Як упорядкувати свої фінансові записи

Рік за роком я жив під напругою неорганізованих папірців, розкиданих по дому. Тут і там, біля входу, на кухні та на моєму столі були маленькі стопки. У мене була система вхідних / вихідних повідомлень, але вона не працювала ефективно. Рахунки губляться, заяви рідко потрапляють до своїх файлів, і я ніколи не можу знайти того, що мені потрібно, коли мені це потрібно. Найпростішим чином мої фінанси не були організовані належним чином.

Для ефективного управління фінансами потрібна система відстеження всіх ваших рахунків, фінансової звітності, страхових полісів та інших важливих документів. Для цього не потрібно зберігати кожен клаптик паперу, квитанцію чи рахунок, що проходить через ваші руки. Нижче наведено посібник, який допоможе вам визначити, за що вам потрібно триматися, і що ви можете подрібнити. Ознайомившись із цими вимогами, ви зможете очистити свої старі файли та стоси паперів і створити систему, яка швидко і просто буде встигати щодня.

Домашня система подачі документів

Що слід подати? Що слід кидати?

Більшість із нас економить занадто багато паперів, що стає тягарем для управління. Не потрібно зберігати кожну квитанцію в банкоматі чи рахунок за кабель. Як часто вони вам потрібні для довідки? Візьміть собі звичку щодня переглядати всю пошту та позбавлятися від усього, що вам не потрібно. Постійно тримайтеся на потоці паперу в будинок, через ваш офіс або складений на столі.

Після того, як ви створили робочу систему, щодня для її підтримання буде потрібно лише кілька хвилин.

Ось короткий огляд деяких фінансових паперів, до яких вам потрібно зачепитись та подати, а також тих, які ви можете кинути. Пам’ятайте, коли «кидаєте», що подрібнення та переробка - це найвідповідальніший спосіб захисту - захисту вашої особистості та планети.

• Зарплатні зарплати: Після того, як ви перевірили свої зарплатні зарплати на точність, вони не потрібні. Ви можете зберегти найновіший, якщо він вам знадобиться для підтвердження роботи, подаючи заявку на позику.
• Банківські виписки, скасовані чеки: зберігайте та подавайте банківські виписки протягом повних трьох податкових років. Вони будуть потрібні, якщо ви проходите аудит і можете служити квитанцією для підтвердження оплачених рахунків. Скасовані чеки слід зберігати щонайменше на рік. Коли виписки та перевірки вже не актуальні, спаліть їх або подрібніть.
• Комунальні рахунки: немає необхідності зберігати рахунки за комунальні послуги протягом місяців або років. Коли надійде рахунок, переконайтеся, що вам було зараховано останній платіж, а потім киньте або подрібніть старий рахунок. Збережіть лише найсвіжіші.
• Виписки з кредитних карток: Як і у випадку з рахунками за комунальні послуги, переконайтесь, що вам було зараховано останній платіж, і зберігайте лише найсвіжіші виписки. Не потрібно засмічувати свої файли старими виписками з кредитних карток, якщо ці картки не використовувались для податкових витрат.
• Страхова політика та рахунки: Збережіть їх на час, коли вони діють та діють. Скасовану політику та відповідні заяви можна перекидати.
• Депозитні депозити, квитанції дебетової картки та банківські картки: зберігайте їх лише до отримання наступного виписки з банку, щоб ви могли їх перевірити та перевірити суми. Поки вони не представляють податкових витрат і не будуть потрібні як доказ для гарантійного вимоги, ви можете їх кинути.
• Реєстрація власності: Реєстрація нерухомості повинна зберігатися протягом усього часу власності. Якщо є ймовірність, що записи будуть потрібні для цілей оподаткування, збережіть їх після передачі права власності або продажу.
• Інвестиційні записи: Усі інвестиційні записи та банківські виписки, що стосуються інвестицій, слід зберігати. Якщо ваші заяви накопичувальні, ви можете залишити лише найсвіжіші та подрібнити застарілі документи.

