Як написати рекомендаційний лист, який приносить результати

Переконайтеся, що ваш рекомендаційний лист передає бажаний вплив за допомогою цих порад.

sysop1021 через Flickr, CC-BY-SA 2.0, модифікований FlourishAnyway

Ви погодились написати рекомендаційний лист, але що тепер?

У світі стипендій та вступу до коледжів матеріали заявок часто страждають від ефекту озера Вобегон. (Озеро Вобегон - це вигадане місце, де "всі жінки сильні, усі чоловіки гарні на вигляд, а всі діти вище середнього").

Щоб допомогти відрізнити найкраще від решти, комісії з прийому та присудження нагород покладаються на об’єктивні оцінки здібностей та характеру заявника. Такі оцінки проводять викладачі, викладачі та інші, хто знайомий з кандидатом. Сюди можуть входити керівники, тренери, лідери громад та координатори-волонтери, які активно взаємодіяли з ним. Тут ви заходите!

Приймальна комісія потребує вашої допомоги в оцінюванні кандидата. Будьте точні та правдиві, то нехай фішки падають куди завгодно.

Бетсі Вебер через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Відсутність тиску: але рекомендаційні листи дуже важливі

Перед рекомендаторами стоїть грізне завдання, оскільки майже всі рекомендації є позитивними. Таким чином, якщо кандидат, якого ви схвалюєте, є абсолютно відомим, ваш лист повинен це відображати. Важливо, щоб ви аргументовано аргументували його або її прийняття.

Мій особистий досвід полягає в тому, що, особливо у конкурентних ситуаціях вищого рівня, у грі існують складні схеми підрахунку очок. Незалежно від того, чи заявника приймають, вносять до списку очікування чи відхиляють, це може звестися до третього знака після коми (наприклад, .00 1). Таким чином, один рекомендаційний лист - ваш лист - може стати виграшним фактором у грі при вступі з високими ставками, де існує ф’ючерс людей.

Як це для тиску? Зараз я допоможу тобі зробити гарну роботу.

Конкуренція може бути жорстокою, тому схиляйтесь до неї. Зрозумійте цілі заявника та те, на що він претендує. В умовах високої конкуренції один рекомендаційний лист може змінити рішення. Гей, ніякого тиску.

Dave Wilson через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Ваша рекомендація має різницю

Зокрема, у конкурентних ситуаціях вищого рівня, один рекомендаційний лист - ваш лист - може стати виграшним фактором у грі при вступі на високі ставки, де існує майбутнє людей.

Ваша роль: Надайте справедливу та точну оцінку

Надаючи рекомендацію, ви розміщуєте власну репутацію.

Протистояти бажанням завищувати сильні сторони кандидата. Хоча це може допомогти їм отримати участь у програмі, воно налаштує їх на можливий збій з нереальними очікуваннями, які вони не можуть виконати.

Гіпербола також руйнує ваш авторитет. Можливо, вам доведеться рекомендувати майбутніх кандидатів на ту саму програму чи стипендію.

Ваша роль рекомендатора полягає просто в наступному: Надайте комісії з відбору об’єктивну інформацію, необхідну їй для прийняття цілком обґрунтованого рішення.

Надайте чесну та точну оцінку кандидату, якого ви оцінюєте. Не спокушайтеся віддаватися гіперболі. Однак, якщо кандидат справді видатний, наведіть приклади, будьте конкретні і не стримуйте своїх похвал.

Крістіна Олександрсон через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Спілкуйтеся чітко та переконливо, надаючи справедливу та точну оцінку заявнику

• здібностей
• характер
• мотивація, і
• потенціал для успіху.

Якщо ви вважаєте, що кандидат справді виділяється, то вам також потрібно бути дещо креативним, щоб ваш кандидат отримав увагу, яку він або вона заслуговує. (Можливо, хтось зробив це за вас по дорозі.) Тільки ви знаєте, що тут підходить, тож використовуйте своє професійне судження.

Ваша репутація на меті. Знайте, коли відхилити запит на рекомендацію.

smlp.co.uk через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Перед тим, як погодитися написати рекомендаційний лист, враховуйте наступне:

• Ви досить добре знаєте людину?
• Вам комфортно професійно схвалити їх заяву підтримуючим листом?
• Чи ви маєте достатньо часу, щоб присвятити цьому процесу?

Відхиліть їх прохання, якщо ви не можете з чистою совістю написати підтримуючого листа. Наприклад: « Я думаю, що вам найкраще допоможуть, якщо хтось інший вас порекомендує. » Якщо ви недостатньо добре знаєте їх або не маєте часу, щоб посвятитись, відмовтесь із поясненнями.

