Nvq рівень 3: створюйте документи в діловому середовищі

Перегляньте політику та процедури, пов’язані зі створенням високоякісних ділових документів.

Фото Шарон Маккатчен на Unsplash

Вступ до цього підрозділу

Це необов’язковий підрозділ групи В на рівні 3 з 4 кредитами. Кандидати матимуть глибокі знання та практичні навички, пов’язані з метою виготовлення високоякісних документів. Їм потрібно буде знати, які ресурси є в організації / компанії та як ними користуватися, дотримуватись усіх політик та процедур для виготовлення документів, ефективно використовувати ресурси та дотримуватися специфікацій.

1.1 Наведіть приклади різних типів документів, які можуть бути виготовлені для ділового середовища, та поясніть різні стилі, які можна використовувати.

Існує багато різних типів документів, які можуть бути виготовлені в діловому середовищі. Сюди входять: документи факсу, візитні картки, пам’ятки, порядок денний, протоколи, електронні таблиці, діаграми аналізу, аркуші даних, листи, слайд-шоу та багато іншого. Усі вони мають різне призначення та використання;

Візитні картки

Вони використовуються для надання клієнту інформації про те, як зв’язатися з компанією. Це можуть бути маленькі картки.

Факс-документ

Інший тип документа, що використовується у бізнесі, - це факс-документ; Вони дуже корисні в бізнесі і є найшвидшими способами передачі документів. Вони мають паперовий формат, кольоровий або чорно-білий.

Порядок денний

Порядок денний розповідає, що відбуватиметься. Вони допомагають людям організуватися, щоб вони точно знали, що їм робити і що буде. Вони випускаються у паперовому форматі, якщо їх брати на засідання, і можуть розповсюджуватися в електронному вигляді.

Пам’ятки

Пам’ятки використовуються для неформального спілкування з організацією і можуть бути як у паперовому, так і в електронному форматі.

Хвилини

Вони містять деталі того, що відбулося на зустрічі. Їх можна роздрукувати на папері для зустрічей та розповсюдити в електронному вигляді.

Електронні таблиці

Вони можуть використовуватися для різних цілей, від статистичних до аналітичних. Вони є в електронному форматі, ними можна керувати в одній книзі або на різних аркушах відповідно до потреб.

Діаграми аналізу

Це можуть бути графіки або діаграми, які допомагають контролювати статистику ефективності. Вони також є в електронному форматі і при необхідності можуть бути роздруковані на папері.

Таблиці даних

Ці аркуші можуть бути у форматі word або excel. Вони можуть бути використані для збору певних даних, що передаються всередині або поза організаціями, а також для моніторингу статистики та результатів діяльності.

Листи

Це документи, що використовуються для різних видів комунікацій у всіх підрозділах різного призначення. Існують різні типи листів, офіційні, неформальні, ділові тощо.

Слайд-шоу

Це документи PowerPoint і використовуються для демонстрації на зустрічах. Вони подані в електронному форматі і за потреби можуть бути роздруковані.

1.2 Наведіть приклади та поясніть різні формати, що використовуються для тексту.

Коли ви зберігаєте документ, ви можете встановити ім'я файлу та те, де ви хочете зберігати файл на своєму комп'ютері.

Ви також можете змінити формат файлу. При зміні формату змінюється дизайн, макет або шрифти. Це абсолютно інший формат, тоді як зміст залишається незмінним.

Кожен текстовий процесор має власний формат зберігання. У багатьох текстових файлах використовується звичайний текст (.txt), формати текстового формату (.rtf), а також Microsoft Word (.doc) і тепер.docx. Але є можливості для імпорту та експорту у форматі Word .

Файли RTF можуть читати кожен пакет обробки текстів, і їх розмір менший.

PDF - це ще один формат портативного файлу, який не можна редагувати. Однак є кілька редагованих, які дозволяють для певних полів, які мають текстові поля, які дозволяють вводити дані. Файли PDF можна перетворити у слово та відформатувати, а потім перетворити назад у PDF, якщо це необхідно. Але PDF-файли завжди використовуються для готових документів, які не потребують подальшого редагування. Якщо ви надсилаєте документи іншим особам, які не потребують редагування або їх не слід редагувати, найкраще надіслати їх у форматі PDF.

