Як написати прес-реліз для малого бізнесу

Як власнику малого бізнесу, важливо знати, як написати прес-реліз.

Канва

Як отримати засоби масової інформації для висвітлення вашої історії

Якщо ваш статус знаменитості чи вплив на громадськість дуже високі (думайте, найвищі урядовці та кінозірки), ЗМІ цілком можуть шукати у вас співбесіди та включати вашу історію в свої ефіри чи публікації. Але будьмо чесними, більшість маркетологів, особливо малого бізнесу, не гарантують (або не хочуть!) Такої уваги. Так, ні, навряд чи редактори ЗМІ чи репортери співробітників будуть шукати вас і писати історію про ваш бізнес чи події.

Однак у підприємств усіх розмірів є один економічно ефективний маркетинговий інструмент, який допоможе їм отримати висвітлення у ЗМІ: прес-реліз.

Що таке прес-реліз?

Прес-реліз - це документ, який надсилається представникам преси - більш відомим сьогодні як ЗМІ, включаючи газети, телебачення, радіо, Інтернет-сайти новин тощо, - щоб сповістити їх про новини чи іншу інформацію, яка може представляти інтерес своїм читачам, глядачам чи слухачам. Потім редактори ЗМІ вирішують, чи включати новину до своєї публікації чи ефіру… або ігнорувати це. У разі прийняття до включення редактори можуть опублікувати прес-реліз, поданий відправником, можуть редагувати відповідно до їх редакційних вимог або навіть призначити його своїм працівникам письменників та репортерів для висвітлення або розширення історії.

Коли прес-реліз або зміст випуску приймається та включається у публікацію чи трансляцію, це виграш для особи чи компанії, яка надіслала реліз. Це часто вважається заробленим засобом масової інформації, оскільки, окрім вартості підготовки та надсилання випуску, відправник не несе витрат на отримання чорнила або преси, що означає привілей бути опублікованим або трансльованим медіаканалом. Навпаки, реклама вважається платним засобом масової інформації, оскільки відправник (рекламодавець) платить за те, щоб включити їх інформацію (оголошення чи історію).

Про що повинен бути прес-реліз?

Як маркетолог малого бізнесу, ви можете відчути, що ваші новини навіть не варті уваги редактора. Це може бути правдою… а може і ні. Іноді це залежить від того, як почувається редактор того дня.

Тільки пам’ятайте, що ваш прес-реліз повинен бути "новиною", тобто він повідомляє про те, що щось трапилось або має відбутися, або ви відповідаєте на щось, що сталося для вас та вашого бізнесу. Крім того, воно повинно бути фактичним та не порушувати авторські права чи торгові марки, не бути наклепницьким або наклепницьким, не втручатися в конфіденційність будь-кого і, безумовно, не порушувати конфіденційність. Навчіться з питань відповідальності засобів масової інформації та шукайте юридичних вказівок щодо того, що доцільно опублікувати для вас та вашого бізнесу.

Це прес-реліз чи стаття в новинах?

Маєте інформацію про підказки, поради чи іншу інформацію, яка була б оцінена аудиторією медіаканалу? Хоча ці статті часто можуть бути оформлені як прес-реліз, технічно це не так. Це можна вважати статтями чи особливостями. Перегляньте різні відділи редакції засобів масової інформації, щоб визначити, хто повинен отримувати функції для розгляду, на відміну від новин.

Перевернута структура піраміди для прес-релізів

Щоб бути гідними огляду зайнятими редакторами ЗМІ, прес-релізи мають відповідати стандартній структурі та формату.

Що стосується структури, прес-реліз дотримується формули написання перевернутої піраміди , що означає, що найважливіша інформація - хто, що, чому, де, коли і як - історії повинна бути якомога ближче до початку документа, в ідеалі в першому абзаці. Тоді слідують менш важливі деталі.

Чому дотримання цієї структури важливо? Редакторам часто доводиться вирізати історії відповідно до місця чи часу. Редактори вирізали знизу вгору. Отже, якщо ваша найважливіша інформація була внизу, її немає.

Як форматувати прес-реліз

Є кілька конвенцій, яких слід дотримуватися, коли ви пишете прес-реліз. Ці елементи повинні бути включені і зазвичай відображаються в такому порядку:

Позначення ДЛЯ НЕГАЙНОГО ВИПУСКУ або УТРИМАТИ ДО ЗВІЛЬНЕННЯ ДО

Це повідомляє редактору, письменнику чи репортеру, коли можна опублікувати те, що ви надіслали. Зазвичай це розташовується на лівому полі.

