Як проводити ефективні наради на роботі

Як не допустити, щоб зустрічі були марною тратою часу

Наради - один із найпоширеніших способів спілкування людей на роботі. Якщо все зробити правильно, зустрічі можуть зменшити непорозуміння, породити нові ідеї, зміцнити загальні цілі команди та вирішити проблеми. У більшості організацій наради є важливою частиною процесу прийняття рішень. Але розумний керівник також знає, що кожного разу, коли він скликає нараду, його працівників відбирають від роботи, яку вони найняли. Якщо їх не планують і не виконують належним чином, збори можуть призвести людей до розчарування, сприйняття їх як само собою зрозумілого та перевтоми.

Учасники повинні залишати зустрічі з почуттям повноважень та натхнення, а не розгубленості та розчарування. Ось декілька порад та пропозицій, які допоможуть вам проводити ефективні та приємні зустрічі на робочому місці. При ретельному плануванні зустрічі закінчуються тим, що всі відчувають, що щось значуще здійснено.

Проведення ефективних зустрічей починається з вибору відповідного місця для збору. Обов’язково заздалегідь забронюйте свою кімнату для переговорів, щоб вона була доступна тоді, коли вона вам потрібна.

9 способів проведення ефективної та продуктивної робочої зустрічі

1. Виберіть правильне місце для зустрічі.

Виберіть правильне місце зустрічі та переконайтеся, що ви забронювали його з розумним запасом часу до і після наради, щоб ви могли облаштувати кімнату, привітати гостей та відповісти на їхні запитання. Створивши простір до і після основної частини зустрічі, ви уникнете тих незручних ситуацій, коли люди з’являться до того, як ви будете готові, або зустріч триває понаднормово, і вам доведеться поспішати з кімнати, щоб група, призначена після почати вчасно.

2. Зрозумійте, який тип зустрічі ви збираєтеся провести (і дотримуйтесь цієї мети).

Це буде спільна зустріч, на якій очікується участь усіх в обговоренні, чи це буде зустріч, на якій ви проводите більшу частину розмов? Взагалі кажучи, існує три основних типи зустрічей, заснованих на потоці інформації.

Наради з розповсюдження інформації: керівник представляє факти, пояснює новий напрямок політики або демонструє процес чи процедуру. У учасників може бути час задати питання після основної презентації, але здебільшого інформація надходить зверху вниз.
Наради щодо збору інформації: Керівник шукає пропозицій та відгуків учасників. Наприклад, голови підкомітетів можуть попросити надати висновки своєї групи. Або, можливо, керівник зустрічі потребує ідей, які допоможуть поліпшити виробничі або адміністративні процеси, і хоче надати співробітникам можливість запропонувати свої ідеї. На зустрічах цього типу потік інформації відбувається від учасників групи до керівника.
Наради для співпраці: сеанси мозкового штурму, інтерактивні семінари, стратегічне планування та зустрічі, метою яких є генерування ідей для вирішення проблеми або розробка плану, що вимагає взаємного потоку інформації вперед і назад. На таких типах занять керівник зустрічі часто виступає в ролі фасилітатора, який підтримує безперебійне функціонування та направляє творчу енергію групи в корисні рішення, які служать всій організації.

3. Попередньо розподіліть порядок денний.

Надсилаючи порядок денний усім учасникам зборів заздалегідь, люди можуть належним чином підготуватися до своєї ролі. Вони знатимуть, які питання обговорюються, про які розділи вони будуть говорити та хто ще буде на зустрічі. Просто очікувати, що люди з’являться на зустріч, до якої вони не можуть підготуватися, просто непрофесійно та неефективно. Ви організовуєте ділову зустріч, а не вечірку-сюрприз, тому обов’язково надайте чітку інформацію.

4. Запросіть потрібних людей.

