Як ефективніше керувати електронною поштою на роботі

Чи не було б непогано, якби ваша папка "Вхідні" могла виглядати як папір паперу праворуч, а не ліворуч? Ось як розпочати сортування електронної пошти.

Як ефективно працювати з електронною поштою на роботі

Вам здається, що ви отримуєте занадто багато електронної пошти на роботі? Ви закочуєте очима і зітхаєте, коли відкриваєте обліковий запис електронної пошти і знаходите сотні повідомлень, які чекають на відкриття, сканування, видалення чи обробку?

Деякі дні здається, що для виконання завдань електронною поштою потрібно більше часу, ніж для того, щоб насправді виконати будь-яку роботу. Електронна пошта не мала на меті зробити наш робочий день більш зайнятим. Електронна пошта була розроблена як спосіб пришвидшити доставку важливих повідомлень та зменшити надлишок паперових відходів. Але реальність така, що технологія електронної пошти не є панацеєю для підвищення ефективності вашого ділового спілкування. Чому? Оскільки, як і всі технології, електронна пошта повністю залежить від того, як ви вирішите використовувати її для задоволення своїх потреб. Прислів'я "сміття всередині, сміття винесене" стосується того, як ви використовуєте (або зловживаєте) своїми робочими обліковими записами електронної пошти.

У своїй книзі « Управління електронною поштою: Мислення за межами папки« Вхідні » експерт із комунікацій Крістіна Кавана пропонує поради щодо того, як:

Ефективно контролюйте та фільтруйте те, що потрапляє у вашу поштову скриньку

Визначте та керуйте тривіальними повідомленнями низької вартості, які створюють безлад у вашій папці Вхідні

Розуміння та управління проблемами, спричиненими груповими розсилками та списками розсилки

Книга також пропонує корисні поради та пропозиції щодо того, як уникнути юридичних проблем, спричинених неналежним використанням електронної пошти на робочому місці. Ось кілька простих нагадувань, які допоможуть уникнути поширених підводних каменів.

1. Завжди пам’ятайте, що електронні листи - це постійні записи.

Не існує такого поняття, як видалена електронна пошта. Навіть незважаючи на те, що електронна пошта може видалятися з вашої системи, ви не можете дізнатися, чи одержувач видалив ваше повідомлення. Насправді, як тільки ви надішлете електронне повідомлення, неможливо знати, що з ним буде. Його можна переслати, скопіювати або зберегти як знімок екрана. Використовуйте робочу електронну пошту лише для професійних та законних повідомлень. Завжди уникайте включення будь-якої інформації у свої електронні листи, пов’язані з роботою, про які ви не хотіли б, щоб ваші керівники мали загальновідомі відомості або перевіряли.

2. Ніколи не залишайте електронну пошту без нагляду.

Завжди захищайте свій обліковий запис електронної пошти паролями та переконайтеся, що ваші програми електронної пошти не залишаються відкритими на вашому ноутбуці або настільному комп’ютері. Кавана зазначає, що якщо хтось інший отримає доступ до вашого облікового запису електронної пошти, щоб надіслати образливу, потенційно незаконну або згубну інформацію від вашого імені, може бути дуже важко довести, що ви не були автором цього повідомлення.

3. Будьте прозорими щодо політики вашої організації щодо використання, зберігання та моніторингу електронної пошти на робочому місці.

Використовуйте банери в кінці електронних листів, щоб повідомляти користувачів (як відправників, так і одержувачів) про їх законні права та обов'язки щодо передачі електронної пошти. Банери можна використовувати для сповіщення користувачів електронної пошти про те, як і як буде контролюватися їх передача електронної пошти. Витяг з " Керування електронною поштою" містить зразки формулювання для банера, що сповіщає користувачів урядової електронної пошти про обмеження конфіденційності:

Наступного разу, коли ви надсилатимете або отримуватимете електронний лист від корпорації чи урядового органу, уважно подивіться, чи не використовують вони в своїх електронних листах банер про розкриття інформації.

