"Замовлення товарів та послуг": особиста заява (для бізнес-і адміністративного іспиту nvq)

Для ефективного управління компаніями та організацією всі товари та послуги повинні бути на місці в потрібний час. Кожна компанія має свого постачальника. Вони збирають інформацію про постачальників та товари через різні джерела. У минулому наша організація використовувала __________ (вилучена з метою конфіденційності) для замовлення канцелярських приналежностей, а нещодавно переїхала до _______________ (вилучена з метою конфіденційності) , оскільки, як вони визнали, це є більш економічним. Витрати на продукцію порівнюються, а загальна ціна отримується від постачальників. Для послуг вибирається компанія, яка забезпечує найкращу угоду поряд із якістю.

Ми дзвонимо постачальникам і, де це можливо, домовляємося про візит до постачальника, щоб подивитися на якість послуг, які вони надають. Наша компанія користується послугами від _____________ (видалено з метою конфіденційності) . Отож, як правило, організовують візит, щоб перевірити, чи відповідають вони всім правилам та процедурам, а також чи буде це безпечнішим та кращим місцем для клієнта. Ми також перевіряємо ціни, щоб знайти найкращу якість та сервіс.

Як ми запитуємо товари та послуги

Після вибору постачальника ми продовжуємо отримувати послуги у них. Щомісяця замовлення робляться відповідно до вимог до стаціонарних та повсякденних інших послуг. Запитуючи послугу чи товар, ми обов’язково чітко вказуємо потреби та технічні характеристики. Записуємо назву товару, код, якщо такий є, кількість та витрати. Це можливо лише за умови, що я знаю продукти та послуги.

Вибираючи товари та послуги, мій керівник офісу підтримує зв’язок із постачальниками та отримує ціни від різних постачальників. Постачальники також надають зразки продуктів, які ми можемо перевірити, щоб побачити якість. Ретельно вивчивши витрати та якість, мій керівник офісу вирішує, з якою компанією їхати, і отримує від них послуги.

Якість дуже важлива при виборі послуг та товарів. Він повинен відповідати очікуванням клієнтів. Також не менш важливим є те, як ці послуги підуть на користь працівникам.

Ще одна важлива річ, про яку слід пам’ятати, - це придбання лише тієї продукції, яка нам потрібна, враховуючи вимоги клієнтів та працівників. Якщо не, гроші, витрачені на небажані предмети, стануть марною тратою. Чітке планування допомагає економити бюджет.

Шукаючи постачальників та продукцію, керівник бізнесу взаємодіє з різними постачальниками, щоб отримати найкращу ціну. Це допомагає організації економити гроші і не відставати від бюджету.

Зв'язуючись із постачальниками, кожен дбає про те, щоб вони зберігали професіоналізм, здійснювали платежі вчасно, а також вимагали замовлення та доставки. Ми гарантуємо своєчасне розміщення замовлення та надаємо постачальнику достатньо часу, щоб вчасно доставити продукцію чи послуги.

Замовлення, отримання та все, що стосується надання та отримання товарів та послуг, належать до того, що називається ланцюгом поставок. Ланцюг поставок починається від сировини, яка використовується для виробництва продукту, до поставленого товару для споживача, включаючи всіх, наприклад, оптового, роздрібного продавця тощо між ними. Тож усі, хто входить до цього ланцюжка, несуть відповідальність за продуктивність та якість.

Замовляючи товари, я докладаю максимальних зусиль, щоб забезпечити чіткі деталі необхідних мені продуктів, які включають код, розмір, колір та інші необхідні деталі. Я перевіряю, чи всі предмети на замовлення необхідні, і кому вони потрібні. Я впорядкую пріоритети замовлення відповідно до потреб і впорядкую лише найважливіші. Потім я отримую їх від мого менеджера. Я розміщую замовлення за допомогою системи ____________ (видаляється з метою конфіденційності) . Замовлення розміщуються через каталог постачальника, який вже доступний у системі. Як тільки ми отримуємо замовлення, вони ретельно перевіряються за рахунком-фактурою, щоб перевірити, чи ми отримали всі товари відповідно до рахунку-фактури, а потім квитанція підписується. Також я отримую товар замовлення ____________ (видалено з метою конфіденційності), щоб він попередив платіжну команду про те, що ми отримали замовлення. Система генерує номер замовлення на придбання. Потім я записую номер замовлення на придбання у рахунку-фактурі та відправляю їх до платіжної групи, яка передає платежі постачальнику.

Моніторинг та оцінка замовлень

Замовлення при розміщенні контролюються з метою відстеження того, що відбувається. Замовлення відстежуються для швидкої доставки та якості, щоб запобігти виникненню проблем. Замовлення на обладнання ІКТ здійснюється через службу обслуговування ІКТ, і кожен товар від замовлення до доставки відстежується.

Замовлення та послуги також щомісяця оцінюються, щоб перевірити, чи відповідають вони необхідній якості та характеристикам. Це також допоможе покращити результати діяльності та знайти шляхи покращення результатів, оскільки це вплине не на одну особу, а на команду та організацію.

Після завершення моніторингу та оцінки це може бути використано для підвищення ефективності відповідних процедур. Його можна вдосконалити, вибравши відповідну компанію та використовуючи правильну систему для замовлення. У мене завжди є список товарів, які мені потрібно замовити. Я також надсилаю команді електронною поштою запит на їхні вимоги, потім їх сортую та розміщую на замовлення. Якщо я не отримую замовлення вчасно, я зв’язуюся зі своїм менеджером офісу, який, у свою чергу, переслідує його з постачальником. Після отримання замовлення я отримую товар у системі, щоб постачальник вчасно отримував зарплату.

