Зміст:
Зустрічі проводяться часто в кожній організації, і вони відіграють дуже важливу роль у прийнятті рішення про кращі результати. Я усвідомлюю, що для того, щоб зустріч могла пройти успішно і пройти, необхідне належне планування та організація. Плануючи зустріч, я беру до уваги мету зустрічі, тип зустрічі, кількість учасників, місце проведення тощо. Я перевіряю, чи немає відвідувачів, які просили прийти на зустріч. Якщо так, я також зв’язуюся з ними, щоб побачити, чи зручні дати.
Після планування я організовую зустріч. Я переконуюсь, що час зустрічі не суперечить іншим призначенням причетних людей. Я вибираю місце, де можуть розміститися відвідувачі, які беруть участь у зборах. Я повідомляю учасникам час зустрічі та приблизну тривалість зустрічі. Я переконуюсь, що там також організовано закуски. Домовляючись про закуски, я вивчаю дієтичні вимоги учасників, якщо хтось їх має. Важливо забезпечити прохолодні напої, оскільки це змушує присутніх відчувати себе привітними, а також запобігає їх стомленню, особливо якщо для деяких це був стомлюючий довгий день.
Типи зустрічей
У нашій організації ми проводимо різні типи зустрічей, залежно від потреби та кількості учасників. У нас проводяться зустрічі команд, які проводяться раз на два тижні або раз на місяць залежно від потреб. Присутніми є, як правило, члени моєї команди та будь-які відвідувачі, якщо вони просили. У нас є спільні засідання команди, це комбіноване засідання для ____________________________ (вилучене з метою конфіденційності), яке відвідує команда разом із відвідувачами. Іноді ми закликаємо до екстрених зустрічей, коли є нагальні питання, які слід обговорити. Також обговорюються конфіденційні питання, а також питання роботи окремих осіб. Презентації проводяться тоді, коли в системі вносяться зміни або вводяться нові політики та процедури, які необхідно довести до відома департаменту.
Плануючи зустрічі, я переконуюсь, що є вагома причина для зустрічі та що місце проведення легко доступне всім присутнім. Я готую порядок денний та проводжу його через головуючого, щоб переконатися, що вона обізнана з пунктами, які будуть обговорюватися. Я коротко розповідаю їй про те, про що відбуватиметься зустріч, хто братиме участь, хто не братиме участь, для чого відвідуватиме гість, де відбуватиметься зустріч і як довго вона триватиме, і продовжувати. Важливо проінформувати її, щоб вона була готова і знала, що заздалегідь підготувати. Я надсилаю копію порядку денного всім учасникам, а також запрошення на збори за перспективами. Я повідомляю їм адресу, за якою відбудеться зустріч. Якщо хтось відмовить у запрошенні на зустріч, йому доведеться аргументувати причину, взяти згоду менеджера та надіслати вибачення за зустріч.Також я обов’язково перевіряю, чи можна продовжувати зустріч з людьми, які не будуть відвідувати.
Бронювання та налаштування
Бронюючи місця для проведення засідань, я шукаю місця чи приміщення, які можуть вмістити всіх присутніх, і щоб приміщення чи приміщення мали всі необхідні умови для зустрічі. Я уточнюю інформацію про місце проведення або перевіряю, чи є приміщення безпечним для конструкції, чи всі електропроводки герметичні та чи вони відповідають процедурам охорони праці. Якщо є присутні інваліди, я переконуюсь, що вони мають усі необхідні приміщення у місці проведення зборів. Я також подбаю про те, щоб місце проведення було легкодоступне та зручне для всіх присутніх. Якщо місце проведення було заброньовано заздалегідь, я телефоную їм, щоб переконатися, що кімната доступна для зустрічі, щоб уникнути розчарувань в останню хвилину. Будь-які платежі, які потрібно здійснити за місце проведення, погоджуються розпорядником бюджету.Бюджет на прохолодні напої ділиться усім персоналом команди.
Перед зустріччю я маю всі необхідні для зустрічі ресурси, такі як блокноти, ручки та обладнання, такі як OHP, ноутбук, проектори, подовжувачі та кабелі Ethernet тощо. Стільці та столи розташовані відповідно до вимог, що відповідають вимогам. Я роздруковую кілька примірників порядку денного, а також протоколи з попередніх засідань, щоб перевірити, чи всі дії були завершені. Якщо будь-які роздаткові матеріали потребують друку та розповсюдження, я маю їх занадто готовими до рук для учасників. Я встановлюю ноутбуки та проектори, якщо вони потрібні для зустрічі. Будь-які конфіденційні документи, які беруть на засідання, я зберігаю в безпеці, щоб вони не потрапили в чужі руки і щоб лише уповноважені люди могли їх переглядати.
