Плануйте та організовуйте зустрічі: диплом 3 рівня бізнесу та адміністрування nvq

Перегляньте важливі аспекти планування та організації зустрічей у цьому підрозділі.

Фото Christina @ wocintechchat.com на Unsplash

Вступ до цього підрозділу

Цей підрозділ є додатковим підрозділом групи В на рівні 3 із загальною сумою 5 кредитів. Цей підрозділ допомагає кандидату зрозуміти домовленості та дії, необхідні для планування та організації зустрічей, як підготуватися до зустрічі, як підтримати проведення зустрічі та як слідкувати за зустріччю.

Для цього підрозділу також включено приклад особистої заяви!

1.1 Поясніть роль особи, яка планує та організовує зустріч

Щоб зустріч пройшла ефективно, потрібне гарне планування та підготовка. Ці два кроки забирають багато часу.

Плануючи зустріч, враховуйте наступне:

• Дізнайтеся основні деталі наради: тип наради, передбачену в бюджеті суму, яку можна витратити, кількість учасників, місце, де вона буде проведена, та інші деталі.
• З’ясуйте мету зустрічі
• З’ясуйте роль кожного учасника команди.
• Організуйте контрольний список і вкажіть усі дати в календарі, щоб переконатися, що різні зустрічі чи події не суперечать одна одній.
• Якщо зустрічі доведеться періодично планувати для моніторингу вжитих дій, нараду, що повторюється щомісяця або кожні два тижні, можна помістити в електронний календар

При організації зустрічі враховуйте наступне:

• Повністю зрозуміти мету зустрічі
• З’ясуйте обмеження в часі для людей, які братимуть участь у зборах, щоб визначити найкращий час для проведення зборів, щоб воно не суперечило іншим призначеним.
• Виберіть місце, до якого можуть легко дістатись усі присутні.
• Сплануйте тривалість зустрічі, враховуючи відвідувачів та кількість питань, які потрібно обговорити.
• Сплануйте, які закуски будуть надані, і хто буде головним.
• Зберіть пункти порядку денного та підготуйте їх у відповідному форматі та порядку.
• Якщо обов'язки потрібно розподілити між різними людьми, складіть список, хто чим займатиметься!
• Переконайтесь, що особа, яка сприяє проведенню зустрічі, знає, чого потрібно досягти на зустрічі та як довго планується тривати зустріч.

1.2 Опишіть різні типи зустрічей та їх основні особливості

Існують різні типи зустрічей. Зустрічі відрізняються щодо:

• Кількість людей, які беруть участь у зборах
• Мета зустрічі
• Розмір організації
• Людина, яка головує на засіданні
• Тривалість наради

Основні типи зустрічей такі.

• Постійна нарада: Це зустріч, яка проводиться регулярно, щотижня або раз на два тижні, з менеджером щодо будь-якого проекту, що триває. Ці зустрічі тривають до завершення проекту, і вони мають загальний формат порядку денного та протоколів.
• Тематична зустріч: зустріч, на якій обговорюється певна тема, пов’язана з роботою чи проектом.
• Презентація: Зустріч, яка проводиться загалом для інформування команди про зміни, внесені в процеси та процедури. На цій зустрічі присутній ведучий або два, і в кінці учасники мають можливість задати питання.
• Конференція: Зустріч, організована зі значним плануванням та структурою та модерована головою. Кількість учасників залежить від мети конференції.
• Екстрене засідання: Зустріч, яка проводиться раптово, без особливого попереднього повідомлення, для вирішення будь-якої кризи, внутрішньої чи зовнішньої для організації. Усі члени команди повинні бути присутніми на зборах.
• Семінар: Зустріч проводиться в основному з навчальною метою і очолюється експертами в певній галузі.

1.3 Поясніть, як планувати зустрічі, що відповідають узгодженим цілям та завданням

Зустрічі потрібно планувати з великою увагою та детально, оскільки вони відіграють дуже важливу роль у досягненні цілей організації. Перш за все, підготуйте контрольний список для зустрічі.