1.3 Яка мета та переваги виготовлення високоякісних та привабливих документів?

Документи, які ви створюєте для своєї організації, є зображенням чи зображенням вашої організації. Тож це автоматично створює у читача враження про стандарти організації та те, як вона цінує своїх клієнтів. Якісний документ також добре виглядає на очах читача, його легко читати та читати.

Якісні документи приваблюють клієнтів та постачальників, тим самим збільшуючи прибуток організації. Це допомагає вдосконалювати різні сфери та підвищує креативність у тому, що ви робите, що, в свою чергу, приверне клієнтів. Акуратно виготовлений документ матиме покрокове пояснення або план або статистику запитуваного та допоможе виявити, управляти та контролювати ризики. Це, в свою чергу, допоможе організації піклуватися і відповідати за своїх клієнтів.

Крім того, якість ваших документів є відображенням вас.

2.1 Поясніть різні ресурси, необхідні для виготовлення високоякісних та привабливих документів.

Ресурси, які вам можуть знадобитися для виготовлення високоякісного та привабливого документа

Для виробництва

1. Високоякісний фотокопіювальник та користувач копіювальних апаратів, завдяки чому ви отримуєте акуратний та чіткий друк

2. Високоякісний принтер для якісного друку

3. Сканер, щоб ви могли сканувати документи в оригінальній формі.

4. Комп’ютер для обробки та експлуатації всіх вищезазначених машин

5. Високоякісне програмне забезпечення, тобто Microsoft Word для обробки текстів

6. Спроможна або кваліфікована друкарка для виготовлення документа таким чином, щоб документ був підготовлений у необхідному форматі та форматі

7. Можливо, обкладинка чи палітурка для цього акуратного та закінченого вигляду

За якість

1. Зображення, щоб документи виглядали привабливішими та привітнішими

2. Розбірливий шрифт, щоб усі могли читати без особливих труднощів

3. Пристойний розмір шрифту, щоб його можна було прочитати кожному

4. Простий макет для акуратного та приємного вигляду.

2.2 Якими способами ви можете використовувати різні ресурси для виготовлення якісних та привабливих документів?

Використовуючи високоякісні папери, якісні лазерні струменеві принтери та добре програмне забезпечення для редагування, можна створити якісний та привабливий документ.

2.3 Опишіть різні типи технологій, доступних для введення, форматування та редагування тексту, та їх основні особливості.

Доступні різні технології введення, форматування та редагування тексту:

• Комп’ютер з монітором, клавіатурою та мишею або ноутбук
• Принтер, сканер
• Програмне забезпечення для обробки текстів

Звичайним або стандартним способом введення тексту в комп’ютер (або колись це була друкарська машинка) є клавіатура. Це може бути бездротова або дротова клавіатура або сенсорна панель залежно від використовуваного пристрою. На клавіатурі користувач натискає конкретну клавішу для кожного символу, який потребує введення, і це передається до програмного забезпечення для обробки текстів, яке доступне, встановлене або використовується на пристрої. Зазвичай це текстовий додаток Microsoft, який зазвичай використовується для обробки текстів у більшості організацій.

Інша форма введення тексту - через сканер. Сканер може сканувати як JPEG або PDF, залежно від потреб. Також у деяких випадках скановані документи можуть бути перетворені у слово та внесено зміни. Для цього існує програмне забезпечення.

Технологія, доступна для введення тексту

Клавіатура (і миша) призначені для ручного введення тексту. Може бути повільним та / або схильним до помилок, залежно від вміння оператора клавіатури. Вони є загальнодоступними та зазвичай постачаються з ПК.

Документи скануються за допомогою сканера, а потім можуть бути перетворені в текст за допомогою програмного забезпечення для оптичного розпізнавання символів. Точність перетворення залежить від якості системи. Оригінальний документ повинен бути дуже чітким та відповідним шрифтом. Не всі системи справляються з графікою на оригіналі.

