Інтеграція зовнішніх даних у hris вашої компанії

Інтеграція зовнішніх даних у HRIS

У цій статті наведено вичерпний огляд інтеграції зовнішніх даних у основну ІСВ, можливості та виклики цієї інтеграції та найкращі практики, про які слід пам’ятати при плануванні інтеграції. Незважаючи на те, що ця тема застосовна до всіх областей кадрових та HR-даних, основна увага в цій статті розглядається як інтеграція опитувань заробітної плати та ринкових даних.

Інформаційна система людських ресурсів (HRIS) визначається як система запису всіх даних про людські ресурси. Ефективний HRIS надає організаціям можливість керувати робочими процесами загальної діяльності з управління персоналом, наприклад, підбору персоналу, прослуховування, відстеження вигод та звітування (Celergo.com, 2017). Нерідкі випадки, коли різні функції HR використовують спеціальну систему управління повсякденною роботою функції. Традиційно організація купує основний HRIS, який служить основоположною операційною системою та містить дані HR, такі як працівник:

ім'я
адресу
номер соціального страхування
Назва посади
Статус FLSA тощо

Після створення основної системи організації, як правило, виявляють потребу використовувати додаткові системи для задоволення зростаючих потреб бізнесу. У ідеальному світі додаткові потреби функції HR можна задовольнити придбанням та впровадженням модулів базової системи. У деяких ситуаціях надбудови основної системи не підтримують належним чином бізнес-процеси. У цих випадках необхідно прийняти рішення про зміну організаційних процесів, придбання іншого програмного забезпечення, яке підтримуватиме поточний бізнес-процес, або про розробку повністю налаштованих власних систем. Все частіше експертів HRIS закликають інтегрувати різні системи управління персоналом (Kavanagh and Johnson, 2018). Окрім системної інтеграції, експертів HRIS також можуть попросити інтегрувати елементи даних у систему, які допомагають керівникам організацій приймати рішення.

Інтегровані інформаційні системи

Кавана і Джонсон (2015) визначають інтегровані інформаційні системи як «системи, побудовані на загальних платформах, що дозволяють використовувати один екземпляр даних у кількох додатках та безперешкодну передачу даних між системами» (с. 165). Як мінімум, інтеграція даних передбачає зв’язування інформації у двох системах, але потреба бізнесу може вимагати більше двох зв’язків. Інтеграція часто передбачає зв'язування транзакційних операцій в одній системі, що запускає певні дії в наступній системі. Прикладом цього є система відстеження заявників (ATS), яка пов’язана з декількома системами. Для прикладу, як тільки кандидат буде обраний та підтверджений,ОВД запускає вхід в систему оплати праці, яка запускає вхід у систему обліку робочого часу та відвідуваності та попереджає відділ значків про те, що починається новий працівник і що слід створити значок, щоб працівник міг вводити та виводити годинник часу. У цьому прикладі дані передаються без перешкод без необхідності додаткового втручання людини поза початковим тригером в ОВД. Цей тип підтримки робочих процесів звільняє фахівців з персоналу від більшості трансакційних та адміністративних обов’язків, які традиційно входили до функції HR, та надає HR можливості стати стратегічними діловими партнерами та підтримувати прийняття організаційних рішень.дані безперешкодно передаються без необхідності додаткового втручання людини поза початковим тригером в ОВД. Цей тип підтримки робочих процесів звільняє фахівців з персоналу від більшості трансакційних та адміністративних обов’язків, які традиційно входили до функцій HR, і надає HR можливість стати стратегічними діловими партнерами та підтримувати організаційні рішення.дані безперешкодно передаються без необхідності додаткового втручання людини поза початковим тригером в ОВД. Цей тип підтримки робочих процесів звільняє фахівців з персоналу від більшості трансакційних та адміністративних обов’язків, які традиційно входили до функцій HR, і надає HR можливість стати стратегічними діловими партнерами та підтримувати організаційні рішення.

Інтегруючи системи та інші дані, експерти HRIS мають потенціал для створення та створення значущих показників та надання всебічної підтримки прийняття рішень. Інтегруючи компенсації, ринок праці та час для заповнення даних про діяльність з підбору персоналу, HR може виявити ефективні елементи для поліпшення набору та / або адміністрування компенсацій. Щоб проілюструвати це, наведено наступний приклад набору медсестер:

Приклад найму медсестер

Загальний середній час заповнення вакансій у медичному центрі ABC становить 40 днів. Однак середній час заміщення посад медсестер становить 70 днів. Деякі можуть стверджувати, що існує дефіцит медсестер, що призводить до збільшення часу заповнення фігури. Поєднуючи дані, кваліфікований фахівець з HRIS виявляє, однак, що коли рекрутери оголошують вакансії, використовуючи 75-й процентиль ринкової референтної зарплати, час на заповнення скорочується до 50 днів…

… порівняно з часом, коли застосовувалася стандартна філософія компенсації компанії, а час заповнення становив у середньому 80 днів. З цією інформацією керівництво може прийняти рішення про зміну філософії компенсацій медичного центру ABC, що стосується медсестер. У цьому спрощеному прикладі дані були вилучені з основних HRIS, ОВД та ринку праці та використані для прийняття рішення, яке впливає на бюджет організації. Інтеграція даних дає організації можливість зрозуміти мінливі умови та усвідомити їх вплив з часом - або негайно - впливати на зміни.

