План успішного досвіду виставки

Причини, за якими ваша компанія повинна виставлятися на виставці

Виставки - це чудовий спосіб залучити нових потенційних клієнтів та зустріти потенційних продавців та партнерів. Виставки на виставках займають значну кількість часу на планування, потужне управління проектами, здатність планувати і управляти бюджетом, а також працювати з різними людьми. Оскільки виставки - це інвестиція, слід ретельно продумати місце розташування, аудиторію та інших учасників.

Якщо ви знаєте, що ваші клієнти та потенційні клієнти щороку відвідують певну виставку, і у вас є товар, послуга чи рішення, які чітко відрізняються від ваших конкурентів, тоді вам слід зареєструватися для участі у виставці. Залежно від галузі та пропонованих послуг, не сподівайтесь укладати угоди на своєму стенді. Швидше, розглядайте це як початок побудови нових відносин з потенційними партнерами, продавцями та агентствами.

Причини, за якими ваша компанія не повинна виставляти свою продукцію на виставці

Якщо ваша компанія виставляє продукцію на одній і тій же події рік за роком і не отримує нових справ, слід обговорити питання продовжувати виставки на заході чи ні.

Якщо аудиторія не змінюється, експоненти не змінюються, і якщо у вас немає нічого нового запропонувати, то, ймовірно, ви можете знайти більш ефективний спосіб витратити ці бюджетні долари. Наприклад, ви можете вкласти ці долари у свої кампанії з оплатою за клік або в оголошення для ремаркетингу. Оголошення для ремаркетингу навмисно тримають ваш бренд та цінність перед відвідувачами веб-сайту.

Якщо ви плануєте взяти участь, бо хочете отримати доступ до прайс-листів та секретного соусу ваших конкурентів, ви не знайдете цього на виставці. Якщо ви не зацікавлені в налагодженні стосунків, то виставка, мабуть, не є гарною інвестицією.

Питання опитування

Планування виставки на щорічних виставках та конференціях

Планування великої виставки може зайняти кілька місяців, і важливо, щоб керівник проекту очолив цей тип планування заходів. Це забезпечить дотримання графіків, бюджети залишаться на рівні, а всі можливості ретельно перевірені.

Більшість галузевих виставок проводяться за календарним роком, але залежать від місця розташування. Наприклад, виставка зазвичай проводиться восени щороку, але дати можуть коливатися на тиждень-два. Це може статися через планування місця проведення або просто тому, що шоу завжди починається в неділю і завжди закінчується в середу.

Управління бюджетом виставок вимагає від менеджера вибору виставок, де вони можуть зробити найбільший вплив. Перегляньте онлайн-матеріали, щоб з’ясувати компанії, які спонсорують захід. Дізнайтеся, ким будуть спікери, та визначте, чи відповідає тема вашій стратегії на рік.

Якщо сумісності немає, перегляньте інші конференції, які будуть сумісні для вашого бренду, вашої аудиторії та матимуть правильний тип перспектив.

Мовленнєві можливості зазвичай є частиною великого спонсорського пакету. Однак, якщо керівник вашої команди може вплинути, тоді подумайте, як спонсорство принесе користь вашій компанії.

Макет будки повинен мати місця

Присутні оцінять можливість посидіти на кілька хвилин.

Як вибрати найкращий виставковий простір для вашої компанії

Вибір експозиційного простору вимагає ретельного планування. Якщо конкурент з багаторічною історією на щорічній виставці вперше вибрав свій простір, то, можливо, ви не захочете бути через прохід або поруч з ними. Компанія, яка управляє виставковим майданчиком, зазвичай розміщує на своєму веб-сайті макет підлоги з вибраним простором стенду та назвами компаній інших учасників. Неможливо скласти конкуренцію компанії, яка має великі світлодіодні дисплеї та два десятки продавців. Отже, дуже важливо ретельно підбирати свій простір. В іншому випадку ваша будка загубиться в шумі.

Зберігання виставок - це вартість ведення бізнесу

Оплатити простір простіше і дозволити професіоналам керувати вашими ящиками.

Переваги оплати за зберігання в стенді

Кіоск розміром 20 х 30 був упакований у кілька великих ящиків і для переміщення вимагав навантажувача. Він був занадто великий для розміщення або управління в корпоративному офісі. Ми могли привезти 6-дюймовий кіоск власноруч і управляти доставкою до та з різних подій. Перевага розміщення його на виставковій фірмі означала, що панелі та рами кабіни перевірялись на предмет зносу та пошкодження кожного разу, коли їх повертали на склад. Якщо панель була пошкоджена, вони могли надрукувати та замінити її перед тим, як повернути кабіну на зберігання.

