати, це слід зазначити в заключному абзаці. “Будь ласка, додайте…”

7. Дозвіл на майбутній контакт

Заключний абзац також повинен стосуватися майбутніх контактів, наприклад, "Я з нетерпінням чекаю зустрічі з вами наступної середи".

8. Закриття листа

Кінець вашого листа залежить від ваших стосунків з одержувачем. "З повагою" набагато формальніше, ніж "З повагою". Якщо читач вам добре відомий, тоді можна використати "З найкращими побажаннями". Після відповідного закриття, за яким ставиться кома, залиште чотири рядки для підпису, а потім введіть своє ім’я та посаду.

9. Корпуси

Якщо до листа додаються додатки, вкажіть це, написавши "Enc." один рядок нижче закриття. Якщо включено ряд документів, доречно назвати кожен документ.

10. Ініціали друкарки

Якщо ви написали лист, але хтось набрав його, або ви набрали його для іншого, ініціали друкарки з'являються після вкладених елементів. Якщо ви є відправником і набрали лист самостійно, опустіть ініціали друкарки.

Не поспішай!

Професійні ділові листи мають офіційний контур, який надає їм полірованого вигляду. Однак вміст - це найважливіша характеристика, яка забезпечить позитивний результат цілей вашого листа. Важливо, щоб ваш правопис і граматика були бездоганними. Тому перед відправкою виконайте коректуру своєї роботи два-три рази. Переконайтеся, що ваша фраза є ввічливою, тактовною та суттєвою. Керівники обмежені часом і навряд чи витратять час на читання прози, яка блукає і займає занадто багато часу, щоб досягти суті. Не поспішайте слідувати рекомендаціям цієї статті та ретельно відредагуйте короткий зміст, і результат буде професійним листом.