Як скласти план управління проектом

План проекту: що і чому?

План має важливе значення для успіху будь-якого проекту. Чесно кажучи, більшість проектів зазнають краху, навіть ті, що мають хороші плани. Але проект без плану безнадійний. Команда проекту обов’язково доставить одне, коли замовник захоче інше, або запізниться, або перевищить бюджет. Хороший план проекту може налаштувати нас на успіх, уникаючи всіх цих проблем, а також багатьох інших.

План проекту встановлює нас для управління проектом. Що саме це означає? За допомогою плану ми зможемо:

• дотримуйтесь кроків у плані
• координувати зусилля команди з багатьма навичками
• бути достатньо гнучким для вирішення змін, включаючи нові хороші ідеї та вирішення проблем
• забезпечити бажані результати вчасно і за бюджетом

Як менеджер проекту, моя мета - це не лише задоволення споживача - це задоволення клієнта. І план управління проектами - це мій найважливіший інструмент.

Хороший план управління проектами охоплює всі аспекти проекту. Згідно з Інститутом управління проектами (PMI), є дев'ять областей, які ми повинні спланувати та взяти під управління, щоб досягти успіху в проекті. Погуляйте зі мною, і я покажу вам, якими вони є, і як скласти план управління проектом для вашого наступного проекту.

Я навчив понад 4000 менеджерів проектів і написав чотири книги про управління проектами. Не потрібно їх усіх читати. Насправді, якщо ви будете дотримуватися вказівок у цій статті, ви випередите більшість професіоналів, яких я зустрічав!

Зміст

• Повний план окупається

  . Проект із планом виконується швидше, з меншими витратами.

• Найпростіший план проекту: обсяг, час та

  план витрат, що ви надасте, коли це виконаєте та скільки це буде коштувати.

• Вирішальні елементи великого плану проекту

  Дізнайтеся, як спланувати шість факторів процесу (p), що забезпечують успіх проекту

• Складіть свій наступний план проекту

  Дотримуючись кроків у цій статті, ви можете скласти свій наступний план проекту.

• Використовуйте свій план проекту щодня

  Ваш план керує вашим проектом - щодня!

Повний план окупається

Закінчивши читати цю статтю, ви будете знати, як створити повний план управління проектами, що охоплює дев’ять питань, які потребують планування та управління.

Це звучить як багато роботи, але це не обов’язково правда.

Я можу скласти такий план приблизно за 45 хвилин для невеликого проекту. І якщо я це зроблю, цей проект, швидше за все, займе 5 годин, а не 8, і порадує замовника, замість того, щоб його розчарувати. Фактично, я щойно подвоїв свій дохід, склавши план проекту. Я працюю розумніше - зменшив розчарування та витрати.

Звичайно, план проекту великого проекту займає більше часу. Але це завжди приносить свої плоди. Час, витрачений на планування, заощаджує більше часу на проект, ніж потрібно - кожен раз.

Насправді економія може бути величезною. Одного разу мене покликали врятувати проект із бюджетом 10 мільйонів доларів. Це вже була загальна катастрофа - витрачено 1,5 мільйона доларів, нічого не показати, а місяці витрачені даремно. Акції компанії збиралися пірнути, якщо цей товар теж вийде із запізненням. Я навчив команду як складати план проекту, і ми разом виклали план. Не минуло і місяця, як у нас з’явився новий план, який використовував найкращі навички кожного члена команди та кожного консультанта, і новий продукт був запланований на своєчасну доставку згідно з новим планом проекту.

Звичайно, для створення цього плану коштувало близько 10 000 доларів. Але це заощадило компанію 10 мільйонів доларів і допомогло компанії заробити близько ста мільйонів доларів у найближчі кілька років.

Рисунок №1: Залізний трикутник

Залізний трикутник: збільшення масштабу вимагає більше часу та грошей.

