Як організувати свого неорганізованого начальника

Вони бос з причини (але організаційні навички це не так)

Допомога вашому начальнику організуватися покращить його професійний імідж. Допоможіть їм це зробити, не будучи демонстрацією.

Меґі через Flickr, CC-BY-SA 2.0, модифіковано FlourishAnyway

Допоможіть своєму начальнику зібрати його (або її) речі

Він бос з поважної причини, але ця причина, безумовно, не в його організаторських здібностях.

Іноді він нехтує ключовими деталями. Його офіс - це гора недоречних файлів. Коли ваш начальник не може знайти цей важливий документ, наближення термінів може змусити офіс почуватися як скороварка. Звучить знайомо? Якщо так, допоможіть своєму шефу розпорядитися своїм часом і визначте пріоритети - весь час дозволяючи йому думати, що це була його ідея.

Коли ваш начальник стане більш організованим, він покращить свій професійний імідж. Він також буде глибше усвідомлювати, що входить у його графік, і розвиватиме більший контроль над своїм часом. У свою чергу, ви можете отримати залишкові вигоди від меншого стресу та більшої ефективності.

Подумайте про зайвий час та зусилля, необхідні для його організації, як про інвестиції. Управляючись, ви одночасно керуватимете своїм власним кар’єрним прогресом та професійним іміджем.

Готові розпочати?

Ви отримали це!

Подавати приклад. Спочатку продемонструйте міцні організаторські здібності самі.

StartUpStockPhotos через Pixabay, безкоштовний домен

Перша побудова довіри

Перш ніж намагатися щось виправити, ви повинні заслужити право на це. Це означає побудову фундаменту довіри.

Подавати приклад

Переконайтеся, що ви продемонстрували міцні навички організації самостійно, відрегулювавши свою систему для того, щоб залишатися на шляху. Слідкуйте за власним робочим простором. Являйтеся на засідання підготовленими. Дотримуйтесь усіх термінів. Крім того, продемонструйте свою винахідливість, використовуючи інформацію, яка найчастіше покладається на вас під рукою (наприклад, ключові контакти, звіти, до яких ви часто отримуєте доступ).

Прагніть зрозуміти

Отримавши довіру свого начальника, також слухайте, звертаючи особливу увагу на будь-які виражені почуття. Слідкуйте за ознаками того, що погані організаторські здібності вашого начальника викликають у нього розлад, конфлікт чи навіть наслідки в організації. Прикладом можуть бути пропущені терміни або зустрічі, втрачені документи та коментарі інших.

Спершу оцініть ситуацію, перш ніж поспішати на допомогу, і особливо уникайте надсилання йому зворотного зв’язку, який може негативно вплинути на вас. (Пам’ятайте, що ви перебуваєте в режимі збору інформації.) Може існувати метод його божевілля, хоч і малоефективний, який вам потрібно зрозуміти.

Крім того, як би не дратував його недбалість, ніколи не поспішайте з кимось, хто йому погано пащуть. Ваша вентиляція може повернутися до нього, і такі критичні коментарі несумісні з вашим наміром допомогти.

Побудова довірчого партнерства - це ключ до успіху

Самі продемонструйте міцні організаторські здібності, з’являючись на підготовлених зустрічах та дотримуючись порядку у власному робочому просторі. Прислухайтеся, щоб відчути, з якими почуттями чи наслідками пов’язані погані організаторські здібності начальника.

rdubois до Flickr, CC-BY-SA 2.0

Надайте стратегічну підтримку

Переконайтеся, що і ваша роль, і ваша поведінка підтримують найкращі показники вашого начальника, мінімізуючи відволікаючі фактори та підвищуючи його ефективність.

Вирівняти цілі

Дізнайтеся, які цілі має ваш начальник і як його вимірюють у компанії. Переконайтеся, що ваші цілі продуктивності пов’язані з його цілями. Якщо ви відчуваєте розрив зв'язку, скажіть йому, що хочете отримати ясність щодо того, як ваші цілі можуть більш повно підтримувати його і цілі організації.

Мінімізуйте перебої

Ask him how he prefers to receive information, both in terms of his channel (e.g., electronic, in person, phone) and timing preferences. Some people are "morning people" and enjoy diving right into their day, whereas others are slow to warm up.

Also understand how he wants interruptions to be handled, and help him to avoid those that are unnecessary. Research indicates that office employees are interrupted an average of once every three minutes.¹ Given that it can take up to 23 minutes to return to the original task, it's no wonder anyone can finish what they start.

Rather than popping in to ask that quick question—which often isn't all that quick, is it?—try this technique. Group together several less important items, then book 15 minutes on your boss' calendar to take care of all of them in one sitting. After using this technique a few times, explain to him that your rationale is efficiency and minimizing disruptions. Discuss how it works for both of you. You might find that this is a great conversation starter regarding efficiency.

Make a Good Boss an Organized One

Be succinct in communications and help your manager avoid distractions.

ernestoeslava via Pixabay, Free Domain

Reader Poll

Communicate Clearly

Be Brief

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ The Wall Street Journal. "Відволікання уваги на робочому місці: ось чому ви не закінчите цю статтю". Востаннє змінено 11 грудня 2012 р.