Як писати правила та процедури для вашого бізнесу

Це посібник із написання політики та процедури для вашого робочого місця.

Девід Лівермор

Що таке політика та процедура?

То що таке політика та процедура? Простіше кажучи, це покрокові інструкції щодо того, як щось робити у вашій організації. Це може бути щось загальне, наприклад, те, що очікується від усіх співробітників, або може бути спосіб виконання конкретного завдання. У будь-якому випадку, політика та процедура можуть викласти ці думки на папері, щоб усі могли їх побачити та дотримуватися.

Ця стаття охоплюватиме таке:

• Що включити до політики та процедури
• Як форматувати політику та процедуру.
• Приклад одного
• Поради
• Плюси та мінуси використання політики та процедури.

Що включити до політики та процедури

Нижче наведено те, що потрібно у кожній політиці та процедурі.

• Заголовок - Це повинно містити назву вашої організації, відділу тощо. Це визначатиме, для кого призначена процедура.
• Заголовок - Назва процедури. Постарайтеся не робити це занадто довгим. Спростіть запам’ятовування та посилання на них.
• Номер процедури - це також для зручності. Це дозволяє процедурам мати певний порядок у книзі, підшивці, онлайновій базі даних тощо. Мало того, що вони мають бути в порядку чисел, між номерами процедур має бути рівний інтервал (тобто 100, 105, 110 тощо).
• Дата набрання чинності - дата, коли процедура вперше стала ефективною. Може бути важливим при спробі встановити часовий графік для певного завдання.
• Переглянута дата - якщо в процедуру було внесено зміни в один момент, то цю дату потрібно змінити на дату перегляду процедури. Це тримає всіх в курсі поточних змін.
• Переглянута дата - якщо процедура була переглянута, щоб побачити, чи потрібно вносити якісь зміни, то цю дату потрібно змінити. Немає значення, якщо змін не було внесено, цю дату слід змінити на вказану, коли вона востаннє переглядалася.
• Уповноважений - Ім'я особи, яка дозволила випуск полісу та процедури. Це був би керівник відділу чи керівник.
• Політика - Це має стосуватися того, хто, що, коли, де, чому і як. Однак ця частина повинна бути короткою. Як максимум, це повинен бути огляд того, чому діє ця політика.
• Директива - Якщо щось потрібно зробити або якщо є загальна інструкція, якої людина повинна виконувати, це має бути в директиві. Не включайте це, якщо немає чогось критичного, що потрібно негайно помітити.
• Процедура - Це буде більша частина вашої політики та процедури. Він надає детальні кроки щодо того, як досягти того, що диктує політика.
• Номер сторінки - на кожній сторінці повинен бути номер сторінки.
• Заголовки сторінок - заголовки сторінок повинні містити заголовок та номер процедури політики та процедури.
• Ініціали - це повинні бути ініціали останньої особи, яка переглянула політику та процедуру. Він також повинен містити дату останнього перегляду.
• Приклади - вони будуть розміщені на окремих сторінках, на яких не буде заголовка, номерів сторінок тощо. Це приклади того, що описується на важливих етапах процедури.

Як сформувати політику та процедуру

Існує кілька основних правил щодо написання політики та процедури:

• Шрифт - Шрифт повинен бути загальновживаним та визнаним, але не вважається непрофесійним. Наприклад, Comic Sans - це непрофесійний шрифт.
• Розмір шрифту - максимум, у вас не повинно бути великого розміру шрифту, який використовується протягом усієї процедури. Це завжди має бути послідовно в залежності від процедури.
• Кольори - кольори насправді не потрібні. Процедура повинна бути на білому фоні з чорним шрифтом. Однак у прикладах можна використовувати кольори.
• Інтервал - Процедурна частина повинна бути розташована належним чином для зручності читання. Якщо між кроками немає пробілів, тоді текст буде виконуватися разом, коли хтось прочитає політику.
• Поля - вони повинні бути зроблені за будь-яким стандартом у вашій організації для інших документів. Це робить користувачів більш схильними читати та використовувати процедуру.

