Nvq рівень 3: вирішення ділових проблем у бізнесі та адміністрації

Схема процесу розв’язування задач

Марсель Дуве Деккер (власна робота), vi

У кожної компанії та бізнесу є проблеми. Різниця між успішним та невдалим бізнесом полягає в тому, як вони реагують на проблеми та справляються з ними, щоб вони більше не повторювались. Ми розглянемо розуміння бізнес-проблем та їх причини, розуміння методів вирішення бізнес-проблем, розуміння факторів, що впливають на рішення бізнес-проблем, та розуміння того, як оцінювати підходи до вирішення бізнес-проблем.

Ця стаття написана для того, щоб допомогти кандидатам, які працюють над здобуттям свого рівня NVQ 2 або 3 рівня з бізнесу та адміністрування. Це одиниця рівня 3 із кредитною вартістю 4.

У цьому підрозділі є сім результатів навчання.

1. Зрозумійте ділові проблеми та їх причини (від 1.1 до 1.3)

2. Розуміння методів вирішення ділових проблем (від 2.1 до 2.5)

3. Зрозуміти фактори, що впливають на вирішення бізнес-проблем (3.1, 3.2)

4. Зрозуміти, як оцінювати підходи до вирішення бізнес-проблем (4.1, 4.2)

5. Вміти розпізнавати та аналізувати ділові проблеми (від 5.1 до 5.5)

6. Вміти планувати та здійснювати власне рішення бізнес-проблеми (6.1 - 6.9)

7. Вміти оцінювати власне рішення бізнес-проблеми (7.1–7.3)

Результати навчання 1, 2, 3 та 4 будуть оцінюватися на основі знань та розуміння; Тут я записав інформацію на основі знань лише для перших 4 результатів навчання. Результати навчання 5, 6 та 7 оцінюватимуться шляхом спостереження за здатністю кандидата вирішувати бізнес-проблеми. Це може бути шляхом спостереження за роботою на робочому місці, доказів вирішених проблем, перевірки робочих продуктів, опитування, професійної дискусії, показань свідків колег чи керівника, особистих заяв та інших доказів.

Примітка : Будь ласка, запишіть результати, засновані на знаннях, що співвідносять результати із вашою сферою роботи, цитуючи приклади та досвід, де б ви не могли. Не подавайте повторно те, що тут опубліковано. Дякую. Всього найкращого!

Зрозумійте бізнес-проблеми та їх причини

У цьому розділі ми розглянемо способи розпізнавання бізнес-проблем, коли вони існують, шляхи виявлення причин таких бізнес-проблем, а також способи аналізу бізнес-проблем.

1.1 Опишіть способи визнання, коли існує комерційна проблема

Проблеми у бізнесі є у всіх малих та великих підприємств / організацій, але не кожна організація їх визнає та вирішує. Вирішення бізнес-проблем є дуже важливою частиною бізнесу, і вона відіграє дуже важливу роль для успіху бізнесу.

Вирішення проблеми

kent.ac.uk

Проблеми можуть починатися з більш низького рівня ризику, залишатися без ідентифікації деякий час і переростати в дуже ризиковані. Проблеми можуть виникнути раптово без будь-якого попередження або можуть розвиватися повільно протягом днів, тижнів чи місяців. Іноді те, що ми вважаємо проблемою, може взагалі не бути проблемою. Щоб уникнути всіх цих ситуацій, кожна компанія чи організація повинна мати методи або способи, за допомогою яких будь-яка ділова проблема може бути розпізнана або визначена.

Звіти керівництва та показники ефективності - важливі дані, які допомагають розпізнати ділові проблеми. Показники ефективності оцінюються за стандартним очікуваним значенням, і він прогнозує показник якості послуги, витрат, швидкості послуги, задоволеності споживачів, збитків та прибутку та багатьох інших факторів. Коливання цих показників у бік негативної сторони попередить вас і допоможе визнати ділові проблеми. Деякі проблеми можуть бути тимчасовими і можуть бути лише одноразовими, тоді як інші проблеми можуть розпочатися на меншому рівні та стати дуже ризикованими.

Ділові проблеми іноді також можна спостерігати за допомогою особистих спостережень та досвіду. Відгуки клієнтів та працівників відіграють важливу роль у виявленні чи визнанні ділових проблем.