Як ми впевнені, що отримуємо найкращу вартість послуг та продуктів

Ми працюємо в команді разом, щоб отримати кращі співвідношення ціни та якості послуг, які ми надаємо та отримуємо. Краще співвідношення ціни та якості - це наявність правильного якісного продукту за нижчою ціною. Для цього нам доведеться домовлятися з постачальниками або постачальниками послуг, ми уникаємо зайвих покупок. Ми робимо масові замовлення там, де це необхідно, оскільки це економить час і гроші. Щоб підтримувати все це, ми підтримуємо добрі стосунки з постачальником.

Я пам’ятаю, як зв’язався з ____________ (видалений з метою конфіденційності) за 3 тижні до того, коли намагався ______________ (вилучений з метою конфіденційності) для клієнта. _______________ (вилучений з метою конфіденційності) повідомив мене, що вони не зможуть надати послугу, оскільки не були впевнені, що хтось потребує цієї послуги. Я негайно повідомив їх про збитки для нашої організації, якщо цей клієнт не зробив ___________ (видалено з метою конфіденційності) . Наша організація буде платити гроші за послугу, ні в кого не було, оскільки вони __________ (видалено з метою конфіденційності) . Дама по телефону поговорила зі своїм менеджером, а потім погодилася піти за тим, про що я просив. Це один із способів економії грошей для організації.

Співробітники, що працюють в нашій організації, не можуть приймати будь-які подарунки чи гостинність без дозволу чи розголошення. У політиці зазначено, що „ ___________________ (видалено з метою конфіденційності) ”. Якщо будь-який працівник не дотримується політик та процедур організації, вони будуть вжиті в офіційні дії, і це може навіть призвести до звільнення, оскільки це буде серйозною неправомірною поведінкою.

Ми завжди отримуємо повідомлення від постачальників послуг щодо нових послуг, які вони надають. Вони надсилають нам оновлені листівки, які ми роздаємо клієнтам, які в них потребують. Будь-яке спілкування, яке я отримую, відбувається каскадно з командою та будь-якими іншими відділами, які, на мою думку, потребуватимуть їх.

Розміщуючи замовлення, я маю ______________ (вилучено з метою конфіденційності) для авторизації. Крім того, коли виставляється рахунок-фактура на більшу суму або послугу, або коли замовлення потрібно розмістити на більшу суму, я переглядаю його та перевіряю, чи це щось нам дійсно потрібно, і лише тоді продовжую замовлення.

Замовляючи товари, я перевіряю, чи ми отримуємо те, що хочемо. Наприклад, замовляючи факс, я домовився зі своїм менеджером та командою ІКТ щодо дорогого апарату, оскільки дешевший апарат споживав занадто багато чорнила або стрічок, що коштував більше грошей, тоді як дорогий апарат витрачав менше чорнила. Я висунув аргумент витрачати один раз, а потім економити гроші після цього, а не купувати дешеву машину, на яку нам доведеться щоразу витрачати гроші.

Замовляючи товари та послуги, я обов’язково дотримуюся та дотримуюся політики та процедур організації. Я переконуюсь, що рахунки-фактури, які я отримую, є справжніми та оригінальними, а не копіюють рахунки-фактури. Я замовляю продукцію лише у компаній, з якими ми укладаємо контракти та маємо змогу замовляти.

Коли я контактую з ____________ (видаляється з метою конфіденційності) для надання послуг клієнтам, коли немає ___________ (видаляється з метою конфіденційності) , я раджу команді вимагати ___________ (видаляється з метою забезпечення конфіденційності) . Таким чином ми використовуємо гроші, за які ми заплатили, не залишаючи свої послуги невикористаними, тим самим не витрачаючи і не втрачаючи гроші.

Перегляд та зв'язок з постачальниками та постачальниками послуг

Вибираючи постачальників для канцелярських приналежностей чи служб догляду, менеджери та люди похилого віку зустрічаються разом, і при необхідності вони організовують відвідування постачальників послуг, щоб перевірити, чи достатні вони для клієнтів, а потім узгоджують контракт на послуги. Розміщуючи замовлення на канцелярські приналежності, я погоджуюсь з продуктами, які підпадають під моє обмеження дозволу, і завжди переконуюсь, що замовляю необхідні, а не небажані товари. Коли це перевищує мій ліміт, я отримую поради від свого менеджера і пояснюю їй, чому це важливо, перш ніж продовжувати замовлення.

Під час зв’язку з постачальниками послуг я зберігаю професіоналізм. Я домовляюся про послуги, які нам потрібні, щоб ми могли зробити найкраще для наших клієнтів. Як пояснювалося вище, я розмовляв з будинками, щоб запобігти втраті грошей для нашої організації, що знаходиться в межах моїх повноважень.

Коли послуги надаються клієнтам, я розсилаю контракти, які є контрактом між постачальником послуг, клієнтом та нашою організацією. Ми як організація переконуємось, що всі ми дотримуємося того, що підписано в контракті. Надані послуги завжди контролюються та проводяться огляди, щоб переконатися, що вони дотримуються договорів та законів організацій. Будь-які проблеми, що виникають, передаються вищому керівництву, а обговорення та прийняття рішень проводяться на термінових зборах.

Періодично проводяться огляди, щоб обговорити постачальників послуг. Будь-які проблеми, що виникають, сприймаються серйозно, а отримані послуги тимчасово або назавжди призупиняються з урахуванням добробуту клієнтів.