Як боротися з викраденням працівників

Як боротися з викраденням працівників

Автор

Крадіжка співробітників: це може статися з вами

Якщо ви власник малого бізнесу, довіряти своїм працівникам є необхідним і ризикованим. З одного боку, вам потрібні люди, які можуть допомогти вам у всіх аспектах ведення бізнесу, починаючи від взаємодії з клієнтами та клієнтами, закінчуючи взаємодією з продавцями, прийманням платежів, веденням бухгалтерії, відстеженням витрат та зберіганням полиць. Однак навіть деякі працівники з вражаючими резюме та посиланнями можуть бути нечесними. Коли такий працівник відповідає за здійснення платежів, придбання предметів, пов’язаних з бізнесом, та / або балансування рахунків, спокуса скористатися вашим бізнесом може бути занадто великою. Деякі співробітники вміло приховують свою крадіжку, а інші просто відверто беруть участь у шахрайстві.

Статистика крадіжок працівників дивує, якщо не шокувати.

У 2011 році опитування Національної федерації роздрібної торгівлі показало, що збитки, спричинені крадіжкою працівників, крадіжкою крадіжок, помилками з оформленням документів та шахрайством постачальників, склали 34,5 млрд. Дол. США, або 1,41 відсотка роздрібних продажів. З цієї загальної кількості 43,9% припадає на викрадення працівників, значно більше, ніж збитки у крадіжках (35,7%).

Хоча деякі викрадення працівників можна віднести до категорії відносно невеликих (викрадення канцелярського приладдя, використання обладнання компанії для особистого користування), більш значні втрати виникають від підробки часових записів, викрадення власної ділової інформації, такої як списки клієнтів, а також медичних рахунків та записів, щоб покласти більше грошей в кишені працівника.

На жаль для цього автора, я виявив, що довірена співробітниця, яка працювала в моїй юридичній фірмі з дня її відкриття, переплачувала собі за рахунок заробітної плати, а також використовувала бізнес-кредитну картку для різноманітних особистих покупок протягом 5 місяців у 2019 році Вона була моїм єдиним працівником, і я працював з нею, коли ми обоє працювали в іншій компанії за рік до цього. Ця співробітниця відповідала за прийом клієнтів, нарахування заробітної плати (для нас двох), дебіторську заборгованість, і вона також виконувала обов'язки мого секретаря та юриста. Вона мала доступ як до кредитної картки компанії, так і до чекових рахунків компанії. На моє прохання працівник також створив наші служби оплати праці, веб-сайт, рекламу та маркетинг. Вона неодноразово казала мені: "Я хочу, щоб ти зміг зосередитись на заняттях адвокатською діяльністю - я подбаю про все інше".Ці слова знову переслідували мене, оскільки крадіжка її працівника коштувала мені трохи більше 20 000 доларів за п’ять коротких місяців.

П’ять ознак крадіжки співробітників

Що робити, якщо ви виявили або запідозрили крадіжку працівника

1. Якщо ви не впіймаєте працівника у вчиненні злочину (див. № 7 нижче), негайно повідомте про підозру у крадіжці у ваш відділ кадрів, якщо він у вас є, і погодьтеся з відділом, дотримуючись будь-яких і всіх опублікованих процедур довідників працівників. Можливо, ви захочете обговорити це питання зі своєю бухгалтерією, якщо вона у вас є.
2. Якщо працівник має доступ до ділових кредитних карток, готівки, банківських рахунків, рахунків клієнтів або товарів, негайно обмежте або заморожте доступ. Це включає повідомлення банкам про підозру в крадіжці та усунення працівника як уповноваженого підписанта чи агента на всіх рахунках. Обмежте доступ співробітників до бізнес-приміщень та будь-яких місць, де здійснюється діяльність вашого бізнесу, якщо це можливо.
3. Якщо у вас немає відділу кадрів та / або у вас немає опублікованого довідника працівника, домовтеся про те, щоб третя сторона була присутньою під час телефонного дзвінка або зустрічі з працівником, якого підозрюють у крадіжці.
4. Підготуйтеся до телефонного дзвінка або зустрічі з працівником, витягнувши наявні у вас документи, що підтверджують наявність підозр у крадіжці.
5. Негайно призупиніть або звільніть працівника, залежно від ваших доказів та наявності довідника працівника, дотримуючись опублікованих правил та процедур. Під час цієї зустрічі або телефонного дзвінка пропонується присутність третьої особи.
6. Негайно повідомте про крадіжку до відділу поліції.
7. Якщо ви спіймали працівника на крадіжці, негайно зателефонуйте до міліції, перш ніж дозволити працівникові піти.
8. Негайно повідомте про крадіжку клієнтам або клієнтам, якщо працівник мав доступ до конфіденційної інформації, включаючи, але не обмежуючись номерами соціального страхування, номерами банківських рахунків та / або номерами кредитних карток.
9. Якщо у працівника є виданий йому портативний комп’ютер, або інший портативний пристрій, на якому зберігається конфіденційна інформація про клієнта чи клієнта, негайно забезпечте повернення такого комп’ютера чи пристрою. Потрібно вимагати повернення всього майна компанії, включаючи стільникові телефони, членські картки та будь-які інші методи, за допомогою яких можуть здійснюватися витрати компанії (наприклад, паливні кредитні картки).