Сід Кемп

Найпростіший план проекту: обсяг, час та вартість

Найпростіший план проекту має щонайменше три елементи: обсяг, час та вартість. Або простою англійською мовою:

• Сфера застосування: Що ми робимо?
• Час: скільки часу це займе? Коли ми почнемо, а коли закінчимо?
• Вартість: Скільки це буде коштувати?

Скажімо, клієнт наймає мою команду для створення їм веб-сайту. Якщо я скажу: "Я зроблю веб-сайт, який ти хочеш зробити, за два тижні за 1200 доларів", тоді це короткий опис обсягу, часу та вартості проекту. Але мені потрібно викласти повний план, щоб переконатися, що веб-сайт, який ми створюємо, є тим, що хоче замовник, і що ми справді можемо зробити це за два тижні за 1200 доларів.

Обсяг, час та вартість називаються "залізним трикутником", як показано на малюнку №1. Чому? Оскільки залізо не розтягується, і як тільки трикутник має дві сторони, інші сторони не можуть змінитися, не порушивши трикутник. Залізний трикутник - це спосіб нагадати покупцям, що вони не можуть отримати більше, ніж заплатили. Якщо вони домовляться про певний обсяг протягом певного часу і вартості, вони не можуть повернутися пізніше і сказати: "Я хочу більше". Якщо вони це роблять, ми показуємо їм діаграму Залізного трикутника і кажемо: "Ви не можете розтягувати залізний трикутник. Якщо ви хочете отримати більше результатів, нам потрібно більше часу, щоб виконати роботу, і це також коштуватиме більше грошей".

Давайте детальніше розглянемо кожен із цих трьох елементів.

Сфера застосування: Що ми робимо?

Це може здатися простим: ми робимо веб-сайт. Але замовник може припустити, що там буде відео, шістнадцять сторінок і кошик для покупок, хоча у вашій пропозиції чітко вказано, що веб-сайт на 1200 доларів містить до п’яти фотографій, шість сторінок, жодного відео та кошика для покупок. Отже, щоб зробити заяву про обсяг, яка є першим розділом плану проекту, ми записуємо, що ми доставимо.

І ми також записуємо те, чого не доставимо. Клієнти, як правило, пам’ятають, що ви сказали «так» усьому, що вони хотіли, навіть коли ви сказали «ні». Отже, припустимо, що клієнт попросив відео, а ви сказали: "Я з радістю зв’яжу відео, якщо ви його надаєте. Але створення відео не охоплюється ціною в 1200 доларів США і не може бути здійснено за два тижнів ". Якщо це сталося на засіданні з планування, то переконайтеся, що це також у плані проекту, у розділі, який називається "виключення". Ми можемо бути ввічливими. Нам не потрібно говорити "СЛУХАЙ: НІ ВІДЕО". Але ми можемо сказати: "Поточний план на 1200 доларів не включає жодної відеопродукції. Якщо ви хочете відео на сайті, ми можемо створити 3-хвилинне відео та додати його за додаткові 350 доларів після того, як сайт запуститься.Щоб створити відео, знадобиться додатковий тиждень ".

Ще однією поширеною помилкою в заявах про обсяг є те, чи включена підтримка. Клієнт може припустити, що після того, як веб-сайт запуститься, ви будете вносити зміни та доповнення безкоштовно. Ваша заява про сферу діяльності повинна містити підтримку, яку ви надаватимете, і чітко виключати будь-яку підтримку, яку ви не надаватимете.

Хороший виклад сфери чітко викладає всі припущення, щоб ви могли бути впевнені, що всі, хто бере участь у проекті, мають на увазі одну і ту ж мету. По мірі просування проекту ви нагадуватимете людям про положення про сферу, щоб усі були на одній сторінці. А коли закінчите, ви порівняєте свої результати із заявою про обсяг. Ви доставите все, що бажає клієнт, і забезпечите клієнтові захват!

Час: скільки часу це займе?

