Nvq рівень 3: замовлення продуктів та послуг у бізнесі та адміністрації

Для здобуття Диплома 3 рівня з бізнесу та адміністрування потрібні глибокі знання щодо замовлення продуктів та послуг.

Вступ до цього підрозділу

Цей підрозділ є необов’язковим підрозділом 3 рівня групи B з 5 кредитами, досить довгим підрозділом. Після завершення цього підрозділу кандидат зможе ідентифікувати та використовувати різні товари та послуги, написати специфікації на товари та послуги та переконатися, що товари та послуги відповідають очікуванням та стандартам організації чи компанії.

Кандидат повинен мати можливість пояснити причину, чому вибирають продукцію хорошої якості, але з найкращим співвідношенням ціни та якості. Вони також повинні мати можливість пояснити, як домовитись про найкраще співвідношення ціни та якості. Кандидат повинен знати, як і чому підтримувати добрі стосунки з постачальниками та постачальниками послуг, а також знати і розуміти, що таке ланцюг поставок і як він працює.

На додаток до цієї статті є особиста заява, яка охоплює більшу частину підрозділу!

1.1 Визначте різні джерела інформації про товари та послуги для організації.

Компанії завжди шукають інформацію про товари, які вони використовують, у різних джерелах та постачальниках, щоб вони могли прийняти правильне рішення щодо того, що їм потрібно, щоб зробити свій бізнес ефективним. Вони переглядають витрати на продукти у різних компаній; вони дивляться на ціну окремих послуг і знаходять найкращий варіант, тобто продукт, який найкраще відповідає їх організації за вартістю та якістю. Інформацію про них можна зібрати за допомогою каталогів, веб-сайтів, газет, листівок або зателефонувати та відвідати компанії.

1.2 Поясніть, як використовувати різні джерела інформації про товари та послуги.

Інформація про товари та послуги доступна або в Інтернеті, або у буклетах, або безпосередньо в компанії. Цю інформацію потрібно використовувати, щоб визначити послугу чи товар, який найкраще відповідає потребам компанії та працівників. Різні джерела також допомагають порівняти різні товари та послуги, щоб вибрати правильний. Ми можемо попросити їх надіслати нам зразки та каталоги, щоб ми подивились вартість та якість. Також для оптових покупок ми можемо запитувати ціни та вибрати найкращу.

1.3 Опишіть, як написати специфікацію товару чи послуги.

Специфікація - це опис товарів, які ви хочете придбати, і що постачальник повинен запропонувати та надати.

Під час написання специфікації товару:

• Настанови повинні бути чіткими та короткими.
• Він повинен включати витрати, кількість та вказувати, для доставки чи збору.
• Сюди також слід включити посібники або примітки щодо охорони праці.
• Переконайтеся, що ви розумієте, що потрібно.
• Ретельно дослідіть ринок, поговоривши з різними постачальниками щодо вартості та шкали часу доставки
• Визначте можливі ризики, пов’язані із закупівлею продукції
• Чітко розуміти товари та послуги кожного постачальника

1.4 Визначте джерела продуктів та послуг, які відповідають очікуванням якості організації.

Вибираючи товари та послуги для організації, переконайтесь, що ви отримуєте ціни від різних постачальників послуг та компаній, щоб ви могли порівняти різні послуги та вибрати ту, яка є економічно вигідною. Друге, про що слід пам’ятати, - це якість. Порівняйте різні послуги та відвідайте компанії, щоб побачити, які послуги вони надають, і засвідчити якість послуг, перш ніж вибирати, що купувати. Якість для організації означає дуже багато.

Коли вищезазначене буде завершено, порівняйте, щоб вибрати найкращу послугу, яка є економічно ефективною та якісною, та придбайте їх.

1.5 Поясніть мету вибору продуктів та послуг, які відповідають очікуванням якості організації.

Кожна організація добре думає перед тим, як купувати будь-які товари. Вони купують лише те, що потрібно. Щоб досягти успіху у своєму бізнесі, вони повинні купувати товари чи послуги з чітким розумінням вимог своїх клієнтів. Тільки якщо організація відбере продукти та послуги, які відповідають очікуванням якості, вони зможуть надати найкращий сервіс для своїх клієнтів.

Це також важливо для переваг працівників, що працюють в організації. Щоб організація була успішною та ефективною, якість повинна поширюватися на всіх людей, відділи, діяльність та функції.

1.6 Опишіть, як домовитись про найкраще співвідношення ціни та якості.

Переговори про оптимальне співвідношення ціни та якості дуже важливі, щоб ви залишалися на рівні свого бюджету, а також економили на витратах. Перед переговорами зберіть якомога більше інформації про товари чи послуги, які ви хочете придбати, а після цього переконайтеся, що послуга чи товар якісні та корисні для організації. Перевірте один і той же товар у різних компаній; Ви можете зробити це, досліджуючи в Інтернеті, перевіряючи буклети, дзвонячи в компанії або відвідуючи їх особисто.

