Nvq: обробка та розповсюдження пошти та пакетів у бізнесі та адмініструванні

У кожному офісі стороннім особам надходить або надходить від них великий обсяг повідомлень, таких як листи, циркуляри та телеграми. Усередині організації обмінюються письмовими матеріалами між різними відділами. Планове та ефективне поводження з поштою має важливе значення для успіху будь-якої організації бізнесу. Це описується як хребет і невід’ємна частина офісу.

Ефективне поводження з поштою вимагає встановлення чітких процедур, що передбачають поетапне поводження з поштою. Вхідну пошту слід приймати та розповсюджувати зі швидкістю та точністю. Точний спосіб обробки внутрішньої пошти відрізняється від офісу до офісу.

У нашій організації є дві різні поштові системи - Внутрішня пошта та Зовнішня пошта.

• Доступні внутрішні поштові служби призначені для розповсюдження пошти в офісах та відділах ____________ (видалено з метою конфіденційності) . Вони збираються та доставляються щодня.
• Зовнішні листи надсилаються через ______________ (видаляються з метою конфіденційності) . Зовнішні поштові служби використовуються, коли пошта не може або не охоплює внутрішні критерії поштових служб. Наприклад, коли листи повинні бути доставлені клієнтам або іншим компаніям, або ____________ (вилучені з метою конфіденційності) листування. Вони також доставляються та збираються щодня.

Пошта складається з трьох основних типів - внутрішньої, зовнішньої та міжвідомчої. Поштова служба допомагає фірмі налагодити контакт з клієнтами та громадськістю в цілому. Створено незалежний відділ розсилки для обробки всіх видів пошти в офісі. Перевагами централізованих служб розсилки є спеціалізація, кращий нагляд, економія, кращі показники, оптимальне використання обладнання поштового відділення та навчений персонал.

Процедура внутрішньої пошти включає такі дії, як отримання пошти, сортування пошти, відкриття пошти, маркування пошти, запис пошти (внутрішній реєстр) та розповсюдження пошти.

Процедура відправлення пошти також включає різні етапи, такі як збір вихідної пошти, введення вихідної пошти (реєстр відправлення, книга обміну повідомленнями), згортання листів, підготовка конвертів, сортування, зважування та штампування і, нарешті, відправлення.

Я збираю пошту щодня вранці та вдень, як внутрішню, так і зовнішню. Я поширюю пошту, адресовану конкретній особі, конкретній особі, і будь-яку іншу загальну пошту для відділу відкриваю я. Я переглядаю їх, щоб побачити, що вони стосуються, і розподіляю їх відповідно. Коли мій керівник населеного пункту виходить із щорічної відпустки або відсутності хвороби, я також стежу за її поштою та вирішую будь-які невідкладні питання, зв’язавшись з керівником служби. Я також переконуюсь, що розповсюджую їх вчасно, щоб завдання, зазначене в пошті, було виконано у зазначений часовий проміжок та встановлений термін.

Ми використовуємо зовнішні поштові послуги там, де доставка здійснюється поза межами округу, а також для інших компаній чи клієнтів. Це будуть території, які не підпадають під ______________ ( вилучені з метою конфіденційності ) офісні площі. Ми використовуємо внутрішню пошту, де доставку потрібно здійснювати в офіси чи відділи, які підпадають під ___________________ ( видаляється з метою конфіденційності ). Внутрішня пошта економить час і гроші. Отже, будь-які листи, які можна надіслати через внутрішню пошту, надсилаються цим способом, а лише решта надсилаються через зовнішню поштову систему.

Я приймаю вихідні пости до прийому в другій половині дня. Я сортую дописи за розмірами. Я залишаю вихідні внутрішні листи у відповідних ящиках, які відсортовані за площею. Також я сортую вихідну внутрішню пошту відповідно до терміновості та важливості як перший клас або другий клас. Будь-які закордонні посади також слід розібрати.

Перш ніж відправляти пошту, розраховуються належні поштові витрати, залежно від того, поштові вони першого класу, другого класу або зафіксовані доставки. Щоб уникнути затримок, я надсилаю пошту в потрібний час із правильно вказаною поштою. З підозрілими пакунками або поштою звертаються з максимальною обережністю, і якщо вони виявляться підозрілими, про це повідомлять керівнику офісу та записують у книгу подій на стійці реєстрації.

Обробляючи пошту, я повинен дотримуватися та дотримуватися певних процедур.

1. Спочатку я переглядаю пошту для кожного відділу, сортую їх за розміром і класом, а потім з’ясовую найкращий спосіб їх відправлення - звичайний чи записаний.
2. Потім я дивлюся на ваги та розміри та шукаю витрати. Вагу можна шукати на машині, яка використовується для зважування стовпів.
3. Якщо з якихось причин необхідні спеціальні доставки через кур'єрів, я поговорю зі своїм менеджером для отримання дозволу, а потім із менеджером офісу, а потім ми домовляємось про те, щоб гроші виходили з нашого коду витрат. В іншому випадку послуги, що використовуються в нашій компанії, складають ___________ (видаляються з метою конфіденційності) .
4. Там, де я бачу предмети, на яких написано, що записано перший клас, я записую всі деталі повідомлення, включаючи адресу відправника та одержувача, і роблю необхідне маркування для термінових та записаних поставок.
5. Будь-які пакунки пошти, які важчі за звичайну вагу та більші за звичайний розмір, я використовую на машині, яка використовується для зважування поштових відправлень та посилок, і обчислюю правильну поштову оплату. Для решти пошти ми маємо таблицю, яка містить витрати відповідно до розміру як для першого, так і для другого класу доставки.
6. Пости розподілені відповідно до кожного відділу. Отже, витрати на кожен відділ мають відповідні центри витрат. Для інших зареєстрованих поставок витрати реєструються в книзі на стійці реєстрації.
7. Усі повідомлення штампуються, сортуються та зберігаються готовими до відправлення щодня до 15:45. У нас є член екіпажу ________ (вилученого з метою конфіденційності) , який щодня заходить забирати пошту з будівлі на стійці реєстрації.

Під час роботи з поштою та пакетами може виникнути багато проблем.

1. Усі вхідні повідомлення та пакунки штампуються штампами компанії на стійці реєстрації. Будь-які електронні листи з підозрілих адрес або людей або будь-які пакунки, які не вважають себе нормальними або виглядають підозрілими, залишаються осторонь, без обробки.
2. Про підозрілі листи та пакунки повідомляється менеджеру офісу. Керівник офісу та адміністратори на стійці реєстрації реєструють події в книзі подій та вживають необхідних заходів. Вони також подбають про те, щоб повідомити ____________ (вилученого з метою конфіденційності) про проблеми.

Запитання та відповіді

Питання: що таке небажана пошта?

Відповідь: Небажана пошта - це небажана або небажана рекламна або рекламна / рекламна публікація, отримана поштою або електронною поштою. Вони, як правило, надсилаються маркетинговими компаніями для впровадження нових продуктів або для повідомлення про можливості інвестування тощо. Коли вони надходять незапрошені електронною поштою, їх також називають спамом.