Nvq: пояснити процедури зберігання та отримання інформації

Дізнайтеся про мету та процедури, пов’язані із зберіганням та пошуком інформації в діловому адмініструванні.

Фото Саймона Абрамса на Unsplash

Ця стаття призначена для кандидатів, які прагнуть отримати свій диплом NVQ рівня 2 або 3 з бізнесу та адміністрування. Це одиниця рівня 2 із загальною сумою 3 кредити. Цей підрозділ займається зберіганням та пошуком інформації для бізнесу чи організації відповідно до вимог безпеки та конфіденційності. Я висвітлюю першу частину результатів навчання, яка допоможе зрозуміти процеси та процедури зберігання та отримання інформації.

Коротко обговоримо:

• Мета зберігання та отримання необхідної інформації.
• Різні типи інформаційних систем та їх особливості.
• Призначення правових та організаційних вимог щодо безпеки та конфіденційності інформації.
• Мета підтвердження інформації, яку слід зберігати та отримувати.
• Способи перевірки інформації на точність і чому.
• Як надати інформацію у узгодженому форматі та за часовими рамками.
• Типи інформації, яку можна видалити.
• Проблеми, які можуть виникнути з інформаційними системами, та способи боротьби з ними.

Ця стаття є джерелом для тих, хто працює над здобуттям своїх NVQ 2-го або 3-го ступенів у галузі бізнесу та адміністрування.

pixabay.com/uk/business-man-home-office-business-1176006/

Що таке інформація?

Інформацію можна визначити як факти, які були кимось надані або про когось або про щось дізналися, або як факти, зібрані в результаті досліджень чи іншими способами. Його також можна визначити як повідомлення, яке передається якимось чином. Інформацію можна записувати та передавати, і це дуже важливо, оскільки вона допомагає приймати результати та приймати рішення. Він повинен бути точним і своєчасно підготовленим. Він повинен бути конкретним і дотримуватися необхідності чи мети (бути актуальним), мати значення та сенс, що допоможе отримати розуміння.

Інформація може бути як фізичною, так і електронною, і нею потрібно ефективно керувати. Управління інформацією - це відповідальність організації, де вона збирається, управляється, зберігається, ділиться, зберігається, отримується та доставляється.

1.1 Поясніть мету зберігання та отримання необхідної інформації

Зберігання інформації - це процес, коли інформація зберігається або зберігається у сховищі (шафи, жорсткий диск, накопичувач тощо), а отримання інформації - це процес отримання збережених інформаційних ресурсів, що відповідають потребам.

Основною метою зберігання будь-якої інформації є легкий пошук у майбутньому, коли це буде потрібно. Це також частина ділової практики компанії. Зберігання документів повинно здійснюватися у відповідній процедурі, щоб його було легше знайти. Залежно від типу інформації, інформація може зберігатися або у вогнетривких шафах для друкованих копій, або на жорстких дисках, або в інших електронних пристроях зберігання для м’яких копій.

Залежно від характеру компанії або організації чи бізнесу, потрібно зберігати різні типи інформації. Це можуть бути секрети, пов’язані з компанією, дуже конфіденційні файли, пов’язані з компанією або працівниками чи клієнтами / клієнтами. Отже, файли повинні зберігатися, дотримуючись усіх процедур конфіденційності, та захищатись відповідно до закону про захист даних, оскільки це інформація, необхідна для надання якісних послуг, а також для безперебійної роботи компанії.

Метою пошуку інформації є надання якісної послуги потрібній людині в потрібний час з усією необхідною інформацією. Тільки якщо дані зберігаються процедурним способом, їх можна легко отримати. Інформація може бути отримана для маркетингових цілей, для комунікацій, моніторингу, опитувань та інших досліджень, які може проводити організація чи бізнес. Інформація також буде отримана в ситуаціях, коли, можливо, доведеться обмінятися інформацією з компаніями-партнерами та з поліцією чи внутрішніми доходами.

Зберігання та пошук даних відіграє важливу роль у поліпшенні роботи компанії, і це може відбуватися як в режимі офлайн, так і в Інтернеті та у різних форматах.

1.2 Опишіть різні інформаційні системи та їх основні особливості

Інформаційні системи - це сукупність апаратних та програмних мереж, даних та процедур, які люди та організації використовують для процедури зберігання та пошуку інформації. Він здійснює збір даних, створення даних, обробку даних, розподіл даних та отримання даних. Це сприяє підвищенню ефективності та результативності організації.

Раніше інформаційна система мала лише три типи.

