Управління бюджетами: зрозуміти, як звітувати про ефективність за бюджетами

Управління грошима є дуже важливою частиною кожного ділового та особистого життя, і це допомагає контролювати гроші більш ефективно і ефективно. Бюджети - це фінансові інструменти для бізнесу, а звіти про результати діяльності - оцінка завдань або проектів у бізнес-середовищі. Звіти про результати роботи допомагають визначити або відстежувати відхилення в бюджетах; наприклад, де витрачались гроші та звідки генерувався дохід. Звіти про результати діяльності можуть також містити інформацію, відмінну від фінансів; наприклад потреба у новому обладнанні, запасах, персоналі тощо.

3: Зрозумійте, як звітувати про ефективність за бюджетами

Ця стаття відповідає на одиницю NVQ рівня 4 "Управління бюджетами" і має кредитну оцінку "5".

Для того, щоб чітко зрозуміти призначення бюджету, який є першою частиною цього підрозділу, перейдіть за посиланням нижче

Управління бюджетами - зрозуміти призначення бюджетів

Для детального розуміння способу управління бюджетами, який є другою частиною цього підрозділу, перейдіть за посиланням нижче

Керувати бюджетами - зрозуміти, як управляти бюджетами

3.1 Поясніть мету та переваги подання інформації про звітність щодо результатів роботи проти бюджету

Для того, щоб повідомляти інформацію про результати діяльності за бюджетом, потрібно відстежувати, чи відповідають розрахункові бюджети реальним результатам, які досягнуті. Власник бюджету або розпорядник бюджету відповідає за пильний контроль усіх цих фактів та даних. Також обов'язок іншого залученого персоналу надавати керівнику точну інформацію залежно від рівня власного рівня відповідальності. Натомість керівники повинні надати відгук про результативність, а також надати пропозиції та поради щодо будь-яких запланованих дій чи змін.

Звітність інформації про результативність - це процес, коли збираються всі дані безпосередньо з основ і розробляється інформація про ефективність, яка уточнює деталі використання ресурсів та досягнення цілей.

Метою та перевагами звітування інформації про результати діяльності за бюджетом є:

• Це покращує ефективність фінансової звітності
• Це допомагає вивчити будь-які ризики або оцінити майбутні ризики та перспективи
• Це допомагає визначити та порівняти результати між поточним та минулим фінансовим роком та скласти кошторис для майбутніх процедур бюджетування.
• Це допомагає визначити розбіжності в бюджеті та досягнутих результатах. Це також допомагає у плануванні та встановленні цілей для майбутніх виступів. Якщо відхилення є сприятливими, це свідчить про хороші показники, тоді як відхилення, які не є сприятливими, вказують на погані показники.

• Це допомагає зменшити витрати та збільшити прибуток - в основному контроль витрат.
• Надлишок бюджетних коштів може бути використаний для розширення або розвитку бізнесу. Звіти про результати діяльності тут відіграють хорошу роль.
• Це допомагає при плануванні наступних кроків, які потрібно зробити, щоб завдання було виконане.
• Допомагає у складанні прогнозів щодо будь-яких майбутніх потенційних проектів, необхідності управлінських дій або змін у політиці та процедурах

• Допомагає у виявленні помилок у будь-який момент часу фактичного завдання чи проекту або будь-чого, що пов’язано з бізнесом
• Допомагає вирішити, чи є бюджет та витрати обґрунтованими.
• Це допомагає визначити, хто перед ким відповідальний і за що, а також відображає фінансові плани
• Допомагає у виправленні проблем, які потребують вчинків, і це можна зробити до того, як проблема вийде з-під контролю.

3.2 Поясніть, як перевірити точність розрахунків бюджету.

Точність бюджетування є дуже важливою навичкою, коли справа доходить до управління компанією чи організацією. Відхилення в бюджеті від прогнозованого може призвести до недоліків та поставити компанію під загрозу. Якщо людина ретельна протягом усього процесу бюджетування, то, швидше за все, вона розробить більш точний бюджет.

Як можна перевірити точність бюджетних розрахунків? Давайте розглянемо кілька методів цього!

• Завжди переконайтеся, що кожна окрема стаття витрат та дохід, пов’язана з бізнесом, включається до бюджету; наприклад, навіть незначні предмети, такі як дрібні купюри, повсякденні невеликі витрати тощо.
• Переконайтеся, що ви додали всю інформацію, що стосується повсякденного ведення бізнесу в процесі складання бюджету; навіть незначні завдання та їх витрати
• Оцінюючи витрати, завжди робіть реалістичні припущення; цього можна досягти, ретельно дослідивши конкретну статтю бюджету. Ви повинні мати можливість пояснити своє припущення разом із логічними міркуваннями.