Доступна технологія форматування та редагування тексту

Найпростіший доступний текстовий редактор - це блокнот. Його можна використовувати лише для базового редагування. Ви не можете використовувати занадто багато модних шрифтів або форматів або вставляти символи. Це в основному використовується для редагування та виправлення, і воно не займає занадто багато місця в пам'яті, оскільки його розмір занадто малий у порівнянні з іншими текстовими процесорами.

Коли вам потрібно вибрати модні стилі та макети, найкращим текстовим процесором для використання буде Microsoft Word. Він має безліч вбудованих функцій, які дозволяють вищі рівні редагування, корекції та покращення тексту. Він має незліченний вибір шрифтів, макетів, шаблонів, функцій, кольорів тощо. Завдяки цим перевагам, розмір файлу порівняно великий у порівнянні з блокнотом або панеллю слів, оскільки всі ці деталі форматування зберігаються разом із символами.

Інше програмне забезпечення (електронна таблиця, програми баз даних) використовується для сортування тексту та інших даних. Вони також використовуються для статистичних та аналітичних цілей.

3.1 Які переваги узгодження мети, змісту, стилю та термінів виготовлення документів?

Всі документи

• написані для конкретної аудиторії;
• мати послідовне повідомлення
• у документі повинна бути інформація, до якої легко отримати доступ, зрозумілу, точну та зручну для читання;
• Насправді охопіть передбачувану аудиторію.
• Повинні досягти передбачуваної аудиторії вчасно

Коли ви пишете документи або готуєте документи, завжди повинна бути мета. Також повинен бути певний макет або стиль документа, залежно від призначення, для документа також будуть встановлені дедлайни. Отже, всі ці аспекти мають бути враховані та узгоджені з вашим менеджером, організацією чи командою, залежно від політики та процедури. Це вирішить, чи буде документ точною копією того, що потрібно для організації, і допоможе вам створити документ без помилок і той, що відповідає вимогам аудиторії, яку ви охоплюєте. Отже, сплануючи все це заздалегідь, ви закінчуєте підготовку документа вчасно, з мінімальними витратами часу та помилок.

3.2 Опишіть способи організації змісту, необхідного для документів.

Перш ніж розпочати роботу над документом, це потрібно з’ясувати

• Як подавати документ
• Інформація, яка повинна бути включена.
• Для кого призначений документ
• Скільки часу може бути документ
• Призначення документа
• Які формати будуть потрібні
• Опрацюйте приблизний проект
• Виберіть правильну мову (офіційну / неформальну)

Вся інформація, необхідна для підготовки документа, повинна зберігатися безпечно з чіткими іменами файлів, списком або базою даних ресурсів. Спосіб подання та упорядкування готового документа залежатиме від того, для чого документ буде використовуватися, формату та змісту. Отже, це має бути узгоджено з автором та регулярно оновлюватися, щоб переконатися, що готовий продукт відповідає призначенню. Підзаголовки корисні для того, щоб визначену інформацію можна було легко знайти.

3.3 Опишіть шляхи інтегрування та викладу тексту та нетексту.

Текст і нетекст можна легко інтегрувати в Microsoft Office Word. Microsoft office word дозволяє вставляти малюнки, графіки, картинки та обертати текст, а також допомагає вам обійти різні його функції, щоб отримати відповідний формат. Існує безліч різних функцій, які також можна використовувати. Також існують різні інші офісні програми, які допомагають інтегрувати та викладати текст та нетекст, наприклад Excel та PowerPoint, допомагають інтегрувати текст та нетекст у таблиці та слайди. Яке будь-яке додаток використовується, форматування та інші процеси потрібно виконувати, маючи на увазі, як вам повинен виглядати вихідний документ.

3.4 Як би ви перевірили заповнені документи на точність, такі як орфографія та граматика, пунктуація, правильність? Чому ви це робите?