Ви коли-небудь сиділи на зборах і замислювались, чому на землі ви були там? Обговорювані питання не стосуються вашого відділу, у вас немає досвіду чи спеціалізованих знань, необхідних для участі в дискусії, або у вас є обмежений термін для власного відомчого проекту, і у вас просто немає часу. Так, на жаль, деякі менеджери планують зустрічі з мисленням «чим більше, тим веселіше», і замість того, щоб запросити лише людей, яким найбільше потрібно обговорити питання порядку денного, розгортається загальне запрошення, а люди з усіх куточків організації передбачається участь.

Якщо ви хочете спланувати ефективну зустріч, будьте виборчими, коли складаєте список учасників. Один із способів вирішити, чи повинен хтось брати участь у зборах, це запитати себе, чи доведеться особі виконувати будь-яке рішення, прийняте на зборах. Якщо відповідь позитивна, включіть цю особу до списку запрошених.

Найефективнішими планувальниками зустрічей є ті, хто цінує час своїх учасників так само, як і свій власний.

5. Встановіть тон на початку.

Прибувайте достроково і організуйте свої матеріали до початку наради. Налаштуйте та протестуйте своє AV-обладнання до початку прибуття учасників. До того часу, коли вони пройдуть через двері кімнати засідань, ви мали б встигнути зробити швидку перевірку догляду, а потім бути готовими прийняти їх з доброзичливою посмішкою та привітним привітанням. Розслабте учасників зустрічі та переконайтеся, що вони знають, що їхню присутність оцінюють - коли зустріч розпочнеться, вони, швидше за все, звернуть увагу та залишатимуться зацікавленими у тому, що відбувається.

6. Виберіть правильну конфігурацію кімнати для наради.

Тип зустрічі, яку ви проводите (передача інформації, збір інформації або вирішення проблем), допоможе вам вирішити, як встановити столи та стільці. Наприклад, на інформаційній зустрічі, на якій одна людина виконує більшість, якщо не всі --- виступу, доречним було б розташування стилів у класах у класах зі столами та учасниками. На зустрічі, яка є більш інтерактивною, наприклад, на зустрічі з вирішення проблем, коли ви хочете, щоб люди могли говорити та слухати один одного, тоді встановлення підкови (квадрат або прямокутник із сидіннями та стільцями на трьох сторонах четвірок) бути придатним.

7. Переконайтеся, що ви належним чином відпочили і повні сил.

Як керівник зборів, ви задаєте тон, як буде проводитися нарада. Якщо ви задушуєте позіхання або тасуєтесь по кімнаті, ніби акумулятори розряджаються, то ви не можете очікувати, що інші в кімнаті залишатимуться зарученими та цікавими тим, що ви говорите.

8. Надайте відповідні закуски.

Якщо у вас тривала зустріч, яка триватиме більшу частину ранку або обіду, по можливості, бажано забезпечити легкі закуски, такі як чай, кава, фрукти та чайне печиво, щоб допомогти припливу людей. Як мінімум, забезпечте водою. Якщо ви не можете забезпечити себе прохолодними напоями, обов’язково зробіть перерву під час зустрічі, щоб люди могли з’їсти власні закуски або захопити щось із кавового кіоску.

9. Отримайте додаткову практику щодо проведення ефективних зустрічей, пройшовши курси та навчальні програми.

Поради та пропозиції, що містяться в цій статті щодо проведення ефективної зустрічі, були натхнені організацією, яка майже 100 років викладає мовленнєві та лідерські якості: Toastmasters International. На зустрічі тамади ви не тільки дізнаєтесь, як заспокоїти свій страх перед виступом перед аудиторією, ви також дізнаєтесь, як планувати та головувати на зустрічі, ефективно розпоряджатися часом, боротися з відволікаючими ситуаціями та надавати значущий зворотний зв'язок та підтримку своїм одноліткам. Ви навіть дізнаєтесь, як зберігати холоднокровність і думати на ногах, коли все йде не так, як планувалося.

Розвиваючи навички планування зустрічей та заходів як частину вашого постійного прагнення до професійного розвитку, ви будете налаштовувати себе на успіх, рухаючись вперед у своїй кар’єрі. Хто не любить працівника, який може віртуозно провести разом приємну, продуктивну зустріч?