Нижче наведені рекомендовані вимоги до стилю для кожної з перелічених вище категорій.

• Заголовок - Заголовок завжди повинен бути в центрі, напівжирним шрифтом, великими літерами та в самому верху політики. Він також повинен мати шрифт найбільшого розміру порівняно з іншими політиками та процедурами.
• Заголовок та номер процедури - Обидва вони повинні знаходитися в одному рядку, оскільки обидва вони використовуються для довідки у політиці та процедурі. Вони можуть бути однаковими за розміром або трохи меншими за заголовки, але також повинні бути напівжирними та також з великими літерами. Заголовок повинен бути вкрай ліворуч, а номер процедури - вкрай праворуч.
• Дата набуття чинності, перегляд та перевірка - я бачив, як це робиться різними способами. Іноді вони перебувають у своїй колонці, тоді як інший раз я бачив їх у їхньому власному ряду. Це особиста перевага, але вони завжди повинні бути нижче заголовка та мати шрифт невеликого розміру. Так само, як і попередні категорії, вони мають бути напівжирним шрифтом та великими літерами.
• Уповноважений - Це може бути останній рядок у верхній частині політики та процедури. Це має бути напівжирним шрифтом, великими літерами та в крайній лівій частині документа.
• Політика - повинно бути щось, що вказує на те, що політика починається з цього моменту. Як правило, слово "політика" можна вводити всіма великими літерами та жирним шрифтом, тоді як сама політика пояснюється не жирними літерами чи великими літерами. Ви також хочете обґрунтувати текст у документі.
• Директива - це те, чим ви зазвичай хочете виділитися, тому воно буде напівжирним шрифтом і великими літерами. Обґрунтуйте параграф, щоб він добре виглядав щодо політики та процедури.
• Процедура - Це найважче пояснити, оскільки воно настільки детально орієнтоване. В основному, ви захочете максимально розділити свої кроки. Ви не хочете абзаців інформації, ви хочете просто слідувати тексту. Тож розбивайтеся якомога більше, використовуючи різні типи списків з різними відступами. Наприклад, A.1.ia, кожен з різним відступом, ніж той, що перед ним. Однак, переходячи до "B", він повинен мати такий самий відступ, як і "A" перед ним. Наведений нижче приклад покаже реальний приклад цього.
• Номер сторінки - має бути в центрі в нижньому колонтитулі документа. Або складіть номер для кожної сторінки, або покажіть поточну сторінку та загальну кількість сторінок (тобто Сторінка 1 з 2). На першій сторінці не повинно бути номера сторінки.
• Заголовки сторінок - Заголовок сторінки на кожній наступній сторінці після першої повинен виглядати так само, як і для заголовка, а номер процедури знаходиться на першій сторінці.
• Ініціали - наприкінці кожної процедури особа, яка переглядає / переглядає процедуру, повинна включати свої ініціали та дату останнього перегляду / перегляду.
• Приклади - це окремо від процедури, що пишеться. Вони можуть включати знімки екрана програми, таблиці для перегляду тощо. У відповідному пункті процедури слід посилатися на приклад (тобто на Приклад А). Тоді у верхньому правому куті кожного прикладу має бути посилання на те, що це за приклад.

Найкращий шрифт для використання в політиці та процедурах

Я рекомендую чотири шрифти:

1. Arial - цей шрифт вважається галузевим стандартом для більшості документів. Багато комп’ютерів за замовчуванням використовують цей шрифт, і його легко читати. Ви ніколи не помилитесь із цим шрифтом.
2. Times New Roman - ще один галузевий стандарт. Він також використовується як шрифт за замовчуванням для деяких комп'ютерних програм. Деякі люди вважають це старим стилем, який визнає перше покоління користувачів комп’ютерів.
3. Калібрі - для більш м'якого підходу ви можете піти з цим шрифтом. Це легко для очей і згладжує вигляд документа. Оскільки читати і писати політику та процедуру може бути нудно, це може бути одним із найкращих шрифтів для використання.
4. Джорджія - це рідко вживаний шрифт, але такий, що може вискочити на вас. Я вважаю це щось середнє між Arial і Times New Roman.