• Система обробки транзакцій: Ця система відповідає за обробку щоденних ділових операцій. Види операцій різняться в залежності від організації. Це допомагає зберігати, додавати, змінювати та видаляти дані. Деякі приклади - це замовлення, виставлення рахунків, депозити за чеками, системи нарахування заробітної плати, системи резервування, контроль запасів тощо. Ця система використовується штатним персоналом.
• Інформаційна система управління: Ця система допомагає виконувати завдання, необхідні для вирішення проблем та прийняття рішень. Це системи рівня управління та допомагають у безперебійному функціонуванні організації. Це допомагає створювати звіти, необхідні для запуску та контролю рівня продуктивності та рівня ефективності, даних для бухгалтерського обліку та інших операцій. Деякі приклади - це системи управління продажами, бюджетування, персонал, контроль запасів тощо. Ця інформація повинна бути дуже точною та відповідною.
• Системи підтримки прийняття рішень: ця система допомагає приймати довгострокові рішення та використовується для допомоги менеджерам. Ця система використовує внутрішні та зовнішні ресурси та використовується для аналізу наявної інформації та проектування наслідків. Вони допомагають у зведених звітах, прогнозах, графіках тощо. Деякі приклади - це логістичні системи, моделі електронних листів тощо.

Нещодавно було додано кілька інших інформаційних систем, які вони є

• Виконавча інформаційна система: Ця система допомагає в організації потоку інформації, звітності та аналізу даних. Він використовується керівниками та старшими менеджерами для прогнозування майбутнього компанії, і ця система представляє дані як із зовнішніх, так і з внутрішніх ресурсів. Це допомагає складати зведені звіти та прогнози.
• Сховище даних: Ця система допомагає зберігати інформацію в електронному вигляді, а також допомагає аналізувати, отримувати, обмінюватися даними та керувати ними.
• Автоматизація офісу: Ця система - це комп’ютерна інформаційна система, яка допомагає створювати, модифікувати та складати інформацію в цифровому форматі. Вони були розроблені для підвищення ефективності офісних працівників, адміністративних помічників, менеджерів, професіоналів, секретарів та всіх, хто використовує комп’ютер для зберігання та отримання інформації та даних.

1.3 Поясніть мету правових та організаційних вимог щодо безпеки та конфіденційності інформації

Будь-яка інформація, що зберігається в організації, повинна дотримуватися процедур безпеки та конфіденційності. Інформаційна безпека та конфіденційність - це процес, при якому дані зберігаються подалі від несанкціонованого доступу, розголошення, знищення, використання або модифікації. Це стосується як фізичних, так і електронних даних. Усі організації зберігають велику кількість конфіденційної інформації про своїх співробітників, клієнтів, статус компанії, продукцію, опитування, фінанси тощо. Отже, обробляючи цю інформацію, слід подбати про дотримання процедур безпеки та конфіденційності, оскільки якщо інформація надходить неправильні руки це може призвести до серйозних негативних наслідків. Це також вплине на етику та діяльність організації та призведе до вжиття юридичних заходів.

Також під час передачі інформації іншим організаціям або особам слід дотримуватися процедур конфіденційності та захисту даних. Конфіденційна інформація, така як дата народження, дані кредитної та дебетової картки, релігія, етнічна приналежність, матеріальне становище тощо, може передаватися лише людям, які мають повноваження або на яких власник дав згоду, а також вона повинна дотримуватися законів про конфіденційність нормативних актів.

Важливо переконатися, що збережені дані є точними та актуальними.

Суспільне надбання, через Pixabay

1.4 Поясніть мету підтвердження інформації, яку слід зберігати та отримувати

Організації, підприємства та компанії зберігають велику кількість інформації, але зберігати неправильну інформацію ні до чого. Тому перед тим, як зберігати інформацію, потрібно бути обережним на етапі, коли дані збираються або збираються. Слід подбати про те, щоб дані були точними та актуальними. Це також стосується отримання даних. Як вже обговорювалося раніше, отримання даних є цільовим, і немає потреби отримувати дані, які застаріли. Тому системи повинні постійно оновлюватися, періодично перевіряючи застарілі записи протягом певного періоду часу.

Таким чином, метою підтвердження інформації, яку слід зберегти або отримати, є уникнення недостовірної інформації, уникнення неправильної інформації, запобігання помилкам, а також уникнення зайвих витрат та проблем, які можуть виникнути в результаті неправильної інформації. Неправильна інформація може призвести до серйозних результатів. Наприклад, застаріла адреса клієнта може призвести до того, що будь-які повідомлення, що надсилаються клієнту, потрапляють в руки неправильної або небезпечної особи, що може мати згубні наслідки для компанії та клієнта

1.5 Опишіть способи перевірки інформації на точність

Інформацію завжди потрібно перевіряти на точність, оскільки недостовірна інформація може призвести до серйозних результатів. Інформація може стосуватися будь-чого стосовно організації. Що стосується клієнтів, це може бути їх адреса, номер телефону або несплачені платежі, коли справа стосується працівників, це можуть бути їх оцінки, зарплати, знову їх адреса та телефони, а для бізнесу це можуть бути фінанси бізнесу, прибуток, дані про співробітників та клієнтів, а також різноманітна інша інформація.