Одного разу вирішивши піти за ціною і залишатися твердими на цьому. Ви повинні бути готові піти, якщо постачальник не погоджується. Вони можуть повернутися до вас для переговорів або інша компанія може надати вам конкурентні ціни.

1.7 Поясніть мету розвитку та підтримання добрих стосунків із постачальниками та шляхи цього.

Підтримка хороших відносин з постачальниками - це хороша ділова практика. Це вигідно як організації, яка є вами, так і постачальнику. Постачальники можуть надавати вам пропозиції та гнучко вести бізнес, якщо ваші стосунки з ними хороші. Завжди переконайтеся, що вчасно розраховуєтесь з усіма рахунками, будьте уважні до торгових представників, робіть замовлення заздалегідь, даючи постачальнику достатньо часу, щоб доставити його вам вчасно, а не робити це в останню хвилину і, нарешті, будьте дуже обережні про пошкоджені або відсутні товари. Це має бути вирішено обережно.

1.8 Опишіть ланцюжок поставок та як це працює.

Відповідно до Вікіпедії та інших визначень у мережі,

У ланцюгу постачання відбуваються різні види діяльності, такі як перетворення продукту з природного ресурсу або сировини в кінцевий або готовий продукт, який буде доставлений клієнту або замовнику. Ланцюг поставок складається з усіх залучених сторін, таких як виробнича група, компанія, постачальник, організація, якій вона постачається, та клієнти, які її купують. В основному це виробники, постачальники або оптовики, роздрібні продавці та споживачі.

Коротше кажучи, ланцюг поставок отримує товар від постачальника до споживача, і кожна особа, яка бере участь у ланцюгу, робить свій внесок у ланцюг поставок.

2.1 Опишіть процедури замовлення та постачання продуктів та послуг для організації.

Замовлення та постачання продукції та послуг для організації є дуже важливим завданням, оскільки воно передбачає догляд за споживачами. Продукти можуть включати такі основні речі, як канцелярські товари, такі як друкарські матеріали, канцелярські товари, ІТ-обладнання тощо, що може коштувати великих грошей. Послуги можуть включати будь-які послуги, отримані від іншої організації або постачальника. Наприклад, наша організація користується послугами в NHS та будинках догляду.

Замовляючи послуги та товари, відповідальна особа повинна замовити достатню кількість, щоб вони не закінчились на складі та не вплинули на функціонування організації. Наприклад, якщо у нас закінчуються конверти, друковані матеріали тощо, це може вплинути на організацію різними способами.

Під час замовлення продуктів слід дотримуватися наступних процедур:

• Замовляючи канцелярське приладдя, вказуйте чіткі та точні дані про товари, включаючи код товару, де це можливо.
• Слід вказати розмір, колір та будь-які інші деталі
• Обов’язково отримайте бланк замовлення, уповноважений менеджером офісу
• Замовлення можна зробити за допомогою форми замовлення або за допомогою каталогів в системі, а в нашому офісі це зробити на SRM.
• Коли стаціонарне замовлення на поставку доставляється, його слід ретельно перевіряти за пунктом, щоб переконатись, що всі запитувані товари в заявці на замовлення були правильно доставлені та в потрібній кількості.
• Замовлення на підписування підписує особа, яка перевіряє товари, щоб показати, що замовлення доставлено.
• Будь-які предмети, які в будь-якому випадку виявляються неправильними або пошкодженими, повинні бути повернуті якомога швидше і замінені постачальником, щоб уникнути зайвих затримок.

2.2 Опишіть потреби та пріоритети щодо замовлення та постачання продуктів та послуг для організації.

Замовляючи товари та послуги для організації, перевірте, чи дійсно вони необхідні організації, і як це допоможе безперебійному функціонуванню організації, які плюси і мінуси, кому це потрібно і що буде інші переваги використання цих продуктів та послуг. Також визначте пріоритетність продуктів відповідно до їх потреб і замовляйте лише найважливіші, оскільки замовлення всього запитуваного може призвести до проблеми в бюджеті пізніше у фінансовому році.

2.3 Поясніть мету проведення організаційної політики щодо прийняття подарунків та гостинності.

Для організації важливо мати письмову політику, яка регулює відносини між Компанією, її персоналом та зовнішнім середовищем. Кожна організація має політику щодо прийому подарунків. У нашій компанії приймати подарунки чи гостинність без дозволу чи розголошення неприйнятно . Це уточнює стандарти організації та повідомляє працівникам, що від них очікується, та захищає компанію чи організацію. Прийом подарунків може викликати підозру у неналежній поведінці.

Відповідно до Політики щодо подарунків та гостинності,

3.1 Поясніть мету моніторингу та оцінки процедур замовлення та постачання продуктів та послуг та способи цього.