Я б не використовував жодного фронту, який буде занадто важким для читання або виглядає непрофесійно. Ніхто не буде серйозно сприймати політику та процедуру, якщо використовується непрофесійний шрифт.

На малюнку нижче показано всі чотири шрифти в дії.

Приклади шрифтів, згаданих вище.

Девід Лівермор

Приклад політики та процедури.

Девід Лівермор

Форматування, що використовується у наведеному вище прикладі політики та процедури

Ця таблиця охоплює форматування, яке я використовував у наведеному вище прикладі. Використовується шрифт Arial, а текст за замовчуванням не вказано на стороні дозволу, якщо не вказано інше.

Категорія	Формат
Заголовок	14 пт., Жирний, центр
Заголовок	14 пт., Жирний шрифт
Номер процедури	14 пт., Жирний шрифт
Дати	12 пт., Напівжирний, центр
Уповноважений	12 пт., Напівжирний, центр
Політика	12 пт., "Політика" виділена жирним шрифтом, виправдано
Директива	12 пт., Жирний, виправданий
Процедура	12 пт., Виправдано
Номер сторінки	10 пт., Центр
Заголовок сторінки	12 пт., Жирний шрифт
Ініціали	12 пт.

Поради щодо політики та процедури

Ось декілька загальних порад, яких слід дотримуватися стосовно політики та процедури.

• Часто переглядайте процедури. Те, що ви пишете процедуру, не означає, що вона виконана. Періодично вам потрібно повертатися назад і переглядати процедуру на наявність будь-яких змін. Деякі рекомендують переглядати їх кожні кілька років, але я люблю переглядати їх щороку, якщо це можливо. Крім того, коли в організації щось змінюється, що впливає на процедуру, політику та процедуру слід негайно змінити.
• Попросіть процедуру переглянути, перш ніж вона стане доступною. Нехай кілька людей переглядають процедуру, щоб переконатися, що вона має сенс. Долучайте до цього процесу нових співробітників, а також досвідчених. Вони можуть надати інформацію, про яку ви, можливо, і не думали. Якщо у вас є регулярний комітет, який переглядає процедури, це ще краще.
• Нехай усі підтвердять, що переглянули процедуру після її випуску. Як тільки я закінчую писати або переглядати процедуру, я надсилаю це всім своїм співробітникам. Вони підписують і датують, коли переглядають. Я також надсилаю електронною поштою персонал, щоб повідомити про зміни, внесені до політики та процедури. Таким чином, я маю документацію, про яку я повідомив усіх. У великих організаціях цим повинні займатись керівники на рівні групи або секції.
• Розробіть зміст. Якщо в підсумку ви розробляєте багато політики та процедур, розробіть зміст, щоб полегшити пошук конкретної політики.
• Дозвольте в процедурі зайняти трохи кімнати для хитання. Не слід очікувати, що персонал дотримуватиметься політики та процедури. Це повинно служити орієнтиром для виконання роботи. Поки не було допущено помилок і не порушено закони, тоді при дотриманні процедури можна допустити певний вільний простір.
• Тримайте процедуру якомога коротше. Не включайте кожен сценарій або ситуацію, які можуть виникнути. Якщо щось трапляється раз на рік, навіщо розробляти процедуру щодо цього? Це найкраще подати в пам’ятці чи електронному листі.
• Переконайтеся, що ви не порушуєте жодних правил чи законів у процедурі. У великих організаціях вам, можливо, доведеться перевірити, що ви не завдаєте шкоди роботодавцю чи працівникові при розробці процедури. Якщо потрібно, включіть юридичну основу, чому політика та процедура були розроблені, до частини політики, яка стосується політики.
• Погугліть. Перш ніж почати писати політику, пошукайте в Інтернеті, щоб перевірити, чи не писала подібну політику будь-яка інша організація. Не плагіатуйте процедуру. Натомість просто прочитайте його і створіть свій на основі ідей того, кого знайдете.