Можна попереджувати інформацію про клієнтів та співробітників, щоб переконатися, що з ними зв’язуються для постійного оновлення системи. Використання хорошого програмного забезпечення для цілей баз даних допоможе точно підтримувати інформацію. Зовнішній та внутрішній аудит - ще один спосіб оновлення інформації.

1.6 Поясніть мету перевірки інформації на точність

Усі підприємства та організації повинні перевірити, чи збережена ними інформація є точною. Наприклад, гроші, що надходять і виходять, повинні бути правильно записані, інакше це буде виглядати так, ніби компанія не отримала великого прибутку, і це може вплинути на ціни акцій компанії, вплинути на працівників, оскільки компанія може бути не в змозі платити працівникам і доведеться скоротити персонал, кредитори не погоджуватимуться позичати гроші тощо.

Неправильна інформація може мати серйозні негативні наслідки та вплинути на фінансовий стан та цінності компанії. Точність інформації допоможе керівникам запланувати на майбутнє та поставити цілі. Вони також зможуть заздалегідь спланувати недоліки.

1.7 Поясніть мету надання інформації узгодженому формату та часовим шкалам

Інформація за запитом повинна бути у узгодженому форматі та подаватися або надаватися у встановлені терміни. Кожна організація матиме стандартний формат бізнесу для всіх документів, з якими вона має справу. Також під час спілкування з іншими компаніями будуть узгоджені формати, щодо яких потрібно буде подавати інформацію. Якщо інформація не надається у узгодженому форматі, вона потребує переформатування, що займе додатковий час, а також призведе до поганої репутації в організації.

Дуже схоже на це, інформація, яка надається не у правильному форматі, може зайняти час для переформатування, тим самим заважаючи бізнесу не встигати за часовими шкалами. Якщо інформація не надається за узгодженими часовими рамками і надходить після закінчення терміну, після цього інформація не використовуватиметься, оскільки час уже минув, або не буде часу на інтерпретацію інформації, якщо це потрібно було зробити. Це не допоможе з безперебійною роботою організації. Отже, як частина політики та процедур організацій, інформація повинна надаватися вчасно у погодженому форматі.

1.8 Опишіть типи інформації, яку можна видалити

Компанія може продовжувати збирати / збирати інформацію під час ведення бізнесу. Наприклад, якщо у компанії є записи про клієнтів або клієнтів, постійно з’являтимуться нові клієнти, і база даних матиме все більше інформації по мірі зростання компанії, а в кінцевому підсумку матиме старі, невикористані дані, нерелевантні дані, -датовані дані тощо, що займе лише небажаний простір для зберігання. Кожна компанія матиме політику, яка вказує, як довго дані повинні зберігатися в їхній базі даних, або як довго фізичні файли повинні зберігатися в офісних шафах. Через цей час небажану інформацію можна видалити, а непотрібні фізичні файли можна знищити, дотримуючись процедур безпеки та конфіденційності. Видалення (електронні файли) та подрібнення (фізичні файли) - це процеси, що використовуються для видалення інформації.Повинні періодично переглядати записану інформацію, а автоматизовані системи повинні мати місце для позначення записів для перевірки, а потім видалятись, де це доречно.

Коли дані обмінюються між компаніями-партнерами або організаціями, необхідно укласти домовленості про те, як довго дані зберігатимуться в їхній базі даних, а потім видалятимуться після закінчення цього періоду часу. Уся застаріла та недостовірна інформація повинна бути надійно видалена, щоб уникнути помилок та шкідливих наслідків.

Опишіть проблеми, які можуть виникнути з інформаційними системами, та як з ними боротися, коли це необхідно

Інформаційні системи є важливими активами організації. Є багато проблем, які можуть створити проблеми з інформаційними системами. Електронну інформацію можуть атакувати віруси або хакери. Інформація про фізичний файл може бути пошкоджена внаслідок пожежі чи повені. Конфіденційність можуть порушити люди, які не мають повноважень на доступ до інформації. Відсутність зв'язку також може призвести до неправильного використання або неправильного зберігання інформації.