Більшість текстових процесорів мають засоби перевірки правопису. Тому, коли ви вводите що-небудь у комп’ютер, він буде постійно перевіряти орфографію. Засоби перевірки правопису не зовсім точні, а також якщо ви введете інше слово замість потрібного, перевірка правопису не визначить його. Вам знадобиться словник. У програмі перевірки правопису будуть відсутні всі слова, тому вам завжди доведеться додавати нові слова, коли вони вам потрібні у словнику. Також слова та імена, які ви неодноразово використовуєте, але не в словнику, можна додати, щоб запобігти їх постійній перевірці орфографії.

Після того, як перевірка орфографії завершена, також добре провести перевірку граматики, хоча програми перевірки граматики не такі хороші і не виявлять усіх граматичних помилок. Тож найкраще прочитати документ самостійно один-два рази, навіть після того, як всі ці перевірки зроблені, і якщо ви можете, добре, щоб його прочитала інша досвідчена людина, тому що ми завжди не бачимо всіх помилок у нашому власному письмовому документі.

Точність і правильність перевіряються, оскільки документи є іміджем організації, і вони повинні відповідати високим стандартам. Це також допомагає читачеві легко зрозуміти, що ви намагаєтеся пояснити чи подати.

Існують як цифрові, так і фізичні рішення для зберігання документів.

3.5 Поясніть, чому ви повинні зберігати документи безпечно та надійно. Наведіть приклади того, як ви це робите.

Важливі документи, незалежно від того, чи є другорядні чи основні, повинні зберігатися надійно та надійно, дотримуючись політик та процедур організацій. Це може бути як цифрове сховище, так і фізичне, залежно від потреб та з урахуванням його конфіденційного характеру. Цифрове сховище може бути захищеним сервером, накопичувачем або флеш-накопичувачем організації. Фізичним сховищем можуть бути картотеки. У будь-якому випадку вони зберігаються для подальших довідок і, отже, є важливими. Слід також дотримуватися Закону про захист даних.

Файли та записи слід зберігати, щоб відповідати нормам, щоб забезпечити безпеку зазначеної документації / даних, і це життєво важливо для безперебійного бізнесу. Інформація повинна надійно зберігатися, щоб її не можна було передавати третім особам без відповідних дозволів. Це важливо, оскільки будь-які незахищені дані можна розповсюдити по всьому Інтернету. Також переконайтеся, що ви зберегли свою роботу та надійно її захистили.

Крім того, завжди слід зберігати зміни у документі, кресленні чи аркуші, над яким ви працюєте, якомога частіше - у випадку відключення електроенергії або аварії комп’ютера.

У наш час більшість підприємств покладаються на електронні дані, і тому найкраще мати хороше рішення для резервного копіювання. Наша організація робить резервні копії даних щовечора на своєму сервері та, можливо, на зовнішні носії інформації, де це необхідно, щоб уникнути втрати даних під час неминучих збоїв.

3.6 Яка мета конфіденційності та захисту даних при підготовці документів?

Розголошення особистої інформації може призвести до серйозних наслідків. Напевно, немає жодного найважливішого аспекту будь-якого бізнесу, ніж захист даних та конфіденційність. Це допомагає врятувати компанію, її цінності та довіру клієнтів.

3.7 Яка мета та переваги дотримання термінів?

Важливо дотримуватися термінів, оскільки це економить час, гроші та ресурси, і ми завжди хочемо випередити своїх конкурентів.

Мета та переваги дотримання термінів - це економія на таких фінансових речах, як скорочення витрат, та економія дорогого часу. Якщо терміни не дотримані, ви витрачаєте більше грошей на роботу, яка очікує на завершення, і це впливає на загальний оборот, тим самим різко впливаючи на ваш бюджет.

Недотримання терміну опосередковано впливає і на інші взаємопов’язані департаменти. Прикладами можуть бути фінансовий відділ, відділ оплати праці та бухгалтерія, а також усі інші підрозділи, які пов'язані між собою. Потім це впливає на загальний дохід або прибуток організації, що в свою чергу впливатиме на заробітну плату працівників, підвищення заробітної плати та премії.