Після того, як інформація була введена на Інтернет-портал, і в якості відправки були обрані пункти меню "a la carte", компанія-експонент надіслала мені пропозицію електронною поштою. Пропозиція являла собою кошторис на перевезення в обидва кінці. Пропозиція включала упаковку, доставку та повернення кіоску.

Проспект виставки та набір послуг для експонентів

Компанія, яка проводить виставку, матиме Проспект та Набір послуг для експонентів. Проспект містить інформацію про дати, місцезнаходження, призначення місця у стенді та інформацію про бронювання готелів. Він також міститиме інформацію про програми-партнери, статистику за попередній рік, демографічні показники учасників, а також можливості для реклами та спонсорства під час заходу.

Набір послуг виставки містить більше деталей та більше відповідає конкретним витратам та можливостям на виставці. Набір також міститиме інформацію про постачальників виставок. Якщо у вашій кабіні є ліхтарі, вам потрібно буде замовити електроенергію. Якщо ви плануєте використовувати сканери на своєму стенді для збору інформації про відвідувачів на їх значку, вам знадобиться бездротовий Інтернет або Wi-Fi. Якщо ви плануєте використовувати зелені насадження у вигляді фальшивих рослин, у декоратора шоу будуть доступні щедрі варіанти.

Якщо виставка проходить у конференц-центрі, вам потрібно буде зрозуміти очікування щодо виїзної праці. Багато великих шоу використовують профспілкову працю, щоб зібрати та розбити кіоски. Якщо це так, дуже важливо знати, що можна, а що не можна робити у формі налаштування та поломки.

Реклама на виставці коштує дорого

Витратьте свої рекламні долари там, де їх побачить ваша аудиторія.

Спонсорство та рекламні можливості

Протягом часу, коли ви плануєте сотні деталей, що оточують ваш стенд на виставці, ви отримуватимете багато електронних листів та телефонних дзвінків про можливості стати спонсором та рекламувати.

Різниця між спонсорством та рекламою може становити 10 000–25 000 доларів. Вигоди від спонсорства шоу будуть пропонуватися у вигляді багаторівневих витрат. Спонсорська допомога у розмірі 25 000 доларів може дати вам перевагу перед електронною поштою перед розміщенням та розміщенням логотипу вашої компанії в різних місцях навколо конференц-залу чи бального залу готелю.

Вам може бути надана можливість розміщувати рекламу в журналі організації, а також ви можете отримати цифровий простір на веб-сайті виставки (з вашим спонсорським рівнем) та на веб-сайті організації. Неспонсорована реклама сама собою пояснюється. Ви просто платите за друкований або цифровий простір без переваг спонсорства.

Списки електронної пошти виставки та заклик до дії

Ви повинні розуміти свою аудиторію та присутніх на заході. Приймаюча компанія зазвичай надсилає список учасників за 30 днів до події. Однак, список, як правило, обмежується наступним: Ім'я, Прізвище, Назва компанії, Назва роботи, Місто та штат. Умови, яких ви погоджуєтесь дотримуватись із приймаючою компанією, зазвичай включають положення про те, що ви (компанія) не будете надсилати електронною поштою іншим учасникам виставки. Але угода може мати застереження, якщо ви є спонсором.

Однією з переваг спонсорської компанії може дати вам доступ до сторонньої розгортання електронної пошти до показу. З мого досвіду роботи в якості спонсорської компанії ми отримали можливість надати текст електронної пошти та посилання на затверджену незалежну компанію. Компанія мала доступ до електронних адрес і розгорнула два електронні листи від нашого імені. Я тісно співпрацював з компанією для планування дат і часу, а також для тестування електронних листів за кількома каналами, щоб повідомлення працювало як адаптивний дизайн для різних пристроїв та для різних браузерів. Я б включив рядок теми, тіло електронної пошти, заклик до дії та посилання на нашу цільову сторінку для обох листів.

Метою обох електронних листів було перенаправити одержувача на певну цільову сторінку на нашому веб-сайті. Рядок теми був розроблений, щоб викликати інтерес одержувача, щоб вони відкрили електронний лист. Заклик до дії - це запрошення зареєструватися, щоб виграти високотехнологічний приз на розіграші, який відбудеться після шоу. Три різні посилання в електронній пошті призведуть одержувача до цільової сторінки конкурсу. Подання їх інформації, включаючи адресу електронної пошти та номер телефону, автоматично включатиме їх до нашого конкурсу, і вони могли забрати картку Starbucks за 5 доларів США під час роботи виставкового залу.