Плюси використання політики та процедури

Нижче наведено плюси у розробці політики та процедури:

• Дозволяє в уніформі робити щось. Не маючи політики та процедури, це могло б дозволити людям робити речі так, як вони хочуть. Вони можуть робити помилкові кроки або спричиняти помилки в процесі. Політика та процедура вирішують цю проблему.
• Це виключає постійне задавання питань персоналом. Як керівник, я постійно отримую запитання від свого персоналу. Тепер, коли наша політика та процедура повністю оновлені, я можу просто вказати їм процедуру відповіді на їхні запитання. Однак іноді необхідні роз'яснення щодо процедури.
• Політика та процедура передбачає відповідальність працівників. Якщо все зроблено правильно, використання політики та процедури може привести ваш персонал до певного стандарту. Хтось не може сказати, що вони чогось не знали, або на них немає до чого посилатися. Завдяки політиці та процедурі він інформує персонал про те, що від них очікують.
• Чудово підходить для навчання нових співробітників. Коли я отримую нового працівника, я перші день-два проводжу тісну співпрацю з ними. Я показую їм основну частину роботи, але потім відходжу. Єдине, що я залишаю їм, - це політика та процедура. Оскільки у них є запитання, я спрямовую їх на цю процедуру. Вони дізнаються про роботу та куди йти, якщо у них є питання. Плюс це звільняє мене робити свою роботу.
• Він може ставити цілі. Чудова річ у виконанні службових обов’язків у письмовій формі полягає в тому, що це може встановлювати цілі для вашого персоналу. Процедура може окреслити, що потрібно робити і коли потрібно спати по одному. Персонал може розцінювати це як мету для себе, намагаючись просувати, заробити підвищення тощо.

Мінуси використання політики та процедури

Нижче наведено мінуси при розробці політики та процедури:

• Це придушує творчість. Персонал відчуває, що він не має свободи у прийнятті рішень. Вони не будуть думати нестандартно або знаходити нові, креативні рішення проблеми, якщо вважають, що вони завжди повинні дотримуватися встановленої процедури. Я завжди кажу своїм співробітникам, що процедури мають бути настановами, а не жорсткими правилами. Поки ви досягнете цілі успішно, як не важливо.
• Потрібне постійне оновлення, яке може зайняти багато часу. Щоразу, коли щось змінюється, хтось повинен повертатися до політики, щоб переглянути її. Коли виникають нові посадові обов'язки, хтось повинен написати процедуру, як це зробити. Це дуже трудомісткий процес. Щотижня я маю справу з оновленням, переглядом або плануванням того, як оновити політику та процедуру.
• Це може стримувати зростання організації. Багато співробітників повертаються до фрази, що "щось завжди робилося таким чином, то навіщо це змінювати?". Це не те саме, що зупинити когось у творчості. Натомість політика та процедура можуть стримувати зміни в організації, якщо хтось має документ, який свідчить, що щось завжди робилося певним чином.
• Співробітники можуть інтерпретувати крок у процедурі по-різному. Хтось може прочитати крок в один бік, тоді як інший може прочитати крок по-іншому, коли автор процедури міг мати на увазі щось зовсім інше. Слова на аркуші паперу можна інтерпретувати. Отже, коли розроблена процедура, особливо тривала, про неї має бути певне усне спілкування.
• Їм нудно писати. Я іноді витрачав кілька днів поспіль на написання та перегляд процедури. Це може бути дуже довгий та затяжний процес, тому це не найцікавіше в моїй роботі. Проблема в тому, що це нудно, полягає в тому, що ви більш схильні робити помилки, саме тому важливо, щоб кілька людей перевіряли політику після будь-яких переглядів.

© 2014 Девід Лівермор