Існує кілька способів, за допомогою яких ділові проблеми можна розпізнати, і кожен бізнес має свій власний спосіб розпізнавання проблем. Деякі способи розпізнавання ділових проблем:

• Перше і найважливіше питання, яке слід розглянути, - цілі організації. Цілі мають бути не просто наосліп встановити або просто встановити, але вони повинні слідувати SMART (S pecific М easurable ttainable Р ealistic Т imely) об'єктивний. Вони повинні бути конкретними з чіткими термінами, без яких ця мета ніколи не може бути досягнута. Наприклад, оновлення існуючого програмного забезпечення. Це не слід встановлювати просто так, а натомість слід встановити специфічні особливості для модернізації, дослідити, що буде потрібно для досягнення цієї мети, термін, протягом якого ця ціль повинна бути досягнута, та її реальні результати - це певні речі для бути поставленим за мету.
• Зворотній зв'язок або опитування або анкети - це спосіб збору статистики ефективності та ділових проблем від працівників. Це також допоможе виявити проблеми в управлінні. Тут слід пам’ятати один важливий момент: ефективність роботи менеджерів не залежить від прибутку, який вони отримують, а також залежить від того, як вони ставляться до співробітників і наскільки вони доступні.

• Багато ділових проблем можна виправити, якщо співробітників оцінять і доглядають за ними, оцінюючи їх роботу, нагадуючи їм про їх важливість та те, як допомагають їхні навички, надаючи кредит, де це потрібно, заохочуючи їх та взаємодіючи з ними.
• Поради слід проводити часто, щоб проаналізувати та обговорити проблеми, з якими стикаються бізнес та відділи. Це може бути використано як можливість для обговорення цілей, встановлення цілей та відстеження прогресу та складання планів на майбутнє.
• Шукайте проблеми з грошовим потоком. Якщо грошовий потік не підтримується, це може заблокувати розвиток і нормальний потік бізнесу.
• Перевірте наявність запасів. Добре перевірити, чи немає запасів запасів, перевірити, чи є у вас правильна кількість працівників, ні більше, ні менше.

• Наступним кроком є ​​перевірка фінансів. Переконайтесь, що висловлювання є точними та що вони є повними, якщо не, вони можуть бути небезпечними для діяльності бізнесу. Перевірте витрати та визначте необхідні та непотрібні ( усуньте непотрібні ).
• Подивіться на маркетингову сторону бізнесу, щоб побачити, чи правильно це зроблено та зроблено. Порівнюйте товари та послуги та їх вартість із сусідніми організаціями чи конкурентами, не жертвуючи якістю.
• Переконайтесь, що процеси найму мають усі офіційні та юридичні документи з настановами та інформацією про політику найму, стандарти праці, етику на робочому місці, дисципліну, фонд оплати праці та все, що є важливим. Це допоможе бізнесу, коли працівники підуть на компанію або менеджера з будь-яких питань.
• Переконайтесь, що у вас є всі технології, які дозволяють виконувати завдання на максимум, і завжди найкраще йти в ногу з найновішими технологіями.

Незважаючи на те, що все вищезазначене є способами розпізнати проблеми у бізнесі, можна запобігти проблемам, щодня переглядаючи їх, а не складаючи їх для розгляду пізніше. Вникайте в усі деталі, розставляйте пріоритети і просто продовжуйте працювати над ціллю.

1.2 Поясніть, як визначити можливі причини ділових проблем

Визнавши ділові проблеми, наступним кроком є ​​виявлення причин цих проблем. Тільки тоді ми зможемо виправити або вирішити проблеми. Причинами виникнення бізнес-проблем може бути безліч причин, таких як відсутність організації, погане управління, погане планування, нереальні цілі, слабкі стратегії, незадоволеність працівників, погане управління фінансами, невідстеження потоку бізнесу тощо.

Деякі вибіркові показники бізнес-проблеми: зниження прибутку, залишення клієнтів, відсутність нових клієнтів, відсутність нових цілей, вихід працівників або незадоволення, відсутність продажів тощо. Можливими причинами можуть бути погана політика та процедури, погана підготовка, погана винагорода неякісна продукція, занадто висока ціна, відсутність технологій, старі системи, погане обслуговування тощо. У всіх цих ситуаціях слово "чому" - це слово, яке слід дослідити. Вам потрібно з’ясувати, чому сталася ця проблема, і це допоможе вам виявити причини проблем. Використовуйте блок-схеми або гістограми, щоб записати процес для аналізу.

Вирішення проблеми

teachengineering.org

Виявлення багатьох чи деяких проблем не завжди може бути простим завданням, оскільки деякі проблеми могли існувати тривалий час, деякі можуть бути прихованими та важкими для ідентифікації, деякі можуть бути пов’язані із зовнішніми факторами поза організацією, а деякі могли б бути проблемами що існувало з самого початку і завжди було б таким, " Завжди проблема ".