• Не приймайте рішення про оцінки самостійно; скоріше брати інформацію та ідеї від усіх залучених членів організації. Таким чином, малоймовірно, щоб точність відхилялася.
• Завжди майте додаткові кошти для покриття відхилень, це допоможе діловій функції в рамках виділеного бюджету, тим самим уникаючи відхилень від точності
• Подивіться на кожен рядок у статті бюджету, як витрати на навчання, пожертви, заходи із збору коштів, стаціонарне обладнання тощо, і оцініть з максимальною обережністю. Коротше, перелічіть ВСІ доходи та витрати.
• Класифікуйте статті, щоб легше було перевіряти кожне завдання чи завдання щодо деталей їх бюджетування. Наприклад, витрати на навчання, витрати на заробітну плату персоналу, витрати на ремонт, транспорт, юридичні послуги, страхування тощо. Зробіть це як для доходів, так і для витрат.

• Додайте якомога більше деталей, щоб у вас була точна цифра.
• Зробіть оцінку загальної суми, оцінку окремих предметів та складіть їх, щоб отримати загальну суму; обидва вони повинні збігатися; наприклад, знайти проміжні підсумки категорій і підсумувати проміжні підсумки; знайти загальну кількість усіх предметів. Загальна сума повинна дорівнювати сумі проміжних підсумків.
• Майте стандартний формат, де ви будете перераховувати свої бюджетні статті та робити розрахунки. Обчислюйте підсумки за формулами, а також вручну. Завжди подвійні / потрійні розрахунки перевірки.

• Робіть контрольні списки та використовуйте допомогу інших для перевірки точності предметів, оцінок та розрахунків.
• Запишіть суми / витрати по кожному окремому елементу
• Будьте готові відповісти на будь-які питання або сумніви, які можуть виникнути внаслідок оформлення бюджету. Додавайте примітки та коментарі, де це необхідно, оскільки це заощадить час на відповіді на запитання, зробить бюджет чіткішим та прозорішим. Зверніться до попередніх бюджетних та фінансових звітів та проведіть порівняння.
• Візьміть відгук перед завершенням роботи не лише від однієї людини, а залучіть достатню кількість кваліфікованих та досвідчених людей. Наприклад, співробітники фінансового відділу, бухгалтери, команда проекту, директор, рада тощо.

3.3 Поясніть мету та переваги запису інформації, яка допоможе у подальшому складанні бюджетів

Коли ви готуєте бюджет на певний рік, ведіть облік усієї інформації, яку ви використовували для розробки бюджету, включаючи примітки, коментарі, заяви та документацію, яка допоможе скласти бюджет для організації чи бізнесу в майбутньому.

Метою та перевагами цього є:

• Це допомагає координувати процес складання бюджету за різними функціональними сферами та інтегрувати їх для цілей організації. Ви знаєте, що у вас готові плани та матеріали на наступний фінансовий рік, а не починати все з нуля.
• Це допомагає вам вчитися та уникати помилок з того, що ви дізналися та пережили за минулий рік.
• Ви мотивовані, і процес стає набагато простішим. Ви не розглядаєте бюджет як напружене завдання, а робите це з мотивацією. Це покращує задоволеність роботою.

• Це допомагає постійно вдосконалюватися, допомагаючи уникнути помилок минулого та вжити альтернативних заходів для досягнення кращих результатів.
• Допомагає покращити роботу відділів та організації в цілому. У вас є основи в руках, і ви знаєте, де шукати ресурси і як їх розумно витрачати.
• Ви краще розумієте моніторинг, контроль та перегляд бюджетів. Ви також можете покращити звітність про ефективність і напевно побачити величезну різницю в бюджеті та звітах про ефективність.
• Зменшує невизначеність у більшості областей, зменшує можливі конфлікти та покращує процес прийняття рішень.

• Допомагає зосереджуватись і відстежувати, в якому напрямку рухається бізнес. Ви можете сидіти склавши руки та переглядати результати діяльності та фактори, які сприяють або впливають на ріст бізнесу
• Допомагає зосередитись на майбутньому бізнесу, а не просто на ситуаціях та результатах.

Сподіваюсь, інформація тут вам виявилася корисною та цікавою. Будь ласка, не соромтеся з відгуками та поділіться своїми думками та досвідом.

Дякуємо, що завітали. Всього найкращого.

Лівінгста.