Як ефективно зайняти хвилини

Ведення протоколу під час наради.

Фотографія Лівінгсти

Також іноді, коли обговорення відхиляються від основного питання в бік іншого питання, подібного до основного, голова може забути прийняти рішення з цього питання в результаті відхилення від інших питань. У таких випадках тісна співпраця з головою може допомогти протоколеві нагадати голові, що з цього питання потрібно прийняти рішення, перш ніж переходити до наступного пункту.

Коли ви сумніваєтесь, записувати щось чи ні, завжди підтверджуйте це кріслом. Це дозволить уникнути запису непотрібних справ та заощадить час та сили.

До і після зустрічі

Ще до початку засідання протоколець може обговорити зі своїм головою питання про те, як відбуватиметься засідання, пункти, які будуть обговорюватися, як відбуватиметься обговорення та що обов’язково потрібно записати в протокол.

Після засідання, під час записування протоколу, якщо у протоколів виникають труднощі з чим-небудь, що стосується обговорень, вони повинні поспілкуватися зі своїм головою, щоб пояснити речі, оскільки вагання щодо цього в кінцевому підсумку матиме неточну інформацію в хвилин.

Як ефективно слухати

Слухання - це дуже важлива навичка, і воно приходить із практикою. Більшість людей у наші дні просто чують речі або просто слухають, але не слухають активно чи ефективно. Існує велика різниця між слухом, слуханням та активним слуханням. Нещодавно я багато досліджував ці навички та техніки і навіть написав центр активного слухання. Це допомагає людині в усіх сферах життя, будь то особиста чи професійна, а також сприяє вдосконаленню особистості.

Отже, що таке ефективне слухання?

Лівінгста

Беручи протоколи, ви слухаєте спікерів, які з цікавістю та важливістю активно вбирають всю інформацію щодо дискусії, а потім відтворюєте інформацію у формі документа, який називається протоколом, який допомагає людям, які не брали участі у зборах, отримати інформацію про те, що було обговорено на засіданні. Це також служить юридичним документом для організації, допомагає з подальшими довідками, а також є постійним записом про все, що відбулося на засіданні.

Розвиток навичок слухання вимагає часу, але напевно розвивається з практикою. Більшість людей добре розмовляють, але не слухають. Перефразовуючи почуте, відповідними способами потрібно багато творчого підходу. Можна практикувати навички аудіювання, слухаючи лекції, диспути та інші подібні матеріали, які потребують концентрації. Тут ми поговоримо про те, як ефективно слухати зустріч, коли відбуваються дискусії, суперечки та розбіжності.

Поради для ефективного прослуховування

Щоб ефективно слухати:

Потрібно спочатку зрозуміти той факт, що процес прослуховування включає не лише отримання повідомлень, але він також залежить від інших компонентів, таких як мислення, фокусування та активна реакція.
Потрібно зосередитися на ораторі і не давати їх розуму блукати. Потрібно бути уважним і розслабленим
Робіть нотатки одночасно, коли чуєте, оскільки це допоможе вам сконцентруватися на дискусії.
Прислухайтеся до кожного слова, яке говорить доповідач, і уявіть у своїй думці ситуацію або логіку дискусії
Зосередьтеся, навіть якщо обговорення нудне, адже саме вам потрібно викласти точну інформацію в протоколі.
Не перебивайте, коли триває обговорення або коли хтось говорить. Замість цього дочекайтеся закінчення обговорення або закінчення доповідача, а потім підніміть свої запитання для роз’яснення
Побудова словникового запасу робить вас кращим слухачем, інакше ви можете слухати слова, які ви не розумієте
Завжди запишіть будь-які нові слова, які ви не зрозуміли, і уточнюйте їх разом із кріслом
Проведення попереднього вивчення питань обговорення до наради допоможе вам ефективно слухати та повністю залучить вас до процесу слухання.
Будьте готові з ручкою та папером, перш ніж динамік почне говорити.
Вам потрібно навчитися пристосовуватися до ситуацій у залі засідань фізіологічно та психологічно та до фізичних факторів у кімнаті, оскільки деякі з них можуть мати негативний вплив, а інші - позитивний ефект.
Акценти мовців іноді можуть заважати ефективному слуханню, але потрібно вдосконалити їх навички подолання всіх цих бар’єрів, щоб стати ефективним слухачем.
Жодні дві зустрічі не будуть однаковими, дві дискусії не будуть однаковими, і два спікери не будуть говорити однаково, тому вам потрібно навчитися пристосовуватися до ситуацій.
Завжди зосереджуйтесь на ключових / важливих моментах
Слухайте так, ніби згодом вам потрібно буде повторно представити цю інформацію іншій аудиторії (ви все одно зробите це у формі хвилин), це допоможе вам зосередитися та ефективно прослухати кожне слово, яке говорить спікер
На засіданнях, де обговорюються делікатні питання, також не забудьте стежити за мовою тіла спікера, а не занурюючи голову, серйозно писати нотатки.
Не дозволяйте нічому або нікому навколо відволікати вас і не звертайте уваги на людей, які заходять або виходять із кімнати, поки спікер говорить.
Використовуйте відповідні способи робити нотатки залежно від типу обговорюваних питань, і це допоможе вам брати участь у слуханні.
Не записуйте все, а лише основні моменти
Не возитись і не гратись ні з чим у своїх руках, не каракулювати та не стежити за годинником. Це не допомагає вам слухати, а також може вплинути на людей навколо вас.
В кінцевому підсумку, просто уявіть, як би ви хотіли, щоб ваша аудиторія слухала, якби ви говорили, і були такими ж слухачами, це допоможе вам бути ефективним слухачем