Порядок денний
Порядок денний містить дату, назву та місце проведення, назву засідання, вибачення, імена відвідувачів та перелік питань, які необхідно обговорити. Якщо є конкретні теми, які будуть обговорюватися конкретною особою, це також буде зазначено в порядку денному. Порядок денний та протоколи називаються документами на засіданнях, і вони містять усі подробиці всіх важливих речей, які були обговорені на засіданні.
Під час Зустрічі
Всіх присутніх на зустрічі вітають та забезпечують прохолодними напоями. Я поширюю порядок денний та будь-які роздаткові матеріали, які потребують розповсюдження. Якщо хтось має які-небудь запитання щодо чого-небудь, я надаю їм чітку інформацію, а коли не знаю, я отримую поради та рекомендації від своїх колег або менеджерів.
Під час зустрічей мене просять підтримати ведення протоколів та налаштування ІТ-обладнання. Я також беру копії порядку денного та попередніх протоколів.
Я усвідомлюю, що мені доведеться бути готовим вирішити будь-які проблеми, які можуть виникнути під час зустрічі. Якщо є проблеми з ІТ-обладнанням, я постараюся з усіх сил розібратися з проблемами в межах моїх адміністративних прав. Але якщо це пов’язано з чим-небудь із цього, я зв’язуюся з інформаційною службою за допомогою. У учасників можуть бути проблеми через професійні та особистісні проблеми. Вони вирішуються шляхом обговорення в обговоренні, зміни ротації, якщо це необхідно, проведення процедур розгляду скарг тощо.
Записуючи протоколи на засіданні, я записую все, що є важливим, оскільки це служить еталоном у майбутньому та допомагає у розвитку організації. Протоколи записую чітко і коротко. Я дуже уважний, щоб не пропустити жодної інформації. Я беру з собою шаблон із деталями всіх пунктів, які будуть обговорені на зустрічі. Там буде вказана дата, час, назва наради. Він також містить деталі обговореного, прийнятих рішень та дій, які потрібно вжити. Дата наступного засідання, якщо буде прийнято рішення, також буде записана. На початку зустрічі, якщо з’являються нові відвідувачі та відвідувачі, ми представляємось одне одному. Я пильную, коли пишу протоколи, і під час написання нумерую сторінки, щоб потім не заплутатися.
Після Зустрічі
В кінці зустрічі я збираю всі документи, які потрібно забрати назад. Я відключаю та пакую будь-яке ІТ-обладнання, яке було використано. Усі переставлені стільці та столи повертають у початкові місця, щоб уникнути перешкод для наступної зустрічі. Після засідання я переглядаю нотатки, розробляю їх і друкую справжню копію, перш ніж забути, про що йшлося. Потім я надсилаю готові протоколи електронною поштою або друкованою копією на кафедру та прошу їх переглянути їх, перш ніж їх можна буде розіслати учасникам. Стілець розглядає їх та вносить необхідні зміни. Я вношу в них зміни, готую достовірну копію та надсилаю учасникам.
Після зустрічі я відстежую дії, за якими потрібно стежити. Я або телефоную по телефону, або повідомляю людям електронною поштою, щоб переконатися, що дії були завершені до вказаного часу.
Інша важлива річ - збір відгуків учасників. Це допомагає мені вислухати погляди людей та зробити будь-яке необхідне покращення. Я дуже спокійно слухаю відгуки і розмірковую над ними. Він може бути позитивним, нейтральним або негативним. Я не дозволяю негативним відгукам впливати на мене. Натомість я використовую його для поліпшення своєї продуктивності та ефективності команд. Працюючи в команді, не ідея чи світогляд особистості важливі; важливим є погляд усієї команди. Будь-який загальний відгук обговорюється та передається всій команді з метою підвищення ефективності роботи команди.
Усі питання на засіданнях занотуються, вони обговорюються на засіданнях керівників, і вони вирішують, що можна зробити, щоб уникнути таких ситуацій у майбутньому.