Заголовок

Так критично! Це одна фраза, яка підсумовує всю вашу новину. Пам'ятайте, що більшість людей сканують заголовки, і багато хто насправді не читає всю історію. Зробіть це доречним для вашої аудиторії, щоб її, принаймні, спокушали прочитати весь важливий перший абзац. Ваш заголовок також повинен сподобатися редакторам. Вони розуміють потреби та потреби своїх читачів, слухачів та глядачів. Отже, якщо ви можете продемонструвати своє розуміння цільової аудиторії, у вас більше шансів бути розглянутим для публікації.

Заголовок, як правило, центрується на сторінці чи екрані. Намагайтеся, щоб заголовок був якомога менше слів. Навчіться використовувати Twitter для написання хороших заголовків. Оскільки у вас лише 140 персонажів, щоб привернути чиюсь увагу, це хороший полігон!

Підзаголовок (необов’язково)

Якщо заголовок не може повністю розповісти вашу історію, підзаголовок може бути корисним. Однак серйозно подумайте, чи може перепис вашого заголовка мати більший ефект. Як і заголовок, підзаголовок центрується на сторінці чи екрані.

Слово для мудрих: Як редактор, підзаголовки звикли мене зводити з розуму, бо вони виглядали незручно в нашій конкретній схемі розміщення стовпців. Тому я зазвичай видаляв їх.

Місце та дата історії

Це повинно бути зрозумілим. Він розміщений на лівому полі або, як я часом бачив, на початку першого абзацу.

Тіло

Розкажіть свою історію в зазначеній вище структурі перевернутої піраміди. Завжди пишіть свій прес-реліз від третьої особи. Чому? Тому що це історія про вас, а не ви, що розповідаєте свою історію. Тож уникайте "я" та "ми", говорячи про вашу історію, якщо це не включено в цитату. Приклад: "Ми з гордістю повідомляємо про цю нову інновацію", - сказав пан Малий бізнес. Нехай це буде коротко і точно, обмеження загального тексту історії до приблизно 500 слів - це хороша мета.

Про інформацію (необов’язково)

Я часто бачив прес-релізи, які завершують історію приблизно абзацом, який розповідає про організацію, що надсилає реліз. Редактори можуть включити його (що є виграшем для відправника). Але часто його скорочують через обмеження простору, і це можна розглядати як надмірно рекламну. Цінність включення цього полягає в тому, що якщо редактор не знайомий з відправником (як це може бути у багатьох малих підприємств), це може допомогти редактору перевірити надійність відправника. Як і в основному документі, це написано від третьої особи і включено до загальної кількості слів для випуску.

Контактна інформація

Редактори, письменники та репортери можуть пояснити інформацію перед публікацією вашого випуску. Тож включіть найкращий спосіб зв’язатися з вами (телефон, електронна пошта тощо) та включіть свій веб-сайт. Але не дивуйтеся, якщо з вами ніхто не зв’яжеться і… здивуйте! - ви бачите, як з’являється ваша історія. Пам'ятайте, що коли ви надсилаєте прес-реліз, ви повідомляєте ЗМІ, що його можна опублікувати, і що він може вийти на публіку! Будьте обережні, щоб те, що ви пишете, було тим, що ви хотіли б почути у вечірніх новинах.

Позначення ### або END

Це повідомляє ЗМІ, що додаткової інформації для розгляду немає, і вона розміщується внизу випуску. Деякі люди також включають кількість слів випуску в кінці (необов’язково). Ці позначення були більшою проблемою у минулі часи, коли паперові прес-релізи були нормою, і редактори мали знати, чи є щось більше у цій історії на кількох сторінках. Але все одно варто робити незважаючи ні на що.

Побічним зауваженням є те, що якщо ваш фізичний друкований випуск розповсюджується на кілька сторінок, проставлення позначки „БОЛЬШЕ” в кінці сторінки попереджає редакцію про те, що перед КІНЦЕМ потрібно розглянути більше інформації.