Давайте розпочнемо. Знайте кандидата, програму, на яку претендує студент, та критерії відбору.

Томас Хельбіг через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Яка інформація вам потрібна?

Якщо ви заповнюєте форму рекомендацій, яку надає вам заявник - не задаючи жодних питань, - тоді ви вирішуєте простий шлях. Це також менш ефективно. У вас виникне спокуса зробити це і просто закінчите з цим, але зупиніться. Чекайте більше від себе та кандидата, у майбутнє якого ви інвестуєте.

Знайте кандидата, критерії відбору та контекст заявки

Студенти шукають письмових рекомендацій з різних цілей:

• навчатися за кордоном
• заробляти стипендії або стипендії
• для забезпечення стажування та працевлаштування та
• отримати вступ до коледжу, аспірантури, юридичного чи медичного факультету.

Вам потрібно буде зустрітися із заявником, щоб зібрати інформацію про програму чи премію, на яку він або вона претендує, та дізнатись більше про його цілі. Розуміючи контекст запиту кандидата, ви можете краще задовольнити потреби як комісії з відбору, так і заявника.

Матеріали, про які слід попросити

Попросіть кандидата надати наступні відповідні документи, щоб ви могли досконально зрозуміти критерії відбору та обґрунтувати, як він відповідає цим критеріям:

• програма або стипендія
• опис роботи або оголошення про роботу ( наприклад , на стажування)
• кулястий список ("пункти розмови") його або її найважливіших активів і чому він або вона вважає, що він / вона є кваліфікованим. Скажіть заявнику, що не час бути скромним.
• резюме та / або розшифровка заявника та
• будь-які додаткові матеріали, які, на вашу думку, можуть бути корисними (наприклад, заява про зацікавленість заявника, есе заявки ).

Переглянувши та обговоривши цю інформацію з кандидатом, ви повинні чітко зрозуміти таке:

• чого він або вона хоче досягти за допомогою своєї заявки
• Дві-три ключові сили, які ви насправді спостерігали у кандидата
• критерії прийняття рішення (щоб ви знали, на чому найбільше наголошувати у своєму листі).

Перегляньте записи кандидата, щоб ви не заявляли претензій, які не суперечать його заяві. Підкріпіть свої претензії докладними прикладами того, як кандидат показав свої сильні сторони.

Рікардо Ліберато через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Що включити до рекомендаційного листа

Хто ти	Хто такий кандидат	Підтримка
Короткий опис того, чому ви кваліфіковані для оцінки заявника ("Як викладач хімії AP протягом 12 років я читав курс для понад 600 студентів…")	Ім'я кандидата та чому ви пишете лист підтримки (наприклад, стипендія, премія або програма, до якої він подає заявку)	Висловіть впевненість у майбутньому успіху кандидата та впевнено заявіть, чому ви вважаєте, що це правда.
Огляд контексту та тривалості ваших стосунків із заявником	Виберіть дієприкметники, які справедливо і точно описують заявника.	Опишіть свій рівень підтримки. Якщо ви "настійно рекомендуєте", використовуйте цю термінологію.
Ваша контактна інформація та запрошення звернутися до вас із будь-якими запитаннями	Приклади поведінки, що описують, як кандидат продемонстрував свої найвизначніші сили	Якщо є слабкі місця, вирішуйте їх відповідально. Включення легкої слабкості, яка є зворотною стороною сили, робить весь лист більш правдоподібним.
Ваше ім'я та посада (рядок підпису)	Там, де це можливо, кількісно визначте досягнення кандидата та свою оцінку його можливостей (наприклад, у найкращих x% студентів, яких ви навчали за останні x років)	Не стримуйте емоцій або ентузіазму щодо претендента. Якщо ваш кандидат заслуговує на рівень підтримки, увійдіть.

Приверніть їх увагу, розповівши історію. Історії особисті та переконливі. Вони ілюструють важливі моменти.

1/3

Виділіть свій лист із натовпу

Виділіть свій лист серед натовпу, використовуючи деякі з наступних порад та підказок.

Розкажіть історію. Щодо кожного з двох-трьох ключових якостей, будьте ретельні та конкретні, пояснюючи, як ви бачили, як їх заявник демонструє. А ще краще, розкажіть цікаву історію.

Історії носять особистий, переконливий характер і можуть містити різні сильні сторони. Люди легко їх запам’ятовують та зв’язуються з ними.

Опишіть яскраві ситуації, які ілюструють, як кандидат втілив важливу рису. І не робіть історію занадто довгою.

Ось кілька міркувань, щоб змусити задуматися:

• Якою була ситуація чи завдання?
• Чи існували бар'єри для успіху, які заважали іншим, але які кандидат подолав?
• Що ви спостерігали за кандидатом у цій ситуації, яка зробила його чи її неабияким?
• Яких результатів було досягнуто як у виконанні завдання, так і в тому, як інші реагували на нього?
• Чи є в цій історії мораль чи ключ?

