Як писати кращі ділові звіти та презентації

Подумайте про звіти та презентації як про подорож - для вас та вашої аудиторії.

Pixabay (модифікована Кетрін Джордано)

У бізнесі нас часто закликають написати звіт чи пам’ятку або провести презентацію. Ось декілька порад, які допоможуть вам стати ефективнішим комунікатором.

Давайте розглянемо це завдання як подорож. Є що робити на початку подорожі, що робити, щоб зробити подорож легшою та приємнішою, і що робити в кінці подорожі.

Поради для презентацій від початку до кінця

1. Почніть з контуру
2. Покладіть перше на перше місце
3. Перехід від великого зображення до деталей
4. Дотримуйтесь висновків із підтримками
5. Це нормально починати з середини
6. Використовуйте звичайну англійську мову
7. Будьте лаконічними і прямими
8. Не зловживайте Power Point
9. Переконайтеся, що ваше форматування працює добре
10. Зробіть простір своїм другом
11. Пишіть для своєї аудиторії
12. Пов’яжіть все це разом із підсумком
13. Досягти своєї мети

Почніть добре з планування та організації.

Pixabay (модифікована Кетрін Джордано)

Початок подорожі

Перш ніж вирушати в подорож, можливо, ви захочете зібрати інформацію - наприклад, вивчити варіанти транспорту та проживання та отримати брошури для пункту призначення. Аналогічним чином, першим етапом підготовки бізнес-звіту або презентації є збір та упорядкування інформації про факти та дані, які ви хочете включити.

Ось кілька порад, які допоможуть вам розпочати роботу.

1. Почніть із контуру

Перелічіть усі моменти, які ви хочете зробити у своєму звіті, пам’ятці чи презентації. Групуйте їх за тематичними областями. Вирішіть, які пункти є вашими висновками, а які підтверджуючими доказами.

Це ваша дорожня карта. Складіть карту свого маршруту - як ви дійдете від початку до висновку. Ви можете знайти кращий маршрут, рухаючись далі, тому сміливо вносіть зміни в міру просування.

2. Покладіть перше на перше місце

Якщо ви плануєте подорож, є певні речі, які ви повинні знати спочатку, перш ніж продовжувати. Наприклад, ви не вирішили, який одяг упакувати, до того, як визначитесь із пунктом призначення.

Так само, у звіті ваші пункти мають бути представлені у належному порядку. Не починайте обговорювати питання до того, як ви ввели всю інформацію, яка потрібна вашій аудиторії, щоб зрозуміти цю думку.

Якщо ви будете використовувати технічний термін, з яким ваша аудиторія може бути не знайома, вам слід визначити цей термін, перш ніж вводити його до звіту чи презентації.

3. Перехід від великого зображення до деталей

Якби ви їхали в дорогу, ви б почали з міждержавного, потім переїхали на державні дороги і, нарешті, прибули на міські вулиці чи ґрунтові дороги.

Пишучи звіт, ви хочете почати з загальної картини - основних питань, найважливіших моментів. Звідти ви перейдете до деталей та менш важливих моментів.

4. Дотримуйтесь висновків із підтримками

Ось де ваш план стане в нагоді.

Кожен абзац слід починати з висновку. Далі ви надасте докази, що підтверджують такий висновок. Кожен висновок повинен мати два-три підтверджуючих твердження.

Якщо у вас довгий перелік супровідних тверджень, вам слід переглянути свою схему. Можливо, ви намагаєтесь поєднати два-три різні висновки в один висновок. Спробуйте перегрупувати свої бали у два, а то й у три заголовки, замість того, щоб класти їх усі під один заголовок.

5. Це нормально починати з середини

Під час подорожі ви не можете розпочати середину поїздки. На щастя, коли ви пишете, просто чудово починати з середини.

Іноді ми маємо блок письменників. Ми просто не можемо знайти правильний шлях для початку. Коли це станеться, подивіться на свій контур. Знайдіть ту частину, яка вам найбільше сподобалась. Напишіть цю частину. Як тільки ви це зробите, решта часто легко потече.

Ви можете переставити частини звіту або презентації пізніше, щоб отримати правильний потік.

Йдіть першокласними. Завжди пишіть зі стилем.

Pixabay (модифікована Кетрін Джордано)

Подорожі в стилі

Під час поїздки завжди приємно подорожувати зі стилем - якщо ви можете собі це дозволити.

На щастя, писати зі стилем не потрібно додатково. Ви завжди повинні писати зі стилем, тому що те, як ви пишете чи говорите, може бути настільки ж важливим, як і те, що ви говорите.

Ось кілька порад щодо написання та подання зі стилем.

6. Використовуйте звичайну англійську мову

Забудьте про галасливі слова та жаргон. Можливо, ви намагаєтеся звучати як інсайдер або намагаєтеся вразити свою аудиторію, але в кінцевому підсумку ви можете просто звучати помпезно.

Використовуйте звичайну мову, яку може зрозуміти кожен. Візьміть розмовний тон якомога більше. Ця порада призначена не лише для презентацій, а й для письмових звітів та пам’яток.