Не поспішайте переглядати всі папери, включаючи старі файли, щоб очистити все, що більше не потрібно. Це полегшить завдання упорядкування ваших фінансових записів та стане меншим захаращеним. Зрештою, у вас буде організована система подання заявок, яка дозволить вам знайти те, що вам потрібно, за один момент.

Платник векселів, домашній фінансовий організаційний набір.

Налаштування файлової системи

Існує кілька різних типів файлових систем, які слід розглянути. Залежно від ваших потреб, може знадобитися що завгодно - від переносного файлу для гармошки до невеликої картотеки. Після того, як ви очистите всі зайві фінансові документи, оцініть, скільки місця вам знадобиться для зберігання решти ваших файлів. Перейдіть трохи більше, ніж вам потрібно зараз, тому вам не доведеться турбуватися про перехід до більшої системи пізніше, і ви зможете швидко та легко подавати документи.

Я використовую просту традиційну систему подання документів з вкладками для кожної категорії (див. Розділ вище для загальних категорій). Крім того, у мене є окремі файли для зберігання важливих паперів для кожного з моїх дітей, медичних рахунків та страховки. Кожен страховий поліс і відповідна заява також мають свою власну картотеку.

Створіть станцію оплати рахунків. Це може бути простий невеликий ящик для зберігання, що містить усе необхідне для оплати рахунків, настільний органайзер для файлів або організаційний продукт на основі календаря, розроблений спеціально для цього завдання. Навіть якщо ви сплачуєте більшість своїх рахунків в Інтернеті, вам все одно неминуче доведеться оплачувати непарні рахунки "по-старому" і вимагати чекової книжки, марок тощо у зручному місці. Замість одного файлу "до оплати" я використовую систему на основі календаря. Оплата якомога більшої кількості рахунків в Інтернеті допомагає звести папір до мінімуму, і я можу також позначити свій календар для цих платежів.

Документи, які слід зберігати у сейфі

Щоб бути в безпеці, розгляньте можливість зберігання наступних важливих, часто незамінних документів в орендованому сейфі або у пожежобезпечному сейфі у вашому домі.

• Свідоцтва про народження, смерть та шлюб
• Папірці на поселення, опіку та розлучення
• Документи про усиновлення або громадянство
• Акти власності, назви транспортних засобів
• Акції, ощадні облігації США
• Іпотечні та земельні контракти, або будь-які юридично обов'язкові угоди
• Військові папери
• Патенти, авторські права
• Список домашнього інвентарю, включаючи фотографії та квитанції.

В екстреному випадку

Ви єдиний у вашій родині, який займається оплатою рахунків та поданням фінансових документів? Чи змогли б ваш чоловік або інша кохана людина знайти необхідні документи у вашій відсутності?

Не поспішайте створити файл "На випадок надзвичайної ситуації", який пояснює вашу систему, уточнює, де зберігається важлива юридична та страхова інформація, та інструкції щодо того, як знайти те, що може знадобитися в надзвичайних ситуаціях. Додайте важливі номери телефонів, наприклад, для вашого бухгалтера, адвоката та інвестиційного брокера. Позначте файл чітко, щоб його можна було легко знайти у вашу відсутність. Постійно оновлюйте це.

Складіть зобов’язання

Ключем до того, щоб будь-яка система подання документів працювала та добре підтримувала свою фінансову документацію, є зобов’язання не відставати від неї щодня. Щойно ваша система буде на місці, щодня витрачайте кілька хвилин, щоб сортувати пошту, подавати виписки та бути в курсі своїх рахунків.

Незабаром у вас з’явиться звичка, яка є важливою для вашого довгострокового фінансового стану, і ви зменшите частину стресу, який виникає під час управління вашими фінансами.

Корисне відео про те, як упорядкувати документи