Деякі додаткові різноманітні поради:

Немає прикольних шрифтів або вигадливого форматування. Видання буде форматувати вашу інформацію для публікації так, як вважатиме за потрібне. Використання стандартних шрифтів, таких як Times New Roman або Helvetica, полегшує читання вашого випуску та допомагає визначити вас професіоналом.
Майте медіа-комплект. На додаток до вашого прес-релізу, рекомендується наявність медіа-комплекту. На сьогоднішній день набір веб-сайтів для цифрових медіа користується популярністю, оскільки це низька вартість, і медіа легко отримати до нього доступ.

Куди ви надсилаєте прес-реліз?

У великих виданнях часто є кілька редакторів, кожен з яких присвячений певному ритму , що означає, що вони охоплюють певний сегмент галузі, географічне розташування або тип історії. Знову ж таки, зверніться до веб-сайту ЗМІ, щоб побачити, хто стане вашим ідеальним кандидатом у редактори та як вони хочуть зв’язатися з ними.

Ключ у тому, що ви, як правило, надсилаєте його в редактор. Для менших ЗМІ може бути одна людина, яка є видавцем, редактором, репортером та письменником! Перевірте веб-сайт ЗМІ, щоб визначити правильний контакт.

Крім того, деякі люди воліють розповсюджувати свої прес-релізи за допомогою прес-релізів та служб зв’язків з громадськістю. Прикладом може бути PRWeb. Ці служби можуть передавати ваш реліз сотням, навіть тисячам ЗМІ. Це може бути ефективно, але це може бути і дорого, оскільки ці послуги зазвичай беруть плату або за прес-реліз, або за щомісячну передплату. Також враховуйте, що якщо ваша історія має місцевий інтерес, широке розповсюдження може бути непродуктивним та дорогим.

Безкоштовні послуги розповсюдження прес-релізів також можна розглянути, але вони можуть не мати такого обсягу, як платні послуги, і можуть надіслати ваш реліз невідповідним ЗМІ. Перш ніж їхати цим маршрутом, уважно розгляньте можливості та витрати кожної служби.

Варто розвивати стосунки з ключовими ЗМІ для вашої галузі та аудиторії. Тоді, коли редактор або репортер отримає ваш реліз, вони можуть виявити бажання розглянути вашу історію для включення. Крім того, розповсюдження вашого випуску в ЗМІ - не єдиний спосіб донести інформацію до вашої історії. Надсилання прес-релізу клієнтам та трансляція через соціальні мережі також може бути дуже ефективною та економічно ефективною.

Чи можете ви надіслати прес-реліз електронною поштою?

Прес-релізи електронною поштою в наш час дуже поширені, навіть кращі. Однак кожен медіа відрізняється. Перевірте канал чи веб-сайт публікації, щоб отримати вказівки щодо подання.

Як слід слідкувати за редакцією щодо вашого прес-релізу?

Коли я займався зв’язками з громадськістю для індустрії виставок, я пам’ятаю, як дзвонив редакторам і зводив їх з розуму наступними дзвінками. Гей, я просто робив свою роботу. Але тоді, коли я був на іншому кінці як редактор, отримуючи наступні дзвінки, я зводив мене з розуму!

Якщо ви не встановили стосунків з редактором чи репортером, які вітали б ваш дзвінок, обережно наступайте, коли стежите за надрукованим прес-релізом. Єдине, що ви не хочете заснувати - це репутація шкідника. Завжди використовуйте належний діловий етикет, коли стежите за телефоном.

Якщо вони не взяли ваш випуск для публікації або не зв’язалися з вами для отримання додаткової інформації, це знак того, що у вас немає нічого цікавого для них… принаймні не сьогодні. Не падайте духом. Продовжуйте надсилати цікаві та актуальні історії до тих ЗМІ, які є найбільш цінними для вас та вашої аудиторії. Вони даремно не називають це "заробленим медіа"!

З робочого столу редактора: як я вирішив, які прес-релізи запускати

Як редактор торгової газети понад 15 років, ось кілька питань, які виникали у мене в голові, коли я розглядав купу прес-релізів для використання:

Чи має це місцеве значення? Оскільки публікація, яку я редагував, була місцевою, місцеві новини стояли на першому місці.
Чи існує кінцевий термін або важлива дата оголошення, про яку аудиторія повинна знати?
Чи актуальні та значущі новини для аудиторії чи галузі, яку видання обслуговує?
Це справді новина? Або це слід враховувати щодо характеристик або наповнювача?
Чи надійне джерело?