Давайте розглянемо, як ці причини можна виявити. Деякі способи виявлення бізнес-проблем:

• Спочатку перевірте керівництво та хто бере участь у цьому, оскільки погане управління може бути першопричиною багатьох проблем у бізнесі. Зберіть усі звіти керівництва, які прогнозують інформацію, пов’язану з бізнесом та його фінансами.

• Шукайте всі стратегії, які використовувались для вдосконалення або навіть ведення бізнесу. Перевірте, чи були позитивні результати, а якщо ні, перевірте, що було зроблено для їх виправлення.
• Подивіться на всі бізнес-плани, як вони закладені та що робиться для реалізації планів. Перевірте, як працюють плани, хто бере участь та їх внесок у бізнес.
• Перевірте маркетингові стратегії, методи та досягнення.
• Перевірте фінансову звітність, витрати, доходи, прибуток і те, як бізнес покращувався або занепадав за останні місяці чи роки. Перевірте причини цієї зміни.

• Перевірте всі політики, процедури та законодавство, що стосуються бізнесу, його працівників та клієнтів. Подивіться, чи всі вони оновлені та чи відповідають законам. Політика та контракти повинні бути там і постійно оновлюватися.
• Інший важливий фактор - поглянути на управління персоналом, поведінку персоналу, те, як з ними поводяться, наскільки вони задоволені та їхній прогрес у кар’єрі. Крім того, працюючи над досягненням цілей, перевірте, чи добре підготовлені працівники та чи володіють знаннями та навичками, необхідними для виконання роботи тощо.
• Отримуйте думку та відгуки від інших, а не шукайте причини самі. Проводити зустрічі, консультації та обговорення та збирати ідеї та інформацію.
• Слідкуйте за конкурентами і завжди прагніть бути найкращими.

1.3 Опишіть шляхи аналізу бізнес-проблем

Тепер, коли проблеми були визнані і причини проблем визначені, потрібно проаналізувати проблеми, щоб знайти найкраще рішення для них. Важливими моментами, які слід врахувати, є:

• Проаналізуйте і з’ясуйте, що сталося, визначте проблему
• Чи проблема існує насправді?
• Проаналізуйте причину, чому це сталося
• Як довго ця проблема зберігається?
• Ряд причин, що призвели до цієї проблеми, гроші та ресурси, які це коштувало
• Інші незначні проблеми, що призвели до цієї головної проблеми
• Вплив або вплив цієї проблеми на бізнес
• Опрацюйте можливі рішення та методи зменшення цього та запобігання цьому в майбутньому та способи їх реалізації
• Чи існують ризики?

Існують різні способи аналізу ділових проблем. Деякі з них обговорюються тут.

• Першим кроком було б визначення проблем. Вам потрібна чітка інформація щодо виявлених вами проблем, включаючи причини їх виникнення та те, що можна було зробити краще, щоб їх уникнути. Тоді ви зможете знайти рішення цієї проблеми та розробити методи або процедури, щоб запобігти цьому в майбутньому.
• Вам потрібно визначити, що не так з операціями в бізнесі і як це впливає на бізнес. Відстежуйте інтервали або час між повтореннями проблем. Шукайте наслідки, які ця проблема справляє на бізнес та службовців. Подивіться, чи створює ця проблема інші проблеми в різних аспектах або в різних частинах бізнесу. Проаналізуйте завдання, які залежать від проблемної цілі. Зберіть інформацію про те, хто бере участь, що бере участь, яка частина бізнесу зачіпається та час, який триває, скільки це коштує бізнесу, а також чи це було навмисно.

• Протягом цього періоду слідкуйте за ефективністю бізнесу та за всіма залученими, включаючи працівників, клієнтів та постачальників. Це допоможе вам проаналізувати проблеми, їх побічні ефекти та зробити висновки щодо певних фактів та цифр.
• Спостерігайте за персоналом та його поведінкою, оскільки це дуже важливо для ведення бізнесу. Поговоріть з ними та визначте всі їхні проблеми. Вжити заходів, щоб допомогти їм.
• Під час процесу аналізу вам потрібно постійно переглядати цифри та порівнювати їх із минулою статистикою, щоб побачити, як змінюється ефективність. Спробуйте зменшити величезні та складні проблеми, розділивши їх на ряд невеликих проблем. Це допоможе їх сортувати легше. Вам потрібно оцінити вплив проблем на бізнес та надати задовільні ресурси. Шукайте підказки про те, як ця проблема могла виникнути. Шукайте, які додаткові відомості, ресурси та інші речі зупинять цю проблему.