Моніторинг та оцінка процедур закупівель є невід'ємною частиною управління організацією. Під час процесу закупівель залучається високий рівень уваги та концентрації. Будь-яке замовлення повинно контролюватися та оцінюватися, щоб уникнути втрат для організації.

Моніторинг: У цьому процесі продукти постійно переглядаються. За замовленнями здійснюється моніторинг, щоб перевірити, чи вони виконані до необхідного часу та чи досягнуто цілі, що включає бюджет та інші потреби. За допомогою моніторингу можна вжити необхідних дій у разі виникнення будь-яких проблем та запобігти поганим практикам.

Оцінка: Церобиться для аналізу прогресу до цілей і цілей, які вже були встановлені. У всіх організаціях продукти та послуги повинні оцінюватися щомісяця, щокварталу чи щороку залежно від їхньої спроможності чи можливостей. Це допомагає відстежувати, чи були досягнуті цілі та плани, тим самим відкриваючи шлях для майбутніх планів.

Це може бути здійснено

• Складіть контрольний список, щоб побачити, чи дотримуються процедури закупівель. Підготуйте контрольний список з обговоренням між членами команди та членами організації, як це стосується всіх, а не лише вас
• Якщо є якісь занепокоєння, це можна визначити, дотримуючись діаграми або графіку. Можна визначити сфери ризику та шукати рішення у досвідчених людей.
• Ви повинні відстежувати та відстежувати кожну закупівлю протягом усього процесу закупівлі.
• Також завжди визначайте, чи застосовуваний метод закупівлі був відповідним для товарів чи послуг, що купуються.
• Документуйте всі закупівлі та операції.

3.2 Опишіть дії, які можуть бути вжиті для підвищення ефективності замовлення та постачання товарів та послуг.

Ефективність замовлення та постачання продуктів та послуг можна підвищити, виконавши наступне:

• Замовляйте через систему, надану компанією, щоб уникнути будь-яких проблем.
• Виберіть найбільш економічно вигідну та якісну компанію
• Завжди тримайте список товарів, які потрібно замовити, якщо замовлення здійснюється періодично, наприклад, раз на місяць, щоб ви не пропустили жодного товару.
• Якщо ви не отримаєте замовлення вчасно, зверніться до постачальника, щоб дізнатися, в чому причина.
• Переконайтеся, що ви вибрали правильні товари з правильними кодами та кількістю, і завжди перевіряйте, чи не схвалював менеджер замовлення, що перевищують порогову межу.
• Після надання замовлення перевірте рахунок-фактуру та товар-фактуру та надішліть його до центральної платіжної групи, щоб постачальник вчасно заплатив.

3.3 Опишіть шляхи отримання кращого співвідношення ціни та якості продуктів та послуг, що надаються.

Усі державні закупівлі товарів та послуг повинні базуватися на співвідношенні ціни та якості. Співвідношення ціни та якості - це не досягнення найнижчої початкової ціни, а якість та вартість якісного обслуговування

Кращого співвідношення ціни та якості закупівлі можна досягти багатьма способами:

• Отримання підвищеного рівня або якості обслуговування за однакових витрат.
• Уникайте зайвих покупок, оскільки це марно витрачає гроші.
• Забезпечення якісного задоволення потреб користувачів.
• Ви завжди можете співпрацювати з іншими відділами та робити масові замовлення, оскільки при оптових покупках можуть бути кращі знижки.
• Відносини між вами та постачальником повинні бути хорошими, щоб мати економічно ефективний бізнес.

Чому важливо відбирати товари та послуги, що представляють найкраще співвідношення ціни та якості?

Вибираючи товари та послуги, важливо обрати ті, що представляють найкраще співвідношення ціни та якості в будь-який час. Це важливо, оскільки:

• Він має правильний баланс між вартістю та якістю, і ці послуги є найнадійнішими.
• Найкраще співвідношення ціни та якості робить постачальника та замовника щасливими, оскільки баланс виключає розбіжності.
• Це допомагає побудувати відносини з клієнтом та постачальником
• Ці товари служать довше і економлять на багатьох інших невеликих витратах. Наприклад, коли ви подивитесь на вартість дорогого товару, це буде набагато дешевше порівняно із загальною вартістю товару, придбаного спочатку дешевшим, а потім мали протягом цього інші незначні витрати.
• Час доставки буде швидшим, тим самим заощаджуючи збитки в бізнесі та його діяльності.
• Умови оплати будуть гнучкими, а ціни не часто змінюються.
• Таким чином ви економите на грошах, не жертвуючи якістю, але найкраще співвідношення ціни та якості завжди не означає економію грошей. Наприклад, постачальник, який надає якісні послуги із швидкими реакціями за вищу ціну, все ще може мати найкраще співвідношення ціни та якості, оскільки ви отримали якісні послуги за витрачені гроші.