Іншим закликом до дії було запрошення запросити зустріч у стенді під час роботи виставкового залу. Перший рік, коли я використовував цю тактику, ми отримали 24 запити на зустріч. На другий рік ми отримали 48 запитів на зустріч. Кожного ранку заходу я надсилав персоналізовані електронні листи людям, які просили зустрічі, як нагадування про час, який вони просили. У нас були сильні показники обох років, але не всі з’явились за розкладом. Однак ці пропущені зустрічі були передані нашій команді продажів для подальшого спостереження після вистави.

Багато конференцій не діляться списком електронної пошти учасників

Багато конференцій використовують сторонню сторону для розгортання електронних листів до списку учасників. Для того, щоб надіслати електронне повідомлення учасникам, вам, як правило, потрібно придбати пакет виставки, який включає переваги маркетингу електронною поштою.

З мого досвіду, ви (бренд) будете писати електронний лист і працювати з партнером-постачальником послуг електронної пошти. Партнер запропонує набір дат та часу, щоб розмістити ваш електронний лист у списку учасників, продавців та інших партнерів.

Перевірте електронну пошту до дати розгортання

Тестування електронної пошти є абсолютно критичним. Деякі з найгірших електронних листів, які я отримав, були надіслані через партнера, але бренд не перевірив електронну пошту. Я отримав електронні листи, які починаються з;

- Шановний, - Привіт, {First_Name}

разом з безліччю інших катастроф, що можна запобігти маркетингу електронною поштою.

Моя найкраща порада - це співпраця з партнером електронної пошти та ретельне тестування ваших електронних листів, щоб переконатися, що бренд належним чином представлений та сприймається одержувачем серйозно.

Використовуйте продуманий та цікавий рядок теми електронної пошти

Мета вашого електронного листа - привернути інших відвідувачів до вашого стенду. Існує безліч різних способів отримати їх там, але спочатку потрібно змусити їх відкрити електронну пошту.

Включіть заклик до дії в електронному листі

Конкурси - це чудовий спосіб привернути людей до вашого стенду. Однак конкурси залучають людей, які просто хочуть виграти конкурс, тому до цього потрібно бути готовим.

Першою метою вашої електронної пошти є залучення потрібних людей до вашого стенду. Друга мета електронного листа - залучити людей, які можуть отримати кваліфікацію в режимі реального часу керівники або команда з продажу. Кваліфіковані учасники - це ті, з ким ви хочете стежити дуже скоро після шоу, щоб вони запам’ятали вас, і ви зможете продовжувати стосунки.

Застава на виставку проти роздачі продуктів

Друковане забезпечення є дорогим і миттєво датується. Єдиним людям, яким дали друковане забезпечення, є ті, хто з’явився на зустріч або попросив зустрічі, коли вони зупинились біля кабінки. Ми включили папку, яка містила брошуру компанії, «Білі папери», «Тематичні дослідження» та аркуш із виконавчою командою. Ми також подарували їм дуже гарну фірмову ручку Balmain, яка включала логотип компанії, номер телефону та веб-сайт. Ми також дали їм відповідний USB-накопичувач. Ми мали роздати інші предмети людям, які просто хотіли, щоб підписали їх карту маршрутів. Щороку ми роздавали десятки менш дорогих фірмових ручок, сотні карток Starbucks на 5 доларів та відра цукерок.

Суть полягає в тому, щоб надавати друковані застави лише тим людям, які справді зацікавлені в рішенні компанії. В іншому випадку весь той друкований матеріал викидається на смітник і займає місце на наших звалищах. Метою менш дорогих ручок було надати відвідувачам стендів щось досить маленьке, щоб взяти їх додому, яке було брендовим та містило URL-адресу веб-сайту та номер телефону. Цей предмет можна було використовувати щодня, і він був досить приємним для дому чи офісу.

Функції персоналу та розмір кабіни



Розмір стенду	# Стенди працівників	Функція
10x10	1-2	Продажі
10х30	2	Продажі
20х30	6-8	Продажі / маркетинг

Уроки, отримані від виставок

Одним з багатьох отриманих уроків є припинення робити те, що ви завжди робили, якщо це не працює. Оцініть успіх і невдачі кожної виставки та використовуйте ці уроки, щоб визначити, чи варто інвестувати в наступному році.

Спробуйте нові тактики, наприклад, бути спонсором компанії. Спонсорство є дуже дорогим, але воно може забезпечити видимість та переваги, яких ви раніше не мали.

Не роздавайте друковані матеріали всім, бо не кожен є потенційним замовником.

Важливе подальше спостереження. Під час шоу ви познайомитеся з десятками людей, тому обов’язково слідкуйте за тиждень-два, перш ніж вони забудуть вас. Складіть графік часу для надсилання електронних листів потенційним клієнтам та партнерам або зателефонуйте.

І перш за все, приділіть кілька хвилин, щоб розміркувати над ідеальним виконанням заходу, перш ніж заглибитися в планування на наступний рік.