7. Будьте лаконічними і прямими

Не ускладнювати. Дайте висновок та підтверджуючі заяви, а потім рухайтесь далі. Не повторюйтесь. Не підкладайте презентацію. Не перевантажуйте його трюками.

Якщо ви використовуєте діаграми або таблиці, обмежте обсяг інформації на кожному з них найнеобхіднішим.

• Спробуйте мати лише одну-три колонки на діаграмі - максимум має бути п’ять. Ви завжди можете надати решту даних в іншій діаграмі або таблиці.
• Читач або глядач повинен мати можливість швидко взяти діаграму чи таблицю. Ви можете навести докладні таблиці в додатку до вашого звіту або в окремому роздатковому матеріалі.

8. Не зловживайте Power Point

Те, що програмне забезпечення Power Point постачається з безліччю наворотів, не означає, що вам доведеться використовувати їх усі в одній презентації. Ви не хочете засліплювати свою аудиторію; ви хочете повідомити їх.

Зробіть слайди мінімальними. Іноді достатньо одного слова або короткого речення. Мета слайда - виступити в якості підказки для того, що ви хочете сказати, та зосередити увагу аудиторії на темі.

• Ви не хочете, щоб люди читали ваші слайди під час розмови.
• Крім того, коли на слайді багато тексту, текст стає занадто малим, щоб його могли бачити люди в задній частині кімнати.

Якщо потрібно два-три слайди, щоб завершити тему, яку ви хочете зробити, повторіть заголовок на кожному слайді. Повторення заголовка дає глядачам зрозуміти, що ви все ще робите те саме. Наприклад, скажімо, я хочу повідомити перелік показників продажів для дванадцяти основних ринків. Мій заголовок - "Показники продажів", і я б повторив цей заголовок для кожного слайда, на кожному слайді вказані лише три-чотири ринки.

9. Переконайтеся, що форматування працює добре

Не дозволяйте слайдам виглядати «занадто зайнятими». Якщо ви хочете використовувати картинки або спецефекти, мінімізуйте їх.

Визначтесь із схемою форматування та будьте послідовними протягом усього звіту чи презентації. Останній огляд повинен включати перевірку формату.

• Використовуйте лише один шрифт. Якщо ви змінюєте розмір шрифту, будьте послідовними. Наприклад, заголовок може бути більшим шрифтом. Якщо так, перевірте, чи використовували ви шрифт однакового розміру для кожного заголовка.
• Ви використовуєте відступи чи маркери? Якщо так, переконайтеся, що цей формат використовується однаково і що кількість пробілів із відступами однакова.
• Чи використовуєте ви спецефекти в PowerPoint? Якщо так, виберіть лише один спецефект і використовуйте його послідовно. Наприклад, заяви про підтримку можуть потрапляти, але не заголовки та висновки.

Якщо ви використовуєте контурний формат, не проходьте два рівні. Якщо ви це зробите, ваш текст буде настільки праворуч, що буде здаватися, що він ось-ось впаде зі сторінки.

10. Зробіть простір своїм другом

Щільні сторінки тексту не зручні для читання. Білі простори схожі на маленькі зони відпочинку біля траси.

Нехай ваші абзаци будуть короткими. Нехай ваші графіки будуть короткими. Використовуйте відступи, щоб викласти супровідні твердження з висновків.

Ви повинні направити свою аудиторію до місця призначення.

Pixabay (модифікована Кетрін Джордано)

Як дістатися до пункту призначення

Ви майже там - Ще кілька зупинок, і ваша подорож закінчена.

Ось кілька порад щодо "щасливої ​​посадки".

11. Пишіть для своєї аудиторії

Ви писали для своєї аудиторії? Ви розглядали те, що вони вже знають і що хочуть знати? Ви розглядали якісь помилкові уявлення, які вони можуть мати? Ви розповідаєте їм інформацію, яку вони будуть раді почути, або хочуть спростувати вас?

Перегляньте текст з урахуванням цих запитань і внесіть необхідні зміни. Ви хочете передбачити запитання та заперечення та відповісти на них під час звіту або під час презентації.

12. Пов’яжіть все разом із підсумком

Резюме - це не місце для повторення даних, показаних у основній частині звіту чи презентації. Це місце для переказу історії. Це місце, щоб пов’язати все це разом.

У письмовій презентації резюме зазвичай передує тексту. У презентації це буде в кінці. Це підведення підсумків.

Уникайте використання цифр у зведенні. Натомість повідомте значення, яке стоїть за цифрами. Перегляньте основні моменти та обговоріть наслідки наданої вами інформації.

Вам не потрібно подавати факти в тому самому порядку, що і для звіту. Це повторне повторення, а не підсумовування. Згадайте факти в тому порядку, який найкраще розповідає історію. Виключіть тангенціальну або неважливу інформацію.