Може здатися простим сказати: "Я можу створити веб-сайт за два тижні". Але що це насправді означає? Хороше планування та оцінка часу проекту - це набагато більше, ніж така заява. Ось кілька питань, на які слід звернути увагу:

• Зусилля - це загальна кількість годин, які ми та наша команда будемо працювати.
• Тривалість - це загальний час, який триватиме проект, від початку до кінця.
• Тривалість і зусилля не мають простих стосунків. Наприклад, ми могли б зробити це швидше, коли більше людей одночасно працюють над одним проектом. Або нам може знадобитися більше часу на очікування доставки інформації від замовника, або тому, що ми працюємо над кількома проектами одночасно.

Якщо ми робимо проект, який є дуже звичним для нас та нашої команди, ми можемо оцінити час, порівнюючи з подібним минулим проектом. Але будьте обережні, щоб не робити припущень щодо проекту. Уважно перевіряйте наявність розбіжностей в області застосування, оскільки невелика різниця в масштабі може сильно вплинути на час. Наприклад, якщо всі ваші попередні веб-сайти розміщувались на одному веб-хості, і цей клієнт хоче, щоб ви використовували іншого хоста, це може зайняти набагато більше часу.

Є й деякі інші пастки часу. Що робити, якщо клієнт не доставляє текст для веб-сайту на початку проекту? Що робити, якщо вони не схвалюють вашу графіку та сторінки швидко? Це може збільшити тривалість проекту. І, якщо ви не дуже чітко спілкуєтесь, клієнт не знатиме, що саме він затримує власний проект.

Вартість: Скільки це буде коштувати?

Найпростіший план витрат - це час і матеріали: години роботи, помножені на тариф на послуги, плюс вартість будь-яких предметів, які ви купуєте для клієнта. Часто цього буває достатньо. Але ви також повинні включити умови виставлення рахунків та заяву про те, як буде оброблено перевитрати коштів.

Коли ваш план проекту включає обсяг, час та вартість, ви маєте основи на місці. Чи виконано план? Далеко не так! Обсяг, час і витрати - це результат гарної роботи, не помилки та догляду за проблемами, як тільки вони трапляються. Тож нам також потрібно планувати ці фактори процесу .

Рисунок 2: Залізний трикутник підтримується 6 факторами процесу

Ми можемо забезпечити обсяг вчасно та в межах бюджету, лише якщо ми керуємо також шістьма іншими областями процесу.

Сід Кемп

Вирішальні елементи великого плану проекту

Планування залізного трикутника недостатньо. Якщо ми лише плануємо та керуємо обсягом, часом та витратами, тоді все піде не так, як тільки ми це знаємо. Ми не дотримаємося, доставимо пізно або перевитратимо бюджет. Насправді, востаннє хтось думав, що план проекту, викладений за обсягом, часом та вартістю, був завершений, був близько 50 років тому.

На рисунку №2 вище показано, як Залізний трикутник, три фактори Результату (r), залежать від шести інших факторів Процесу (p). Ми забезпечуємо успішне досягнення результатів вчасно та в рамках бюджету, керуючи усіма дев’ятьма факторами, трьома (r) факторами, описаними вище, та цими шістьма (p) факторами, а також:

• Якість: чим це добре?
• Ризик: Що може піти не так, і що ми з цим будемо робити?
• Людські ресурси: Хто буде виконувати роботу, і хто яку роботу?
• Спілкування: як ми будемо підтримувати зв’язок та залишатись на одній сторінці?
• Закупівля: Що ми будемо купувати, і як ми його отримаємо?
• Інтеграція: Як ми збережемо всі ці дев'ять областей разом, і як ми будемо керувати змінами?

Тепер вам може не знадобитися складати план для кожної з цих дев’яти областей. Але вам потрібно запитати, чи потрібно складати план для кожної області. Будь-яка область, яка потребує плану і не отримує його, будується на здогадах і припущеннях. Швидше за все, це вдасться досягти успіху, як літак, утримуваний разом із дротом для врятування та жувальною гумкою. Отже, ось короткий посібник із шести областей процесу (p) добре розробленого плану управління проектами.

