Зміст:
Коли відвідувачі потрапляють у ділове середовище, їх слід вітати та вітати ветливо.
Фото Хелени Лопес на Unsplash
Зустрічаючи та вітаючи відвідувачів / клієнтів у діловому середовищі, у вас є перші кілька секунд, щоб створити гарне враження, яке матиме тривалий вплив.
Відвідувачі потрапляють у ділове середовище з різних причин; вони можуть бути замовниками (існуючими або новими), представниками, постачальниками, діловими партнерами, людьми з різних підрозділів / областей / організацій тощо.
Перша точка контакту з відвідувачем залежить від структури організації. В офісному або виробничому середовищі, ймовірно, буде зона прийому, де адміністративний працівник приймальної служби буде першим контактним пунктом, тоді як у торговому середовищі будь-який персонал може бути першим контактним пунктом.
Існують різні речі, про які потрібно пам’ятати, зустрічаючи та вітаючи клієнтів. Якщо ви обізнані та маєте хороші знання про ділову практику, політику, норми, законодавство, а головне міжособистісні та комунікативні навички, тоді ви зможете створити це перше найкраще враження.
Зміст тут базується на підрозділі NVQ рівня 2 у галузі бізнесу та адміністрування, і цей підрозділ має кредитну оцінку 3. Ми обговоримо різні процедури, яких потрібно дотримуватися, та гостинність, яку, як очікується, запропонує при зустрічі, привітанні та вітаючи відвідувачів у діловому середовищі.
Цей пристрій складається з двох частин. Перша частина буде оцінюватися на основі знань та розуміння кандидатом процедур зустрічей та запрошення відвідувачів, а друга частина оцінюватиметься на основі результатів роботи кандидата; тобто за допомогою спостереження, особистих заяв, показань свідків тощо. Обидві частини також можна оцінити шляхом опитування та професійних дискусій.
1. Зрозумійте процедури зустрічі та зустрічі відвідувачів
1.1. Опишіть різні причини відвідування бізнесу, їхні вимоги та спосіб задоволення їхніх потреб
Беручи до уваги ділове середовище та тип бізнесу, можна очікувати відвідувачів з різних причин, які відвідуватимуть приміщення бізнесу. Організація несе відповідальність за те, щоб відвідувачі почувались бажаними, задовольняли їхні вимоги та потреби та надавали їм інформацію та послуги, пов’язані з відвідуванням.
Різні причини, за якими люди можуть відвідувати бізнес-приміщення:
- Запити щодо товарів та послуг
- Поговоріть зі співробітником про існуючі послуги
- Скарги
- Маркетинг
- Різні засідання, включаючи засідання ради / комітету, засідання з серйозними занепокоєннями, групові обговорення тощо
- Колекції та поставки
- Ремонт та обслуговування
- Ревізії
Різні вимоги до відвідувачів, які відвідують бізнес, можуть бути:
- Введіть правильну адресу, включаючи поштові індекси, а також орієнтири, якщо такі є.
- Місця для паркування - переконайтеся, що на достатній кількості місць для паркування є достатня кількість місць, а також є місця для паркування для інвалідів
- Деякі клієнти можуть мати особливі потреби, а отже, і послуги, що стосуються типу клієнтів або відвідувачів, які організація очікує мати на місці.
- Видимі знаки, що ведуть відвідувачів до потрібної зони без жодної плутанини. Знаки також повинні бути професійними. Переконайтеся, що входи чисті, чисті та гостинні та відображають характер бізнесу.
- Переконайтеся, що є хтось, хто може привітати та привітати відвідувача в зоні прийому, чи є достатньо місця для відпочинку, туалетів, буклетів, журналів, журналів тощо.
Різні способи задоволення потреб відвідувачів, які відвідують бізнес:
- Завжди робіть так, щоб місця прийому були легкодоступними із вказівниками та іншою інформацією, де це необхідно.
- Вхід повинен бути акуратним і чистим, оскільки це відображає організацію.
- Повинні бути надані всі необхідні речі - парковка, місця для відпочинку, туалети, газети / журнали в зоні очікування, питна вода.
- Будьте готові відповісти на будь-які запитання, пов’язані з бізнесом, де це можливо, надайте листівки / буклети чи інші інформаційні ресурси.
- Доступні для відвідувачів зони повинні дотримуватися стандартів охорони праці.
1.2 Поясніть мету оперативної та ввічливої роботи з відвідувачами
Коли відвідувачі потрапляють у ділове середовище, їх слід вітати та вітати ветливо. Якщо організація подає щось для їжі чи пиття, запитайте їх, чи хотіли б вони щось поїсти, якщо ні, ви можете запитати, чи хотіли б вони випити води. Зв’яжіться з кожним відвідувачем якомога швидше і швидко та ввічливо відповідайте на їх запитання.