Комп’ютерний вірус може заразити програми та всю інформацію в комп’ютері чи мережі. Щоб запобігти вірусним атакам та від хакерів, необхідно використовувати належне програмне забезпечення (антивірусне програмне забезпечення) та брандмауери, а системи слід постійно контролювати. Слід уникати обміну інформацією якомога більше через Інтернет, і, якщо потрібно, слід дотримуватися захищених електронних листів та процедур спілкування. Електронні листи з невідомих, підозрілих або ненадійних джерел слід видалити. Підозрілі вкладення електронної пошти ніколи не слід відкривати. Слід бути обережним під час завантаження файлів з Інтернету, завантажуйте лише з надійних джерел. Оновлюйте антивірусне програмне забезпечення, щоб воно розпізнавало нові віруси та працювало з ними.

Інформація також повинна бути захищена паролем, щоб неправомірні / неавторитетні люди не мали доступу до цієї інформації. У випадках, коли дані потрібно скопіювати на зовнішні портативні пристрої, найкраще зашифрувати дані. Слід бути обережним, щоб не передавати інформацію людям, які не мають повноважень на доступ до інформації. Завжди найкраще мати резервну копію всіх даних, тому у випадку будь-яких проблем із системами компанія матиме резервну копію, з якою можна працювати і не втрачати всю цінну інформацію. Якщо йдеться про фізичну інформацію, найкраще зберігати їх у вогнетривких шафах та в безпечних місцях, які менш схильні до стихійних лих.

Інформацію потрібно захищати від корупції та контролювати доступ до неї. Потрібно подбати про захист інформації від несанкціонованого пошуку шляхом введення санкціонованих процедур пошуку.

Удачі вам у навчанні

Ця стаття написана із загальною ідеєю щодо зберігання та пошуку інформації. Коли ви записуєте своє завдання, будь ласка, не забудьте підготувати відповіді, що стосуються бізнесу чи організації, в якій ви працюєте. Ця стаття представлена ​​тут, щоб дати вам огляд того, що від вас очікуватимуть у ваших документах.

Удачі, і я сподіваюся, це корисно!

Запитання та відповіді

Питання: Як інформація фіксується точно та надійно зберігається відповідно до системних вимог?

Відповідь: Будь ласка, зверніться до цього розділу моєї статті: 1.5 Опишіть способи перевірки інформації на предмет точності.

Запитання: Як пояснити, як інформація записується точно та зберігається надійно, відповідно до системних вимог?

Відповідь: На ваше запитання відповіли в пунктах 1.3 та 1.6. Дивіться нижче:

"1.3 Поясніть мету правових та організаційних вимог щодо безпеки та конфіденційності інформації

Будь-яка інформація, що зберігається в організації, повинна дотримуватися процедур безпеки та конфіденційності. Інформаційна безпека та конфіденційність - це процес, при якому дані зберігаються подалі від несанкціонованого доступу, розголошення, знищення, використання або модифікації. Це стосується як фізичних, так і електронних даних. Усі організації зберігають велику кількість конфіденційної інформації про своїх співробітників, клієнтів, статус компанії, продукцію, опитування, фінанси тощо. Під час роботи з цією інформацією слід подбати про дотримання процедур безпеки та конфіденційності, оскільки якщо інформація потрапляє в неправильні руки, це може призвести до серйозних, негативних наслідків. Це також вплине на етику та діяльність організації та призведе до судових розглядів.

При передачі інформації іншим організаціям або особам слід дотримуватися процедур конфіденційності та захисту даних. Конфіденційна інформація, така як дата народження, дані кредитної та дебетової картки, релігія, етнічна приналежність, фінансовий стан тощо, може передаватися лише людям, які мають повноваження або на яких власник дав згоду, і вона також повинна слідувати закони та правила щодо конфіденційності ".

"1.6 Поясніть мету перевірки інформації на точність

Усі підприємства та організації повинні перевірити, чи збережена ними інформація є точною. Наприклад, гроші, що надходять і виходять, повинні бути правильно записані, інакше це буде виглядати так, ніби компанія не отримала великого прибутку. Це може вплинути на ціни акцій компанії та працівників, оскільки компанія може не мати змоги платити працівникам, і їй доведеться скоротити персонал, а кредитори не погоджуватимуться позичати гроші тощо.

Неправильна інформація може мати серйозні негативні наслідки та вплинути на фінансовий стан та цінності компанії. Точність інформації допоможе керівникам запланувати на майбутнє та поставити цілі. Вони також зможуть заздалегідь спланувати недоліки ".

Питання: Чому компанія повинна прив'язувати свій графік розробки системи до часового масштабу необхідної інформації?

Відповідь: Без графіка розвитку, пов'язаного з часовим масштабом, компанія не зможе скласти план або мати уявлення про те, як вони збираються завершити проект. Незалежно від розміру або масштабу проекту, графік завжди є ключовою частиною управління проектами. Це повідомляє компанії та команді, коли слід виконувати кожну діяльність, що вже завершено та послідовність, в якій потрібно закінчувати справи. Таким чином, бачення проекту компанією трансформується у часовий план.