Якість: чим це добре?

Ключові питання: Які найважливіші частини результату для замовника? Що б їх порадувало? Як ми можемо переконатися, що ми чудово справляємося з цими конкретними предметами?

Ризик: Що може піти не так? І що ми можемо з цим зробити?

Найпростіший спосіб скласти план ризику - запитати: Що пішло не так за останні п’ять разів, коли ми робили такий проект? Ми можемо отримати такий список:

• Ми доставляли пізно, бо хтось захворів.
• Клієнту знадобилося три дні, щоб отримати схвалення для графіки, і ми отримали їх у п’ятницю, і нам довелося працювати всі вихідні, щоб закінчити.
• Клієнт не повідомив нам пароль сайту, і ми почали із запізненням на три дні.
• Клієнт любив веб-сайт, але ніколи не сплачував рахунок.

Чи звучить щось із цього звично? Що ж, складіть власний список, подібний до цього, а потім запишіть, як можна запобігти проблемі, зменшити ймовірність її виникнення або добре впоратися з нею, якщо вона трапиться. Ось управлінські рішення щодо кожного з цих ризиків:

• Навчіть двох людей у ​​команді виконувати кожне завдання або зателефонуйте консультанту, щоб заповнити прогалину в команді.
• Навчіть клієнта перед початком проекту, повідомляючи йому, як швидко ми очікуємо схвалення чи запити на зміну, і що затримка клієнтом затримує дату доставки проекту.
• Складіть контрольний список усього, що нам потрібно, від клієнта, доставіть його клієнтові і не запускайте проект, поки у нас все не буде в руках.
• Потрібен перший внесок. Для клієнтів без підтвердженої історії платежів вимагайте ескроу.

План ризику може бути набагато складнішим за цей. Насправді керівники проектів з великим боргом планують ризики, використовуючи статистику! Але якщо ви склали перелік ризиків і запланували, як запобігти кожному з них або впоратися з ними, ви працюєте вище середнього.

Людські ресурси: Хто в команді і що робитиме кожна людина?

Тут найголовніше - переконатись, що у нас є команда з усіма навичками, необхідними для виконання роботи. Але для великих, складних проектів проект планування людських ресурсів може включати такі речі, як найм, утримання, надурочні роботи, графіки відпусток та правила профспілок.

Спілкування: як ми будемо підтримувати зв’язок та залишатись на одній сторінці?

Більшість проектів затримуються, оскільки найважливіші рішення не приймаються вчасно, і робота зупиняється. У фільмі « Авіатор » є сцена про Говарда Хьюза, де він починає божеволіти, а сотні робітників простоюють, чекаючи вказівок, а Хьюз намагається визначити правильну форму джойстика. На жаль, ця сцена занадто знайома нам, менеджерам проектів, навіть коли ніхто не божеволіє!

Я також бачив, як проект провалювався, оскільки різним членам команди надавали різні версії плану. Одного разу ми вирішили скинути певний модуль із товару, і замовник погодився. Але ніхто не сказав програмісту, і він буквально не спав цілу ніч, намагаючись змусити це спрацювати. Мені не потрібно розповідати вам, як почувався програміст наступного ранку, коли ми сказали йому, що він просидів усю ніч без причини. Скажімо просто, що такі помилки у спілкуванні не створюють лояльності! При поганому спілкуванні половина команди думає, що ми робимо коня, а інша половина думає, що ми робимо осла. Коли проект закінчений, у нас є щось із головою коня та хвостом осла, і це робить менеджера проекту схожим на задній кінець коня!

Отже, комунікації є ключовими. І це ще більше вірно в наші дні, коли багато проектів виконуються через Інтернет, електронну пошту та телефон. Часто ми працюємо з членами команди, які живуть у різних часових поясах та розмовляють різними мовами. У цих випадках комунікаційний план є ключем до успіху. Просто запитайте кожну людину, коли і як зв’язатися з нею, та запишіть вказівки щодо зустрічей, розмов, схвалення чи запитів на зміни.