Бувають випадки, коли на стійці реєстрації відвідувачів відвідувачам доводиться чекати деякий час. Обов’язково вибачтесь за затримку та подякуйте їм за очікування.
Метою оперативного та ввічливого спілкування з відвідувачами є:
- Відвідувачі будуть знати, що їх поважають, надаючи їм значення, і компанія також вважає, що вони важливі.
- Натомість відвідувачі будуть підтримувати професійне ставлення та поведінку.
- Відвідувачі будуть довіряти компанії, а також матимуть гарне зауваження та враження про організацію.
- Кожен працівник та його поведінка будуть відображенням організації, а отже, швидка та ввічлива реакція залишить хороший імідж організації.
- Відвідувачі порекомендують організацію іншим і поширять добрий слух, а також використовуватимуть цю організацію в майбутньому.
1.3 Поясніть мету представлення позитивного іміджу себе та організації
Коли відвідувачі відвідують ділове середовище, їх першою контактною особою буде людина на стійці реєстрації (у більшості організацій така є) або, принаймні, людина, яка зустрічається та вітається. Як ми всі знаємо, перше враження завжди має різницю, а отже, позитивний образ вас та організації є дуже важливим. Одягнися і подайся акуратно. Дотримуйтесь дрес-коду організації. Посміхайтеся, підтримуйте зоровий контакт, слухайте, будьте позитивними та робіть все можливе, щоб допомогти їм у своїх запитах.
Метою цього є:
- У цей конкретний момент часу ви представляєте організацію для відвідувача. Тож ваша поведінка та підхід відбиватимуться на організації в цілому. Вас та організацію оцінюватимуть або оцінюватимуть на основі Вашого підходу та послуг.
- Це створює відчуття впевненості у відвідувача.
- Відвідувачі отримують позитивне враження про організацію.
- Це допомагає побудувати довіру між організацією та її клієнтами та працівниками.
- Це залучає якісних клієнтів, які покращать бізнес для організації, збільшуючи тим самим прибуток організації.
1.4 Поясніть мету дотримання процедур охорони праці при роботі з відвідувачами, включаючи власні обов’язки
У кожній організації діють різні процедури охорони праці. Ці процедури повинні відповідально виконувати працівники у будь-який час, що включає також спілкування з відвідувачами.
nioh.ac.za
Метою наступних процедур є:
- Зберігати організацію та навколишнє середовище безпечнішим місцем для відвідування та роботи
- Мати всі необхідні засоби першої медичної допомоги відповідно до вимог.
- Для запобігання ризикам для здоров’я працівників та відвідувачів.
- Щоб переконатися, що машини та будь-які пристрої чи обладнання, що працюють у приміщеннях організації, безпечні для використання.
- Допомогти вжити профілактичних заходів або скласти плани надзвичайних ситуацій за необхідності.
- Зафіксувати та повідомити про нещасні випадки, травми та будь-які інші питання охорони праці.
- Щоб переконатись, що робоча практика безпечна, а заходи з охорони праці впроваджені та виконуються.
- Підлоги, сходи та інші ділянки повинні бути безпечними у використанні
- Підтвердити, що якщо небезпечні матеріали, якщо вони використовуються, зберігаються безпечним способом, у безпечному місці, і що з ними поводиться та використовується безпечно, оскільки це може завдати шкоди різним чином
- Щоб бути впевненим у належній вентиляції в місцях, де відвідувачі мають доступ і де працюють працівники
- Щоб підтримувати температуру робочих та відвідувальних зон на належному рівні, а також те, що туалети, мийки та туалети знаходяться в належному стані, щоб відвідувачі мали змогу ними користуватися без проблем та боротьби.
- У місцях для відвідування та роботи не повинно бути легкозаймистих матеріалів, вибухонебезпечних матеріалів та інших шкідливих радіоактивних матеріалів.
- Величезні машини та обладнання потрібно тримати подалі від відвідуваних районів, щоб уникнути нещасних випадків
- Попереджувальні знаки потрібно розміщувати у необхідних місцях.
- Переконайтесь, що на ньому немає задніх проводів, і подбайте, щоб уникнути будь-яких ризиків для здоров’я та безпеки
- Пройдіть належну підготовку, якщо використовуєте будь-яке обладнання на робочому місці, і дотримуйтесь політик охорони праці та процедур аварій.
- Переконайтеся, що ви записали відвідувачів відповідно до організаційних процедур, щоб забезпечити безпеку.
Сподіваюсь, інформація тут вам виявилася корисною та цікавою. Будь ласка, не соромтеся з відгуками та поділіться своїми думками та досвідом.
Дякуємо, що завітали.
Лівінгста.
Примітка для кандидатів у NVQ: Це лише для довідки і не відтворюйте. Крім того, будь ласка, зв’яжіться зі своїм діловим середовищем та описом роботи, записуючи свої одиниці. Всього найкращого!