Переваги інтеграції даних

Є кілька причин, чому організація вирішила інтегрувати зовнішні дані до основного ІСВ. Як пояснювалося у наведеному вище прикладі, інтегровані дані дозволяють керівникам отримувати своєчасну аналітику, а також спеціальні звіти. Інтегруючи набори даних, HRIS створює цінність для надання доступності можливостей звітування в єдиному магазині. У випадку планування компенсацій інтегровані системи можуть включати рекомендації щодо заслуг, засновані на місцезнаходженні та в межах відповідного діапазону заробітної плати на основі рейтингу ефективності. Таким чином, інтеграція даних виключає необхідність інтерпретації менеджерами складної матриці та зменшує ймовірність помилок на основі ручних розрахунків та інтерпретації політик. Крім того, планування компенсацій, яке не виконується за допомогою інтегрованої системи в режимі реального часу, займає багато часу і вимагає великих витрат.В опитуванні HR-самообслуговування 2002 року група Cedar Group підрахувала, що в Північній Америці компанії заощадили 5,29 дол. США за середню операцію за допомогою автоматизованої системи планування компенсацій (Wright, 2004). Якщо ця цифра відповідає дійсності, навіть невеликі та середні компанії можуть виграти від інтеграції даних та автоматизації планування компенсацій для створення такого роду додатку самообслуговування менеджерів.

Інтегрований HRIS також забезпечує безтурботне дотримання федеральної звітності. Для організацій, які зобов’язані щороку звітувати про дані, зусилля щодо збору даних можуть бути нудними та трудомісткими. Наприклад, інтегрованою системою, яка відстежує необхідну підготовку, можна легко маніпулювати для створення стандартних звітів Спільної комісії. Те саме стосується звітування EEO-1 та Vets-100. На додаток до запланованого дотримання, інтегровані системи дозволяють організаціям надавати аудиторам своєчасні відповіді та отримувати дані для проведення самоконтролю. Інтеграція даних із веб-платформ для самообслуговування співробітників також підвищує ефективність та зменшує кількість помилок завдяки тому, що працівники подають власні дані до HRIS.

Виклики для розгляду

Інтеграція зовнішніх даних не є позитивною і, безумовно, призводить до низки проблем, які слід розглянути організації. Інтеграція даних та систем є дорогою і часто вимагає обхідних шляхів або латок для надання даних, корисних для підтримки прийняття рішень. Якщо організація бажає інтегрувати доморощену систему із системою постачальників або інтегрувати дві або більше систем постачальників, знадобиться експерт HRIS, що володіє технічними знаннями протоколів та мов програмування для обміну даними між системами (Kavanagh and Johnson, 2018). Якщо цей програміст в даний час не є частиною персоналу організації, керівник HRIS повинен буде сплатити бюджет на додаткову посаду. Хоча високоінтегративний HRIS може забезпечити більшу ефективність завдяки використанню самообслуговування заявника, працівника та менеджера,Деякі стверджують, що ці системи можуть перекладати роботу з управління персоналом на менеджерів та службовців, перевантажуючи тим самим керівників та працівників. Це, як кажуть, має довгостроковий ефект зниження загальної продуктивності в організаціях. Системи виплат можуть бути погано сприйняті працівниками, які вважають, що їм потрібна додаткова підтримка при прийнятті рішень (Stone, et al. 2015). Крім того, деяким працівникам може бути неприємно користуватися технологіями і можуть віддавати перевагу паперовим формам перед введенням на комп’ютері.деякі співробітники можуть не задовольнятися використанням технологій і можуть віддавати перевагу паперовим формам перед введенням на комп’ютері.деякі співробітники можуть не задовольнятися використанням технологій і можуть віддавати перевагу паперовим формам перед введенням на комп’ютері.

