Зміст:
- Що таке комунікаційний план?
- Крок 1. Знай свою аудиторію
- Крок 2. Що таке ваше повідомлення?
- Крок 3. Яка мета Вашого повідомлення?
- Крок 4. Який спосіб доставки?
- Крок 5. Коли найкращий час для спілкування?
- Крок 6. Забезпечте свій план!
Спілкування слово колаж
катеринекронін через Flickr Creative Commons
Якщо ви коли-небудь стикалися з опором перед змінами на роботі, хороший комунікаційний план може допомогти підтримати вашу ініціативу щодо управління змінами. Хороший план комунікацій може допомогти забезпечити інформацію про всі ваші зацікавлені сторони, але також може допомогти вашій організації заручитися підтримкою проекту чи організаційних змін.
Що таке комунікаційний план?
План комунікацій допоможе вам організувати те, що важливо повідомити всім вашим зацікавленим сторонам, про яке повідомлення ви хочете спілкуватися, як це сказати і коли сказати. План комунікацій повинен охоплювати 5 основних питань - хто? Що? Чому? Як? Коли?
Почніть із створення простої матриці, наприклад, наведеної нижче, щоб допомогти організувати свій план і заповнити його, проходячи кожен із наступних кроків.
| Аудиторія | Повідомлення (Що) | Призначення (Чому) | Метод (як) | Ціль (коли) |
|---|---|---|---|---|
|
Внутрішні зацікавлені сторони |
||||
|
Зовнішні зацікавлені сторони |
||||
Ознайомтеся з цими простими кроками нижче, щоб допомогти вам розпочати розробку успішного плану комунікацій для вашого бізнесу.
Крок 1. Знай свою аудиторію
Найпростіше розпочати побудову плану спілкування з визначення аудиторії. Якщо ваш проект вимагає від вас поінформованості та оновлення людей як у вашій організації, так і за її межами, почніть із складання списку внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін.
Деякі приклади внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін
| Приклади внутрішніх зацікавлених сторін: | Приклади зовнішніх зацікавлених сторін: |
|---|---|
|
Керівництво виконавчого рівня |
Виконавчі спонсори проекту |
|
Керівники відділів |
Власники бізнесу |
|
Співробітники фронтової лінії |
Клієнти першої лінії |
Отримавши список усіх своїх внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін, може допомогти зробити примітку під кожною з них, яка відповідає на наступні запитання:
- Що вони знають?
- Що вони повинні знати?
- Які групи мають вищий пріоритет перед іншими?
- Чи потрібні різні групи різні повідомлення?
Після того, як ви відповіли на основні запитання щодо кожного сегменту аудиторії, настав час визначити, що повідомляти кожному з них.
Тепер у вашій матриці комунікацій повинна бути заповнена графа аудиторії:
| Аудиторія | Повідомлення (Що) | Призначення (Чому) | Метод (як) | Ціль (коли) |
|---|---|---|---|---|
|
Внутрішні зацікавлені сторони |
||||
|
Виконавче керівництво |
||||
|
Менеджери |
||||
|
Співробітники |
||||
|
Зовнішні зацікавлені сторони |
||||
|
Виконавчі спонсори |
||||
|
Власники |
||||
|
Фронтові клієнти |
Крок 2. Що таке ваше повідомлення?
Думаючи про те, яке повідомлення потрібно вам донести до своєї аудиторії, просто подумайте про те, щоб відповісти на питання "що?" Призначення повідомлення та спосіб його передачі з’являться пізніше.
Використовуйте наступний контрольний список, щоб допомогти визначити, що саме потрібно знати вашій аудиторії:
- Що зараз знає ваша цільова аудиторія? (визначте це для списку кожного сегменту аудиторії, який ви зробили на кроці 1).
- Що вони повинні знати?
- Що їм не потрібно знати?
- Який тон голосу вам потрібно буде взяти з кожною аудиторією? (Ви можете застосувати професійний, прямий підхід до виконавчих комунікацій, тоді як ваші комунікації безпосередньо з клієнтами можуть бути більш енергійними та відчутними)
- Що турбує ваша аудиторія? Переконайтеся, що ваші повідомлення для кожної аудиторії стосуються їх унікальних та індивідуальних питань та проблем. Пам’ятайте, запитання внутрішнього працівника щодо проекту чи зміни можуть абсолютно відрізнятися від запитань виконавчого спонсора.
