Як бути організованими за допомогою контрольного списку

У цій статті буде розказано, як використовувати контрольні списки, щоб залишатися впорядкованими.

mohamed_hassan, CC0, через PIxabay

Чи відчуваєте ви, що втратили контроль?

Чи траплявся вам коли-небудь один із тих днів, коли ви залишаєте роботу, відчуваючи, що нічого не досягли?

Ваш стіл виглядає більш захаращеним, ніж коли ви прибули.
Минулого тижня вашу папку вхідних повідомлень було максимально використано
Нотатки після публікації покривають екран вашого комп’ютера.
Під столом не залишається місця для ваших ніг.
І ця ранкова зустріч нарешті закінчилась годину тому.

Залишатися організованими - це виклик. Інформація бомбардує нас з усіх боків. Текстові повідомлення, соціальні медіа, електронна пошта, відповіді у веб-бланках, запити на зустрічі, проходження розмов, телефонні дзвінки та звичайна пошта змагаються за нашу увагу.

Не дивно, що рівень стресу високий. Американська психологічна асоціація (APA) повідомляє, що 39% американців у 2017 році страждали від "дещо значного" до "значного стресу", викликаного "занадто великим навантаженням" на робочому місці.

Дезорганізація робочого місця

Нереалістичні або невизначені ролі також були серед п’ятірки найважливіших стресів на робочому місці в опитуванні APA у 2017 році. Ці негативні аспекти, поряд із занадто великою кількістю роботи, ускладнюють перебування в курсі своєї роботи.

І не лише офісні працівники борються з перевантаженням завдань та обмеженням часу. Торговці, роздрібні торговці та конферансьє також намагаються щось зробити.

Більшість робочих місць надають вам посадову інструкцію, яка висвітлює обов'язки та завдання. Іноді вони застаріли або не охоплюють все, що ви робите. І хоча вони можуть повідомляти перелік обов'язків, їм не вистачає конкретики.

Навіть коли на робочому місці є покрокові задокументовані процедури, ви все одно можете надто багато зробити. Знання того, як визначити пріоритети та керувати великим навантаженням за допомогою контрольного списку, має переваги. А контрольні списки служать важливим організаційним інструментом.

Якщо ви відчуваєте себе перевантаженими на роботі, організуйтеся за допомогою списку справ. На початку кожного ранку записуйте все, що вам потрібно зробити. Бути специфічним.

Ведіть щоденний перелік, який буде перенесено

Щоденний перелік завдань та заходів:

Діє як нагадування
Допомагає визначити пріоритети свого дня
Показує, чи надмірно ви зобов’язуєтесь
Економить ваш час

Керуйте своїм часом та пріоритетами вгору

Контрольний список також допомагає в процесі роботи. Якщо ви секретар або особистий асистент, який відповідає більше ніж одному керівнику, контрольний список допомагає вам керувати вгору. Включіть у свій стовпець стовпець, щоб записати оцінку часу для виконання кожного завдання.

Заохочуйте менеджерів записувати завдання, які вони вам дають, у вашому списку справ. Контрольний перелік розширює їх обізнаність про ваше навантаження. Вони бачать, що ще потрібно зробити і коли це потрібно. Список керує їхніми очікуваннями.

Навіть якщо у вас лише один керівник, контрольний список є життєво важливим підтвердженням вашого навантаження. Використовуйте свій список справ, щоб:

Відкрийте для себе більш ефективні робочі процеси
Полегшіть своє навантаження
Звернутися за допомогою
Сперечайтеся за помічника або нового члена команди

Однак те, що я збираюся поділитися вами з вами, - це не просто звичайний список справ. Це організатор контрольних списків.

Що потрібно для створення вашого контрольного списку

Блокнот (я рекомендував використовувати книгу формату А5.)
Принаймні чотири кольорові ручки, такі як зелений, жовтий, фіолетовий та червоний
Лінійка (необов’язково)
Зоряні наклейки (будь-який колір)

Виконавши всі завдання на сторінці, поставте собі зірочку.

Організатор 7-крокового контрольного списку

Відкрийте блокнот на першій доступній сторінці.
Напишіть сьогоднішню дату вгорі.
Запишіть усі речі, які потрібно виконати перед тим, як повернутися додому.

* Включіть нові завдання, навіть ті, які вам не потрібно виконувати цього дня.

* Використовуйте один рядок для кожного завдання.

* Кожне завдання визначте пріоритетом кольоровими ручками (див. Довідник із кольорів нижче).

Порада. Можливо, ви захочете розбити деякі обов'язки на кілька завдань, щоб легше керувати ними.
Проведіть пряму лінію через кожне завдання, виконуючи його. Або поставте галочку в кінці рядка.
Почніть новий список на новій сторінці завтра.
Щодня переглядайте свою книгу і знаходьте сторінки без зірок. Оцініть незавершені завдання. Якщо вам потрібно перенести завдання на нову сторінку, виконайте завдання на старій сторінці, щоб не продовжувати його повторно відвідувати.
Нагороджуйте себе зіркою, коли список днів буде заповнений. Помістіть наклейку зірочку на сторінку, де ви зможете легко її побачити. Коли ви винагороджуєте свої зусилля візуально, це також вказує на те, що кожен елемент на сторінці завершено. Сторінка без зірочки має незакінчений бізнес.