Контрольний список зустрічей:

• Перевірте, чи встановлені конкретні та реалістичні цілі.
• Перевірте, чи місце зустрічі доступне для всіх.
• Перевірте, чи зручні дати та час для всіх присутніх.
• Переконайтеся, що голова обізнаний із порядком денним.
• Підготуйте порядок денний, який може досягти всіх цілей.
• Перевірте, чи порядок денний надрукований та готовий, ресурси готові до зустрічі та всі запрошення розіслано.
• Перевірте, чи готовий голова, протоколяр та ведучі, і все готове.

Планування: Плануйте зустріч разом із головою та всіма учасниками, включаючи тип зустрічі, її мету, наявний бюджет, кількість учасників, місце проведення та інші основні деталі.

Вимоги до місця проведення: Вибираючи місце проведення зустрічі, подивіться на мету зустрічі та кількість учасників, а також на те, чи добре досягнуто місце проведення. Зверніться до місця проведення зустрічей, щоб побачити, чи є у них всі приміщення, необхідні для зустрічі. Також повідомте голову та присутніх, якщо це необхідно, та отримайте, якщо потрібно, ідеї щодо їхніх очікувань щодо місця проведення, щоб уникнути будь-яких клопотів або невдач на зустрічі.

Цільові учасники та запрошення: чітко перелічіть учасників зустрічі та надішліть запрошення на зустріч. Запитайте, про що вони будуть говорити і як довго їм буде потрібно. Таким чином ви можете розрахувати тривалість зустрічі.

1.4 Поясніть мету узгодження брифу для зустрічі

Короткий запис - це коротка примітка про те, що таке зустріч: мета, хто буде брати участь і чому вони будуть брати участь.

Короткий зміст дозволяє зосередитись на цілях зустрічі та її результатах, і це допомагає ефективному побудові команди.

Хороший бриф повинен бути коротким, чітким та зосередженим, складаючи всі думки, які потрібно передати. Це дасть чітке розуміння того, що ви намагаєтеся робити, не плутаючи.

Короткий зміст повинен чітко визначати цілі зустрічі щодо бізнесу.

Розмір місця проведення є важливим фактором для наради.

1.5 Поясніть, як визначити відповідні місця для різних типів зустрічей

Вибираючи місце для зустрічі чи конференції, слід пам’ятати декілька речей.

• Придатність : Перевірте, чи достатньо місце проведення, щоб вмістити всіх учасників зустрічі.
• Місце : Переконайтеся, що місце проведення знаходиться у місці, доступному для всіх учасників зустрічі.
• Наявність : Перевірте, чи вільне місце проведення в потрібну дату, щоб уникнути розчарувань в останню хвилину. Це може створити додаткові проблеми, якщо не знати, що місце проведення недоступне після того, як було домовлено про всі заходи та прибули всі учасники.
• Розмір : Перевірте, чи може місце приймати всіх відвідувачів та необхідні їм ресурси, а також чи доступна допомога для використання необхідних ресурсів.
• Зручності : Перевірте місце проведення, щоб побачити, чи зможете ви там провести збори без жодних проблем із використанням ресурсів.
• Вартість : Також перевірте, чи відповідає місце проведення бюджету та чи рентабельно воно.

1.6 Опишіть типи ресурсів, необхідних для різних типів зустрічей

Нижче наведено деякі основні ресурси, необхідні для зустрічі.

• Письмовий матеріал: робити записи на зустрічі.
• Верхній проектор: для демонстрації або відображення документів або слайдів.
• Суха дошка: Це допомагає людині, яка демонструє, чітко записати речі або ідеї для учасників, щоб не було сумнівів.
• ПК / ноутбук: вони використовуються разом з проектором для показу слайд-шоу або документів.
• Інформаційні роздруківки для інших учасників: Сюди входять порядок денний та інші документи, які учасники можуть вимагати, щоб прослідкувати засідання без будь-яких проблем.

1.7 Окресліть основні моменти, на які слід звернути увагу в порядку денному та доповідях на засіданнях

Порядок денний готується до засідання та розсилається всім присутнім. Це перелік тем, які будуть висунуті на обговорення.