Чи справді ця безкоштовна електронна книга, яку ви отримали для реєстрації на електронну розсилку, вартує зайвої метушні у вашій папці Вхідні?

4. Припиніть підписуватись на підписки на електронну пошту, які ви ніколи не прочитаєте.

Колись у мене був додатковий рахунок електронної пошти, який виглядав точно так само, як цей. Я продовжував відкладати справу з електронними листами, і тому вони просто накопичувались. Врешті-решт я вирішив просто закрити весь рахунок. Я призначив його для читання електронних розсилок, стрічок та інших безкоштовних підписок, але я просто не мав часу читати всі безкоштовні електронні листи, на які я підписався.

5. Рідше використовуйте електронну пошту.

Контроль кількості електронних листів, які ви створюєте, допомагає контролювати кількість електронних листів, які ви отримуєте у відповідь.

Якщо ви хочете скоротити кількість небажаної електронної пошти та марної інформації, яку отримуєте, пам’ятайте, скільки електронної пошти ви надсилаєте іншим людям. Кавана зазначає, що те, що ми найбільше любимо в електронній пошті, - це також те, що ми найбільше ненавидимо в цьому. Вона каже: "Нам це подобається, тому що ми можемо одним і тим же натисканням клавіші відправити одне і те ж повідомлення багатьом людям; ми ненавидимо це, бо отримуємо занадто багато цих повідомлень".

Починаючи з використання функції "відповісти всім", замість того, щоб витрачати час на вибір відповідних одержувачів, до пересилання "надихаючих або забавних" ланцюгових листів, більшість з нас брали участь у поганих електронних поштових практиках, які сповільнюють нас і наших колег. Спробуйте застосувати кілька хороших звичок електронної пошти, таких як:

Нехай ваші повідомлення будуть короткими та чіткими.

Оновлюйте списки розсилки та видаляйте одержувачів електронної пошти, які більше не є частиною відділу або активно беруть участь у спільному проекті.

Не використовуйте списки розсилки вашої організації для просування особистих проектів або наступного заходу збору коштів вашої дитини. Поділіться цими видами сповіщень у їдальні або на загальній дошці.

Що ти думаєш? Які ваші найбільші цікавості щодо управління електронною поштою? Поділіться своїми думками в коментарях.

Нагадування: Не надто покладайтесь на електронну пошту!

Незалежно від того, наскільки ефективно ви керуєте електронною поштою та не дозволяєте їй зайняти робочий день, іноді особистий телефонний дзвінок є найкращим способом вирішити ситуацію. Але якщо думка взяти слухавку і поговорити із справжньою людиною змушує вас нервувати, розслаблятися, ви в хорошій компанії. Є багато людей, які воліють надіслати текст чи електронне повідомлення, ніж поговорити по телефону. Інтернет-стаття в The Science of Us пропонує кілька порад та уявлень від психологів про те, чому деякі з нас бояться телефонувати та що ми можемо зробити, щоб подолати цей страх.

Психологи пояснюють тривогу вашого телефону та способи подолання

Порада щодо отримання бонусних електронних листів. Якщо одна з речей, яка зводить вас з розуму від використання електронної пошти, полягає в тому, що люди вічно відповідають на ваші повідомлення, можливо, саме час вивчити кінець вашого повідомлення. Ви закінчуєте своє повідомлення електронною поштою конкретним, чітким закликом до дії, чи ваш підпис занадто непомітний?

Замість того, щоб закрити довге повідомлення: "Що ви думаєте про цей план?" спробуйте задати більш конкретне запитання. Ви можете спробувати запитати: "Який із п’яти пунктів, які я перерахував, на вашу думку, ми повинні реалізувати негайно?" Ви ставите конкретне запитання, яке стосується моментів, які ви вказали у своєму електронному листі, і створюєте відчуття актуальності, задаючи питання, яким предметам зараз потрібно приділити найбільшу увагу.