Зміст:
Джулі ДеНін 2012
В епоху Інтернету, здавалося б, написання пам’яток вийшло з моди. Кому потрібно надіслати пам’ятку, коли ви можете надіслати електронне повідомлення чи надіслати електронне повідомлення? Але справа в тому, що причин для того, щоб надіслати одного, є ще багато, і якщо ви хочете виявитись професіоналом, є правила, яких слід дотримуватися. Ось як це правильно зробити.
Ситуації, що вимагають друкованої пам’ятки
- Надсилання документів факсом організаціям, які потребують друкованих копій замість електронної пошти (медичні практики, державні установи тощо)
- Надсилання пакету, книги чи документа, що вимагає примітки, що пояснює дії для одержувача
- Приватне повідомлення, яке не годиться надсилати електронною поштою
- Масове надходження інформації працівникам, розподіленим у їх поштових скриньках (якщо загальнонаціональна система електронної пошти ще не встановлена)
Майте на увазі, що навіть якщо ви можете надсилати інформацію електронною поштою, використання неформального формату пам’ятки в електронному листі - це професійний спосіб спілкування.
Заголовок
Усі пам’ятки починаються словом «пам’ятка» або «меморандум». Якщо ви використовуєте Microsoft Word, знайдіть шаблон, який відповідає стилю вашого бізнесу чи організації. Багато офісів використовують заголовочний файл, який налаштовано для їхнього бізнесу. Тоді ви хочете включити найважливішу інформацію вгорі, щоб читачеві було легко.
- Для кого це
- Від кого це
- Дата
- Хто ще міг отримати пам’ятку
- Тема рядка
Джулі ДеНін 2012
Тіло
Написати тіло пам’ятки досить просто. Скажіть те, що вам потрібно сказати, якомога менше слів. Якщо ви можете використовувати напівжирні підзаголовки та списки, продовжуйте і робіть це, оскільки це полегшить вашому читачеві швидкий збір важливої інформації. Використовуйте ті самі правила та граматику, що й у випадку, коли ви писали в Інтернеті статтю. Не використовуйте сленгові слова на кшталт "збираюся" або "хочу". Уникайте скорочень, таких як "LOL" або "TTL". Вони занадто неформальні навіть для неформальної пам’ятки.
Використовуйте перевірку правопису у своїй програмі Word і переконайтеся, що ви позбавлені помилок та незручних фраз. Напишіть великі літери будь-якими іменами та місцями, але не пишіть слова з заголовка (за винятком першого слова).
В кінці документа підпишіться, як і лист. Незважаючи на те, що ви вводите інформацію "з" у шапку, приємно її підписати. Оскільки більшість нагадувань копіюються у жорсткому режимі, залиште місце для підпису. Якщо ви надсилаєте це повідомлення електронною поштою, це не потрібно.
Джулі ДеНін 2012
Різні типи пам’ятки
- Директиви: Цей тип інструктує ваших колег щодо нових дій, яких ви хочете, щоб вони виконували.
- Відповіді: Цей тип зазвичай пишеться в результаті зміни елемента дії. Якщо у вашій службовій записці було повідомлення про зміну щотижневого часу зустрічей, тоді пам’ятка з відповіддю може бути надіслана колегою, який має конфлікт.
- Звіти про поїздки: Цей тип дає підсумкову інформацію про зустріч, відрядження чи інше підприємство, яке вимагає від співробітника звітування перед керівником або більшою групою.
- Польові звіти: Цей тип зазвичай є відповіддю на перевірку.
- Кредитні записки: Цей тип є зовсім іншим форматом, оскільки зазвичай описує фінансову інформацію щодо послуг чи товарів. Перегляньте шаблони Microsoft Word для кредитних виписок, щоб побачити формат.
Пам’ятка пішла не так!
Як завжди…
Майте на увазі, що будь-яку записану інформацію не можна відкликати. Переконайтеся, що ви обережно формулюєтеся, щоб звучати професійно та фактично, навіть якщо це неформальна пам’ятка. З практикою ви теж станете експертом з написання пам'яток!