Зоряні наклейки означають, що елементи у списку або заповнені, або перенесені на інший день.

Розмістіть у списку пріоритети кольорами

Червоні завдання мають відчуття актуальності. Вони повинні бути завершені цього дня.
Сині завдання повторюються.
Зелені завдання - для тривалих проектів. Ви сподіваєтесь, що їхнє виконання займе більше тижня.
Чорні завдання - це загальні завдання, які ви можете знайти в описі вашої роботи.

Ви можете використовувати інші кольори для подальшої класифікації. Наприклад, вам може знадобитися використовувати різні кольори, щоб розрізнити щоденні та щотижневі повторювані завдання.

Залишайтеся організованими вдома за допомогою свого контрольного списку

Організатор контрольного списку працює де завгодно. Можливо, ви захочете зберегти два зошити: один для роботи та другий для особистого життя.

Зберігайте свій будинок в чистоті, а газон - скошеним, додавши домашні справи до контрольного списку організаторів дому. Ви також можете використовувати його для:

Організуйте своє весілля
Пошук роботи
Сплануйте пенсійну вечірку дядька Бена
Розставляйте пріоритети та оплачуйте рахунки
Влаштуйте наступне закордонне свято

Ви можете використовувати його для управління більшістю видів подій або життєвих обставин.

Організатори цифрових контрольних списків

Чи є у вас процес на робочому місці, який вимагає частої перевірки? Подумайте про автоматизацію органайзера вашого контрольного списку для використання на смартфоні чи планшеті. Створіть форму PDF або спробуйте одну з перелічених нижче програм.

Форма організатора контрольного списку PDF

Робочі місця, де клієнти отримують доступ до закладів, часто починають день з аудиту місця для перевірки обладнання та обладнання. Створіть пріоритетний список, наприклад, наведений нижче, для призначеного працівника для перевірки чи коментаря. Після завершення працівник зберігає та надсилає контрольний список аудиту електронною поштою менеджеру або службі з охорони праці.

Перелік програм для ПК, смартфонів та планшетів

Якщо ви не хочете носити з собою блокнот, ці програми також можуть допомогти вам організуватися.

Apple iOS постачається зі стандартним додатком Нагадування. Використовуйте це як альтернативний процес, щоб тримати вас в порядку.

Знайдіть програму Apple Reminder, яка обмежує чи не використовує пристрій IOS? Спробуйте Todoist: Список справ та диспетчер завдань. Він доступний безкоштовно на декількох пристроях, але він також має додаткову опцію. Увійдіть до програми за допомогою свого облікового запису Google або Facebook або створіть новий. Я використовую його на своєму ПК з Windows 10.

Інші контрольні списки та організаційні програми (деякі мають невелику плату або містять покупки в програмі) включають:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (узагальнений список справ)
OmniFocus 2
2Do (список справ, завдання та примітки)

Програми проти паперових контрольних списків

Програми автоматизують контрольні списки. Вони полегшують обмін та інтеграцію робочого процесу з іншими людьми, програмами та робочими процесами. Однак, коли комп’ютерна система зупиняється або відключається живлення, організатор контрольного списку, який проводиться вручну, тримає вас під контролем.

Контрольний список на паперовій основі є важливим інструментом для надзвичайних ситуацій. Подумайте про те, щоб тримати під рукою друковану копію цифрового контрольного списку.

Якщо ви контролюєте безпеку свого робочого місця, зберігайте буфер обміну та друковану копію контрольних списків охорони праці на легкодоступному місці. Також може бути гарною ідеєю мати контрольний список для процедур відключення.

Слідкуйте за паперовими контрольними списками щодо відключення живлення.

Чому ви повинні бути організованими за допомогою контрольного списку

Використовуючи органайзер контрольного списку, такий як робочий список, ви повертаєте контроль над своєю роботою. Замість того, щоб постійно згадувати все, що вам потрібно зробити, записування своїх завдань звільняє ваші думки, щоб зосередитись на роботі, яка зараз є.

Організатор контрольного списку також виходить за рамки повсякденного списку справ. Використовуйте його для завершення певного процесу, такого як перевірка стану охорони праці або аудит ділянки. Або організувати все, що вам потрібно зробити, щоб відпочити та насолодитися вихідними.

Роблячи контрольні списки частиною свого дня, ви знімаєте стрес на робочому місці. Ви також можете використовувати список справ, щоб:

Висувайте бізнес-аргументи, щоб отримати більше ресурсів
Оновіть посадову інструкцію та розподіліть обов'язки

Більше за все, контрольні списки допомагають візуально управляти та організовувати як процес, так і те, що вам потрібно зробити. Як результат, ця остання галочка знімає з вас великий тиск.

Як ви залишаєтесь організованими? Чи використовуєте ви списки?

Англійська мова на 01 травня 2013 року:

неорганізований? Це я щодня хаха. Це будь-яке диво, що я все ще розумний. У мене насправді є iphone, і я весь час використовую додаток "Нагадування", я не знаю, наскільки я організований завдяки цьому, але це дуже допомагає. Хороший концентратор.