Не йдіть "стандартно". Ще один спосіб зробити ваш рекомендаційний лист справді незабутнім - прийняти нестандартне вступ.

Замість того, щоб починати зі стандартного введення того, хто ви є і хто є студентом, розгляньте можливість розпочати свій лист трьома жирними дескрипторами кандидата. Наприклад, " Прозорливий. Інтуїтивний. Невразливий. Жоден Доу не описує жодних трьох слів, ніж ці… " Або, якщо ви достатньо впевнені в кандидаті, щоб зробити прогноз щодо його майбутнього, проголосіть це спочатку речення. Потім підкріпіть його допоміжними даними.

Не стримуйте свого ентузіазму чи емоцій, рекомендуючи приголомшливого кандидата.

Джонатан Кос-Читай через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Не стримуйтесь на своєму ентузіазмі чи емоціях. Рівень підтримки, який ви відчуваєте до заявника, відповідайте тону вашого листа. Слова мають різну ступінь емоційної «температури», яку можуть виражати

• обережна підтримка
• підтримка, або
• крик у верхній частині легенів, стрибки вгору-вниз.

Ретельно підбирайте слова, щоб відображати вашу точку зору. Якщо заявник заслуговує ю-хуу, не стримуйте свого ентузіазму чи емоцій. Використовуйте такі слова, як "феноменальний" або "нестримний", якщо вони точні. Висловіть впевненість у своєму майбутньому. Справді спирайтеся на свою рекомендацію, коли це виправдано.

Написавши рекомендаційний лист, потрібно пам’ятати про правопис, вибір слова, формат, терміни та інші ключові міркування.

Мері Бет Гріффо Рігбі через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Не забувайте подробиці

Правильно розробіть механіку: не перешкоджайте незначним моментам. Ігнорування наведеного нижче може суттєво зменшити загальний вплив листа:

• Вгорі листа напишіть "КОНФІДЕНЦІЙНО", якщо студент вирішив відмовитися від доступу
• Змінюйте структуру та тривалість речень
• Перевірте правопис і вибір слова
• Уникайте інтенсивного використання кліше
• Дотримуйтесь вимог щодо формату чи кількості слів, якщо такі є
• Використовуйте бланки та підпишіть синім або чорним чорнилом, використовуючи назву та ступінь (и)
• Налаштуйте кожен лист для конкретного заявника, стипендії, коледжу тощо, особливо якщо ви пишете кілька листів для одного кандидата
• Чесні терміни.

Якщо кандидат, якого ви оцінюєте, справді чудовий, зараз не час стримувати ентузіазм чи емоції. Опирайтесь на свою рекомендацію. Використовуйте такі слова, як "феноменальний", якщо вони точно відображають здатність кандидата.

tmib_seattle через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Знайте червоні прапори для рекомендаційних листів

* FERPA - це федеральний закон США, який захищає конфіденційність записів про освіту учнів у всіх школах, які отримують фінансування з Департаменту освіти США. Студенти повинні мати вік 18 років або старше середньої школи. Записи студента доступні для ознайомлення, якщо лише права a

Рекомендаційний лист Червоний прапор	Що це потенційно говорить
Рекомендація "бланк листа", де відсутні деталі та приклади	Кандидат не заслужив часу та зусиль рекомендатора для детального рекомендаційного листа. Рекомендатор погано знає кандидата. Кандидат не може добре судити про те, як сприймають його інші (інакше він би вибрав іншого рекомендатора).
Короткий лист, часто з короткими, непостійними реченнями. Здається, не натхненний і погано написаний.	Рекомендатор стримує негативну інформацію. Або кандидат виніс страшне судження, попросивши когось із такими поганими навичками письма підтримати його чи її.
Бекхенд-компліменти чи описи та погані порівняння (наприклад, "вона входить у верхню половину студентів, яких я викладаю").	Той, хто рекомендував, повинен був відхилити прохання студента, але, можливо, відчував змушення написати рекомендацію.
Надмірна кандидатура, яка занадто гарна, щоб бути правдою, особливо якщо його або її повноваження не підтверджують претензії.	Хто написав цей лист? Довіру до того, хто рекомендує, слід враховувати, не враховуючи їхнього яскравого схвалення кандидата.
Рекомендатор і кандидат мають однакові прізвища.	Це величезне ні-ні, коли батьки або інші члени сім'ї пишуть рекомендаційні листи для заявника. Це ставить під сумнів соціальні навички обох партій. Тільки не роби цього. Якщо прізвище є збігом, вкажіть "немає відношення".
Рекомендатор має низький професійний статус (наприклад, студент, а не завідувач кафедри).	Кандидат, можливо, не справив враження на людей, які більш відомі у своїй галузі. Розгляньте підписаний лист із викладачем.
Студент НЕ відмовляється від свого права на доступ до листа відповідно до Закону про сімейні освітні права та конфіденційність (FERPA). *	Лист, що не є конфіденційним, НЕ може виражати справжню та чесну думку рекомендатора.
Рекомендація від державного службовця, який не знає кандидата (наприклад, їх сенатор).	Студент не є сильним кандидатом, і він повинен спробувати пройти «Вітаю Марію», скинувши імена.