Запобігання крадіжкам працівників у вашому бізнесі

Кроки для запобігання або мінімізації крадіжок працівників

Наймати працівників - делікатна практика. Можливо, ви захочете проконсультуватися з адвокатом з питань працевлаштування, щоб переконатися, що ваша практика найму не є дискримінаційною. Адвокат також може допомогти вам розробити довідник працівника, який розглядає такі ситуації, як крадіжка працівника. Угода про неконкуренцію може також бути доцільною для захисту комерційної таємниці та списків клієнтів.

Будьте активними у запобіганні втратам з самого початку. Це в поєднанні з ретельною, законною практикою перевірки працівників може забезпечити деяку страховку для власника малого бізнесу.

Ось кілька кроків, які ви можете зробити, щоб запобігти або мінімізувати крадіжки працівників:

• Запитайте та зв’яжіться принаймні з трьома професійними рекомендаціями, перерахованими потенційним працівником, перед тим, як прийняти на роботу
• Якщо працівник матиме доступ до готівки та / або рахунків, регулярно проводити аудит та балансувати книги (не рідше одного разу на місяць)
• Поясніть та попросіть працівника підписати політику та процедури зайнятості щодо дозволеного використання кредитних карток компанії та оплати коштами компанії будь-яких покупок, пов’язаних з бізнесом
• Поясніть та попросіть працівника підписати політику та процедури зайнятості, що забороняють використовувати кредитні картки компанії та сплачувати коштами компанії будь-які особисті витрати
• Попросіть попросити адвоката скласти обов’язкову угоду про неконкуренцію для захисту власних списків клієнтів та маркетингових стратегій бізнесу
• Подумайте про необхідність попередньої авторизації будь-яких витрат на купівлю, пов’язану з бізнесом, що перевищує сто доларів за будь-яку окрему транзакцію, а також для будь-якої ситуації, коли багато операцій, пов’язаних з бізнесом, перевищують три за будь-який тиждень
• Подумайте про те, щоб вимагати від кожного працівника (не за годинником) щоденного обліку годин, що проводяться на робочих завданнях, з описом кожного завдання
• Якщо ви погоджуєтесь оплатити медичне страхування або інші витрати (наприклад, послуга стільникового телефону), подумайте про організацію прямого платежу постачальнику, а не про відшкодування збитків працівнику

Знайте свої права, якщо працівник вкрав у вас

Автор

Викрадення співробітників: винос

Уроки, які я засвоїв в результаті крадіжки працівників, були важкими. На дату написання цього матеріалу справа перебуває у кримінальному судочинстві. Я ще не визначився, чи переслідувати свого колишнього працівника в цивільному судовому процесі.

Цей власник малого бізнесу може ніколи не компенсувати збитки, які я зазнав. Я точно не відновлю незліченні години, витрачені на подання звітів до поліції та ФБР, зустрічі з установами банківських та кредитних карток, спостереження за клієнтами, щоб попередити їх про крадіжку та вирішення потенційного компрометації конфіденційної інформації клієнтів. Цього разу і емоційний стан, який він забрав, набагато перевищує фактичну суму грошей, викрадених у мого малого бізнесу.

З моменту виявлення крадіжки працівника я довідався, що з багатьма іншими друзями та колегами траплялися подібні ситуації. Хоча я вважаю, що повної профілактики важко досягти, малий бізнес, безумовно, може вжити певних заходів, щоб мінімізувати ризик збитків.

Наскільки поширені крадіжки працівників?

Розмова з незнайомцями: що ми повинні знати про людей, яких ми не знаємо

У разі крадіжки працівника можуть бути необхідні судові дії

Автор

© 2020 Стефані Маршалл