Як робити нотатки під час дискусій

Конспектування є важливим завданням або складовою щохвилинного процесу. Роблячи нотатки, не фіксуються слова, які були використані під час обговорення, але фіксуються обговорення, що відбулися на засіданні.

Цитата з Інтернету

Це дуже важливе і досить складне завдання залежно від характеру зустрічі та того, про що йшлося. Це також залежить від того, наскільки добре проходить засідання, як співпрацюють члени, як допомагає та підсумовує голова, а головне, наскільки добре ви підготовлені до зустрічі. Будь-які документи, що стосуються наради, які були розповсюджені або розповсюджені до наради, слід переглянути, щоб ви були ознайомлені з тим, що обговорюється.

Поради для обговорення записів

Під час обговорень дотримуйтесь наступної процедури та порад для створення нотаток:

Перш за все, глибоко зрозумійте, що таке хвилини, чому складаються хвилини та важливість хвилин. Це допоможе вам стежити за обговоренням та зазначати важливу та необхідну інформацію під час обговорення. Як зазначалося вище, там, де є документи, завжди переконайтеся, що ви збираєте довідкову інформацію про те, що буде обговорюватися. Це значно спростить завдання конспектування.
У ситуаціях, коли обговорення або бесіди є тривалими та складними, завжди зосереджуйтесь на таких важливих аспектах обговорення, як те, що зосереджується на обговоренні, яке рішення, якщо воно доступне, чому це рішення було прийнято, хто повинен діяти рішення та коли / протягом яких строків рішення має бути виконано.
Не забудьте включити короткий зміст дискусії на початку, перш ніж писати про дискусію, оскільки це дасть огляд та уявлення про дискусію людям, які не змогли взяти участь. Крім того, якщо цим людям довелося брати участь у майбутніх зборах, ця хвилина дасть їм всю необхідну інформацію, яка їм буде потрібна.
Запишіть важливі погляди та думки всіх присутніх.
Переконайтеся, що ви слухаєте активно та ефективно після обговорення, не даючи вам думати блукати або думати про щось інше. Таким чином ви не пропустите нічого важливого.
Виберіть найкращий і простий метод, який допоможе вам робити нотатки.
Записуючи точки дії, завжди найкраще це робити так, щоб на них було легше дивитись, чітко з іменами людей, яким потрібно це зробити, і часовим шкалою.
Використовуйте заголовки, оскільки це допоможе вам слідувати нотаткам пізніше, і ви можете мати різні розділи наради під різними заголовками. Залиште трохи місця під кожним розділом, щоб легше було додавати примітки знизу, якщо хтось висуває нові моменти чи ідеї під час зустрічі.
Якщо ви знаєте шорт-хенд, найкраще записувати нотатки, використовуючи короткі стрілки, а також, де це можливо, використовувати скорочення.
Попрактикуйтесь із використанням кульових очок, оскільки це зробить читабельнішими, виглядає акуратніше та простіше під час підготовки протоколу.
Завжди уточнюйте незрозумілі моменти або обговорення зі своїм головою.
Не забудьте мати одну-дві запасні ручки та олівці.

Мета уточнення питань, щодо яких ви не впевнені

Уточнення - це процес, коли ви вирішуєте плутанину з доповідачем та перевіряєте, чи правильно розумієте дискусію. Для того, щоб протокол був точним, потрібно пояснити будь-які моменти, які вони не розуміють під час засідання

Метою уточнення моментів, у яких ви не впевнені, є:

Це говорить оратору, що ви ефективно слухаєте і намагаєтеся зрозуміти повідомлення
Переконайтесь, що ви зрозуміли правильну інформацію
Допомагає переглянути розуміння
Заохочує оратора говорити відверто
Допомагає писати хвилини без помилок
Уникає непорозумінь та неправильних тлумачень
Покращує навички міжособистісного спілкування

Щоб прочитати про роль зборів, чому проводяться збори, законодавчі та організаційні вимоги, які можуть застосовуватися до ведення протоколів, чому складається протокол та їх переваги, причину, чому протоколи мають бути точними та різні документи, що використовуються на зборах як частина процесу ведення протоколу, попереднього та післяучасного засідання, будь ласка, зверніться до цієї статті: Запис протоколу.