Закупівля: Що ми будемо купувати, і як ми його отримаємо?

Деякі проекти не потребують закупівель. Якщо ми не купуємо, не беремо в оренду чи не беремо в оренду щось і не зберігаємо послуги субпідрядника, ми можемо пропустити цей розділ. Але якщо ми робимо будь-яку з цих речей, тоді нам потрібно узгодити договори, листи про згоду, страхування, дотримання норм тощо тощо з планом проекту. Ось як ми складаємо план закупівель проектів.

Інтеграція

При складанні плану проекту інтеграція має два значення. Перше - це: нам потрібно переконатись, що всі частини плану пов’язані між собою. Припустимо, клієнт запитує додаткові сторінки на веб-сайті, і ми погоджуємось. Потім ми додаємо десять годин роботи. Але чи ми оновили вартість, щоб відобразити зміни в обсязі та часі? Що робити, якщо ці 10 годин вважаються понаднормовими, і згідно з правилами управління персоналом, нам доведеться платити півтора рази? Усі дев’ять областей пов’язані між собою, і, коли ми складаємо план проекту, ми маємо все перевірити.

Навіть якщо ми все перевіримо, цього недостатньо. Проекти змінюються в середині, до. Отже, друга частина інтеграції настає після планування - це управління контролем змін під час проекту, щоб тримати все на шляху.

Складіть свій наступний план проекту

Дотримуючись кроків у цій статті, ви можете скласти свій наступний план проекту. Якщо ви вже планували проект, можливо, ви можете зробити його набагато кращим, просто обов’язково звернувши увагу на дев’ять областей.

Інститут управління проектами називає ці дев'ять областей знань в галузі управління проектами. Але я закликаю вас бути простими. Здоровий глузд набагато важливіший в управлінні проектами, ніж знання. Не поспішайте продумати речі з точки зору цих дев’яти областей, які потребують управління, і те, що ви придумаєте, буде чудовим.

Звичайно, деякі плани проектів набагато простіші за інші. Унікальність проекту є ключовим фактором: чим більше рутинний проект, тим легше його планувати. І, звичайно, розмір, складність та тиск на зменшення витрат або швидку доставку вимагають і планування. Якщо вам потрібна додаткова допомога, ви можете поглянути на мою книгу «Просте управління проектами» або ознайомитися з ресурсами, доступними від PMI.

Використовуйте свій план проекту щодня

Найбільша причина провалу проекту - відсутність гарного плану. Вітаємо! Ви вирішили цю проблему. Тепер ви готові припуститися другої за величиною помилки - кинути план у шухляду, приступити до роботи та не використовувати добре виконану роботу.

Коли ви їдете кудись, де ніколи раніше не бували, чи встановлюєте GPS у своїй машині, потім ігноруєте його і просто їдете, поки не загубитесь повністю. Звичайно, ні!

Однак це те, що занадто багато менеджерів проектів. Використовувати свій план проекту щодня і щотижня - все одно, що слухати свій GPS. Щодня нехай ваш план повідомляє вам:

• що робити сьогодні
• що робити далі
• що сказати своїй команді
• коли зв’язуватися зі своїм клієнтом і що відповісти
• на які ризики слід звертати увагу, запобігати чи керувати ними

Кожного тижня звіряйте виконану роботу зі своїм планом і вирішуйте будь-які проблеми, що виникають. Якщо ви просто відстежуєте час і витрати за результатами, ви просто виявите, що запізнилися і перевиконали бюджет. Але якщо ви також будете стежити за шістьма факторами процесу, ви виявите проблеми до того, як вони змусять ваш бюджет, спричинять великі затримки та глибокі шість проектів. Виклавши хороший план, ви на шляху до успіху.