Порядок денний повинен містити:

• короткий опис цілей зустрічі
• перелік тем, які слід висвітлити
• список із зазначенням того, хто і скільки часу буде звертатися до кожної теми.
• Час, дату та місце зустрічі та будь-яку довідкову інформацію учасники повинні знати для проведення обґрунтованої дискусії на тему зустрічі.

Доповіді про засідання - це запис

• присутніх
• час початку та закінчення зустрічі
• всі обговорювані теми; нічого не повинно залишатися осторонь.

1.8 Поясніть мету потреб учасників зустрічей та особливих вимог, а також надайте їм інформацію, необхідну для зустрічі

Організатор зборів повинен переконатися, що потреби всіх учасників задоволені. Завжди приходьте підготовленими, якщо вам призначили щось конкретне. Якщо ви плануєте конференц-дзвінок, обов’язково робіть це заздалегідь. Вас можуть попросити взяти з собою їжу або напої.

• Якщо ви просто відвідуєте засідання, вам слід взяти принаймні дві ручки та достатньо паперу, щоб робити нотатки.
• Якщо ви відповідаєте за організацію їжі та напоїв для присутніх, перевірте, чи не має хтось із присутніх особливих дієтичних вимог.
• Якщо для крісла або динаміка потрібно використовувати ноутбук і проектор, переконайтеся, що вони налаштовані та готові.
• Якщо учасник є фізично обмеженим і потребує спеціальних механізмів доступу, переконайтеся, що на місці є приміщення для цієї особи.
• Перевірте з місцем проведення зустрічі дату та час зустрічі та чи буде це місце доступним протягом усього часу.
• Якщо учасникам потрібні адреса та вказівки, переконайтеся, що вони надіслали деталі заздалегідь.

Інформуйте будь-яких зовнішніх учасників про мету зустрічі та окремі завдання.

1.9 Опишіть вимоги до охорони праці, безпеки та безпеки, які необхідно враховувати при організації зустрічей

Здоров’я, безпека та безпека - це найважливіші фактори, які слід враховувати під час проведення наради.

• Перевірте, чи місце проведення є безпечною конструкцією для виду зустрічі.
• Переконайтеся, що електричні дроти надійно закріплені і не тягнуться на підлозі.
• Переконайтеся, що обладнання, яке буде використовуватися, як ноутбуки та OHP, справно працює і пройшло тестування ІКТ, щоб уникнути проблем з безпекою.
• Переконайтеся, що будь-які конфіденційні документи, взяті на засідання, не залишаються позаду та безпечно повертаються назад. Також переконайтеся, що доступ до цих документів мають лише уповноважені особи.

1.10 Поясніть мету та переваги брифінгу для голови перед засіданням

Головуючий на засіданні повинен бути проінформований про засідання, щоб вони знали, чого очікувати на засіданні. Деякі голови мають багато роботи за своїм графіком, і тому не можуть приділяти всю свою увагу одному проекту чи області. Особа, відповідальна за інструктаж голови, є особою, відповідальною за підтримання безперебійної роботи наради.

1.11 Поясніть мету привітати та надати присутнім необхідні частування

Мета вітати та забезпечити присутніх приємними закусками - змусити їх почувати себе приємними та розслабленими, а також забезпечити їм гарний настрій для уважності та участі. Відповідні закуски також заважають людям відчувати втому.

1.12 Опишіть типи інформації, порад та підтримки, які, можливо, потрібно буде надати під час зустрічі

Найбільш очевидний вид підтримки, який вас можуть попросити надати, займає кілька хвилин. Вас можуть попросити надати порядок денний та інші підтверджуючі документи. Інші типи інформації та підтримки можуть включати ІТ-ресурси, такі як проектор, ноутбуки чи навіть їжа та напої.

1.13 Опишіть типи проблем, які можуть виникнути під час зустрічі, та способи їх вирішення

Під час зустрічі можуть виникати різні проблеми, які можуть виникати у людей, які беруть участь у зборах, або з ресурсів, використаних на зборах.

Проблеми в ІКТ

Ноутбук або проектор, що використовуються для наради, може не працювати належним чином через конфлікт із програмним забезпеченням. Найчастіше проблема полягає у відсутності зв’язку з інтрамережею. Такі проблеми можуть бути вирішені лише за наявності адміністративних прав на внесення змін до системи. Якщо ні, слід звернутися за порадою до ІТ-спеціаліста.