2. Зрозуміти методики вирішення бізнес-проблем

У цьому розділі ми розглянемо різні шляхи вирішення ділової проблеми, важливість підтримки та зворотного зв’язку з боку інших під час вирішення ділових проблем, важливість та мету перегляду прогресу та планів та шляхів з’ясування того, чи проблема насправді вирішена.

2.1 Опишіть різні шляхи планування вирішення бізнес-проблеми

Коли ви плануєте вирішити ділову проблему, зберіть відповідних людей для обговорення чи зустрічі та обдумайте дії чи рішення, які потрібно вжити для вирішення проблеми. Не вирішуйте самостійно. Створіть групи з людьми з різних відділів та рівнів досвіду та зберіть їх думки та ідеї. Виберіть відповідні дії чи рішення із багатьох зібраних ідей. Проводити більше зустрічей, щоб уточнити проблему та рішення, поки не дійдеш до найкращого можливого рішення.

Як тільки буде прийнято найбільш відповідне рішення, запишіть дії, необхідні для вирішення проблеми. Перевірте, чи всі домовляються. Перевірте вплив цього рішення на бізнес. Розробіть плани щодо усунення причин проблеми. Перевірте витрати на впровадження рішень. Все це потрібно записати та проаналізувати.

7 крок вирішення проблем

Коротко,

• Визначте проблему
• З’ясуйте причину проблеми
• Проаналізуйте проблему
• Візьміть ідеї у людей, щоб знайти рішення
• Приходьте до найкращих можливих рішень
• Виберіть ті, які ви хочете реалізувати
• Впровадити рішення
• Моніторинг та оцінка

Коли всі вищезазначені дії будуть завершені, вам потрібно буде здійснити дії або рішення. Продовжуйте відстежувати вплив цього на проблему та бізнес. Потрібно запастися терпінням і почекати, щоб побачити зміни. Якщо проблема все ще не зникає, вам доведеться домовлятися про групові обговорення та проведення мозкових штурмів і продовжувати робити це, доки проблема не буде вирішена.

Після того, як питання буде відсортовано, вам потрібно розробити процедури з вивченого уроку та застосувати їх на практиці, щоб уникнути цього в майбутньому.

2.2 Опишіть різні шляхи вирішення ділових проблем

Існує так багато способів вирішення проблеми. Кожна проблема різна, і її вирішення залежить від власного досвіду, підходу до проблеми, знань про бізнес та пошуку найкращого рішення.

Вам потрібно використовувати метод поділяй і володар для вирішення складних задач. Складні проблеми можуть мати так багато інших незначних проблем, які об’єднуються в одну складну проблему. Отже, як ми вже обговорювали раніше, нам потрібно розбити проблему на другорядні частини ( розділити ) і спочатку вирішити незначні проблеми, поки у вас не залишиться лише основна проблема. Тоді буде простіше зосередитись на цій одній проблемі та вирішити ( підкорити ) її. Основними етапами цієї логіки є:

• Пошук точної проблеми
• Визначте причини проблеми
• Аналіз проблеми
• Розробка планів вирішення проблем
• Реалізація планів
• Моніторинг проблеми та оцінка результатів

Отже, щоб здійснити вищезазначений процес вирішення проблеми, потрібно взяти до уваги декілька факторів і розглянути різні шляхи, які мають значення для вирішення цієї конкретної проблеми.

Зберіть всю інформацію про проблему, рішення та структуруйте їх. Наприклад, розробити концепт-карту ( візуальне подання фактів та припущень та відносин між ними, вони намальовані або записані у поля ).

Як ви можете використовувати Mind Maps для вирішення проблем?

Інші способи вирішення проблем:

• Впровадження нових технологій та нових продуктів
• Найм кваліфікованих працівників
• Хороші організаційні процедури та політики
• Підтримка працівників, хороша підготовка
• Відстеження прогресу
• Управління фінансами та грошима
• Реструктуризація персоналу та відділів
• Скорочення небажаних запасів
• Проведення частих зустрічей
• Задоволення та відгуки клієнтів
• Відповідь на відгуки
• Управління запасами
• Переговори з постачальниками
• Вчасно надсилати рахунки та вчасно оплачувати отримані рахунки

Все вищезазначене або деякі з них є способами вирішення проблем залежно від кожної проблеми.

