Відділ кадрів: виконати аналіз роботи - плюси і мінуси

Типовою метою аналізу роботи є підтримка поточного персоналу, не викликаючи перевантаження роботою. Однак кінцевою метою аналізу роботи є визначення посадової інструкції. Посадова інструкція потрібна для того, щоб найняти найбільш кваліфікованого працівника на певну посаду. Закінчивши аналіз роботи, ви найкраще зрозумієте, які завдання та обов'язки потрібні тій чи іншій посаді.

Це може допомогти керівництву визначити, наймати штатного, неповного робочого дня, контрактного чи тимчасового працівника. Знання недоліків аналізу роботи також допоможе у його проведенні. Ви будете озброєні для бою, якщо між співробітниками трапляться сутички.

У цій статті буде розглянуто історію аналізу роботи, різні перспективи аналізу роботи, офіційне визначення аналізу роботи, коли це робиться, навіщо це робиться, недоліки її виконання, як виконати завдання традиційні методи) та посилання для отримання додаткової інформації.

Мікеле Джонс

Мікеле Джонс

Теорія аналізу роботи була викладена двома психологами, Фредріком Тейлором та Ліліан Моллер Гілбрет, на початку 20 століття (Muchinsky, 2012).

Уявіть себе працівником…

Ти зайнятий. У вас є повний графік дня. Ви завжди знали, що ви та службовець записуєте ту саму інформацію, тому ваші робочі місця збігаються. Тим не менш, ти також знаєш, що зайнятість робить твій день швидше, тому ти ніколи на це не вказував.

Раптом вас перебивають. Вас запрошують на зустріч і дають вказівки щодо того, як виконати свою частину аналізу роботи, що з того, що ви можете зрозуміти, - це просто вигадливе слово для того, щоб сказати, що ви робите протягом дня.

Невпевнена в собі частина думає: «Чому вони повинні знати, що я роблю цілий день? Я виконую роботу, чи не так? Вони намагаються навчитися, що я роблю цілими днями, щоб вони могли перекладати обов'язки на інших? Вони в розпалі відпущення мене? Можливо, мені не слід бути абсолютно чесним. Можливо, мені слід додати більше обов'язків до своїх вимог до посади… "

Уявіть себе представником відділу кадрів…

Рада директорів вирішила, що хоче, щоб ви проводили аналіз роботи всіх співробітників компанії. Ви знаєте багато способів виконати це завдання, але також знаєте, що тут є підводні камені.

В даний час до питань, з якими ви маєте справу у сфері людських ресурсів, належать суперечки між працівниками щодо того, хто за кого відповідає, суперечки між працівниками щодо того, хто відповідає за якісь завдання, та суперечки між працівниками щодо того, хто якого досягнення досяг.

Іншими словами, ви до перепонки між членами службовців. Звичайно, це частина роботи. Проблема в тому, що ці суперечки безпосередньо впливають на це завдання. Спроба з’ясувати, хто є “справжнім” керівником, хто виконує яке завдання і хто досяг якого досягнення - це елементи, які повинні бути частиною аналізу роботи.

Однією з переваг аналізу роботи є те, що він може обмежити політичні суперечки, з’ясувавши стосунки зі звітами та сфери відповідальності, тому ця проблема може вирішитись певним чином (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).

Отже, хоча існують переваги та важливі цілі аналізу вакансій, як співробітники, так і аналітики вакансій можуть мати проблеми з цим призначенням. Незалежно від того, співробітник ви або аналітик роботи, спробуйте візуалізувати іншу сторону медалі, щоб побачити, які труднощі можуть виникнути.

Мікеле Джонс

Що таке аналіз роботи?

Аналіз робочих місць - це процедура, коли відділ кадрів збирає, документує та аналізує інформацію про зміст роботи та вимоги. Він демонструє чітку взаємозв'язок між робочими завданнями та знаннями, вміннями та навичками, необхідними для виконання завдань (Управління персоналом США, 2007).

Для того, щоб отримати точний аналіз, відділ кадрів повинен покладатися на керівників та працівників, щоб забезпечити завершений аналіз роботи, схему відомчої організації та будь-яку іншу інформацію про будь-які зміни у відділі, які вплинули на цю конкретну посаду.

Мікеле Джонс

Коли відділ кадрів зазвичай розраховує на аналіз роботи?

• Коли відбуваються злиття або поглинання
• Коли нові компанії беруть на себе старі
• Коли компанія проводить оцінку ефективності
• Коли в компанії вносяться зміни

Мікеле Джонс

Департамент праці США створив базу даних з 20 000 описів посад на основі аналізу роботи, проведеного департаментами кадрів. База даних називається O'NET. Він безкоштовний для пошуку та містить Інструмент дослідження кар’єри, який допомагає користувачам дізнатися про нову кар’єру. Дослідіть онлайн-словник професійних назв (O'NET), створений сьогодні Міністерством праці США, щоб дізнатися більше.