Ще однією головною проблемою, яку слід розглянути, є гнучкість системи - що є вирішальним для успіху інтеграції даних. На прикладі автоматизації компенсацій плани компенсацій змінюються з часом, і HRIS повинен мати можливість не відставати від цих змін. Зміни можуть включати право на участь, правила ведення бізнесу (наприклад: мінімальне та максимальне збільшення суми), бюджети, керівні принципи, дати доступу, розрахунки та навіть презентації на екрані. Додавання або видалення базових компонентів заробітної плати, бонусних планів або планів акцій потрібно для забезпечення гнучкості типових змін програми (Райт, 2004). Системи також повинні забезпечувати гнучкість, необхідну для задоволення мінливих потреб, пов'язаних із дотриманням вимог. Наприклад, планування компенсацій для звільнених працівників та працівників, що не звільняються, може відповідати різним інструкціям.Інтеграція даних про компенсації може також забезпечити керівників прапорами, які вказують на потенційні проблеми дотримання вимог - наприклад, показники для жінок та службовців меншин, коли їх заробітна плата опускається нижче рівня кваліфікованих чоловіків та працівників більшості. Цей тип прапора може бути складним у впровадженні, оскільки він вимагає від системи отримання даних з декількох різних систем (основних HRIS, ATS, даних ринку заробітної плати), застосування розрахунків (порівняльне співвідношення на основі погодинної ставки або річної зарплати залежно від статусу FLSA), і вивести індикатор або прапор менеджеру на основі визначення бізнесу того, що становить предмет, що потребує перегляду (Райт, 2004).Цей тип прапора може бути складним у впровадженні, оскільки він вимагає від системи отримання даних з декількох різних систем (основних HRIS, ATS, даних ринку заробітної плати), застосування розрахунків (порівняльне співвідношення на основі погодинної ставки або річної зарплати залежно від статусу FLSA), і вивести індикатор або прапор менеджеру на основі визначення бізнесу того, що становить предмет, що потребує перегляду (Райт, 2004).Цей тип прапора може бути складним для реалізації, оскільки він вимагає від системи отримання даних з декількох різних систем (основних HRIS, ATS, даних ринку заробітної плати), застосування розрахунків (порівняльне співвідношення на основі погодинної ставки або річної заробітної плати залежно від статусу FLSA), і вивести індикатор або прапор менеджеру на основі визначення бізнесу того, що становить предмет, що потребує перегляду (Райт, 2004).

Найкращі практики інтеграції даних

Райт (2004) пропонує вісім пропозицій, які слід дотримуватися при інтегруванні даних та використанні їх для автоматизації планування компенсацій. Пропозиції застосовні до функцій управління персоналом, і експерти HRIS повинні пам’ятати про рекомендації.

Плануйте ретельно. Інтеграція даних не повинна бути рішенням чи останньою думкою в останню хвилину. Дані з усіх систем, що беруть участь у зв’язку, повинні бути зіставлені для забезпечення сумісності наборів даних для передачі.
Функціональність з часом повинна поступово змінюватися. Радимо, щоб організації не намагалися робити занадто багато занадто швидко. Впроваджуючи поетапно, організації дають собі можливість реагувати на виклики та перенаправляти ресурси, якщо це необхідно.
Важливо досліджувати та дотримуватися передового досвіду, який є галузевим. Потреби медичного закладу, ймовірно, значно відрізнятимуться від потреб виробника. Не існує універсального рішення для потреб інтеграції даних, і експерти HRIS повинні це знати, починаючи проект.
HR повинен перевіряти частоту винятків із бізнес-правил, щоб визначити, чи слід конфігурувати нову інтегровану систему для врахування винятків.
Організаціям слід враховувати наслідки розрахунків, які базуються на округленні. Ця порада стосується даних компенсації, але її важливо враховувати. Якщо цифри округлити, це може вплинути на бюджет несподіваним чином і порушити прогнозування бюджету. Це здається невеликою справою, однак з часом це може виявитися дорогим.
Перевірте необхідні дані в основному ІСВЗ та заплануйте час для проведення запланованого очищення даних, якщо це необхідно.
Райт наголошує на необхідності протестувати будь-які модифікації системи до того, як вони вступлять в дію. Важливо, щоб у системі були перевірені всі можливі сценарії, щоб переконатися, що безпека є недоторканою і що інтегрована система функціонує, як передбачалося.
І нарешті, восьма рекомендація - планувати комунікацію щодо управління змінами. Впроваджується, що впровадження HRIS зазнає невдачі не через проблеми з апаратним або програмним забезпеченням, а через керівника змін, а також людей та організаційні проблеми, пов'язані зі змінами (Kavanagh and Johnson, 2015).

На закінчення, інтеграція зовнішніх даних має ряд переваг. Інтеграція даних забезпечує кращу підтримку прийняття рішень та метрику. Незважаючи на те, що ефективність врешті-решт реалізується, існують початкові витрати, пов’язані з інтеграцією даних, які повинні враховувати експерти HRIS. Крім того, деякі співробітники та менеджери можуть бути неспроможними використовувати функції самообслуговування, від яких залежать інтегровані дані. Якщо керівники застосовуватимуть ефективні методи управління змінами і відповідно плануватимуть ресурси, інтеграція даних, ймовірно, матиме позитивний вплив на функцію управління персоналом та бізнес в цілому.

Джерела:

Інтеграція HRIS із глобальною нарахуванням заробітної плати - чотири ключі до успіху. (2017, 06 жовтня). Отримано 24 лютого 2018 року з

Kavanagh, MJ, & Johnson, RD (2018). Інформаційні системи людських ресурсів (4-е видання). Лос-Анджелес, Каліфорнія: Мудрець.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). Вплив технологій на майбутнє управління людськими ресурсами. Огляд управління людськими ресурсами, 25 (Управління людськими ресурсами: минуле, сьогодення та майбутнє - том 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Райт, А. (2004). Не вирішуйся за менше: Програми глобальної компенсації потребують інструментів глобальної компенсації. Огляд плану виплат працівникам, 58 (9), 14.