Проблеми з учасниками

Окрім цього, можуть виникати конфлікти, що виникають під час зустрічей. Типи конфліктів на ділових зустрічах можуть включати:

• Професійні розбіжності: вони виникають через розбіжності в думках. Якщо ці розбіжності залишаються невирішеними, вони можуть зіпсувати робочі стосунки.
• Боротьба за владу та проблеми особистості: вони виникають, коли люди чи групи не люблять один одного. Вони походять від особистості людей, а не від робочих конфліктів.

Вирішення конфлікту

Ось кілька підходів та прийомів, які можна використовувати для вирішення конфліктів.

Конфлікти можуть стосуватися:

• Розбіжності щодо навантажень
• Відмінності думок
• Розбіжності щодо обідніх перерв, щорічної відпустки, відпусток тощо.
• Відмінності щодо різних способів роботи.

Вирішити конфлікти можна наступними способами:

• Потрібно проводити очні дискусії, в яких люди чітко слухають. Вони необхідні для детального розуміння проблеми, а також для знання серйозності проблеми
• Rotas можна змінити або доповнити відповідно до потреб та вирішення будь-яких конфліктів
• Коли лише очні дискусії не дозволяють вирішити конфлікти, керівництво має залучитись.
• Процедури розгляду скарг повинні проводитися, якщо проблема серйозна, і постраждала особа хоче здійснити процедуру розгляду скарг щодо конфлікту.

1.14 Поясніть, що має бути включено до протоколу засідання та мета забезпечення достовірності та схвалення протоколу

Протоколи повинні містити всю інформацію стосовно рішень, прийнятих на засіданні, та дій, які необхідно вжити протягом певного періоду. Коли рішення фіксуються, це дає змогу всім залученим людям тримати справи і нагадує їм, що їм потрібно робити. Будь-які сумніви чи плутанини, що виникають після засідання, можна пояснити шляхом посилання та перегляду протоколу.

Протоколи повинні бути чіткими та стислими. Хвилинник повинен бути підготовлений до засідання, бути уважним і настороженим під час засідання, а також записати протокол після засідання.

Перед Зустрічем

Хвилинник не повинен бути активним учасником зустрічі, оскільки може бути важко впоратися з обома завданнями. Створіть шаблон для запису протоколів засідань і залиште порожній простір для запису своїх нотаток. Включіть таку інформацію:

• Дата та час зустрічі
• Мета зустрічі
• Ім'я керівника наради або голови
• Призначені дії
• Прийняті рішення
• Дії, які слід вжити
• Будь-які інші проблеми
• Дата наступної зустрічі

Перед зустріччю зберіть від організатора якомога більше інформації. Запросіть список учасників, а також деяку інформацію про мету зустрічі.

Вирішіть, як ви хочете записувати свої нотатки. Якщо вам не зручно покладатися на ручку та блокнот, спробуйте скористатися магнітофоном.

Під час Зустрічі

Коли люди заходять у кімнату, відзначте їхні імена у вашому списку учасників або запишіть імена, коли люди заходять у кімнату переговорів. Якщо є нові люди, яких ви не знаєте, попросіть або голову, або саму людину представити їх команді. Також добре представити всіх присутніх, оскільки відвідувачі або деякі присутні можуть не знати, хто присутній на зустрічі. Вступ також допоможе вам записати в протоколі, кого доручено робити.

Хвилинник повинен бути дуже уважним слухачем, не відволікаючи розум ні на що інше, щоб точно записувати ноти. Якщо ви точно не розумієте, яке рішення було прийнято чи яку дію призначено, попросіть керівника наради пояснити.

Після Зустрічі

Після наради перегляньте примітки та додайте будь-які додаткові пункти, які залишились поза межами, з’ясуючи всі сумніви, то і там, щоб ви не втратили слід того, що обговорювалося на зустрічі. Введіть свої нотатки в шаблон, який ви створили до наради, це полегшить читання та використання приміток.