Кандидат змагатиметься проти інших, які є найкращими студентами. Поміркуйте, що робить вашого заявника справді надзвичайним як мислителя, керівника, вченого, спортсмена, письменника, музиканта, гуманітарію чи інших людей. Чим вона унікальна?

UGL_UIUC через Flickr, CC-BY-SA 2.0

Потрібна допомога в описі кандидата? Ось 86 позитивних рис

підзвітний, пристосований, честолюбний, аналітичний, чіткий, уважний, врівноважений, широкосмислений, спільний, чітко мислячий, наказливий, сумлінний, уважний, креативний, цікавий, безстрашний, рішучий, відданий справі, надійний, рішучий, відданий, старанний, дипломатичний, рухомий, динамічний, серйозний, емпатійний, заповзятливий, підприємливий, захоплений, серйозний, енергійний, спокійний, гнучкий, цілеспрямований, доброзичливий, витривалий, працьовитий, образний, невтомний, впливовий, проникливий, надихаючий, інтуїтивний, лідер, відкритий розумний, організований, пристрасний, терплячий, наполегливий, новатор, миротворець, проникливий, переконливий, меценат, врівноважений, точний, ініціативний, розсудливий, пунктуальний, допитливий, кмітливий, раціональний, сприйнятливий, надійний, стійкий, винахідливий, чуйний, самовпевнений впевнений, самодисциплінований, самонаправлений, самостійний, самодостатній,розсудливий, кмітливий, прямолінійний, непохитний, завзятий, ретельний, надійний, невразливий, нестримний, універсальний, прозорливий, добре працює під тиском

Рекомендаційні листи дають змогу зрозуміти характер та особистість заявника.

(C) FlourishAnyway

Рекомендаційні листи: приклади вимог

Ви коли-небудь замислювались про рекомендаційні листи для різних організацій? Ось кілька інтригуючих прикладів:

Бакалаврська програма Єльського університету вимагає двох рекомендацій викладачів середніх шкіл, бажано тих, хто навчав абітурієнта в академічних дослідженнях протягом його молодшого або старшого курсу. Додаткова рекомендація дозволена, але не заохочується.

Волонтери Корпусу Миру повинні подати два рекомендаційні листи як частину процесу відбору. Листи можуть бути з:

• Поточний або попередній керівник роботи
• Поточний або попередній керівник волонтерської роботи
• Близький друг двох і більше років (не член родини чи романтичний інтерес).

Для прийняття в Вест-Пойнт, як правило, потрібна кандидатура від

• Віце-президент
• сенатор або представник заявника або
• Секретар армії.

Стенфордська медична школа вимагає мінімум трьох, але не більше шести рекомендаційних листів.

Щоб подати заявку на отримання американської стипендії на Родосі, потрібно п’ять-вісім рекомендаційних листів. Чотири листи повинні бути від людей, які можуть оцінити академічні здібності кандидата, і принаймні один лист повинен відповідати їх характеру.

Підсумкові пункти

• Як рекомендатор, ваша роль полягає у наданні комісії з відбору справедливої ​​та точної оцінки здібностей та характеру заявника. Роблячи це, ви можете допомогти комітету прийняти повністю обґрунтоване рішення.
• Зустрініться із заявником, щоб досконально зрозуміти критерії відбору.
• Обґрунтуйте, як заявник відповідає цим критеріям.
• Не просто перелічіть прикметники та ключові переваги. Вийдіть за межі вмісту, який ви знайдете в резюме заявника. Поясніть, як ви особисто бачили, як заявник демонструє свої сильні сторони.
• Використовуйте ґрунтовні та конкретні приклади, розповіді історій, нестандартні вступні листи та ентузіазм як методи, які допоможуть вам передати унікальність кандидата.

Навіть бідним студентам і тим, хто не виділяється, можуть знадобитися рекомендаційні листи. Умійте реагувати, коли вам не комфортно відповідати "так" на запити.

Éole Wind через Flickr, CC-BY-SA 2.0

© 2014 FlourishAnyway