Після того, як ви відповіли на ці запитання, заповніть 2- й стовпець вашої матриці:
| Аудиторія | Повідомлення (Що) | Призначення (Чому) | Метод (як) | Ціль (коли) |
|---|---|---|---|---|
|
Внутрішні зацікавлені сторони |
||||
|
Виконавче керівництво |
Ділова ціна зміни. |
|||
|
Менеджери |
Що ваша команда повинна знати про зміни. |
|||
|
Співробітники |
Як зміни вплинуть на вашу щоденну роботу. |
|||
|
Зовнішні зацікавлені сторони |
||||
|
Виконавчі спонсори |
Переваги змін для організації. |
|||
|
Власники |
Як зміна вплине на ваш підсумок. |
|||
|
Фронтові клієнти |
Як зміни вплинуть на вашу щоденну роботу. |
Крок 3. Яка мета Вашого повідомлення?
На цьому кроці дайте відповідь на запитання "чому?" Чому необхідно повідомляти кожне повідомлення (Що) кожному з ваших аудиторій? Відповідь на це запитання допоможе вам зрозуміти, чому важливо повідомляти кожну інформацію своїм співробітникам та клієнтам, і значення, яке передавання цієї інформації принесе вашому бізнесу та вашим клієнтам.
Деякі загальні причини передачі ключових повідомлень зацікавленим сторонам:
- Зробити розуміння змін та проекту
- Щоб виділити переваги проекту або змін
- Визначити позитивні наслідки для суті організації
- Щоб аудиторія знала будь-які навички чи інформацію, яку їм потрібно буде засвоїти під час підготовки
- Щоб допомогти вашій аудиторії зрозуміти, як це вплине на неї
Пам'ятайте, спробуйте відповісти "Що це для мене?" при визначенні мети кожного спілкування, щоб переконатись, що всі ваші аудиторії добре інформовані.
Після того, як ви дізнаєтесь, "що в цьому" для кожного із зацікавлених сторін, заповніть 3- й стовпець вашої матриці:
| Аудиторія | Повідомлення (Що) | Призначення (Чому) | Метод (як) | Ціль (коли) |
|---|---|---|---|---|
|
Внутрішні зацікавлені сторони |
||||
|
Виконавче керівництво |
Ділова ціна зміни. |
Інформувати про фінансову та споживчу вартість. |
||
|
Менеджери |
Що ваша команда повинна знати про зміни. |
Підготувати команди до змін ще до того, як вони відбудуться. |
||
|
Співробітники |
Як зміни вплинуть на вашу щоденну роботу. |
Дозволити працівникам засвоїти навички та повсякденні зміни до того, як відбудуться зміни. |
||
|
Зовнішні зацікавлені сторони |
||||
|
Виконавчі спонсори |
Переваги змін для організації. |
Інформувати про економію коштів та переваги. |
||
|
Власники |
Як зміна вплине на ваш підсумок. |
Щоб отримати підтримку для змін, підкресливши вплив на нижній ряд. |
||
|
Фронтові клієнти |
Як зміни вплинуть на вашу щоденну роботу. |
Підготувати клієнтів до змін; виділити переваги. |
Мобільні соціальні медіа
jasonahowie через Flickr Creative Commons
Крок 4. Який спосіб доставки?
Тепер, коли ви знаєте, з ким спілкуєтеся, що збираєтесь сказати та чому це будете говорити, вам потрібно визначити найкращий спосіб передачі повідомлення. Залежно від вашої організації, може бути корисно вести "шпаргалку" з усіх доступних каналів зв'язку.
Деякі загальні канали зв'язку можуть включати:
- Зв’язок електронною поштою
- Письмові повідомлення, що надходять поштою
- Нагадування про текстові повідомлення
- Повідомлення в соціальних мережах
- Засідання ратуші
- Змішана техніка
- прес-релізи
- Флаєри або плакати
Порада
Хоча спілкування електронною поштою може бути зручним, не соромтеся публікувати одне і те ж повідомлення, використовуючи кілька каналів. Надсилання дружнього нагадування не зашкодить. Занадто багато спілкування краще, ніж недостатньо.