Коли ви виписуєте свої нотатки:

• Пронумеруйте сторінки, коли ходите, щоб потім не розгубитися.
• Зосередьтеся на предметах дій, а не на обговоренні.
• Будь об’єктивним.
• Якщо вам потрібно звернутися до інших документів, додайте їх у додатку або вкажіть, де їх можна знайти.
• Закінчивши введення протоколу, попросіть голову засідання переглянути документ на наявність помилок.

Хороші хвилини гарантують, що рішення та дії, що випливають із зустрічі, не будуть втрачені чи забуті. Вони також слугують записом для подальших довідок, і, отже, є важливими документами для безперебійної роботи організації.

1.15 Поясніть, як записувати дії та виконувати подальші дії, якщо це потрібно

Будь-яка дія, обговорена на засіданні, повинна бути записана тоді і там. Дії, за якими слід здійснювати подальші дії, можуть залучати як людину, так і команду в цілому. Тож перед наступним засіданням команди, якщо подальші дії пов’язані з вами чи вашою командою, переконайтеся, що вони завершені. Якщо це пов’язано з іншою командою або особою із зовнішньої організації, переслідуйте за телефоном або електронною поштою, щоб перевірити, чи було виконано завдання.

1.16 Поясніть мету збору та оцінки відгуків учасників зі зустрічі

Зворотній зв'язок - це відображення результатів діяльності окремих людей у ​​колективі. Кожна людина в команді працює по-різному. З нашої точки зору, якась ситуація може виглядати правильно, але ми повинні бачити речі і з точки зору спостерігача. Відгуки дають можливість зрозуміти погляд інших людей на те, як ми працюємо.

Відгуки можуть бути позитивними, негативними або нейтральними.

Відгуки можуть бути надіслані різними способами, і важливо звернути увагу на якомога більше з них. Зворотній зв'язок передає, як люди бачать, як ми працюємо, і як це можна вдосконалити. Не всі відгуки обов'язково точні.

Метою збору та оцінки відгуків про зустріч є:

1. Оскільки організація працює для своїх клієнтів, обслуговування клієнтів дуже важливо для безперебійної роботи організації. Тому ми повинні слухати відгуки, щоб покращити обслуговування клієнтів.

2. Отримання зворотного зв’язку допомагає розрізнити, що є правильним, а що неправильним. Ви також дізнаєтесь, що потрібно або що важливо, а що ні, тим самим допомагаючи підвищити свою ефективність.

3. Ми живемо у спільноті, яка має різні культури та вірування. Тож збір відгуків допомагає вам покращити роботу з різноманітною спільнотою.

4. Ми працюємо з людьми, що мають різні особистості та стосунки та характери у спільноті. Отримання зворотного зв’язку допомагає нам ефективно працювати таким чином, який підходить кожній людині в громаді.

5. Зворотній зв’язок говорить вам про те, чи успішна ваша робота чи ні. Це також допоможе вам розглянути альтернативні способи підвищення ефективності.

6. Завдяки зворотному зв'язку ми дізнаємось, чи ми когось скривдили, чи хтось почував себе незручно чи когось зневажав. Ми можемо робити це ненавмисно, тому зворотний зв'язок допомагає нам виявити ці помилки.

7. Зворотній зв’язок допомагає нам зосередитись на тому, що вимагають учасники наради, а не на тому, що нам потрібно.

Використовуючи відгуки учасників:

1. Ми можемо використовувати зворотній зв'язок, щоб краще зрозуміти потреби громади.

2. Ми можемо використовувати його для розуміння змін у спільноті.

3. Ми можемо використовувати його для вдосконалення самої програми.

4. Зворотній зв'язок допомагає розвинути організаційну культуру, яка охоплює та застосовує те, що було отримано від інших.

1.17 Опишіть, як узгодити навчальні пункти для вдосконалення організації майбутніх зустрічей

Запишіть питання, з якими ви стикаєтесь на зустрічах, та обговорюйте їх із менеджерами. Таким чином, люди можуть вирішити, як вирішувати такі проблеми в майбутньому.

Потрібно вирішувати питання, оскільки вони стосуються всіх учасників та відвідувачів зборів. Якщо не вжити заходів, невирішені проблеми можуть завдати шкоди безперебійному функціонуванню організації.