Мікеле Джонс

Чому робиться аналіз роботи?

1. Щоб визначити, що потрібно для успішного виконання роботи, зрозумівши:

• Як виконується робота
• Коли потрібні робочі завдання
• На кого впливає робота
• Які якості потрібні для виконання роботи
• Які функції та обов'язки виконуються регулярно
• Які розумові та фізичні вимоги вважаються необхідними

2. Перерозподілити, усунути, виявити або розподілити додаткові обов'язки та обов'язки

3. Створити посадову інструкцію та задокументувати атрибути посади

4. Зробити вдосконалення процесів або процедур

5. Розвивати кращі показники роботи співробітників

6. Ефективно керувати навчальними та промоційними системами

7. Допомагати співробітникам максимізувати свої таланти та просувати свою кар’єру

8. Знайти найкращу якість працівників для кожної конкретної посади

9. Визначити, чи здатна особа з обмеженими можливостями виконувати завдання на посаді зі спеціальним приміщенням чи без нього

10. Помічник з правового захисту щодо вибору або відмови компанії від заповнення посад; для отримання додаткової інформації про те, як аналіз роботи співвідноситься із законодавством, відвідайте веб-сайт Комісії з рівних можливостей зайнятості.

11. Правильно класифікувати робочі місця за їх відповідним титулом та діапазоном заробітної плати

Чому аналізи вакансій мають недоліки?

• Кожна людина може по-різному ставитися до неї, оскільки вона виконує різні обов'язки.
• Багато робітників не люблять пристосовуватися до нових умов.
• Підривні настрої можуть виникнути, якщо люди відчувають загрозу на роботі.
• Психічну кваліфікацію може бути важко виявити, оскільки її неможливо безпосередньо спостерігати.
• Після завершення аналізу може бути визначено, що деякі посади мають бути ліквідовані.
• Особисті упередження з боку аналітика роботи можуть спотворити зібрані дані.
• Якщо люди почуваються невпевнено у своєму поточному положенні, вони можуть спотворити правду щодо того, що вони дійсно роблять за день.
• Аналіз роботи дуже трудомісткий, оскільки потрібна точна інформація.
• Якщо працівники не розуміють, що таке аналіз роботи, вони можуть не брати участі корисно.
• Проведення аналізу роботи може бути дуже складним, якщо робота часто змінюється.
• Координація всебічного аналізу роботи вимагає багато робочої сили та співпраці.

• Шокуюча історія про невиконання аналізу роботи

  Ця історія є прикладом недоліків, пов’язаних з аналізом роботи. Наймання кандидата, який не має кваліфікації на цю посаду, було наслідком того, що ця компанія не провела успішний аналіз роботи.

Мікеле Джонс

Як проводиться аналіз роботи?

Часто відділ кадрів придумує власний спосіб проведення аналізу роботи, щоб створити єдині посадові інструкції на основі їх методів. Однак існують інші способи аналізу роботи.

Існує багато унікальних і традиційних методів, які можна застосувати при проведенні аналізу роботи, щоб полегшити співробітників під час цієї процедури. Шість прикладів способів виконання цього завдання будуть проілюстровані нижче.

Мікеле Джонс

1. Участь працівника

Нехай кожен працівник заповнить аналіз роботи. Всі працівники повинні вимагати проходження аналізу роботи. Якщо є будь-які питання або проблеми при заповненні аналізу роботи, відділ кадрів повинен допомогти кожному працівникові.

Це дозволить відділу кадрів побачити, де є перевантаження або де обов'язки можуть бути змінені. Департамент може проаналізувати інформацію, отриману від працівників та керівників, і визначити, чи потрібно вносити якісь зміни.

Якщо посада працівника вважається ліквідованою, то, як правило, метою компанії є знайти для них іншу роль та перекваліфікувати їх, якщо це необхідно. Хороша компанія повинна вірити, що талановиті люди сприйматимуть виклик нової ролі та насолоджуватимуться кар’єрним ростом з додатковими обов’язками, які супроводжуються цим.

Мікеле Джонс

2. Бонусна система

Після завершення аналізу кожної роботи компанія може прийняти рішення про видачу бонусу тим, хто визначено, що має право на участь. Ця правомочність може бути визначена на основі останньої оцінки роботи керівника та тривалості працевлаштування працівника у компанії. Відсотковий розмір бонусу повинен бути однаковим для всіх працівників, які мають право на це.

Встановлений графік преміювання, такий як це, мотивуватиме керівників та співробітників охоче та із задоволенням брати участь в аналізі роботи. Вони могли б розглядати це як можливість, а не як загрозу.

Разом із графіком преміювання може бути створена система заохочень, щоб ті, кого бонус не помічав, також мали мотивацію. По суті, система може дати непрацюючим працівникам «надію». Вони могли дізнатися, чому вони не отримали бонус, і що вони можуть робити в майбутньому для поліпшення роботи на своїй посаді.