2.3 Надайте причини для підтримки та зворотного зв’язку з боку інших при вирішенні проблем

Коли справа стосується організацій та бізнесу та будь-яких питань, пов’язаних з бізнесом, завжди найкраще співпрацювати як команда чи група з самого початку і до кінця. Існують різні причини для підтримки та зворотного зв’язку з боку інших під час вирішення проблем. Вони є:

• Ви не почуваєтесь пригніченими, і ви знаєте, що з вами є люди, коли вам потрібна допомога.
• Вирішуючи проблеми, ви можете переживати стрес або відчувати занепокоєння та приймати неправильні рішення. Можливо, ви не знайдете правильного рішення. Можливо, ви неправильно розслідували або аналізували проблему. Ви можете не розуміти певних факторів. Тож наявність підтримки та зворотного зв’язку допомагає вам подолати всі ці проблеми.
• Всі частини та кроки в процесі спільні. Тож, успіх це чи невдача, це поділяється.
• Ви не лише несете відповідальність за щось, пов’язане з цим завданням.
• Зворотній зв’язок допомагає вам виправити помилки та помилки, а також допоможе вам навчитися та стати кращими.
• Зворотній зв’язок також допомагає підвищити ефективність та вдосконалити способи виконання завдань.
• Відгуки та підтримка допомагають визначити правильне та неправильне.

2.4 Поясніть мету регулярного перегляду прогресу та коригування планів під час вирішення проблем

Після того, як рішення було впроваджене, ви не можете просто залишити його таким. Необхідний постійний моніторинг та перевірка. Можливо, доведеться складати / коригувати різні плани та приймати рішення під час розв’язання проблем, якщо попередні рішення не працювали. Це також сприяє довгостроковому успіху бізнесу. Метою цього є:

• Ви дізнаєтесь і дізнаєтесь багато нового про процес вирішення проблем, ви отримаєте мотивацію та придумаєте інноваційні способи вирішення проблем та успішного ведення бізнесу.
• Ви знаєте, як розставити пріоритети та що визначити в бізнесі.
• Перегляд допомагає виявити будь-які переваги та недоліки проблеми.
• Це допомагає часто відстежувати бізнес та проблеми.
• Це допомагає уникнути подальших проблем у майбутньому.
• Це допомагає детально виявити справжню першопричину проблеми.
• Ви берете участь і залишаєтесь мотивованими.
• Для найкращих рішень необхідні коригувальні плани. Якщо один план не працює, можливо, вам доведеться внести зміни до вже існуючого плану або створити зовсім інший план.
• Це дозволить вам відстежувати шлях і допоможе визначити найкращі рішення конкретних проблем у майбутньому.
• Цей процес допоможе вам виявити прогалини та помилки в бізнес-структурі та її політиці та процедурах.
• Ви починаєте працювати разом, і це зміцнює відносини між роботодавцем та працівником та стосунки з клієнтами, тим самим допомагаючи бізнесу розвиватися.
• Це допомагає заощадити час, гроші та ресурси.

2.5 Опишіть шляхи розпізнавання, коли проблему вирішено

Після того, як ви впровадили рішення та визначили, що проблема вирішена, вам потрібно переконатися, що проблема повністю вирішена. Є багато способів розпізнати, чи проблему вирішено. Деякі різні способи:

• Встановіть цілі та атрибути проблеми, продовжуйте стежити за ними та перевіряйте, чи досягнуто їх.
• Ви можете проводити різні тести та опитування, щоб перевірити, чи проблему вирішено.
• Відгуки працівників, якщо внутрішня проблема, та відгуки працівників та клієнтів, якщо це зовнішня проблема - це способи перевірити, чи проблему вирішено.
• Перевірте, чи є шанси на рецидив.
• Ви можете вручну перевірити процес у бізнесі на наявність проблем.
• Збір історичних даних, порівняння нещодавніх даних зі старими - це інші способи перевірки, і це допомагає вам подивитися, як змінювалася ефективність бізнесу протягом тривалого періоду часу, коли у нього не було проблем і коли у нього були проблеми.
• Після того, як продуктивність нормалізується, процес моніторингу повинен тривати ще деякий час, щоб гарантувати, що проблема не повториться.

Будь ласка, відгук!

Сподіваюсь, вам усім корисна інформація та вказівки. Наступна частина цього розділу, що охоплює результати навчання 3 та 4, знаходиться за посиланням нижче.

Вирішення бізнес-проблем - диплом NVQ рівня 3 у галузі бізнесу та адміністрування - 2

Лівінгста