Використовуйте резюме, щоб пояснити будь-які суперечності в даних. Якщо ви не можете пояснити суперечності в даних, ви не готові подати звіт або провести презентацію. Працюйте з даними, поки не знайдете відповіді.

13. Досягти своєї мети

Куди ви хочете, щоб пішли ваші читачі та слухачі? Ваша мета - пропагувати курс дій? Ви хочете, щоб ваша аудиторія дійшла певного висновку?

Можливо, ви встановили свою мету ще до того, як почали писати, але іноді ціль незрозуміла, поки ви не попрацюєте з даними. Коли ви закінчите свій перший проект, перегляньте свою роботу та відредагуйте, щоб переконатися, що ви досягаєте своєї мети.

Подумайте про себе, як ви берете свою аудиторію за руку і ведете її крок за кроком туди, куди ви хочете піти. Коли ви дійдете до своїх остаточних висновків чи рекомендацій, ви хочете, щоб ваша аудиторія кивала так, так, так. Ви привезли їх саме туди, куди хочете.

Ви розповідаєте історію, а не викидаєте купу даних. Глядачі повинні мати можливість побачити, як всі частини історії поєднуються між собою. Як і сюжет історії, кожна інформація веде до кінця.

Викладаючи кожен новий факт, покажіть, як він поєднується з іншими раніше наведеними фактами.

Час святкувати чудову роботу.

Pixabay (модифікована Кетрін Джордано)

Насолоджуйтесь поїздкою

Якщо ви дотримувались вищевказаних порад, ви будете почуватись впевнено, коли подаватимете звіт чи пам’ятку або ви будете робити презентацію. Так само важливо, що ваша аудиторія буде рада.

Тож тепер ви можете мати той тай на пляжі. Ви це заслужили.

© 2016 Катерина Джордано

Я вітаю ваші запитання та коментарі.

Кетрін Джордано (автор) з Орландо, Флорида, 12 вересня 2016 року:

Дякую, Ларрі Ранкін. Я рада, що вам сподобалось.

Ларрі Ранкін з Оклахоми 12 вересня 2016 року:

Чудовий аналіз процесу.

Кетрін Джордано (автор) з Орландо, Флорида, 25 серпня 2016 року:

teahes12345 Це так здорово, коли вчитель каже мені, що мій есе про написання кращих звітів та презентацій (особливо Power Point) корисний. Частина, яка мені найбільше подобається, це частина про звіт або презентацію як про подорож, а про письменника / ведучого як про керівництво, що веде аудиторію до висновку.

Діанна Мендес 25 серпня 2016 року:

Я знайшов ваші поради щодо Powerpoint чудовими. Це інформація, яку я дав студентам для презентацій, і вона допомагає вказати на основні моменти. Ваша стаття надає читачам цінну інформацію, яка призведе до успіху.

Кетрін Джордано (автор) з Орландо, Флорида, 21 серпня 2016 року:

Одрі Ховітт: Темкс за те, що дав мені знати, що тобі подобаються навички, я викладав у цій статті.

Кетрін Джордано (автор) з Орландо, Флорида, 21 серпня 2016 року:

heidithorne: Щиро дякую, що ви висловили свою вдячність. Я радий, що одна з моїх порад виявилася корисною.

Одрі Хавітт з Каліфорнії 21 серпня 2016 року:

Яка інформативна стаття - у ефективних ділових презентаціях є велика майстерність -

Хайді Торн з району Чикаго 21 серпня 2016 року:

Кілька чудових порад щодо слайдів PowerPoint та пробілів. Ділимось тут на HP!

Кетрін Джордано (автор) з Орландо, Флорида, 21 серпня 2016 року:

ChitrangadaSharan: Дякую за ваш коментар. Здається, ви вже знали більшу частину цього, але, сподіваюся, ви взяли підказку чи дві. Як ви говорите, писати якісні звіти та презентації - це важлива ділова навичка.

Читрандада Шаран з Нью-Делі, Індія, 21 серпня 2016 року:

Бізнес-презентація - це навичка, якою володіють багато професіоналів, тоді як інші вивчають її через досвід.

Ви дуже гарно пояснили, як писати кращі звіти та презентації. Дійсно вражаюче.

Я впевнений, що це допоможе багатьом зацікавленим професіоналам.

Дякую, що поділились!

Кетрін Джордано (автор) з Орландо, Флорида, 21 серпня 2016 року:

FlourishAnyway: Я згоден. Надмірно зайняті презентації PowerPoint більше дратують, ніж інформативні. Завдання спікера - заповнити деталі. Текст у PowerPoint призначений лише для того, щоб зосередити увагу глядача на цій темі. Зображення слід використовувати, лише якщо вони щось додають до презентації, а не лише заради того, щоб мати картинки. Дякуємо за ваш коментар.

FlourishAnyway з США 21 серпня 2016 року:

Чудові поради для ділових звітів та презентацій. Один з моїх домашніх вихованців - це переповнений слайд PowerPoint, який настільки зайнятий, що увага глядачів спрямована на читання, а не на слухання. Насправді немає причин для спікера.