Мікеле Джонс

3. Деталі аналізу роботи

Щоб отримати точний аналіз посади, працівникам може знадобитися вести журнал своєї діяльності протягом декількох днів, щоб спостерігати, як вони проводять час на роботі. Аналіз роботи також повинен затверджувати кожен керівник.

Аналіз повинен містити:

• Назва кафедри
• Короткий опис їхніх загальних обов’язків або головної мети
• Детальний звіт про всі завдання, які пов’язані з виконанням їхньої позиції
• Оцінка середньої кількості часу, витраченого на виконання кожного завдання, на загальну суму сто відсотків, розташовуючи їх за порядком важливості
• Список працівників, діяльність яких ця посада координує або контролює
• Перелік, що визначає типи задіяних наглядових обов’язків, таких як розподіл роботи, найм чи оцінка результативності

Керівник повинен коротко описати мінімальний досвід, освіту та будь-яке ліцензування, необхідне для роботи на цій посаді.

Мікеле Джонс

4. Два підходи до аналізу роботи

Два популярні підходи до аналізу роботи - орієнтований на завдання та працівник. Метод, орієнтований на завдання, концентрується на завданнях, що беруть участь у виконанні роботи. Метод, орієнтований на працівника, прагне вивчити людські якості, необхідні для успішного виконання роботи.

Ці характеристики зазвичай класифікуються на чотири розділи, які називаються KSAO:

• Знання
• Навички
• Здібності
• Інше (особистість, інтереси та досвід)

Мікеле Джонс

5. Методи аналізу роботи

Деякі способи проведення аналізу роботи включають традиційні методи та унікальні методи. Багато відділів кадрів придумують свої способи аналізу роботи. Можливо, вони захочуть зробити це через те, як вони планують використовувати свій аналіз роботи.

Основною причиною проведення аналізу роботи є складання відповідної посадової інструкції. Багато спеціалістів з управління персоналом хочуть зробити всі свої посадові інструкції подібними. Вони хочуть, щоб вони мали однаковий формат і створювались за допомогою того самого методу.

Унікальні способи аналізу роботи
Робочі зразки
Фоновий аналіз
Анкети
Спостереження - як прямі, так і непрямі
Інтерв’ю з працівниками або керівниками
Розслідування критичних інцидентів
Щоденники роботи
Техніка репертуарної сітки
Контрольні списки
Ієрархічний аналіз завдань

Що таке PAQ? PAQ - це інструмент аналізу роботи, який заповнюється професійним аналітиком роботи та вимірює обґрунтованість компонентів вакансій якостей, виявлених під час перевірки кваліфікації. Що таке JASR? Цей метод орієнтований на завдання та швидкий.

Традиційні способи аналізу роботи
Особисті співбесіди
Опитування
Оцінки роботи
Телефонні інтерв’ю
Процедурні та процесуальні огляди
Анкета позиційного аналізу (PAQ)
Інтерв’ю з поведінковими подіями
Аналіз роботи зі швидкістю реальності (JASR)
Робочі аркуші аналізу роботи

Мікеле Джонс

6. 6-кроковий процес аналізу роботи

Багато компаній використовують шестиступеневий процес з точки зору аналізу роботи. Зазвичай він влаштований таким чином:

1. Зберіть дані та вирішіть, як найкраще їх використовувати. Це може спричинити написання посадових інструкцій, визначення стандартів роботи або проведення подальших професійних досліджень.
2. Перелічіть завдання та кваліфікацію, необхідні для успішного виконання роботи. Перегляньте організаційні схеми та обробіть схеми.
3. Визначте найважливіші завдання або репрезентативні завдання для основного аналізу.
4. Проаналізуйте роботу, збираючи дані про трудову діяльність, умови праці та здібності, необхідні для виконання роботи. Оцініть здібності, визначивши, які компетенції є найбільш критичними.
5. Перегляньте висновки з працівником та його керівником. Після підтвердження усуньте завдання, не пов’язані з компетенцією.
6. Документуйте всі висновки та розробляйте точну посадову інструкцію із зазначенням специфікацій.

Мікеле Джонс

Мабуть, найскладнішим, але і найголовнішим у проведенні аналізу роботи є залучення всіх на роботу. У цій статті було запропоновано багато варіантів, які допоможуть вам досягти цього. Пам’ятка, офіційна зустріч або індивідуальне інтерв’ю можуть бути найкращими. Пояснення учасникам аналізу роботи причин його завершення може суттєво допомогти їм зрозуміти рішення компанії.

Демонстрація O'NET - Аналіз роботи

Список літератури

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF, & Shaw, JB (2006). Управління людськими ресурсами (6-е видання). Бостон: Хоутон Міффлін.

Мучинський, П. М. (2012). Психологія застосовується до роботи. Саммерфілд: Hypergraphic Press Inc.

Управління персоналом США. (2007). Довідник з делегованих екзаменаційних операцій: Посібник для екзаменаційних служб федеральних агентств Отримано 30 листопада 2013 року з