Тепер ви можете заповнити 4- й стовпець вашої матриці:
| Аудиторія | Повідомлення (Що) | Призначення (Чому) | Метод (як) |
|---|---|---|---|
|
Внутрішні зацікавлені сторони |
|||
|
· Виконавче керівництво |
Ділова ціна зміни. |
Інформувати про фінансову та споживчу вартість. |
Зв’язок електронною поштою |
|
· Менеджери |
Що ваша команда повинна знати про зміни. |
Підготувати команди до змін ще до того, як вони відбудуться. |
Зв’язок електронною поштою |
|
Співробітники |
Як зміни вплинуть на вашу щоденну роботу. |
Дозволити працівникам засвоїти навички та повсякденні зміни до того, як відбудуться зміни. |
Зв'язок електронною поштою, плакати, листівки, ратуші |
|
Зовнішні зацікавлені сторони |
|||
|
· Виконавчі спонсори |
Переваги змін для організації. |
Інформувати про економію коштів та переваги. |
Зв’язок електронною поштою |
|
· Власники |
Як зміна вплине на ваш підсумок. |
Щоб отримати підтримку для змін, підкресливши вплив на нижній ряд. |
Написаний лист поштою |
|
· Фронтові клієнти |
Як зміни вплинуть на вашу щоденну роботу. |
Підготувати клієнтів до змін; виділити переваги. |
Письмовий лист, лист, нагадування електронною поштою |
Примітка
Завжди призначайте «власника» за кожним елементом, який ви перелічуєте у колонці «метод», по можливості, щоб забезпечити підзвітність того, що повідомлення доставляються вчасно та точно.
Крок 5. Коли найкращий час для спілкування?
Ваш план зв'язку майже завершений! Ви визначили свою аудиторію, повідомлення, яке хочете передати, мету кожного повідомлення та спосіб його передачі; тепер вам потрібно визначити найкращий час для доставки цих повідомлень кожному з ваших аудиторій. Нижче наведено кілька запитань, над якими вам може знадобитися продумати, щоб допомогти вам визначити найкращий час для кожного повідомлення.
- Кого потрібно спочатку поінформувати?
- Коли відбувається зміна?
- Як швидко заздалегідь потрібно проінформувати всіх?
- Чи є терміни, про які потрібно пам’ятати?
- Хтось із зацікавлених сторін вашої аудиторії буде недоступний або у них є дати, коли вам потрібно обійтись?
- Ви передаєте своє повідомлення, використовуючи більше одного методу для кожної аудиторії? Що має статися першим, другим, третім тощо?
За допомогою цих запитань, на які ви отримали відповіді, ви зможете легко заповнити останній стовпець вашої матриці з датами початку та закінчення, щоб переконатися, що ви підзвітні своєму графіку:
| Аудиторія | Повідомлення (Що) | Призначення (Чому) | Метод (як) | Ціль (коли) | |
|---|---|---|---|---|---|
|
Внутрішні зацікавлені сторони |
|||||
|
Виконавче керівництво |
Ділова ціна зміни. |
Інформувати про фінансову та споживчу вартість. |
Зв’язок електронною поштою |
Початок: mmddyyyy Кінець: mmddyyyy |
|
|
Менеджери |
Що ваша команда повинна знати про зміни.. |
Підготувати команди до змін ще до того, як вони відбудуться. |
Зв’язок електронною поштою |
Початок: mmddyyyy Кінець: mmddyyyy |
|
|
Співробітники |
Як зміни вплинуть на вашу щоденну роботу |
Дозволити працівникам засвоїти навички та повсякденні зміни до того, як відбудуться зміни. |
Зв’язок електронною поштою, плакати, листівки, міські ратуші |
Початок: mmddyyyy Кінець: mmddyyyy |
|
|
Зовнішні зацікавлені сторони |
|||||
|
Виконавчі спонсори |
Переваги змін для організації. |
Інформувати про економію коштів та переваги. |
Зв’язок електронною поштою |
Початок: mmddyyyy Кінець: mmddyyyy |
|
|
Власники |
Як зміна вплине на ваш підсумок. |
Щоб отримати підтримку для змін, підкресливши вплив на нижній ряд. |
Написаний лист поштою |
Початок: mmddyyyy Кінець: mmddyyyy |
|
|
Фронтові клієнти |
Як зміни вплинуть на вашу щоденну роботу. |
Підготувати клієнтів до змін; виділити переваги. |
Письмовий, поштовий лист; електронне нагадування |
Початок: mmddyyyy Кінець: mmddyyyy |
Крок 6. Забезпечте свій план!
Вітаємо! Ви успішно виконали свій план зв'язку. Після того, як ви поділитесь своїм планом із зацікавленими сторонами проекту, тепер ви можете приступити до роботи над створенням своїх повідомлень, доопрацюванням зовнішнього вигляду ваших матеріалів та доставкою своїх повідомлень зацікавленим сторонам відповідно до вашого графіку.
За допомогою трохи вдосконаленого планування за допомогою матричного шаблону, створення комунікаційних планів для ваших проектів дозволить вам тримати в курсі всіх зацікавлених сторін, уникати плутанини, непорозуміння та отримувати підтримку для вашого проекту. Зміни можуть бути незручними для багатьох людей на робочому місці. Виділення часу на створення хорошого плану спілкування може допомогти навіть тим, кому незручно, впевнено та з розумінням зіткнутися з невідомим.